Автоматизация процессов со сложной системой контроля
Автоматизация документооборота, скоринга и анализа транзакций специализированного банка для малого бизнеса
Цели бизнеса
Аналитическое Кредитное Рейтинговое Агентство (Акционерное общество), далее – АКРА, – первое рейтинговое Агентство в России, аккредитованное Банком России в 2016 году в соответствии с Федеральным законом от 13.07.2015 №222-ФЗ.
Основная деятельность АКРА – присвоение кредитных рейтингов различным категориям клиентов, а также их отдельным финансовым обязательствам. Также АКРА присваивает рейтинги надежности управляющим компаниям, оценки в области устойчивого развития, ESG-оценки, предоставляет исследовательские услуги и организует тренинги по кредитному анализу.
Обеспечение рынка качественной экспертизой в области кредитного риска – приоритетная задача Агентства. Однако без эффективных бизнес-процессов эта задача может стать невыполнимой.
Цели внедрения
-
Реинжиниринг и автоматизация основных бизнес-процессов АКРА,
которые можно разделить на группы процессов:
- работа с клиентами - модуль CRM;
- обеспечение процесса присвоения рейтинга/оценки – модуль сопровождения рейтингового процесса;
- электронный документооборот и корпоративный портал - модуль ЭДО;
- предоставление регуляторной отчетности и статистики - модуль отчетности.
- Сокращение «ручных» процессов, отказ от Excel-таблиц как от средства хранения информации и выполнения бизнес-процессов.
- Повышение эффективности и производительности всего цикла бизнес-процессов.
- Снижение уровня рисков в деятельности и повышение эффективности контрольной среды АКРА.
- Создание единого информационного пространства с разграничением доступа согласно политикам безопасности.
- Повышение качества, скорости и эффективности обслуживания клиентов.
90%
покрытия основных кейсов
работы с клиентамина 70%
сокращение показателя ошибок
внесения информациина 50-70%
сокращение трудоемкости
выполнения процессовна 50-80%
сокращение времени поиска
информациина 70%
сокращение времени
на подготовку отчетности
«Расширение клиентской базы и числа договоров обусловило необходимость переосмысления выстроенных изначально по сложившейся практике бизнес-процессов и, как следствие, их реинжиниринга и автоматизации. Автоматизация процессов создает предпосылки для дальнейшего масштабирования бизнеса АКРА и крепкий фундамент для будущего развития. Однако для реализации значительного потенциала Агентства необходимо четко выстроить и систематизировать бизнес-процессы, систему контроля и информационную платформу».
«Автоматизация бизнес-процессов всегда дает положительный эффект как минимум за счет скорости обработки информации, но реинжиниринг бизнес-процессов позволяет переосмыслить процессы компании, исключить лишние шаги и перекомпоновать этапы так, что даже их ручное выполнение становится более продуктивным, а совокупно с автоматизацией дает максимальную результативность проекта».
Какие проблемы решает ELMA365
Высокий риск операционных ошибок
Ручное выполнение бизнес-процессов неизбежно содержит риск операционных ошибок, а наращивание клиентского портфеля повышает этот риск, и одновременно риск необнаружения ошибок.
Автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов позволила реализовать сложные валидации и кросс-проверки на протяжении всего цикла бизнес-процессов, проведение реинжиниринга, в свою очередь, позволило реализовать точки внесения информации только в тех местах, где информация была гарантированно известна пользователю и актуальна. Реализация модулей в одной системе позволяет вносить информацию один раз, обеспечивая ее корректность и актуальность, а также использование в других бизнес-процессах без искажений.
Непрозрачность и вариативность бизнес-процессов
Бизнес-процессы выполнялись по-разному, а стремительное развитие Агентства добавляло новые ветки и условия в выполнении бизнес-процессов.
Выполнение бизнес-процессов становилось менее эффективным в связи с поиском решений на каждые новые условия окружающей среды, многоступенчатостью задач, избыточностью согласований, что приводило к нарушению единства выполнения процессов и стабильности их выполнения в части сроков и качества.
Реинжиниринг бизнес-процессов в одной системе
Это позволило сделать процессы Агентства прозрачнее и понятнее. Каждый процесс выполняется по регламенту, который учитывает любые условия, возникающие при его исполнении, процессы не имеют тупиков и не дают пользователю «выпасть» из регламента. Благодаря этому возросла скорость принятия решений, сократились избыточный контроль и избыточные точки согласования штатных действий и событий. Процессы стали более универсальными и управляемыми, а сроки их выполнения – более прогнозируемыми.
Проблема хранения и использования информации
Ведение и хранение информации в Excel-таблицах увеличивали вероятность использования неактуальных данных, риск конфликтов данных, время на поиск информации, трудоемкость использования информации. Кроме того, разграничение прав доступа к информации, исключение искажения, подмены и удаления информации достаточно труднореализуемы в Excel-таблицах, при этом являются для Агентства важнейшим критерием работы.
