Виды электронного документооборота

Электронный документооборот — актуальное решение для современного ведения бизнеса. Экономия рабочих ресурсов, финансов, повышение эффективности — это далеко не полный перечень преимуществ, которые появляются после запуска электронного документооборота в компании.
Какая существует классификация видов электронного документооборота? Какими законодательными нормами регулируется функционирование ЭДО? В статье мы ответим на эти вопросы, расскажем об отличиях, сферах применения различных типов систем.

Термины и определения

Разберемся с основными понятиями, используемыми в сфере ЭДО.

Электронный документ. Статья 2 федерального закона №149 определяет понятие «электронного документа» как «документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Другими словами, электронный документ (ЭД) — это любой документ, зафиксированный в электронном виде.

Документооборот. Государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 дает следующее определение документооборота: «Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».

Добавим понятие ЭДО электронный документооборот — движение электронных документов внутри компании и за ее пределами.
В стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 также есть упоминание «автоматизированной информационной системы», то есть системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) — программа, обеспечивающая ЭДО.

В зарубежных странах широко используется понятие ECM. В России его зачастую отождествляют с СЭД, однако это корректно лишь отчасти.

ECM (Enterprise Content Management, или Управление Корпоративным Контентом) — это комплекс приложений для создания в компании единого информационного ландшафта. Программный продукт отвечает за сбор, управление, хранение, защиту, доставку и представление информации. СЭД можно определить в качестве частного случая ECM-системы, решающего задачи, непосредственно связанные с ЭДО.

Далее разберем термин «электронная цифровая подпись», или ЭЦП. Она применяется для подписания документа. Тем самым он получает юридическую силу в компании и за ее пределами. Федеральный закон №63 дает крайне громоздкое определение ЭЦП: «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

В своей сути понятие цифровой подписи выглядит так: ЭЦП — реквизит электронного документа, позволяющий идентифицировать автора документа, защитить его от искажений на момент подписи и подтверждающий сам факт подписи как таковой.

Раскрыть назначение электронной подписи более полно поможет система ЮДЗО — юридически значимого электронного документооборота. Вновь обратимся к нормативным документам — федеральному закону №149 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. В них прописано, что юридическая значимость документа — свойство, придающее ему юридическую силу. Фактически это означает, что документ, обладающий юридической значимостью, является полноценным правовым аргументом (например, в суде). Такую характеристику приобретают документы, прошедшие удостоверение, регистрацию и обязательное подписание ЭЦП.

Нормативная база

При внедрении электронных систем компании должны руководствоваться требованиями законодательства. При этом единый документ, определяющий работу ЭДО, отсутствует. Процесс «цифровизации» бумажной работы регулируется большой по объему и крайне разрозненной нормативной базой. В нее входят гражданский кодекс, налоговый кодекс, федеральные законы, постановления. Перечислим основные законодательные и нормативные акты, регулирующие работу с электронными документами.

Гражданский кодекс РФ: статья 160 и статья 434 утверждают легитимность электронных документов в качестве подтверждения сделки или заключения договора.

Налоговый кодекс РФ: статья 93 регламентирует порядок представления электронной бухгалтерской отчетности в ФНС России. Статья 169 определяет порядок формирования в том числе и цифровых счетов-фактур.

Обратимся к значимым федеральным законам. Уже упомянутый ФЗ №149 от 27.07.2006 описывает сферу производства, получения, распространения и защиты информации; определяет понятие электронного документа и других, связанных с ним. Статья 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 посвящена оформлению первичных учетных документов как в бумажном, так и электронном виде. ФЗ № 63 от 06.04.2011 описывает виды ЭЦП, принципы их использования, правовое регулирование отношений в области применения электронных подписей.

Стоит отметить, что область цифрового делопроизводства постоянно развивается, появляются новые регламентирующие документы, вносятся поправки и уточнения в уже имеющиеся. К тому же «общая» нормативная база дополнена специфическими для каждой сферы деятельности требованиями законодательства.

Принципы классификации ЭДО

Электронный документооборот можно дифференцировать по типам документов/сфере их обращения и в зависимости от правовых отношений между участниками. Именно на этих двух признаках мы сделаем акцент при детальном рассмотрении конкретных видов.

