Электронный документооборот между организациями и компаниями

Сегодня многие бизнес-процессы перешли в цифровую среду. Внутренние согласования, кадровые вопросы, взаимодействие с заказчиками и госорганами — везде происходит оптимизация и переход к более эффективному управлению процессами. Документооборот, как неотъемлемая часть любого бизнеса, тоже становится очевидным.

Электронный документооборот  — это не просто перевод всех бумажных документов в цифровой вид. Недостаточно отсканировать архив и разложить его по папкам. Помимо хранения, ЭДО включает в себя безопасность данных, отправку документов по маршруту (например, на регистрацию и согласование), управление версиями, распознавание текста и, что очень важно, возможность передавать юридические документы с другими значимыми документами.

Юридически значимый документооборот позволяет шагнуть далеко за рамки внутренней и защищенной в цифрах форме отстроить работу с другими организациями — поставщиками, заказчиками или участниками.

Электронный документооборот между организациями, документы, которые имеют юридическую силу, и признаются всеми, в том числе в том, что касается потребления наркотиков и суда. Именно поэтому он так необходим для обмена документами с клиентами, поставщиками и бизнес-партнерами. Просто отправленный по почте сканированный договор не будет иметь юридической силы, не говоря уже о крайней международной безопасности этого дела. Договор должен быть подписан электронной подписью, причем обеими рекомендациями. Для этой смеси операторы ЭДО.

В этой статье более подробно рассматривается такой электронный документооборот между организациями, какие есть особенности при обмене документами с бизнес-партнерами, и что следует обратить внимание при выборе системы для ЭДО.

Как выглядит обмен документами между организациями

Для любого документооборота между организациями важно иметь юридическую защиту каждого договора, счета, накладной и т.д. Чтобы понять, как это работает, рассмотреть, как компании обмениваются документами и подписать их. этот процесс выглядит так:

1. Компания создает первичный документ, например, договор. В связи с этим возникает еще одна проблема, связанная с созданием крупных предприятий согласования и корректировки.
2. Договор под началом и целью другой организации.
3. Организация рассматривает его и либо подписывает, либо предлагает дополнительные корректировки.
4. Таким образом, договор снова оказывается в руках отправителя. Отправитель вносит правки и заново направляет договор на подписание контрагенту.
5. Подписанный обеими сторонами договор регистрируется и отправляется на хранение.

На каждом из этих шагов легко потерять данные, совершить ошибку, в конце концов, потерять сам документ, особенно, если вы работаете с бумажной версией. Нельзя исключать и человеческий фактор, недобросовестность и небрежность в работе кого-нибудь из сотрудников. Поэтому электронный документооборот так распространен —  он значительно упрощает весь процесс, помогает сократить затраты и гарантирует прозрачность и безопасность. 

Работать с электронными документами можно как в СЭД, так и без нее. Второй вариант менее предпочтителен с точки зрения эффективности и безопасности.

Документооборот без программного обеспечения

Да, электронные документы могут существовать отдельно от СЭД. Не всегда организации готовы на внедрение системы электронного документооборота, однако и работать с кипой бумаги мало кто хочет. В этом случае файлы отправляют друг другу через Скайп или по почте, а в случае с подписями ограничиваются обычными сканами или используют неквалифицированную подпись.

В чем минусы такого подхода?

В первую очередь — это безопасность данных. Отправленные через электронную почту документы могут храниться на компьютере получателя без должной защиты, нет никакой гарантии, что утечки данных не произойдет. Кроме того, документы без юридически значимой подписи не имеют силы, поэтому в случае разногласий с партнерами никакой ценности на переговорах или в суде иметь не будут.

Безусловно, можно подписать с контрагентом соглашение о признании юридической значимости сканированных версий. Тогда сканы, отправленные по почте, будут иметь юридическую силу. Однако, это не гарантирует безопасность данных, не дает никакого контроля над сроками, а также приводит к тому, что сотрудники тратят довольно много времени на сканирование, отправку и ожидание ответа.

Этот способ оправдан для второстепенной документации, однако он не выполняет всех функций безопасного обмена документами между организациями.

Документооборот через оператора ЭДО

Работа через оператора ЭДО, напротив, позволяет весь этот процесс автоматизировать.

