Виды электронного документооборота

Классификация по типам документов и сфере применения

Любая сфера деятельности в компании неизбежно «обрастает» документооборотом. Некоторые подразделения, исходя из профиля деятельности, загружены бумажной работой практически на 100%. Наиболее ощутимые преимущества от внедрения ЭДО можно получить как раз для таких отделов. Большой поток документации так или иначе приводит к появлению устоявшихся типов, форм и шаблонов, которые можно брать за основу классификации. Итак, по типу документа и сфере применения выделяют ЭДО:
·          кадровый;
·          бухгалтерский;
·          организационный;
·          производственный;
·          архивный;
·          складской;
·          секретный;
·          технологический и т.д.

Кадровый работает с личными делами работников, документами о приеме или увольнении, приказами о переводах, премированиях, обучении, электронными трудовыми книжками и другими. Внедрение СЭД и перевод делопроизводства в цифровой формат спасает от операционных ошибок с документами, помогает эффективно организовать архивирование и защиту персональной информации, предназначенной для длительного хранения.

В случае бухгалтерского ЭДО объектами работы выступают различные виды первичной документации, выписки, счета. Бухгалтерия является одним из самых «бумажных» отделов. Строгость и формализация процессов позволяет при внедрении СЭД существенно упростить работу специалистов с помощью создания и настройки шаблонов документов. СЭД также гарантирует безопасность данных путем ограничения доступа к ним.

Организационный ориентирован на работу с информацией, касающейся управления бизнесом: распоряжениями, локальными нормативами, регламентами, положениями, стандартами, уставами. Создание, утверждение, согласование, хранение документов этого типа в системе управленческого ЭДО позволяет контролировать исполнение, вести архив, сохранять историю бизнес-процессов компании.

Производственный ЭДО формируется из таких документов, как наряды, отчеты, допуски, инструкции. Управление нарядами-заказами может относится к нескольким сферам ЭДО, т.к. наряды на выполнение работ являются и формой договора, и первичным документом в бухгалтерском учете, а иногда и накладной. Своевременное доведение инструкций до исполнителя повышает ответственность последнего при выполнении обязанностей. Работодатель оперативнее решает вопросы организации и охраны труда.

Архивный ЭДОсоставляют каталоги, классификаторы, перечни. Архивный электронный документооборот превратился в неотъемлемую часть практически каждой системы: работа с документами напрямую связана с четко систематизированным хранением. Удобства цифрового архива очевидны: не занимает место, сведена к минимуму возможность потери документов, поиск нужных файлов при правильно заполненных реквизитах происходит практически моментально, документы имеют неограниченный срок хранения.

Объектамискладского ЭДО выступают накладные, акты, универсальные передаточные документы, расписки. Учитывая тот факт, что любые манипуляции с продукцией на предприятии должны сопровождаться соответствующей бумагой, СЭД помогает в управлении этими процессами: отслеживать весь путь товара от приемки до списания, а также избавляет от сопутствующих бумажных документов.

Секретный ЭДО включает в себя конфиденциальную информацию, содержащую государственную тайну или предназначенную только для служебного пользования. СЭД совместно с усиленной квалифицированной цифровой подписью позволяет вести строгий контроль доступа к секретной документации и только ограниченному кругу лиц. Для работы с документами такого типа СЭД должна иметь лицензию ФСБ и ФСТЭК России, получение которой накладывает на организацию ряд требований и ограничений. Так, работа с секретными электронными документами требует соблюдения мер по обеспечению информационной безопасности, а внедрение СЭД возможно только на специализированных рабочих местах.

Технический, или технологический ЭДО представлен справочниками, каталогами, базами знаний, сводами инструкций и правил. Внедрение данного вида СЭД открывает постоянный доступ к актуальной технической информации и освобождает сотрудников компании от необходимости обращения к бумажным архивам или научно-техническим библиотекам.

Несмотря на логичность данной классификации, стоит отметить, что она не лишена недостатков. Они сводятся к корректному определению границ той или иной прикладной области. Например, первичным и самым распространенным в организации выступает бухгалтерский ЭДО, он касается почти всех сфер деятельности фирмы, и документы этого типа встречаются повсеместно. Еще один недостаток – отсутствие законченности. С каждой новой выделенной сферой применения классификация будет только увеличиваться.

Классификация по типу правовых отношений

Рассмотрим классификацию ЭДО с учетом статусов «автора» и «получателя» документа. С этой точки зрения электронный документооборот можно разделить на:
·          внутренний (внутрикорпоративный), затрагивающий трудовые отношения между работодателем и сотрудниками;
·          внешний (межкорпоративный), отражающий отношения с партнерами;
·          иногда из внешнего выделяют третий вид — для взаимодействия с органами государственной власти, ведомствами.

Внутренний ЭДО обеспечивает делопроизводство в периметре одной организации. Доступ к нему имеют руководители и персонал компании, обменивающиеся служебными записками, внутрикорпоративными приказами, служебными письмами и другими документами. Внедрение системы электронного документооборота внутри организации решает задачи по ускорению обмена документами, повышает эффективность контроля исполнения, позволяет оценивать производительность труда персонала. Внутренний ЭДО достаточно поверхностно регламентируется законодательством. Организации вольны устанавливать любые принципы и методы, опираясь на внутренние стандарты, правила, производственные потребности. Разработка (если позволяют технические и кадровые ресурсы), приобретение и внедрение любой СЭД контролируется компанией самостоятельно.

Внешний (B2B — business-to-business), или межкорпоративный электронный документооборот, по сравнению с внутренним более формализован. Документация, как правило, стандартизована, маршруты передачи четко определены. Эти особенности позволяют существенно автоматизировать поток документов между организациями. Стоит также отметить, что для подтверждения юридической силы и потребности в доказательной базе при обмене электронными документами необходимо применение квалифицированной подписи. В межкорпоративном ЭДО существуют свои сложности. В случае, если на предприятиях используются различные СЭД, исключается возможность контроля исполнения документов у контрагента, либо требуется провести трудоемкую и зачастую дорогостоящую интеграцию двух систем документооборота.

ЭДО взаимодействия с органами государственной власти и ведомствами (B2G — business-to-government) — наиболее формализованный и регламентированный вид документооборота. Бизнес вступает во взаимодействие с государственными органами при сдаче отчетности, тендерах, торгах, предоставлении документов в ФНС и в других случаях. Взаимодействие организации с госорганами (за редким исключением) в обязательном порядке потребует наличие квалифицированной электронной подписи.

Классификация по типу правовых отношений позволяет более четко разграничить категории электронного документооборота. Главный критерий — достаточно формальный. Документ либо «внутренний», либо «внешний». Есть недостатки и у этого разделения. Одним из самых очевидных является проблема с маршрутизацией. Только лишь по признаку «внутренний»/«внешний» СЭД не сможет выстроить верный маршрут между отделами организации. Маршрутизация для документов, ушедших контрагенту, и вовсе невозможна, если другая компания использует отличную от вашей систему электронного документооборота или они не интегрированы между собой.

Оба типа классификации ЭДО — по сфере применения и по типу правовых отношений между участниками — часто сочетаются между собой. Например, отчеты о работе с секретными документами могут потребоваться государственным органам, технологические инструкции использоваться несколькими фирмами, а бухгалтерские документы должны передаваться в ФНС.

Различные виды ЭДО обладают набором базовых, общих для всех, опций. К ним относятся: возможность сохранить документ в нескольких форматах, наличие классификаторов, система уведомлений, возможность отслеживать историю согласования документа и другие.