Что обеспечивает СЭД

Документы существуют абсолютно в любом бизнесе. Даже небольшие компании на два-три человека работают с договорами, счетами, корреспонденцией. Что уж говорить о крупных организациях, где помимо документов для взаимодействия с клиентами, партнерами и налоговыми органами, существуют и довольно большие потоки внутренних документов – служебных записок, заявлений на отпуск, командировочных отчетов и т.д.

Документы необходимы как непосредственно для коммерческой деятельности, так и для управления работой предприятия, координации отделов и соблюдения норм законодательства. Следовательно, документооборот должен быть хорошо отлажен: необходимо четкое управление и контроль на протяжении всего жизненного цикла документа. Важно в любой момент иметь возможность найти нужный документ, отследить, кто с ним работал, проконтролировать выполнение всех решений. Также необходимо иметь гарантии, что документ не изменялся без ведома ответственного лица.

Еще одна особенность хорошо настроенного документооборота — организация работы сотрудников. Некоторые департаменты постоянно работают с документами, например, бухгалтерская служба, финансовый отдел, юристы. Сотрудники других отделов также оказываются вовлечены в документооборот: они ведут переписку с клиентами, отправляют коммерческие предложения, составляют договоры.

Если управление документами в компании выстроено верно, а процессы прозрачны и эффективны, то люди легко выполняют свои задачи. Например, сотрудник в короткие сроки может составить шаблон договора, согласовать его у юристов и передать для работы в отдел продаж. Если процессы не отстроены, то согласование может длиться неделю вместо одного дня, а менеджеры по продажам так и не получат новый шаблон в руки.

Эффективный и управляемый документооборот — это, в первую очередь, безбумажный документооборот. Работа с бумажными версиями документов неизбежно растягивается во времени, потому что их нельзя быстро переслать по почте, подписать онлайн или автоматически зарегистрировать.

Следовательно, замена бумажных документов цифровыми и внедрение электронного документооборота поможет компании обеспечить учет и сохранность документов, а также облегчит все рабочие процессы, в которых они задействованы.

Внедрение ЭДО помогает:

• обеспечить контроль исполнительской дисциплины;
• ускорить поиск нужного документа;
• настроить безопасный обмен документами между филиалами;
• быстро подготовить пакеты документов по требованию налоговых органов;
• настроить прозрачные и эффективные маршруты создания, согласования и подписания документов;
• наладить безбумажный ЭДО с контрагентами.

И если компаниям, где всего два сотрудника, достаточно перевести работу в формат Google Docs, то предприятиям покрупнее этого будет мало. Поэтому для них были разработаны СЭД, системы электронного документооборота.

СЭД — это программа для автоматизации документооборота. Она позволяет управлять процессами создания, хранения и использования документов практически в любом электронном формате. Благодаря внедрению программы для ЭДО, у предприятия появляется единое цифровое хранилище, где любой сотрудник может быстро найти нужный документ и отправить его коллеге. При этом гибкая настройка доступа гарантирует сохранность коммерческих данных. Большинство решений для электронного документооборота также позволяют автоматизировать все рутинные процессы компании, в которых задействованы документы.

Развитие СЭД

Изначально СЭД (системы электронного документооборота) разрабатывали индивидуально для каждого предприятия, которое ощущало необходимость в такой системе. Такие программы жестко соответствовали конкретным требованиям, заданным в начале разработки и внедрения, и не позволяли в дальнейшем масштабировать и менять систему. Чуть позднее разработчики стали делать более универсальный продукт, который затем можно было адаптировать под каждое предприятие отдельно.

Это происходило в конце 90-ых годов, и основным функционалом СЭД (системы электронного документооборота) в то время было хранение и регистрация документов. В начале двухтысячных разработчики стали внедрять управленческий подход к работе с документами и взяли курс на полную автоматизацию задач, связанных с классификацией и маршрутизацией документов.

