Что такое электронный документооборот и как начать его использовать в организации

ЭДО — это современный способ организации документооборота, при котором юридически значимые документы создаются, согласуются, подписываются и хранятся в цифровом виде. В статье подробно разобрано, что такое электронный документооборот, какие цели и задачи он решает, каковы его функции, преимущества и нормативная база. Мы также рассмотрим виды ЭДО, правила и принципы работы системы, этапы внедрения и пример реализации на платформе ELMA365.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена документами в цифровом формате с юридической силой. Он заменяет бумажный документооборот на управляемый цифровой процесс с отслеживанием этапов: создание, согласование, подписание и хранение документов — всё автоматически фиксируется.

Электронный документ

Согласно ФЗ-149 и ГОСТ Р 7.0.8-2013, электронный документ — это информация, представленная в форме, пригодной для хранения, обработки и передачи. Пример: PDF-договор с электронной подписью, равнозначный бумажному.

Пример электронного документа: карточка счета в интерфейсе ELMA365

Электронная подпись (ЭЦП)

Юридическую значимость документу придаёт электронная подпись (ЭЦП). Квалифицированная или усиленная подпись подтверждает авторство, целостность и дату создания документа.

ЭДО и ECM — в чём разница

ЭДО — это юридически значимый документооборот. ECM (Enterprise Content Management) — более широкое понятие, охватывающее весь корпоративный контент: документы, изображения, видео и другие типы данных. ЭДО можно считать ключевым элементом ECM-систем.

Электронный документооборот упрощает бизнес-процессы, сокращает сроки и исключает потери. Он делает взаимодействие с контрагентами и государством прозрачным и безопасным.

Цели и задачи электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) внедряется ради конкретных целей: ускорения работы, снижения затрат и повышения контроля. Он не просто заменяет бумажный процесс, а превращает документооборот в прозрачную и управляемую систему.

Основные цели ЭДО

• Сократить время обработки документов. Электронные документы проходят путь от создания до архива за минуты.
• Снизить затраты. Уходят расходы на бумагу, печать, доставку и физические архивы.
• Повысить прозрачность процессов. Все действия фиксируются и доступны для отслеживания.
• Укрепить юридическую значимость. Использование ЭЦП и контрольных маршрутов повышают правовую защищённость.
• Упростить работу с партнёрами. Документы подписываются и передаются без ожидания и логистики.

Какие задачи помогает решить ЭДО

• Автоматизация операций. Регистрация, пересылка, контроль — всё работает по заданным сценариям.
• Контроль исполнения. Напоминания, дедлайны, визуальный статус документа.
• Интеграция с учётными системами. Обмен данными с 1С, CRM и ERP.
• Хранение по нормативам. Сроки, уровни доступа, электронные архивы.
• Снижение ошибок. Шаблоны, автозаполнение, валидация реквизитов.

Цели и соответствующие задачи ЭДО

Цель	Соответствующая задача
Снижение затрат	Отказ от бумаги, автоматизация обработки
Ускорение процессов	Шаблоны, автосогласование, сокращение этапов
Прозрачность	Логирование, отчёты, статусные поля
Юридическая безопасность	ЭЦП, контроль доступа, регламенты хранения
Соответствие закону	Поддержка ГОСТ, ФЗ-63, отраслевых форматов

ЭДО — это про контроль, скорость и прозрачность. Компании, которые внедряют его правильно, строят устойчивую цифровую инфраструктуру, а не просто избавляются от бумаги.

Функции электронного документооборота

Функции электронного документооборота охватывают полный жизненный цикл работы с документами — от создания и согласования до хранения и контроля исполнения. Система позволяет настроить работу с любым видом документа и встроить её в корпоративные процессы.

Основные функции ЭДО

• Создание документов. Генерация документов вручную или автоматически по шаблонам, с автозаполнением реквизитов и присвоением регистрационных номеров.
• Маршрутизация и согласование. Настройка цепочек согласования: линейных, параллельных, с подменами и условиями. Каждый этап фиксируется, пользователи получают уведомления.
• Электронная подпись (ЭЦП). Применение квалифицированной подписи для придания документу юридической силы — как при внутреннем, так и внешнем документообороте.
• Хранение и поиск. Организация защищённого электронного архива с быстрым полнотекстовым поиском, метками, фильтрами и правами доступа.
• Контроль исполнения. Автоматические напоминания, дедлайны, эскалации и визуальный мониторинг статусов. Исключение "зависших" документов.
• Интеграция с системами. Обмен данными с 1С, ERP, CRM, бухгалтерией и другими бизнес-приложениями. Сквозной документооборот в разных системах.
• Отчётность и аналитика. Готовые отчёты по срокам обработки, статусам, загруженности исполнителей. Возможность контроля узких мест.

