Что обеспечивает СЭД

Документы существуют абсолютно в любом бизнесе. Даже небольшие компании на два-три человека работают с договорами, счетами, корреспонденцией. Что уж говорить о крупных организациях, где помимо документов для взаимодействия с клиентами, партнерами и налоговыми органами, существуют и довольно большие потоки внутренних документов – служебных записок, заявлений на отпуск, командировочных отчетов и т.д.

Документы необходимы как непосредственно для коммерческой деятельности, так и для управления работой предприятия, координации отделов и соблюдения норм законодательства. Следовательно, документооборот должен быть хорошо отлажен: необходимо четкое управление и контроль на протяжении всего жизненного цикла документа. Важно в любой момент иметь возможность найти нужный документ, отследить, кто с ним работал, проконтролировать выполнение всех решений. Также необходимо иметь гарантии, что документ не изменялся без ведома ответственного лица.

Еще одна особенность хорошо настроенного документооборота — организация работы сотрудников. Некоторые департаменты постоянно работают с документами, например, бухгалтерская служба, финансовый отдел, юристы. Сотрудники других отделов также оказываются вовлечены в документооборот: они ведут переписку с клиентами, отправляют коммерческие предложения, составляют договоры.

Если управление документами в компании выстроено верно, а процессы прозрачны и эффективны, то люди легко выполняют свои задачи. Например, сотрудник в короткие сроки может составить шаблон договора, согласовать его у юристов и передать для работы в отдел продаж. Если процессы не отстроены, то согласование может длиться неделю вместо одного дня, а менеджеры по продажам так и не получат новый шаблон в руки.

Эффективный и управляемый документооборот — это, в первую очередь, безбумажный документооборот. Работа с бумажными версиями документов неизбежно растягивается во времени, потому что их нельзя быстро переслать по почте, подписать онлайн или автоматически зарегистрировать.

Следовательно, замена бумажных документов цифровыми и внедрение электронного документооборота поможет компании обеспечить учет и сохранность документов, а также облегчит все рабочие процессы, в которых они задействованы.

Внедрение ЭДО помогает:

  • обеспечить контроль исполнительской дисциплины;
  • ускорить поиск нужного документа;
  • настроить безопасный обмен документами между филиалами;
  • быстро подготовить пакеты документов по требованию налоговых органов;
  • настроить прозрачные и эффективные маршруты создания, согласования и подписания документов;
  • наладить безбумажный ЭДО с контрагентами.

И если компаниям, где всего два сотрудника, достаточно перевести работу в формат Google Docs, то предприятиям покрупнее этого будет мало. Поэтому для них были разработаны СЭД, системы электронного документооборота.

СЭД — это программа для автоматизации документооборота. Она позволяет управлять процессами создания, хранения и использования документов практически в любом электронном формате. Благодаря внедрению программы для ЭДО, у предприятия появляется единое цифровое хранилище, где любой сотрудник может быстро найти нужный документ и отправить его коллеге. При этом гибкая настройка доступа гарантирует сохранность коммерческих данных. Большинство решений для электронного документооборота также позволяют автоматизировать все рутинные процессы компании, в которых задействованы документы.

Развитие СЭД

Изначально СЭД (системы электронного документооборота) разрабатывали индивидуально для каждого предприятия, которое ощущало необходимость в такой системе. Такие программы жестко соответствовали конкретным требованиям, заданным в начале разработки и внедрения, и не позволяли в дальнейшем масштабировать и менять систему. Чуть позднее разработчики стали делать более универсальный продукт, который затем можно было адаптировать под каждое предприятие отдельно.

Это происходило в конце 90-ых годов, и основным функционалом СЭД (системы электронного документооборота) в то время было хранение и регистрация документов. В начале двухтысячных разработчики стали внедрять управленческий подход к работе с документами и взяли курс на полную автоматизацию задач, связанных с классификацией и маршрутизацией документов.