Сегодня системы электронного документооборота стали не только более функциональными (чего стоит одна только электронная подпись), но и максимально удобными для пользователей. Появились красивые и интуитивные интерфейсы, персональные настройки, всевозможные оповещения, индикаторы, виджеты — все, что позволяет сделать работу человека удобнее и эффективнее.

Основные функции СЭД

Основные функции, которые сегодня обеспечивает практически любая хорошая СЭД (система электронного документооборота):

• распознавание разных видов документов;
• автоматическая классификация и регистрация;
• управление версиями;
• согласование;
• возможность оставить комментарий к документу;
• поиск по атрибутам;
• массовые действия с документами;
• применение электронной подписи;
• автоматизация и управление бизнес-процессами;
• интеграция с почтовыми и офисными приложениями.

 Давайте подробнее остановимся на тех преимуществах, которые СЭД предлагает бизнесу.

Сокращение затрат

Во-первых, это непосредственно расходы на бумагу, печать и пересылку документов. Крупные организации ежедневно отправляют почтой или курьерскими сервисами большие объемы писем, договоров, коммерческих предложений. В условиях подорожания материалов эта статья расходов может резко вырасти. Так, в марте 2020 года, цены на офисную бумагу подскочили в среднем в 7-8 раз. Здесь электронный документооборот позволил компаниям сэкономить значительные суммы. При этом СЭД (система электронного документооборота) поможет сократить расходы на пересылку и в не кризисное время, так как дает возможность внедрить обмен цифровыми документами с клиентами, поставщиками, партнерами и госорганами.

Во-вторых, это экономия внутренних ресурсов компании, времени, которое сотрудники тратят на рутинные задачи: распечатать документ, найти согласующего, найти подписанта, переслать документ в другой отдел. Все это происходит значительно быстрее в цифровом режиме, чем в бумажном. Освободившееся время сотрудники смогут направить на решение задач с более высокой ценностью для бизнеса.

Единая база документов

Все документы хранятся в одной базе — централизованном хранилище. Функционал электронной канцелярии позволяет настроить гибкую систему каталогов и папок, соответствующую нормам документоведения и требованиям организации. ЭДО исключает появление дублей и обеспечивает удобный поиск (можно искать, например, по текущему статусу, имени автора, дате создания).

Соблюдение нормативных требований

Для разных видов документов существуют определенные требования, которым следует придерживаться, даже если вы не перешли на ЭДО и все еще работаете с бумагой. Эти требования вырабатываются на основе ГОСТов и фиксируются внутри каждой компании в виде нормативов и инструкций. В основном они касаются оформления и регламентируют набор реквизитов и их расположение, использование шрифтов, печатей и подписей.

Система электронного документооборота поможет в исполнении этих требований, так как позволяет настроить шаблоны для каждого вида документа. Дополнительно можно отслеживать изменения в документах и возвращаться к предыдущим версиям. При этом найти нужный документ всегда легко благодаря электронной канцелярии и фильтрам.

Быстрые бизнес-процессы

Управление рабочими процессами, в которых задействованы документы, можно автоматизировать. Вместо ручного выполнения одних и тех же действий, все можно сделать буквально за несколько секунд, достаточно загрузить документ на страницу и нажать кнопку «Отправить». При этом ускоряется вся цепочка задач, а не только задача, связанная непосредственно с документом. Так, ускорив согласование счета от клиента, вы ускоряете весь процесс поставки товара, вплоть до его отгрузки покупателю. Некоторые программы предлагают функционал для моделирования сквозных бизнес-процессов при помощи нотации BPMN, что позволит вам оцифровать все процессы на предприятии. По сути, такая программа для ЭДО — это полноценная система автоматизации и управления всем предприятием.

Прозрачность

В любых рабочих процессах важна прозрачность. Если вы не знаете, где в данный момент находится документ, кто с ним работает, когда он будет согласован, отправили его клиенту или нет, то такое управление сложно назвать эффективным.

