История успеха

Автоматизация
бизнес‑процессов в «ПРОМИС»

Как производитель упаковочных материалов
для фармацевтической отрасли повысил
эффективность бизнес-процессов
и оптимизировал работу компании
Русагро

Цели бизнеса

АО «ПРОМИС» — поставщик комплексных решений в области организации эффективной цепочки поставок упаковочных материалов, технологий, сервиса для производителей фармацевтической отрасли. На протяжении 27 лет специалисты разрабатывают и изготавливают картонную упаковку для лекарственных препаратов, косметики, сохраняющую товар в неизменном виде для потребителя.

Цели внедрения

  • Перевести документооборот из бумажного вида в электронный;
  • Отказаться от дорогостоящего самописного корпоративного портала в пользу единой платформы, которую смогут освоить рядовые сотрудники компании;
  • Модернизировать кадровые процессы;
  • Автоматизировать регулярную отчетность по определенным процессам;
  • Отказаться от Excel-таблиц как средства хранения информации, передачи данных по электронной почте;
  • Автоматизировать проектную деятельность в компании;
  • Повысить эффективность и производительность всего цикла бизнес‑процессов.
  • 70%

    сотрудников работают в системе

  • реинжиниринг 40

    бизнес-процессов

  • 450 пользователей

  • 2,5 года

    время использования системы
    от момента внедрения

«Основная проблема - старый корпоративный портал разрабатывался на базе языка программирования PHP, развивать его и вносить изменения могла только команда PHP-разработки (аналитики, программисты и тестировщики). Как итог — разработчики уходили в более интересные для них проекты. По этой причине мы стали искать платформу, которую могли бы освоить не узкие специалисты, разработчики, а сотрудники, обладающие базовыми навыками администрирования систем и программирования. Одновременно с этим требовалось максимально перевести документооборот из бумажного вида в электронный».

Александр Зайцев
Александр Зайцев
Руководитель центра управления
информационными проектами АО «ПРОМИС»

Какие проблемы решает ELMA

  • Дорогостоящий самописный портал

    Развивать и вносить изменения в корпоративный портал могла только команда PHP-разработки

    Единая платформа для быстрого управления бизнес-процессами

    С помощью ELMA есть возможность моделировать процессы без привлечения узких специалистов

  • HR-процессы в бумажном виде

    Мониторинг кадровых документов, заполнение заявлений в ручном виде и их согласование отнимали у сотрудников много времени

    Автоматизация HR-процессов

    Платформа позволяет качественно и легко получить быстрый результат без лишней бюрократии и посмотреть актуальную информацию по кадровым процессам

  • Отсутствие интеграции систем

    Разрозненность хранения климатических данных привела к усложнению сбора информации и подготовки отчетов

    Интеграция с системой

    Интеграция обеспечила сохранение информации в одной системе, четкость контроля и возможность оперативного реагирования службы дежурных энергетиков на климатические изменения

Как работают процессы ELMA в АО «ПРОМИС»

Был модернизирован большой пул процессов по рабочему времени. В частности, оцифрованы система учета отгулов, сверхурочные заявки, планирование и перенос отпуска.

До этого внедрения все заявления и уведомления на отпуск принимались только в бумажном виде. Сейчас процесс состоит из нескольких этапов: планирование отпуска согласно текущему периоду, выбор должности в зависимости от категории сотрудника, затем согласование заявки. Теперь работник и его руководитель могут просто ознакомиться в ELMA с уведомлением на отпуск. Распечатывать и подписывать его уже не надо. Кроме того, каждый сотрудник видит актуальную информацию по количеству дней оставшегося отпуска и может при необходимости перенести его заранее или уйти в отпуск согласно графику отпусков. HR-менеджер уже не тратит рабочее время на мониторинг процесса.

С помощью ELMA автоматизирован процесс, который имеет интеграцию с системой мониторинга температуры и влажности производственных помещений. Есть датчики, которые снимают текущие параметры микроклимата 1 раз в 1 минуту в определенных контрольных точках производственных помещений. Объем данных получается довольно большой. За месяцы и годы накапливаются десятки миллионов значений. ELMA извлекает оттуда как текущие показатели, так и исторические данные для формирования отчетов. В свою очередь, отчеты необходимы для оперативного реагирования службы дежурных энергетиков на изменения климатических параметров в производственных помещениях и складах.

«При печати упаковки для лекарственных препаратов очень важны климатические условия, в которых была выпущена данная продукция. Эти параметры являются жестко нормируемыми. Мы работаем с картоном, а он имеет свойство сохнуть или накапливать влагу. Если микроклимат помещения не соответствует нормативным требованиям, то могут возникнуть проблемы при дальнейшей эксплуатации упаковки».

Александр Зайцев
Александр Зайцев
Руководитель центра управления
информационными проектами АО «ПРОМИС»

Благодаря специальному модулю «Проекты+» в ELMA было автоматизировано целое направление проектной деятельности в компании. До ELMA это реализовывалось частично в бумажном виде, по электронной почте или в Excel-таблицах. Вся процедура жизненного цикла проекта состоит из двух процессов.

Первый — запуск нового проекта, где определяются администратор, руководитель, менеджер проектного офиса, ключевые даты. Администратор заполняет задачу, планирует события, формирует отчет по состоянию проектов.

Проект имеет четкую структуру: устав, план, бюджет. Актуализация этой информации и соотношение ее с текущим статусом оформляется в отчете по состоянию проектов.

Второй— это организация проектных комитетов, на которых происходит как инициация новых проектов, так и обсуждение текущих статусов проектов, изменение стадийности, корректировка планов и бюджетов, а также закрытие проектов.

Менеджеры проводят регулярные встречи с клиентами. В связи с этим необходимо формировать отчеты по итогам бесед. Благодаря модулю «CRM+» в ELMA это можно сделать быстро и качественно. Система позволяет сделать выборку по данным встречам, которые были за определенный период, например, за неделю, месяц. Руководство получает регулярную ежедневную информацию по сделкам, изменениям, статусам согласования.

Кроме того, внесены существенные изменения в основные элементы справочника, где содержатся сведения о контрагентах и потенциальных клиентах. Среди десятков и сотен кастомных дополнительных полей есть поле «Доля» — это доля «ПРОМИС» в бизнесе клиента. С помощью ELMA выгружаются данные по долям и новым заказчикам. Есть возможность сформировать отчет по всем потенциальным клиентам с аккумулированием информации по ним.

«В планах продолжать автоматизацию с помощью ELMA. Сейчас есть внутренняя потребность выстроить бизнес-процессы в производственной, административной, управленческой, коммерческой и социальной сферах (общественное питание, медицина, спорт)».

Александр Зайцев
Александр Зайцев
Руководитель центра управления
информационными проектами АО «ПРОМИС»

Получить тестовый доступ