Автоматизация процессов продаж и документооборота в INFORMAT
О компании
АО ФАРМ — один из крупнейших производителей и дистрибьюторов канцелярской продукции в России и странах СНГ. Компания работает на рынке с 1991 года, имеет центральный офис в Москве и 28 региональных представительств, а также сеть розничных магазинов «INFORMAT».
Среди ассортимента — более 12 000 наименований собственных и эксклюзивно представляемых брендов, товаров детского творчества, для учебы, работы, и быта.
Бизнес никогда не стоит на месте – изменения происходят постоянно под действием внешних или внутренних факторов. Выбирая решение, важно не только закрыть текущие проблемы, но и сразу заложить основу для роста.
В начале необходимо ответить на вопросы:
Решает ли система текущие потребности?
За счет каких архитектурных решений будут обеспечены возможности для горизонтального и вертикального масштабирования?
Какие перспективы развития системы в обозримом будущем (3-5 лет)?
Сможет ли система подстроиться под будущие потребности компании, о которых сейчас мы даже не догадываемся?
Для принятия взвешенного решения мы разработали матрицу сравнения систем, включающую более 60 параметров. Выбор Low-code инструментов был обусловлен возможностью произвести быструю настройку и адаптировать функционал под меняющиеся бизнес-процессы с минимальной затратой как временных, так и человеческих ресурсов.
Платформенная архитектура ELMA имеет «под капотом» наиболее актуальные архитектурные решения и технологии. По моему мнению, ELMA — это система «будущего», которое ждет нас в ближайшие 3-5 лет. Мы уверены, что при четком соблюдении всех подготовительных работ, проведении тщательного предпроектного обследования и оптимальной настройке приложений, созданное решение с успехом выдержит десятикратное увеличение нагрузки – и по количеству транзакций, и процессов, и, если потребуется – и по количеству пользователей.
Анна Курьян
Бизнес-архитектор компании INFORMAT
Описание внедрения
Компания работает в территориально-распределенном режиме, а активная клиентская база насчитывает более 30000 юридических лиц как в России, так и за рубежом. Поэтому крайне важно было создать единую среду взаимодействия для всех сотрудников, клиентов и поставщиков.
Первый этап реализации проекта коснулся процессов управления договорами с покупателями.
На первом этапе мы сконцентрировались на автоматизации бизнес процессов, которые обеспечивают:
сквозную автоматизацию управления договорами с покупателями;
организацию цифрового управления документооборотом;
формирование бумажных и электронных версий договоров и их подготовки, согласования, подписания и др.;
создание и ведение электронного архива;
контроль исполнительской дисциплины;
интеграцию автоматизированных бизнес-процессов с ИТ системами окружения.
Следующим направлением развития проекта были работы по согласованию и подписанию договоров с поставщиками. Для повышения эффективности и ускорения процессов была разработана матрица согласования, которая позволила типизировать шаги и сократить ошибки. Задействована система электронного подписания в Диадок, которая интегрирована с процессами в ELMA. Таким образом, реализовано единое решение по управлению договорами с поставщиками для всей компании в нашей программе.
Для полноценного управления документооборотом было добавлено решение по управлению служебными записками. На данный момент реализованы три блока служебных записок – бухгалтерские, кадровые, финансовые. В дальнейшем решение позволит тиражировать и создавать новые служебные записки с унифицированными стандартами создания, согласования, утверждения, подписания.
Сравнивая пользовательский опыт настройки классической ERP, где для любого изменения необходимо обращаться к интегратору и подключать к решению задачи ит-специалистов, Low-code инструменты платформы ELMA365 позволяют проверить гипотезы и воплотить в жизнь любые идеи быстро, недорого и с максимальной отдачей. Еще до старта реализации проекта мы на практике убедились, что Low-code – это действительно просто. Графический конструктор дает возможность настроить базовые процессы, например согласование отсутствия сотрудника в рамках КЭДО, буквально за 15 минут без привлечения программистов.
В текущих геополитических условиях, когда российский бизнес потерял возможность использовать программные продукты зарубежных вендоров, ELMA, на наш взгляд, является единственной альтернативой для построения сложных и, во многом, кастомизированных решений по автоматизации электронного документооборота, продаж и клиентского сервиса.
Анна Курьян
Бизнес-архитектор компании INFORMAT
Учитывая масштаб компании, большое количество бизнес-процессов, наличие нескольких направлений продаж, для снижения рисков при внедрении CRM было принято решение о начале работы над проектом c внедрения MVP - minimum viable product.
В начале августа 2023 года введено в эксплуатацию базовое решение CRM. Оно включает полный цикл продаж (первичные и повторные продажи), в ближайшее время планируется подключение телефонии для ведения звонков из CRM и приема входящих обращений.
Единовременный старт работ большого количества сотрудников (28 филиалов по всей стране) прошел успешно. Особенно сотрудники компании оценили мобильную версию ELMA, ведь для них это возможность работать на выставках и выездных встречах сразу в CRM.
Для дальнейшего развития CRM собираются предложения руководства по повышению эффективности работы, общие замечания, требования к аналитическим данным для отчетности. Основное направление развития CRM - совершенствование управления процессами продаж с помощью метрик и показателей. С этой целью разрабатывается система оперативной отчетности для полного цикла управления.
Важно отметить, что именно ELMA позволяет максимально гибко и оперативно реагировать на любые изменения в бизнесе, оптимизировать процессы.
Сравнивая пользовательский опыт настройки классической ERP, где для любого изменения необходимо обращаться к интегратору и подключать к решению задачи ит-специалистов, Low-code инструменты платформы ELMA365 позволяют проверить гипотезы и воплотить в жизнь любые идеи быстро, недорого и с максимальной отдачей. Еще до старта реализации проекта мы на практике убедились, что Low-code – это действительно просто. Графический конструктор дает возможность настроить базовые процессы, например согласование отсутствия сотрудника в рамках КЭДО, буквально за 15 минут без привлечения программистов.
В текущих геополитических условиях, когда российский бизнес потерял возможность использовать программные продукты зарубежных вендоров, ELMA, на наш взгляд, является единственной альтернативой для построения сложных и, во многом, кастомизированных, решений по автоматизации электронного документооборота, продаж и клиентского сервиса.
Анна Курьян
Бизнес-архитектор компании INFORMAT
Мы понимаем, что для эффективной работы, оптимизации бизнес-процессов и стратегического развития нам важно продолжать данный проект.
Следующие доработки, запланированные на 2023/24 год, — это развитие блока Управления входящей корреспонденцией, Управление ОРД и ЛНА, Работа с МЧД, Проверка контрагентов, Ведение проектов, Управление совещаниями, ITSM, Управление обращениями клиентов (единый контакт-центр), автоматизация процессов Call-центра.
Сравнивая пользовательский опыт настройки классической ERP, где для любого изменения необходимо обращаться к интегратору и подключать к решению задачи ит-специалистов, Low-code инструменты платформы ELMA365 позволяют проверить гипотезы и воплотить в жизнь любые идеи быстро, недорого и с максимальной отдачей. Еще до старта реализации проекта мы на практике убедились, что Low-code – это действительно просто. Графический конструктор дает возможность настроить базовые процессы, например согласование отсутствия сотрудника в рамках КЭДО, буквально за 15 минут без привлечения программистов.
В текущих геополитических условиях, когда российский бизнес потерял возможность использовать программные продукты зарубежных вендоров, ELMA, на наш взгляд, является единственной альтернативой для построения сложных и, во многом, кастомизированных, решений по автоматизации электронного документооборота, продаж и клиентского сервиса.