Оператор ЭДО —  это компания, которая предоставляет услугу по обмену юридически значимыми документами. У таких компаний есть как технологии, так и право на предоставление такой услуги. Это гарантирует, что документооборот действительно будет иметь юридическую силу. При этом вам не придется ничего распечатывать, отправлять курьером или через email, ожидать ответа от контрагента, не имея точного представления о сроках.

Каждый шаг контролируется оператором ЭДО: он фиксирует время отправления и получения документа, проверяет электронную подпись, пересылает файл между предприятиями. При этом и отправитель, и адресат получают документ онлайн в личном кабинете оператора ЭДО или же в своей корпоративной системе, если настроена нужная интеграция.

СЭД + оператор ЭДО

Электронный документооборот выходит за рамки подписаний договоров с заказчиками и партнерами. Необходим также и учет, грамотное архивирование, регистрация, отлаженные внутренние процессы рассмотрения и согласования, удобные инструменты для работы с документами, такие как поиск, версионность, обсуждения, редактирование онлайн.

Для того, чтобы максимально закрыть эти потребности и автоматизировать как внешние, так и внутренние процессы, служат системы электронного документооборота, у которых есть интеграция с оператором ЭДО.

Популярных систем, которые поддерживают электронную подпись и имеют готовую интеграцию, на рынке несколько. Рассмотрим, как работает Low-сode платформа ELMA365 в связке с оператором ЭДО Диадок.

Документооборот между организациями через ELMA365 и Диадок

ELMA365 — платформа от российских разработчиков, которая закрывает потребности любой компании в автоматизации, от коммуникации между сотрудниками до сквозных бизнес-процессов. Встроенный в платформу модуль ЭДО гарантирует высокий уровень безопасности, имеет встроенные маршруты согласования и регистрации, дает возможность использовать квалифицированную электронную подпись и позволяет настроить интерфейсы и процессы так, как необходимо именно вашей компании.

Важно, что у системы есть готовая интеграция с Диадок —  популярным оператором ЭДО. Это позволяет обмениваться документами с другими компаниями напрямую из интерфейса ELMA365. При этом действия, которые производятся через Диадок, можно включить в бизнес-процессы компании, чтобы максимально автоматизировать работу и настроить четкий контроль за выполнением задач.

Подписание исходящих документов

Рассмотрим типичный процесс обработки исходящего договора на оказание услуг, который легко автоматизировать в ELMA365. Процесс затрагивает весь жизненный цикл документа —  от создания до регистрации и архивирования. На определенном этапе договор подписывается контрагентом через оператора ЭДО.

Создать договор в ELMA365 очень легко из шаблона, достаточно ввести нужные данные на карточке нового договора. Созданный договор автоматически направляется на согласование руководителю или другому согласующему согласно правилам вашей организации. Если нужно внести правки, например, указать другие даты, то документ отклоняется с комментарием и направляется автору. Автор вносит правки, и документ снова уходит на согласование. Затем он приходит подписанту на стороне вашей компании. Задача ставится автоматически, при этом дополнительно не нужно открывать никакие другие программы. Сотрудник просто указывает контрагента и свой сертификат для подписи на странице договора, и договор уходит в Диадок.

Дальше работу выполняет оператор ЭДО: проверяет сертификат, фиксирует время отправления договора и направляет его на подписание контрагенту. При этом получателю вовсе не обязательно работать именно в Диадок, он может пользоваться услугами другого оператора ЭДО, с которым у Диадок настроен роуминг.

Каждый этап, через который проходит договор, отображается в системе в виде статуса документа. Это позволяет контролировать процесс и всегда быть в курсе текущего этапа работы. При этом в ELMA365 можно настроить соответствие между статусами, принятыми в Диадок, со своими внутренними статусами, что очень удобно для пользователей.

Подписание входящих документов

Чтобы вы не пропустили пришедший от контрагента документ, ELMA365 регулярно проверяет входящие от Диадок и автоматически показывает их в электронной канцелярии. Здесь документ можно открыть, прочитать и подписать. Достаточно указать свой сертификат ЭП, и документ будет отправлен обратно в Диадок, откуда уйдет уже вашему контрагенту. 

При этом в системе предусмотрен и вариант «Отклонить», если вы не посчитаете нужным ставить свою подпись. В этом случае документ вернется контрагенту со статусом «В подписи отказано».

