История успеха

Автоматизация HR

Как сохранить гибкость, уменьшить расходы
и избавиться от кадровой рутины
RIT

Цели бизнеса

Компания «Русские информационные технологии» — это одновременно продуктовая и сервисная компания. На протяжении 17 лет специалисты разрабатывают и сопровождают информационные системы разного уровня. Среди продуктов компании «Помощник арбитражного управляющего», F-Анализ, HUDWAY и другие веб-сервисы.

Цели внедрения

  • Автоматизировать кадровые процессы и сохранить гибкость
  • Расставить приоритеты в работе ключевых сотрудников
  • Сократить расходы на обслуживание кадровых процессов
  • Уменьшить затраты и количество рутины в процессах

  • 90-120 тыс. в год

    экономия за счет снятия
    с HR-менеджера рутинных
    операций

  • 2 часа в неделю

    вместо 2 часов в день
    на администрирование кадровых
    процессов

  • < 1 часа в неделю

    вместо 3-5 часов тратит
    HR-менеджер на обработку
    заявлений

«Основная проблема — всё терялось, а процессы замедлялись, что отражалось на деньгах. Одновременно с этим мы не хотели загонять процессы в какие-то шаблоны. Мы гибкая компания, нам было важно не выносить процессы на бумагу и разводить бюрократию. Мы хотели сохранить гибкость процессов, но избавиться от Google-таблиц, передачи информации в чатах и по почте»

Анна Рябчикова
Анна Рябчикова
HR-менеджер

Какие проблемы решает ELMA365

  • Переплаты и потеря заявлений

    Вся информация в одной системе

  • Рабочее время уходит на напоминания и коммуникацию

    Выстроенные процессы и статусы

  • Данные о кандидатах хранятся в папках, почте и чатах

    Единая база кандидатов с вложениями и комментариями

Как работает ELMA365 в компании
«Русские информационные технологии»

База кандидатов Прием на работу Отпуска/Отгулы Увольнение

В ELMA365 хранится вся база кандидатов. К карточке кандидата приложены все выполненные тестовые задания, комментарии HR и руководителя, рассматриваемые позиции в компании, дата приема на работу и прочее. При увольнении сотрудника карточка остается в системе, в случае запроса или повторного приема ее можно найти и актуализировать информацию по кандидату.

«В каждом отделе у нас условно свои процессы относительно собеседований. На одну позицию требуется два собеседования и тестовое, на другую — три и без тестового, на третью правила иные. Была постоянная путаница, теряли тестовые задания, предлагали разные зарплаты, использовали гиперссылки на комментарии руководителей, хранили все в папках — жутко неудобно. Сейчас все предусматривает ELMA365, достаточно указать, на какую должность претендует кандидат, и система сама отправит процесс по нужному пути согласования. Нам было важно иметь гибкость, чтобы мы могли устанавливать заранее, нужно ли дополнительное собеседование, будут ли тестовые задания. И у нас получилось это сделать».

Анна Рябчикова
Анна Рябчикова
HR-менеджер

Ранее HR менеджер должен был в ручном формате предупреждать необходимых сотрудников о выходе кандидата. В ELMA365 реализован процесс приема на работу, который объединяет HR, руководителей, бухгалтерию, технический департамент, офис-менеджера.

Так, к выходу кандидата подготовлено рабочее место, заведена карточка сотрудника в системе, готовы учетные записи в необходимых сервисах и др. HR не держит в голове подготовку, получая оповещения по каждому выполненному этапу процесса и занимается более важными задачами.

«Также мы автоматизировали процесс прохождения испытательного срока. Теперь после 3 месяцев работы мне приходит задача, что нужно переговорить с руководителем и сотрудником о будущем, а также пересмотреть зарплату. Если человек решает остаться с нами, и мы увеличиваем зарплату, то процесс уходит на бухгалтера, а я в курсе этапности».

Анна Рябчикова
Анна Рябчикова
HR-менеджер

Часто заявления терялись и компания оплачивала время сотрудника, как рабочее, а не отпускное.

С ELMA365 сотрудник заполняет заявление внутри системы, после чего оно отправляется по пути согласования. Заявление не теряется, руководитель, сотрудник, HR и бухгалтер в курсе статусов заявления. Кроме того, каждый работник видит актуальную информацию по количеству дней/часов оставшегося отпуска и может планировать заранее. HR-менеджер не тратит рабочее время на мониторинг процесса.

«Заявления на отпуск принимались через корпоративную почту, после чего руководитель отправлял также по почте заявление на согласование исполнительному директору, который в свою очередь отправлял бухгалтеру. После HR вносил данные в таблицу. Мы супергибкая компания, разрешаем дробить и брать отпуск на часы, поэтому 2 часа в день я проводила с калькулятором, внося данные в таблицу».

Анна Рябчикова
Анна Рябчикова
HR-менеджер

«При увольнении надо забрать все доступы, закрыть учетки и рассчитать остаток. Раньше надо было вручную писать сисадмину о доступах, бухгалтеру о расчете, предупреждать руководителя и офис-менеджера. И это все надо контролировать, напоминать. Сейчас автоматически всем участникам процесса приходят задачи, информирующие об увольнении и действиях».

Анна Рябчикова
Анна Рябчикова
HR-менеджер

«Сейчас есть запрос на работу с управлением договорами в системе ELMA365. Затем у нас есть задачи, связанные с расчетом прибыльности проекта: сколько часов было потрачено на конкретную задачу. В том числе бухгалтерские отчеты. Внутренняя потребность в автоматизации есть и, конечно, она будет проходить на ELMA365. ELMA365 зарекомендовала себя как гибкая и удобная система — то, что надо».

Иван Клабуков
Иван Клабуков
Директор

Смотрите кейс автоматизации HR‑департамента компании РИТ

Получить тестовый доступ