Автоматизация процессов со сложной системой контроля
Автоматизация документооборота, скоринга и анализа транзакций специализированного банка для малого бизнеса
Цели бизнеса
Компания «Русские информационные технологии» — это одновременно продуктовая и сервисная компания. На протяжении 17 лет специалисты разрабатывают и сопровождают информационные системы разного уровня. Среди продуктов компании «Помощник арбитражного управляющего», F-Анализ, HUDWAY и другие веб-сервисы.
Цели внедрения
- Автоматизировать кадровые процессы и сохранить гибкость
- Расставить приоритеты в работе ключевых сотрудников
- Сократить расходы на обслуживание кадровых процессов
- Уменьшить затраты и количество рутины в процессах
90-120 тыс. в год
экономия за счет снятия
с HR-менеджера рутинных
операций2 часа в неделю
вместо 2 часов в день
на администрирование кадровых
процессов< 1 часа в неделю
вместо 3-5 часов тратит
HR-менеджер на обработку
заявлений
«Основная проблема — всё терялось, а процессы замедлялись, что отражалось на деньгах. Одновременно с этим мы не хотели загонять процессы в какие-то шаблоны. Мы гибкая компания, нам было важно не выносить процессы на бумагу и разводить бюрократию. Мы хотели сохранить гибкость процессов, но избавиться от Google-таблиц, передачи информации в чатах и по почте»
Какие проблемы решает ELMA365
Переплаты и потеря заявлений
Вся информация в одной системе
Рабочее время уходит на напоминания и коммуникацию
Выстроенные процессы и статусы
Данные о кандидатах хранятся в папках, почте и чатах
Единая база кандидатов с вложениями и комментариями
Как работает ELMA365 в компании
«Русские информационные технологии»
В ELMA365 хранится вся база кандидатов. К карточке кандидата приложены все выполненные тестовые задания, комментарии HR и руководителя, рассматриваемые позиции в компании, дата приема на работу и прочее. При увольнении сотрудника карточка остается в системе, в случае запроса или повторного приема ее можно найти и актуализировать информацию по кандидату.
«В каждом отделе у нас условно свои процессы относительно собеседований. На одну позицию требуется два собеседования и тестовое, на другую — три и без тестового, на третью правила иные. Была постоянная путаница, теряли тестовые задания, предлагали разные зарплаты, использовали гиперссылки на комментарии руководителей, хранили все в папках — жутко неудобно. Сейчас все предусматривает ELMA365, достаточно указать, на какую должность претендует кандидат, и система сама отправит процесс по нужному пути согласования. Нам было важно иметь гибкость, чтобы мы могли устанавливать заранее, нужно ли дополнительное собеседование, будут ли тестовые задания. И у нас получилось это сделать».
Ранее HR менеджер должен был в ручном формате
предупреждать необходимых сотрудников о выходе
кандидата. В ELMA365 реализован процесс приема на
работу, который объединяет HR, руководителей, бухгалтерию,
технический департамент, офис-менеджера.
Так, к выходу кандидата подготовлено рабочее место,
заведена карточка сотрудника в системе, готовы
учетные записи в необходимых сервисах и др. HR
не держит в голове подготовку, получая оповещения по
каждому выполненному этапу процесса и занимается
более важными задачами.
«Также мы автоматизировали процесс прохождения испытательного срока. Теперь после 3 месяцев работы мне приходит задача, что нужно переговорить с руководителем и сотрудником о будущем, а также пересмотреть зарплату. Если человек решает остаться с нами, и мы увеличиваем зарплату, то процесс уходит на бухгалтера, а я в курсе этапности».
«Заявления на отпуск принимались через корпоративную почту, после чего руководитель отправлял также по почте заявление на согласование исполнительному директору, который в свою очередь отправлял бухгалтеру. После HR вносил данные в таблицу. Мы супергибкая компания, разрешаем дробить и брать отпуск на часы, поэтому 2 часа в день я проводила с калькулятором, внося данные в таблицу».
«При увольнении надо забрать все доступы, закрыть учетки и рассчитать остаток. Раньше надо было вручную писать сисадмину о доступах, бухгалтеру о расчете, предупреждать руководителя и офис-менеджера. И это все надо контролировать, напоминать. Сейчас автоматически всем участникам процесса приходят задачи, информирующие об увольнении и действиях».
«Сейчас есть запрос на работу с управлением договорами в системе ELMA365. Затем у нас есть задачи, связанные с расчетом прибыльности проекта: сколько часов было потрачено на конкретную задачу. В том числе бухгалтерские отчеты. Внутренняя потребность в автоматизации есть и, конечно, она будет проходить на ELMA365. ELMA365 зарекомендовала себя как гибкая и удобная система — то, что надо».