Все это избавляет вас от необходимости отправлять и получать бумажные версии, уточнять сроки и статусы, разбираться с тем, кто ответственен за тот или иной документ.

Документооборот в бизнес-процессах

Большой плюс интеграции ELMA и Диадок — это возможность включить обмен документами с другими компаниями в любые процессы своего предприятия. Для этого в дизайнере ELMA предусмотрены специальные блоки: «Отправка», «Подписать», «Отклонить подпись», «Ожидание смены статуса», «Загрузка печатной формы».

Их можно использовать как любые другие элементы BPMN при моделировании процессов, тем самым закрывая все нужды компании в документообороте. Вы можете отправлять и подписывать счет-фактуры, накладные, договоры, дополнительные соглашения, акты приемки-сдачи и т.д.

Система сама поставит нужному человеку задачу подписать и отправить документ, а руководство в любой момент сможет отследить движение документов по их статусам.

Это быстро, безопасно, наглядно и максимально удобно. Сотрудники не ходят с распечатанными договорами в руках, секретарю не нужно принимать и распределять кипы документов от курьера. Компания не платит курьеру за доставку и заодно снижает расходы на бумагу, цены на которую в последнее время выросли в разы.

Чем я рискую?

Риски есть всегда, в любой сфере деятельности. Важно их предусмотреть, оценить и принять необходимые меры, чтобы избежать потерь.

Как рискует компания, решившаяся внедрить ЭДО и наладить документооборот с партнерами? Вот основные моменты, которые на старте вызывают беспокойство у многих компаний.

1. Затраты на документооборот только повысятся
При внедрении юридически значимого ЭДО вы платите за электронную подпись и за услуги оператора. Прежде чем внедрять, узнайте, сколько документов в год обрабатывает ваше предприятие. Исходя из стоимости ЭП и тарифа оператора, можно посчитать, во сколько вам будет обходиться отправка каждого документа. Сравните эти расходы с расходами на отправку привычным вам способов. Исходя из этого, посчитать рентабельность ЭДО для организации будет несложно.

2. Сотрудники не разберутся в системе, станет только хуже и медленнее
Если вы переходите на ЭДО «с нуля», не пользуясь никакими другими корпоративными системами, то потребуется выделить определенные ресурсы на то, чтобы помочь сотрудникам освоиться: организовать обучение для ключевых сотрудников, донести до людей ценность электронного документооборота, дать им понять, что это в первую очередь облегчит их же жизнь.

В остальном современные системы имеют понятные интерфейсы. Разобраться, как зарегистрировать документ, легко: если настроена автоматическая нумерация и правила регистрации, то сотруднику достаточно просто нажать кнопку, не выполняя никаких дополнительных настроек.

3. Документы все равно не примут в суде
Здесь стоит тщательно разобраться в видах электронной подписи. Мы уже выяснили, что квалифицированная подпись является наиболее защищенной и приравнивается к собственноручной на законодательном уровне. Выбирайте именно эту подпись, приобретайте сертификат у удостоверяющего центра, и проблем с признанием документов в суде точно не будет. Оператор Диадок может предоставить вам такой сертификат по запросу, а также в ELMA365 есть готовая интеграция с центром КриптоПро.

Что нужно, чтобы начать

Итак, вы решили настроить ЭДО с другой организацией. Необходимо, чтобы эта организация также пользовалась услугами оператора ЭДО. Вы отправляете контрагенту приглашение на обмен документами через оператора, а контрагент принимает ваше приглашение. Точно так же приглашение могут отправить и вам.

Не обязательно пользоваться услугами одного и того же оператора, так как для обмена документами между разными операторами существует технология роуминга. Так, даже если и ваши партнеры зарегистрированы у разных операторов ЭДО, вы все равно сможете обмениваться документами и подписывать их онлайн юридически значимой подписью.

Если ваш оператор не поддерживает роуминг с нужным провайдером, в большинстве случае вы можете оставить запрос, и роуминг будет включен. Подробнее узнать про роуминг между операторами вы можете на сайте ассоциации РОСУЭ. Таблица покажет, с какими провайдерами роуминг у вашего оператора уже настроен, а с какими пока в разработке.

Также для того, чтобы подписывать юридически значимые документы, пользователям необходим сертификат электронной подписи. 