Классификация по типам документов и сфере применения

Любая сфера деятельности в компании неизбежно «обрастает» документооборотом. Некоторые подразделения, исходя из профиля деятельности, загружены бумажной работой практически на 100%. Наиболее ощутимые преимущества от внедрения ЭДО можно получить как раз для таких отделов. Большой поток документации так или иначе приводит к появлению устоявшихся типов, форм и шаблонов, которые можно брать за основу классификации. Итак, по типу документа и сфере применения выделяют ЭДО:
·          кадровый;
·          бухгалтерский;
·          организационный;
·          производственный;
·          архивный;
·          складской;
·          секретный;
·          технологический и т.д.

Кадровый работает с личными делами работников, документами о приеме или увольнении, приказами о переводах, премированиях, обучении, электронными трудовыми книжками и другими. Внедрение СЭД и перевод делопроизводства в цифровой формат спасает от операционных ошибок с документами, помогает эффективно организовать архивирование и защиту персональной информации, предназначенной для длительного хранения.

В случае бухгалтерского ЭДО объектами работы выступают различные виды первичной документации, выписки, счета. Бухгалтерия является одним из самых «бумажных» отделов. Строгость и формализация процессов позволяет при внедрении СЭД существенно упростить работу специалистов с помощью создания и настройки шаблонов документов. СЭД также гарантирует безопасность данных путем ограничения доступа к ним.

Организационный ориентирован на работу с информацией, касающейся управления бизнесом: распоряжениями, локальными нормативами, регламентами, положениями, стандартами, уставами. Создание, утверждение, согласование, хранение документов этого типа в системе управленческого ЭДО позволяет контролировать исполнение, вести архив, сохранять историю бизнес-процессов компании.

Производственный ЭДО формируется из таких документов, как наряды, отчеты, допуски, инструкции. Управление нарядами-заказами может относится к нескольким сферам ЭДО, т.к. наряды на выполнение работ являются и формой договора, и первичным документом в бухгалтерском учете, а иногда и накладной. Своевременное доведение инструкций до исполнителя повышает ответственность последнего при выполнении обязанностей. Работодатель оперативнее решает вопросы организации и охраны труда.

Архивный ЭДО составляют каталоги, классификаторы, перечни. Архивный электронный документооборот превратился в неотъемлемую часть практически каждой системы: работа с документами напрямую связана с четко систематизированным хранением. Удобства цифрового архива очевидны: не занимает место, сведена к минимуму возможность потери документов, поиск нужных файлов при правильно заполненных реквизитах происходит практически моментально, документы имеют неограниченный срок хранения.

Объектами складского ЭДО выступают накладные, акты, универсальные передаточные документы, расписки. Учитывая тот факт, что любые манипуляции с продукцией на предприятии должны сопровождаться соответствующей бумагой, СЭД помогает в управлении этими процессами: отслеживать весь путь товара от приемки до списания, а также избавляет от сопутствующих бумажных документов.

Секретный ЭДО включает в себя конфиденциальную информацию, содержащую государственную тайну или предназначенную только для служебного пользования. СЭД совместно с усиленной квалифицированной цифровой подписью позволяет вести строгий контроль доступа к секретной документации и только ограниченному кругу лиц. Для работы с документами такого типа СЭД должна иметь лицензию ФСБ и ФСТЭК России, получение которой накладывает на организацию ряд требований и ограничений. Так, работа с секретными электронными документами требует соблюдения мер по обеспечению информационной безопасности, а внедрение СЭД возможно только на специализированных рабочих местах.

Технический, или технологический ЭДО представлен справочниками, каталогами, базами знаний, сводами инструкций и правил. Внедрение данного вида СЭД открывает постоянный доступ к актуальной технической информации и освобождает сотрудников компании от необходимости обращения к бумажным архивам или научно-техническим библиотекам.

Несмотря на логичность данной классификации, стоит отметить, что она не лишена недостатков. Они сводятся к корректному определению границ той или иной прикладной области. Например, первичным и самым распространенным в организации выступает бухгалтерский ЭДО, он касается почти всех сфер деятельности фирмы, и документы этого типа встречаются повсеместно. Еще один недостаток – отсутствие законченности. С каждой новой выделенной сферой применения классификация будет только увеличиваться.