Создание единого инфопространства с разграничением прав доступа
Это обеспечило возможность хранить документы АКРА в одном месте, что существенно сократило время на поиск информации, а также строгое разграничение доступа не только к документам, но и к любой информации согласно политикам Агентства. Разграничение доступа было реализовано в виде многоуровневой системы: система – модуль – процесс (процедура) – объект (документ) – свойство объекта (документа).
Анализ и статистика
бизнес-процессовРучные процессы и разрозненность хранения данных усложняли задачу сбора статистики и подготовки отчетов. Невозможность построения сложной статистики и высокая трудоемкость построения любых отчетов негативно влияли на планирование и управление процессами АКРА.
Организация работы всех модулей Агентства в одной системе
Такой формат дает возможность оперировать информацией, которая принадлежит разным модулям, обеспечивает полный сбор необходимой информации и подготовку любой отчетности по запросу. Возможность создания портлетов и страниц под отдел или сотрудника позволила создать уникальный продукт, который может быть настроен под любые нужды любого пользователя системы - от менеджера и аналитика до генерального директора.
«Пользователи системы – наши клиенты, которыми мы дорожим, хотим, чтобы они возвращались в нашу систему и работали в ней с удовольствием. Заботиться о внутреннем клиенте так же, как и о внешнем, - философия нашего Агентства»
Как работают процессы ELMA в АКРА
Цель процесса
Заключить договор с клиентом.
Запуск процессаПроцесс автоматически запускается из веток процессов «Онбординг клиента» и «Пролонгация договора», а также может быть вызван отдельно пользователем.
Выход процессаПри успешном заключении договора о присвоении рейтинга/оценки запускается процесс присвоение рейтинга/оценки (модуль сопровождения рейтингового процесса).
Особенности процесса- Поддержка договоров на все виды услуг АКРА.
- Поддержка различных типов договоров, в том числе договоров, заключенных через участие в тендере.
- Поддержка заведения рамочных договоров на несколько услуг.
- Поддержка заключения многосторонних договоров с указанием роли каждой стороны.
- Функция «Проверка связи». Так как после заключения договора осуществляется активная коммуникация с клиентом, на этапе заключения договора можно протестировать получение информации клиентом от Агентства.
Цель процесса
Отправить клиенту Уведомление о присвоенном рейтинге/оценке и проект пресс-релиза, получить от клиента ответ.
Запуск процессаПроцесс автоматически запускается после успешного проведения комитента по рейтингу/оценке.
Выход процессаВ зависимости от ответа клиента допускается несколько веток: обработка апелляции от клиента, публикация рейтинга/оценки на сайте АКРА.
Особенности процесса- Формирование документа «Уведомление о действиях» по шаблону на двух языках (русский, английский).
- Шаблон документа гибкий и формируется в зависимости от условий услуги, договора, клиента и др.
- Функция электронного подписания Уведомления председателем комитета.
- Поддержка нескольких форматов документов для отправки клиенту (pdf, zip, enc).
- Функция генерации и наложения пароля на документы (для pdf и zip) согласно парольным политикам.
- Функция отправки пакета документов клиенту через систему, в т.ч. отложенная отправка документов.
- Поддержка возможности направить документы повторно или отправить их в другом формате.
- Функция отправки новых версий пресс-релизов в случае получения замечаний и правок от клиента.
Цель процесса
Подготовить пресс-релиз о рейтинге/оценке на русском и английском языках для публикации на сайте АКРА.
Запуск процессаПроцесс автоматически запускается при планировании комитета.
Выход процессаПроцесс автоматически завершается после публикации пресс-релиза на сайте или после завершения всего процесса.
Особенности процесса- Функции TaskTracker для пользователей в режиме единого окна (одной задачи): создание запросов в службу редактирования для помощи в подготовке пресс-релиза и перевода, отслеживание движения запроса, его статусов и исполнителей, отмена запроса, ведение всей истории запросов.
- Функции TaskTracker для пользователей в режиме единого окна (одной задачи): создание запросов на согласование пресс-релиза с руководителем, отслеживание движения запроса, его статусов и исполнителей, отмена запроса, ведение всей истории запросов.
- Функция направления комментариев к запросу для информирования исполнителей о важных событиях.
- Возможности просмотра истории комментариев и гибкого поиска по комментариям.
- Хранение всех версий документов при подготовке пресс-релиза.
Цель процесса
Подготовить протокол комитета и подписать его у всех участников комитета.
Запуск процессаПроцесс автоматически запускается после проведения комитета.
Выход процессаПроцесс автоматически завершается после подписания протокола последним участником.
Особенности процесса- Функция мониторинга статуса подписания протокола в режиме единого окна (одной задачи).
- Возможность отслеживать, кто из участников подписал протокол, кто еще не подписал протокол, а кто отказался подписать протокол в одной таблице подписантов.
- Возможность увидеть все комментарии подписантов в одной таблице.
- Возможность прервать подписание протокола в случае обнаружения критической ошибки.
- Автоматическое закрытие мониторинга: если все участники подписали документ без замечаний, задача и процесс завершаются. Если хотя бы один участник отказался подписывать документ, задача мониторинга завершается, а исполнителю ставится задача для учета замечаний и переоформления протокола.