Какую подпись лучше использовать

Давайте подробнее рассмотрим, что такое электронная подпись и как она работает.

• Простая электронная подпись — это подпись с наименьшим уровнем защиты. Она не подходит, если вы отправляете документы, скажем, в ФНС. Если вы хотите использовать ее для работы с контрагентом и партнером, то необходимо дополнительно оформить соглашение о признании этой подписи, соглашение о ее проверке и о соблюдении конфиденциальности. Поэтому простую подпись чаще всего используют для внутреннего документооборота в компании.
• Неквалифицированная электронная подпись — этот вид подписи тоже потребует от вас заключить с контрагентами соглашение о ее признании. При этом, применимость НЭП гораздо шире, чему у простой подписи. Например, ей можно подписывать документы для передачи в арбитражный суд и внутреннюю корпоративную документацию.
• Квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи. У этой подписи есть сертификат, в котором указан ключ проверки, а также при ее создании и проверке используются средства, соответствующие требованиям Федерального закона.

Именно квалифицированную подпись рекомендуют использовать для документооборота между организациями. Во-первых, она наиболее безопасна. Во-вторых, при ее использовании не требуется заключать соглашение с каждым своим контрагентом, как в случае с простой и неквалифицированной подписью.

Подведем итоги

После того, как вы решили внедрить ЭДО для обмена документами с организациями, вам, вероятно, станут возможными следующие шаги:

1. Убедитесь, что ваши газовые режимы и процессы отстроены верно, а документооборот соответствует нормам делового производства. Необходимый четкий порядок нумерации, шаблоны должны соответствовать нормативам, а за каждым документом должен быть закреплен ответственный сотрудник. Помните, что структурированные документы — это документы в цифровом виде, структура которых определена в должности. Они были составлены в соответствии с законом. К таким документам относятся счет-фактура, ТОРГ-12, корректировочный счет-фактура и т.д.

2. Оплатите цифровую подпись. Если вы будете использовать неквалифицированную подпись, то подпишите соглашение о признании предписанных ею документов с каждым из своих контрагентов и партнеров. Также важно предположить, что ставить подпись с вашей стороны будет человек, у которого на это есть полномочия. В случае если документы действительно не будут.

3. Зарегистрируйтесь у оператора ЭДО, посредством которого вы будете обмениваться документами с другими организациями. Отправьте приглашение на обмен всем своим контрагентам. Если роуминга между операторами нет, на местности его заявка, чтобы построить.

Для того, чтобы обеспечить максимальный уровень контроля за всеми процессами, мы рекомендуем использовать связку корпоративной системы учета и владельца ЭДО.

Грубо говоря, операторы ЭДО позволяют подписать документ и переслать его другую сторону. Чтобы автоматизировать сам процесс создания документа, от формирования его отправителя в архив, вам понадобится СЭД.

На рынке представлены различные варианты, но мы рекомендуем выбрать те, у которых есть инструменты для общения внутри компании, внешние и внешние процессы, работа с клиентами, кадрового учета. Так, в ELMA365 есть весь этот функционал, а также готовая интеграция с оператором ЭДО Диадок.

Вам не нужны дополнительные специалисты для настройки документооборота, все можно сделать в одной системе. Работа управления в едином интерфейсе ELMA365, так что пульты управления не переключаются между окнами. Для каждого вида документов можно составить свои маршруты согласования и подписания. Искать документы в хранилище легко по названию, его части, автору, любому другому атрибуту документа, включая его статус. Все это обеспечивает работу и высокий уровень прозрачности документооборота, что не может не порадовать ваш персонал.

 

Такой подход к обмену документами с другими организациями позволяет настроить быстро и использовать рабочие процессы. Документы всегда в порядке, найти нужный – вопрос несколько секунд. Компания не тратится на услуги курьерской службы и гарантированно не теряет ни одного документа. Также вы всегда можете быстро выбрать требуемую документацию по требованию третьей стороны, например, ФНС. При этом все подписанные документы будут иметь силу в суде.

Объединить, как можно настроить электронный документооборот в ELMA365 . Получите бесплатный доступ на 2 недели и оцените функциональные возможности электронных канцелярий, встроенных маршрутов и инструментов для общения сотрудников.