Классификация по типу правовых отношений

Рассмотрим классификацию ЭДО с учетом статусов «автора» и «получателя» документа. С этой точки зрения электронный документооборот можно разделить на:
·          внутренний (внутрикорпоративный), затрагивающий трудовые отношения между работодателем и сотрудниками;
·          внешний (межкорпоративный), отражающий отношения с партнерами;
·          иногда из внешнего выделяют третий вид — для взаимодействия с органами государственной власти, ведомствами.

Внутренний ЭДО обеспечивает делопроизводство в периметре одной организации. Доступ к нему имеют руководители и персонал компании, обменивающиеся служебными записками, внутрикорпоративными приказами, служебными письмами и другими документами. Внедрение системы электронного документооборота внутри организации решает задачи по ускорению обмена документами, повышает эффективность контроля исполнения, позволяет оценивать производительность труда персонала. Внутренний ЭДО достаточно поверхностно регламентируется законодательством. Организации вольны устанавливать любые принципы и методы, опираясь на внутренние стандарты, правила, производственные потребности. Разработка (если позволяют технические и кадровые ресурсы), приобретение и внедрение любой СЭД контролируется компанией самостоятельно.

Внешний (B2B — business-to-business), или межкорпоративный электронный документооборот, по сравнению с внутренним более формализован. Документация, как правило, стандартизована, маршруты передачи четко определены. Эти особенности позволяют существенно автоматизировать поток документов между организациями. Стоит также отметить, что для подтверждения юридической силы и потребности в доказательной базе при обмене электронными документами необходимо применение квалифицированной подписи. В межкорпоративном ЭДО существуют свои сложности. В случае, если на предприятиях используются различные СЭД, исключается возможность контроля исполнения документов у контрагента, либо требуется провести трудоемкую и зачастую дорогостоящую интеграцию двух систем документооборота.

ЭДО взаимодействия с органами государственной власти и ведомствами (B2G — business-to-government) — наиболее формализованный и регламентированный вид документооборота. Бизнес вступает во взаимодействие с государственными органами при сдаче отчетности, тендерах, торгах, предоставлении документов в ФНС и в других случаях. Взаимодействие организации с госорганами (за редким исключением) в обязательном порядке потребует наличие квалифицированной электронной подписи.

Классификация по типу правовых отношений позволяет более четко разграничить категории электронного документооборота. Главный критерий — достаточно формальный. Документ либо «внутренний», либо «внешний». Есть недостатки и у этого разделения. Одним из самых очевидных является проблема с маршрутизацией. Только лишь по признаку «внутренний»/«внешний» СЭД не сможет выстроить верный маршрут между отделами организации. Маршрутизация для документов, ушедших контрагенту, и вовсе невозможна, если другая компания использует отличную от вашей систему электронного документооборота или они не интегрированы между собой.

Оба типа классификации ЭДО — по сфере применения и по типу правовых отношений между участниками — часто сочетаются между собой. Например, отчеты о работе с секретными документами могут потребоваться государственным органам, технологические инструкции использоваться несколькими фирмами, а бухгалтерские документы должны передаваться в ФНС.

Различные виды ЭДО обладают набором базовых, общих для всех, опций. К ним относятся: возможность сохранить документ в нескольких форматах, наличие классификаторов, система уведомлений, возможность отслеживать историю согласования документа и другие.

На что следует ориентироваться при выборе ЭДО

Выбор в пользу конкретной системы должен основываться на детальном анализе представленных на рынке вариантов. Подсказкой для компаний может стать перечень базовых вопросов, ответы на которые способствуют выработке окончательного решения.

·          Как долго СЭД представлена на рынке?
·          Соответствует ли система целям предприятия, требованиям политики в области защиты информации, стандартам отрасли, законодательству?
·          На каком уровне находится сервисное обслуживание, в каком объеме оно предоставляется?
·          Заложены ли в систему ресурсы для трансформации, дополнений? Какие связанные с этим расходы могут ждать компанию в будущем?

Наряду с изучением предлагаемых систем, команде по внедрению ЭДО следует проанализировать потребности собственной компании и определить необходимый к приобретению функционал. Важную роль играет уровень технического состояния ИТ-службы. Полезным будет выявить его сильные и слабые стороны, определить перечень и стоимость подготовительных работ.