Сегодня системы электронного документооборота стали не только более функциональными (чего стоит одна только электронная подпись), но и максимально удобными для пользователей. Появились красивые и интуитивные интерфейсы, персональные настройки, всевозможные оповещения, индикаторы, виджеты — все, что позволяет сделать работу человека удобнее и эффективнее.


Основные функции СЭД

Основные функции, которые сегодня обеспечивает практически любая хорошая СЭД (система электронного документооборота):

  • распознавание разных видов документов;
  • автоматическая классификация и регистрация;
  • управление версиями;
  • согласование;
  • возможность оставить комментарий к документу;
  • поиск по атрибутам;
  • массовые действия с документами;
  • применение электронной подписи;
  • автоматизация и управление бизнес-процессами;
  • интеграция с почтовыми и офисными приложениями.

 Давайте подробнее остановимся на тех преимуществах, которые СЭД предлагает бизнесу.


Сокращение затрат


Во-первых, это непосредственно расходы на бумагу, печать и пересылку документов. Крупные организации ежедневно отправляют почтой или курьерскими сервисами большие объемы писем, договоров, коммерческих предложений. В условиях подорожания материалов эта статья расходов может резко вырасти. Так, в марте 2020 года, цены на офисную бумагу подскочили в среднем в 7-8 раз. Здесь электронный документооборот позволил компаниям сэкономить значительные суммы. При этом СЭД (система электронного документооборота) поможет сократить расходы на пересылку и в не кризисное время, так как дает возможность внедрить обмен цифровыми документами с клиентами, поставщиками, партнерами и госорганами.

Во-вторых, это экономия внутренних ресурсов компании, времени, которое сотрудники тратят на рутинные задачи: распечатать документ, найти согласующего, найти подписанта, переслать документ в другой отдел. Все это происходит значительно быстрее в цифровом режиме, чем в бумажном. Освободившееся время сотрудники смогут направить на решение задач с более высокой ценностью для бизнеса.

Единая база документов


Все документы хранятся в одной базе — централизованном хранилище. Функционал электронной канцелярии позволяет настроить гибкую систему каталогов и папок, соответствующую нормам документоведения и требованиям организации. ЭДО исключает появление дублей и обеспечивает удобный поиск (можно искать, например, по текущему статусу, имени автора, дате создания).

Классификация зарегистрированных документов в электронной канцелярии ELMA365

Соблюдение нормативных требований


Для разных видов документов существуют определенные требования, которым следует придерживаться, даже если вы не перешли на ЭДО и все еще работаете с бумагой. Эти требования вырабатываются на основе ГОСТов и фиксируются внутри каждой компании в виде нормативов и инструкций. В основном они касаются оформления и регламентируют набор реквизитов и их расположение, использование шрифтов, печатей и подписей.

Система электронного документооборота поможет в исполнении этих требований, так как позволяет настроить шаблоны для каждого вида документа. Дополнительно можно отслеживать изменения в документах и возвращаться к предыдущим версиям. При этом найти нужный документ всегда легко благодаря электронной канцелярии и фильтрам.


Быстрые бизнес-процессы


Управление рабочими процессами, в которых задействованы документы, можно автоматизировать. Вместо ручного выполнения одних и тех же действий, все можно сделать буквально за несколько секунд, достаточно загрузить документ на страницу и нажать кнопку «Отправить». При этом ускоряется вся цепочка задач, а не только задача, связанная непосредственно с документом. Так, ускорив согласование счета от клиента, вы ускоряете весь процесс поставки товара, вплоть до его отгрузки покупателю. Некоторые программы предлагают функционал для моделирования сквозных бизнес-процессов при помощи нотации BPMN, что позволит вам оцифровать все процессы на предприятии. По сути, такая программа для ЭДО — это полноценная система автоматизации и управления всем предприятием.

Прозрачность


В любых рабочих процессах важна прозрачность. Если вы не знаете, где в данный момент находится документ, кто с ним работает, когда он будет согласован, отправили его клиенту или нет, то такое управление сложно назвать эффективным.

