Автоматизация бизнес-процессов в группе компаний «РОГОС»

Цели бизнеса

Группа компаний «РОГОС» — это производственно-строительная компания, основными направлениями деятельности которой являются промышленное строительство и реконструкции, создание общественных пространств и благоустройство территорий. Также компания занимается проектированием, производством металлоконструкций, промышленным клинингом и прачечными услугами, поставками строительных материалов и оборудования.

Командой «РОГОС» были успешно реализованы национальные проекты РФ, контракты по строительству малых, средних и крупных объектов бизнеса, муниципальных структур и гражданской сферы. В числе партнеров и заказчиков АО «Концерн Калашников», АО «РИР» (подразделение «Росатом»), ОАО «Ижнефтемаш», Холдинг УДС-Групп, ОАО «Удмуртнефть», УдГУ, ИжГТУ, ООО «АПК Продовольственная программа» (торговая марка «РМ») Республика Татарстан, Администрации городов и сёл Удмуртской Республики, Государственные и муниципальные структуры и др.

Цели внедрения

Автоматизация бизнес-процессов

Постановка и отслеживание выполнения задач

Создание единой среды для взаимодействия между подразделениями и сотрудниками

Переход на электронный документооборот

Систематизация работы и коммуникации между подразделениями

Какие проблемы решает
ELMA365

Отсутствие системы взаимодействия между отделами

У сотрудников не было четкого понимания в какой отдел или подразделение обращаться по определенным вопросам и задачам. В связи с этим многие напрямую шли к генеральному директору, который по итогу тратил значительное время на организацию команды.

Появилась цифровая культура организации

С помощью ELMA365 удалось четко распределить задачи на профильных сотрудников и разгрузить генерального директора. Это позволило ему восстановить свои функции по планированию и привлечению новых заказчиков. У сотрудников же появилось четкое понимание: что происходит, на каком этапе, кто ответственный на различных этапах бизнес-процессов.

Отсутствие системы контроля

Ряд задач оставались невыполненными по различным причинам, так как не было единой платформы для взаимодействия между сотрудниками.

Система контроля в ELMA365

ELMA365 стала такой платформой и позволила консолидировать все задачи в одном месте. Также был настроен бизнес-процесс «Задачи». Теперь сотрудники видят в системе все свои задачи, срок выполнения, а также их руководитель отслеживает на какой стадии находится та или иная задача. Функционал ELMA365 позволил не только организовать слаженную работу с учетом сложности системы контроля, но и выстроить своевременное исполнение задач, тем самым значительно повысить дисциплину.

Отсутствие единой среды взаимодействия

Часть сотрудников работает «в полях», общение с заказчиками и сотрудниками велось в многочисленных мессенджерах и по мобильной связи.

ELMA365 как главная платформа взаимодействия между подразделениями

Появилось информационное поле, которое стало удобно всем для взаимодействия и эффективной коммуникации среди специалистов. Теперь вся поступающая информация хранится в одном месте, не теряется и имеет структуру.

Как работают процессы ELMA365 в группе компаний «РОГОС»?

От сотрудника, которому требуется оплатить тот или иной счет, необходимо запустить бизнес-процесс, заполнить небольшой чек-лист и прикрепить сам счет. После чего процесс идет по всем заинтересованным сотрудникам. Вторым этапом счет попадает на согласование генеральному директору, который, во-первых, в курсе всех платежей, во-вторых, может внести корректировки или вовсе отклонить оплату. Финансовый отдел, получая счет на оплату, заносит его в соответствующую статью затрат и производит оплату. Инициатор получает уведомление, что счет оплачен.

Инициатор заполнил чек-лист, который дополнительно делится на два варианта, но заполняется только один в зависимости от потребности, что управляется «флажком» переключателя.

В первом варианте договор уже есть (форма заказчика/поставщика).Требуется только загрузка самого файла и указания минимального набора информации о клиенте для дальнейшего поиска в базе в случае необходимости. Во втором варианте договор необходимо создать. В данном случае юрисконсульту требуется значительно больше информации для заполнения формы, и анкета становится чуть больше. Юрист, получив все необходимые данные, готовит договор и отправляет его на согласование инициатору, который в свою очередь согласует договор с контрагентом.

Сотруднику достаточно заполнить чек-лист из четырех пунктов, который уходит на согласование заинтересованным сотрудникам, после чего данный бизнес-процесс поступает в бухгалтерию на отработку.

Инициатор получает уведомление на всех этапах бизнес-процесса со статусом его заявки.