У этой проблемы есть две стороны: сотрудники не могут планировать свои задачи, потому что не знают, какой у документа сейчас статус, а руководство не понимает, как в целом обстоят дела по задачам, связанным с документами.

СЭД (система электронного документооборота) же позволяет увидеть всю картину в целом: сколько договоров сейчас на согласовании, какие счета оплачены, какие резолюции ожидают выполнения, есть ли узкие места в процессе, когда документы застревают на одном сотруднике. Допустим, отдел продаж долго выставляет счета и, как следствие, поступления от клиентов задерживаются. Если в компании установлена СЭД, руководство легко сможет отследить эту проблему и разобраться, из-за чего происходит задержка. Оптимизировав процесс и наладив управление, бизнес получит более высокую прибыль и благодарность от клиентов.

Дисциплина труда

Когда сотрудник четко знает, что именно он должен сделать и до какого времени, то исполнительность улучшается. Качественные системы электронного документооборота включают в себя постановку задач и поручений и выступают как средство контроля за эффективностью работы. Сроки контролируются самой системой, а просроченные задачи отмечаются в интерфейсе так, что не заметить их невозможно. Более того, часто системы ЭДО показывают руководителям статистику по отделу: кто сколько задач закрыл, на ком висит много незавершенных поручений, а кто выполняет работу качественно и в срок.

Безопасность данных

ЭДО позволяет создать единое хранилище документов и настроить систему доступа. Так, кто-то из сотрудников сможет работать с различными видами документов, а кто-то только с договорами на обслуживание. При этом у одних людей будет возможность вносить изменения и ставить подпись, а у других — только просматривать документы в рамках своих задач.

Также нужно помнить, что передача бумажных документов из рук в руки не может гарантировать 100% конфиденциальность и сохранность данных. Даже пересылка электронного документа по электронной почте не является полностью безопасным вариантом. Системы ЭДО позволяют решить эту проблему, наладив электронный документооборот с контрагентами.

Юридически значимый документооборот

У современных систем электронного документооборота есть большое преимущество. Они позволяют организациям обмениваться юридически значимыми документами в цифровом виде. Такие документы, подписанные электронной подписью, не только упрощают рабочие процессы, они также являются полноценными документами, которые примет к рассмотрению любой суд. Благодаря ЭДО, компания может автоматически формировать документы, соответствующие всем законодательным нормам, и отправлять их на подпись контрагентам. Все это делается нажатием кнопки в интерфейсе СЭД (системе электронного документооборота). Информация о текущем статусе документа и подписантах всегда доступна онлайн. Такая автоматизация ЭДО ускоряет взаимодействие и позволяет избежать ненужных задержек, неточностей и недопонимания.

Исключение ошибок человеческого фактора

Иногда сотрудники могут некачественно выполнить свои задачи по причинам, которые не связаны с их квалификацией. Простой пример: руководитель нечетко сформулировал задачу или забыл приложить нужный архив. Сотрудник может просто не уловить суть и забыть о каких-то деталях. Хорошая система ЭДО решает эту проблему: для задач создаются карточки с определенным набором полей, где указывается исполнитель и срок, а также прикладываются необходимые материалы. Можно задать постановщику вопрос прямо на карточке задачи, а не пытаться поймать его в коридоре между совещаниями. Таким образом, у исполнителя перед глазами всегда есть список его задач со всей информацией и материалами, нужными для выполнения.

Также важно исключить человеческий фактор при работе непосредственно с документами. Так, функция версионности ЭДО позволяет восстановить одну из предыдущих версий документа, если с текущей версией что-то не так. Благодаря шаблонам, которые автоматически заполняются данными о клиенте из вашей базы данных, ошибок и опечаток в договорах не будет. Преднастроенные правила регистрации и автоматическое присвоение номеров позволяет избежать неточностей при регистрации договоров, счетов, писем и т.д.