У этой проблемы есть две стороны: сотрудники не могут планировать свои задачи, потому что не знают, какой у документа сейчас статус, а руководство не понимает, как в целом обстоят дела по задачам, связанным с документами.

СЭД (система электронного документооборота) же позволяет увидеть всю картину в целом: сколько договоров сейчас на согласовании, какие счета оплачены, какие резолюции ожидают выполнения, есть ли узкие места в процессе, когда документы застревают на одном сотруднике. Допустим, отдел продаж долго выставляет счета и, как следствие, поступления от клиентов задерживаются. Если в компании установлена СЭД, руководство легко сможет отследить эту проблему и разобраться, из-за чего происходит задержка. Оптимизировав процесс и наладив управление, бизнес получит более высокую прибыль и благодарность от клиентов.

Дисциплина труда


Когда сотрудник четко знает, что именно он должен сделать и до какого времени, то исполнительность улучшается. Качественные системы электронного документооборота включают в себя постановку задач и поручений и выступают как средство контроля за эффективностью работы. Сроки контролируются самой системой, а просроченные задачи отмечаются в интерфейсе так, что не заметить их невозможно. Более того, часто системы ЭДО показывают руководителям статистику по отделу: кто сколько задач закрыл, на ком висит много незавершенных поручений, а кто выполняет работу качественно и в срок.

Безопасность данных


ЭДО позволяет создать единое хранилище документов и настроить систему доступа. Так, кто-то из сотрудников сможет работать с различными видами документов, а кто-то только с договорами на обслуживание. При этом у одних людей будет возможность вносить изменения и ставить подпись, а у других — только просматривать документы в рамках своих задач.

Также нужно помнить, что передача бумажных документов из рук в руки не может гарантировать 100% конфиденциальность и сохранность данных. Даже пересылка электронного документа по электронной почте не является полностью безопасным вариантом. Системы ЭДО позволяют решить эту проблему, наладив электронный документооборот с контрагентами.

Юридически значимый документооборот


У современных систем электронного документооборота есть большое преимущество. Они позволяют организациям обмениваться юридически значимыми документами в цифровом виде. Такие документы, подписанные электронной подписью, не только упрощают рабочие процессы, они также являются полноценными документами, которые примет к рассмотрению любой суд. Благодаря ЭДО, компания может автоматически формировать документы, соответствующие всем законодательным нормам, и отправлять их на подпись контрагентам. Все это делается нажатием кнопки в интерфейсе СЭД (системе электронного документооборота). Информация о текущем статусе документа и подписантах всегда доступна онлайн. Такая автоматизация ЭДО ускоряет взаимодействие и позволяет избежать ненужных задержек, неточностей и недопонимания.

Исключение ошибок человеческого фактора


Иногда сотрудники могут некачественно выполнить свои задачи по причинам, которые не связаны с их квалификацией. Простой пример: руководитель нечетко сформулировал задачу или забыл приложить нужный архив. Сотрудник может просто не уловить суть и забыть о каких-то деталях. Хорошая система ЭДО решает эту проблему: для задач создаются карточки с определенным набором полей, где указывается исполнитель и срок, а также прикладываются необходимые материалы. Можно задать постановщику вопрос прямо на карточке задачи, а не пытаться поймать его в коридоре между совещаниями. Таким образом, у исполнителя перед глазами всегда есть список его задач со всей информацией и материалами, нужными для выполнения.

Также важно исключить человеческий фактор при работе непосредственно с документами. Так, функция версионности ЭДО позволяет восстановить одну из предыдущих версий документа, если с текущей версией что-то не так. Благодаря шаблонам, которые автоматически заполняются данными о клиенте из вашей базы данных, ошибок и опечаток в договорах не будет. Преднастроенные правила регистрации и автоматическое присвоение номеров позволяет избежать неточностей при регистрации договоров, счетов, писем и т.д.