Пример реализации ЭДО

Рассмотрим пример реализации электронного документооборота фирмой ELMA. Компания предлагает ECM ELMA365 с широким набором инструментов.

• электронный архив — позволяет сохранять, выгружать и быстро находить документы. Все данные собраны и надежно хранятся в одном месте;

• электронная канцелярия — обеспечивает регистрацию документов, автоматическое присвоение номеров (по определенным условиям), контроль за получением и хранением оригиналов договоров;

• сервис управления договорами — СЭД способна создавать исходящие договоры по заранее определенным шаблонам, позволяет контролировать сроки их согласования и исполнения, вносить правки в случае необходимости. Для входящих договоров система помогает решать задачи по рассмотрению документа с учетом отсутствия, замещения исполнителя. При отказе в согласовании фиксирует разногласия;

• инструмент работы с финансовыми документами, с помощью которого можно автоматизировать работу с счетами, снижая нагрузку на бухгалтерский отдел, свести риски потери и несвоевременной оплаты к минимуму;

• сервис служебных записок — создан для ускорения обмена официальными сообщения внутри организации;

• инструмент электронной подписи в СЭД, который позволяет построить внутренний и внешний ЭДО.

Встроенный в ECM ELMA365 искусственный интеллект LegalDoc.AI значительно повысит уровень корпоративного документооборота. Поможет настроить умную маршрутизацию на основе ранее выполненных действий сотрудников, проверит корректность составления документа и проведет его сравнение, подсветив все удаления, вставки и корректировки. Система избавляет от рутинных действий по переадресации, защищает документы от потери «в пути» между отделами и сотрудниками.

Для работы на внешнем уровне, с контрагентами, в ECM ELMA365 реализована бесшовная интеграция с Диадоком. Это возможность работать в едином интерфейсе, построить четкую и однозначную маршрутизацию, проконтролировать статус документа.

ECM ELMA365 имеет удобный интерфейс. В СЭД имеется внутрикорпоративный мессенджер, в котором возможен обмен личными сообщениями, создание групповых чатов, отправка текстовых и графических файлов. Мобильное приложение существенно расширяет возможности сотрудников. Всегда под рукой доступ к документам, процессам, мессенджеру.

Реализация кадрового электронного документооборота на примере ELMA КЭДО

В качестве примера профильной системы рассмотрим ELMA КЭДО, которая предоставляет широкий спектр возможностей для реализации полноценного электронного кадрового делопроизводства. «Ручной труд» с помощью данного программного продукта трансформируется в новый формат — «цифровизуется». Это касается всех ключевых задач, реализуемых HR-службой:

• трудоустройство работников согласно ТК РФ;
• оформление заявлений и приказов;
• перевод сотрудника в другой отдел/на другую должность;
• увольнение сотрудников по ТК РФ;
• настройка шаблонов для автоматического создания документов;
• интеграция с 1С:ЗУП;
• генерация УНЭП.

Функционал легко расширить за счет современных инструментов и легкой настройки.

Заключение

Автоматизация делопроизводства активно развивается, отвечая задачам различных сфер хозяйственно-экономической деятельности. Курс на использование таких систем поддерживается со стороны государства, и решения электронного документооборота находят все большее отражение в российском законодательстве. Со своей стороны компании-разработчики стремятся сделать свой продукт гибким, модульным, максимально адаптивным под различные задачи бизнеса.

Непосредственные качественные, временные, материальные изменения после запуска ЭДО выражаются в ускорении информационных потоков, снижении нагрузки на специалистов, повышении прозрачности документооборота, экономии времени и многих других. На фоне внедрения электронного документооборота в компании могут происходить и более глубинные трансформации — структурного, организационного характера, изменения коммуникационной и корпоративной культуры, управления. Грамотная организация с помощью системы ЭДО внешнего информационного взаимодействия укрепляет имидж предприятия в качестве надежного, добросовестного контрагента.

Описанный эффект характерен для любого вида ЭДО. При использовании цифровых решений компании разного уровня, разных сфер деятельности отмечают комплексное улучшение бизнес-процессов. Залог успеха в этом вопросе — выбор подходящего программного продукта. Надеемся, что данная статья поможет разобраться в столь обширной теме цифровизации документооборота, определиться с критериями подбора системы, отвечающей требованиям вашей компании.