Отчетность

Современные СЭД позволяют не только контролировать движение документов и работу сотрудников в реальном времени, но и создавать собственные отчеты и размещать их в интерфейсе системы. Так, руководители смогут своевременно оценить скорость отгрузки товара, объем неполученных средств по выставленным счетам, сумму вашей задолженности перед контрагентами и т.д.

Удаленная работа

Сегодня компании осознают, что бизнесу важно уметь организовать удаленную работу сотрудников. Цифровизация ЭДО как нельзя лучше подходит для этого. Она позволяет перевести в онлайн-режим и внешние, и внутренние документопотоки. Удаленно сотрудники могут как работать над своими задачами, так и взаимодействовать с работодателем, например, отправлять заявления на отпуск или запрашивать деньги на командировочные расходы.

Благодаря решениям для кадрового ЭДО, заявления не обязательно должны быть бумажными, достаточно подписать их электронный вариант при помощи УНЭП. При этом согласование, а также все последующие действия — начисление отпускных, перерасчет зарплаты, назначение замещающего сотрудника — происходят в рамках одного процесса и  контролируются системой. Программа для ЭДО обеспечивает и работодателя, и сотрудника всеми необходимыми инструментами для удаленной работы с соблюдением законодательных норм.

Обмен электронными документами с налоговой, ПФР, ФСС

Это быстро, удобно и контролируемо. Бухгалтерам больше не нужно ехать в налоговую и стоять в очереди, рискуя не успеть до закрытия. Вы не рискуете потерять документ, ошибиться в дате или сумме, или забыть указать какой-либо из реквизитов. Пакеты документов формируются автоматически и направляются в госорганы через операторов ЭДО. Вам потребуется только электронная подпись и подписка на сервис.

Готовые решения для разных документопотоков

Многие СЭД (системы электронного документооборота), вместе с основной платформой, предлагают и преднастроенные решения, такие как управление договорами, КЭДО, обработка корреспонденции, служебных записок. Такие решения уже имеют ряд настроек и процессов, которые помогут вам быстро организовать электронный документооборот. При этом в системах, которые работают по принципу Low-code, вы еще сможете настроить эти готовые решения под особенности своего бизнеса.

Сложности ЭДО

ЭДО звучит практически как способ решения всех проблем. Есть ли подводные камни, о которых стоит подумать, прежде чем покупать СЭД (систему электронного документооборота) для своего предприятия?

1. Одна из основных проблем при внедрении систем электронного документооборота в организации — это нежелание пересматривать и улучшать привычные процессы и регламенты. Если просто перевести в цифровой вид всю схему работы с документами, можно невольно перетащить и старые проблемы. ЭДО — это не только сами файлы договоров, счетов и служебных записок. Это и система хранения, процессы согласования, в конце концов, использование корпоративной айдентики в документах. Все это необходимо учесть при переходе на ЭДО:

• проанализировать и переработать регламенты;
• обозначить согласующих;
• разработать схемы согласования, чтобы простейший документ не проходил через трех согласующих вместо одного;
• подготовить шаблоны документов;
• разработать инструкции для сотрудников.

2. Второй момент, который тревожит компании — это стоимость СЭД. Она может показаться довольно высокой, однако, если посчитать, сколько компания сэкономит на обработке документов и перераспределении времени сотрудников, окажется, что цена не так высока. Ведь на выходе вы не только снижаете расходы и оптимизируете процессы ЭДО. Вы повышаете прибыль за счет того, что все процессы идут быстрее и без ошибок, а сотрудники направляют свое внимание на задачи, помогающие бизнесу развиваться.

3. Третий момент, на который стоит обратить внимание — это организация обучения для персонала. Даже в ПО с самыми удобными интерфейсами сотрудникам будет сложно разобраться с первого раза, особенно если у них нет опыта работы с корпоративными системами. Это стоит учесть и провести обучение для ключевого персонала, показать возможности системы ЭДО и четко продемонстрировать функционал, необходимый для выполнения задач. Надо понимать, что первое время работа будет идти медленнее, потому что люди будут привыкать, разбираться, просить друг у друга помощи и постоянно обращаться к инструкциям. Не измеряйте эффект от внедрения системы ЭДО по этим первым результатам, дайте сотрудникам время, и в дальнейшем процессы заработают как надо.