Отчетность


Современные СЭД позволяют не только контролировать движение документов и работу сотрудников в реальном времени, но и создавать собственные отчеты и размещать их в интерфейсе системы. Так, руководители смогут своевременно оценить скорость отгрузки товара, объем неполученных средств по выставленным счетам, сумму вашей задолженности перед контрагентами и т.д.

Удаленная работа


Сегодня компании осознают, что бизнесу важно уметь организовать удаленную работу сотрудников. Цифровизация ЭДО как нельзя лучше подходит для этого. Она позволяет перевести в онлайн-режим и внешние, и внутренние документопотоки. Удаленно сотрудники могут как работать над своими задачами, так и взаимодействовать с работодателем, например, отправлять заявления на отпуск или запрашивать деньги на командировочные расходы.

Создание заявки на командировку в онлайн-портале ELMA365

Благодаря решениям для кадрового ЭДО, заявления не обязательно должны быть бумажными, достаточно подписать их электронный вариант при помощи УНЭП. При этом согласование, а также все последующие действия — начисление отпускных, перерасчет зарплаты, назначение замещающего сотрудника — происходят в рамках одного процесса и  контролируются системой. Программа для ЭДО обеспечивает и работодателя, и сотрудника всеми необходимыми инструментами для удаленной работы с соблюдением законодательных норм.

Обмен электронными документами с налоговой, ПФР, ФСС


Это быстро, удобно и контролируемо. Бухгалтерам больше не нужно ехать в налоговую и стоять в очереди, рискуя не успеть до закрытия. Вы не рискуете потерять документ, ошибиться в дате или сумме, или забыть указать какой-либо из реквизитов. Пакеты документов формируются автоматически и направляются в госорганы через операторов ЭДО. Вам потребуется только электронная подпись и подписка на сервис.

Готовые решения для разных документопотоков


Многие СЭД (системы электронного документооборота), вместе с основной платформой, предлагают и преднастроенные решения, такие как управление договорами, КЭДО, обработка корреспонденции, служебных записок. Такие решения уже имеют ряд настроек и процессов, которые помогут вам быстро организовать электронный документооборот. При этом в системах, которые работают по принципу Low-code, вы еще сможете настроить эти готовые решения под особенности своего бизнеса.

Сложности ЭДО


ЭДО звучит практически как способ решения всех проблем. Есть ли подводные камни, о которых стоит подумать, прежде чем покупать СЭД (систему электронного документооборота) для своего предприятия?

1. Одна из основных проблем при внедрении систем электронного документооборота в организации — это нежелание пересматривать и улучшать привычные процессы и регламенты. Если просто перевести в цифровой вид всю схему работы с документами, можно невольно перетащить и старые проблемы. ЭДО — это не только сами файлы договоров, счетов и служебных записок. Это и система хранения, процессы согласования, в конце концов, использование корпоративной айдентики в документах. Все это необходимо учесть при переходе на ЭДО:

  • проанализировать и переработать регламенты;
  • обозначить согласующих;
  • разработать схемы согласования, чтобы простейший документ не проходил через трех согласующих вместо одного;
  • подготовить шаблоны документов;
  • разработать инструкции для сотрудников.

2. Второй момент, который тревожит компании — это стоимость СЭД. Она может показаться довольно высокой, однако, если посчитать, сколько компания сэкономит на обработке документов и перераспределении времени сотрудников, окажется, что цена не так высока. Ведь на выходе вы не только снижаете расходы и оптимизируете процессы ЭДО. Вы повышаете прибыль за счет того, что все процессы идут быстрее и без ошибок, а сотрудники направляют свое внимание на задачи, помогающие бизнесу развиваться.

3. Третий момент, на который стоит обратить внимание — это организация обучения для персонала. Даже в ПО с самыми удобными интерфейсами сотрудникам будет сложно разобраться с первого раза, особенно если у них нет опыта работы с корпоративными системами. Это стоит учесть и провести обучение для ключевого персонала, показать возможности системы ЭДО и четко продемонстрировать функционал, необходимый для выполнения задач. Надо понимать, что первое время работа будет идти медленнее, потому что люди будут привыкать, разбираться, просить друг у друга помощи и постоянно обращаться к инструкциям. Не измеряйте эффект от внедрения системы ЭДО по этим первым результатам, дайте сотрудникам время, и в дальнейшем процессы заработают как надо.