4. И последний пункт — это то, на что вы, к сожалению, не можете повлиять напрямую. Если вы хотите наладить ЭДО с контрагентом, который не хочет переходить на цифровые документы, сделать в одностороннем порядке вы этого не сможете. Однако, чем больше компаний уходят от бумаги, тем большее число других компаний последует их примеру.

Выбор системы

Цифровая трансформация подразумевает абсолютно новый подход к ЭДО. Многие разработчики уже отошли от старой концепции электронного документа — обычного файла Word или Excel. Сегодня они создают своего рода виртуальные документы — сущности с набором всех необходимых данных, которые превращаются в конкретный документ только тогда, когда потребуется. Например, когда необходимо отправить договор на подписание клиенту или сдать налоговую отчетность.

В остальное время все данные хранятся в удобных для пользователя карточках. Их можно просмотреть, изменить или обновить, пока документ не подписан. Так, для формирования договора по шаблону, система возьмет данные с карточки клиента, а серийный номер и стоимость — с карточки продукта. Перед подписанием будет сформирован договор продажи в формате .doc, который и отправится клиенту. Такой подход позволяет не создавать лишние сущности и файлы и значительно облегчает работу персонала.

Сегодня на рынке ЭДО довольно много систем, которые используют именно этот подход. Это не значит, что работать с обычными документами в таких системах нельзя. Безусловно, любой работник может загрузить файл со своего компьютера, отправить его коллеге прямо в интерфейсе системы, получить фидбек, отредактировать и т.д. Важно то, что такие системы дают гораздо больше возможностей благодаря своей гибкости.

Поэтому мы рекомендуем рассматривать для внедрения именно такие СЭД (системы электронного документооборота) — максимально современные и предлагающие весь необходимый функционал, от мессенджеров для внутренней коммуникации до возможности использовать цифровую подпись.

На рынке довольно много хороших решений. Чтобы выбрать подходящее, вам потребуется детально изучить их функционал и протестировать работу пробной версии. Например, ELMA365 дает бесплатный доступ на две недели и предлагает как настроить систему с нуля, так и поработать в уже готовой конфигурации, наполненной папками, файлами, виртуальными документами и задачами.

Список продуктов, на которые стоит обратить внимание:
·         ELMA365;
·         Directum RX;
·         Docsvision;
·         Тезис;
·         Контур.Диадок.
 
Более подробно мы описали СЭД от российских разработчиков в статье «Обзор и сравнение систем электронного документооборота».

Какой вывод можно сделать

Современные системы электронного документооборота — это полноценный механизм автоматизации рабочих процессов организации, как внутренних, так и внешних. Они позволяют компании создавать, хранить и обрабатывать документы с минимальными затратами и на максимальной скорости, обеспечивая при этом высокую степень защиты данных.

Бизнес, внедривший хорошую СЭД, получает ряд преимуществ: снижение расходов, повышение качества и скорости работы, четкость в выполнении задач, контроль за исполнением документов, снижение рисков, возможность легко расширяться и масштабироваться.

В такой компании сотрудники не теряют документы и не забывают поставить подпись на нужной странице. Счета не висят без оплаты, а документы не приходится корректировать по нескольку раз из-за элементарных ошибок. Нужные документы находятся моментально и автоматически формируются в пакеты. Сотрудники не утомлены рутиной и вниманием к деталям, с которыми гораздо лучше справляется программное обеспечение. Как результат, персонал работает с удовольствием, принося бизнесу максимальную пользу.

Посмотреть на преимущества СЭД и опробовать их на своей компании легко — получите бесплатную демоверсию ELMA365 прямо сейчас.