4. И последний пункт — это то, на что вы, к сожалению, не можете повлиять напрямую. Если вы хотите наладить ЭДО с контрагентом, который не хочет переходить на цифровые документы, сделать в одностороннем порядке вы этого не сможете. Однако, чем больше компаний уходят от бумаги, тем большее число других компаний последует их примеру.


Выбор системы


Цифровая трансформация подразумевает абсолютно новый подход к ЭДО. Многие разработчики уже отошли от старой концепции электронного документа — обычного файла Word или Excel. Сегодня они создают своего рода виртуальные документы — сущности с набором всех необходимых данных, которые превращаются в конкретный документ только тогда, когда потребуется. Например, когда необходимо отправить договор на подписание клиенту или сдать налоговую отчетность.

В остальное время все данные хранятся в удобных для пользователя карточках. Их можно просмотреть, изменить или обновить, пока документ не подписан. Так, для формирования договора по шаблону, система возьмет данные с карточки клиента, а серийный номер и стоимость — с карточки продукта. Перед подписанием будет сформирован договор продажи в формате .doc, который и отправится клиенту. Такой подход позволяет не создавать лишние сущности и файлы и значительно облегчает работу персонала.

Сегодня на рынке ЭДО довольно много систем, которые используют именно этот подход. Это не значит, что работать с обычными документами в таких системах нельзя. Безусловно, любой работник может загрузить файл со своего компьютера, отправить его коллеге прямо в интерфейсе системы, получить фидбек, отредактировать и т.д. Важно то, что такие системы дают гораздо больше возможностей благодаря своей гибкости.

Поэтому мы рекомендуем рассматривать для внедрения именно такие СЭД (системы электронного документооборота) — максимально современные и предлагающие весь необходимый функционал, от мессенджеров для внутренней коммуникации до возможности использовать цифровую подпись.

На рынке довольно много хороших решений. Чтобы выбрать подходящее, вам потребуется детально изучить их функционал и протестировать работу пробной версии. Например, ELMA365 дает бесплатный доступ на две недели и предлагает как настроить систему с нуля, так и поработать в уже готовой конфигурации, наполненной папками, файлами, виртуальными документами и задачами.

Список продуктов, на которые стоит обратить внимание:
·         ELMA365;
·         Directum RX;
·         Docsvision;
·         Тезис;
·         Контур.Диадок.
 
Более подробно мы описали СЭД от российских разработчиков в статье «Обзор и сравнение систем электронного документооборота».

Какой вывод можно сделать


Современные системы электронного документооборота — это полноценный механизм автоматизации рабочих процессов организации, как внутренних, так и внешних. Они позволяют компании создавать, хранить и обрабатывать документы с минимальными затратами и на максимальной скорости, обеспечивая при этом высокую степень защиты данных.

Бизнес, внедривший хорошую СЭД, получает ряд преимуществ: снижение расходов, повышение качества и скорости работы, четкость в выполнении задач, контроль за исполнением документов, снижение рисков, возможность легко расширяться и масштабироваться.

В такой компании сотрудники не теряют документы и не забывают поставить подпись на нужной странице. Счета не висят без оплаты, а документы не приходится корректировать по нескольку раз из-за элементарных ошибок. Нужные документы находятся моментально и автоматически формируются в пакеты. Сотрудники не утомлены рутиной и вниманием к деталям, с которыми гораздо лучше справляется программное обеспечение. Как результат, персонал работает с удовольствием, принося бизнесу максимальную пользу.

Посмотреть на преимущества СЭД и опробовать их на своей компании легко — получите бесплатную демоверсию ELMA365 прямо сейчас.
 

 

Хлебные крошки