Как выглядит схема электронного документооборота

Упрощённо, любой вид ЭДО проходит следующие этапы:

1. Создание документа (по шаблону или вручную).
2. Согласование (по маршрутам, с учетом ролей и регламентов).
3. Подписание ЭЦП (если документ юридически значимый).
4. Хранение и архивирование (в системе или в облаке).
5. Передача внешним получателям (по интеграции или через оператора ЭДО).

Хорошая система позволяет видеть статус каждого документа, вести переписку по нему, возвращать на доработку и обеспечивать юридическую значимость без бумажной версии.

Возможности электронного документооборота позволяют не просто отказаться от бумаги, а выстроить масштабируемую, юридически значимую, прозрачную систему взаимодействия — как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот — это не просто замена бумаги на PDF, а стратегический инструмент, который помогает компаниям повышать эффективность, снижать затраты и усиливать контроль над процессами.

1. Повышение скорости обработки документов

Внедрение ЭДО позволяет ускорить работу с документами на всех этапах: от создания до подписания и хранения. То, что раньше занимало дни, теперь решается за часы или минуты. Уведомления, шаблоны и автоматическая маршрутизация сокращают сроки исполнения и повышают управляемость процессов.

Создание договора в ELMA365. Форма гарантирует, что будут заполнены все обязательные атрибуты документа

2. Снижение затрат на бумажное делопроизводство

Основные преимущества электронного документооборота заключаются в отказе от затрат на бумагу, печать, архивы и доставку. Также сокращаются издержки на исправление ошибок, потерянные документы и дублирующие операции. Экономия особенно заметна при больших объёмах документооборота.

3. Безопасность и юридическая значимость документов

Документы в ЭДО защищены с помощью электронной подписи, разграничения прав и логирования действий. Это обеспечивает юридическую силу электронных документов и позволяет использовать их в любых правовых ситуациях — в том числе в суде. Для этого внедряется система юридически значимого документооборота.

4. Прозрачность и контроль

Система фиксирует все действия с документами: кто создал, кто согласовал, на каком этапе находится документ сейчас. Это даёт возможность быстро выявлять узкие места, контролировать выполнение задач и исключать потери по пути.

5. Автоматизация и интеграция

Электронный документооборот можно интегрировать с 1С, CRM, ERP, HRM и другими системами. Это даёт возможность автоматизировать рутинные процессы — от генерации договоров до регистрации счетов и передачи документов контрагентам.

Готовые модули с электронной подписью в ELMA365

6. Гибкость и цифровая устойчивость бизнеса

Возможности электронного документооборота особенно важны в условиях удалённой работы и высокой скорости изменений. ЭДО помогает бизнесу сохранять ритм, управляемость и прозрачность даже при росте объёмов или смене условий.

Что даёт электронный документооборот

Электронный документооборот предоставляет бизнесу широкий спектр преимуществ, формируя устойчивую цифровую инфраструктуру и повышая управляемость процессов.

Возможность ЭДО	Что даёт бизнесу
Ускорение документооборота	Быстрые согласования, меньше ручной рутины
Экономия	Снижение расходов на бумагу, доставку, архивы
Юридическая защита	ЭЦП, правовая значимость, история действий
Прозрачность и контроль	Отчётность, отслеживание статусов, аналитика
Интеграция и автоматизация	Единая цифровая среда, меньше ошибок
Гибкость и устойчивость	Работа из офиса и удалённо, рост без перегрузок

Нормативная база электронного документооборота

Чтобы реализовать ЭДО в компании корректно, важно учитывать нормативные требования. Несмотря на отсутствие одного универсального закона об ЭДО, правовая база обширна: она охватывает гражданские, налоговые, информационные и бухгалтерские аспекты. Ниже представлены ключевые документы, регулирующие электронный документооборот в России.

Основные федеральные законы

• ФЗ №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Даёт определение электронного документа, регулирует вопросы безопасности, защиты и передачи данных.
• ФЗ №63 «Об электронной подписи». Устанавливает виды электронной подписи, принципы её применения и юридическую значимость. Документ, подписанный квалифицированной ЭП, признаётся равнозначным бумажному с «живой» подписью.
• ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Статья 9 закрепляет возможность оформления первичных документов в электронном виде.

Кодексы РФ

• Гражданский кодекс (ст. 160, 434). Признаёт легитимность электронных документов как доказательства заключения сделки.
• Налоговый кодекс (ст. 93, 169). Регламентирует представление бухгалтерской отчётности и электронных счетов-фактур.

ГОСТы и стандарты

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Определяет понятия документооборота, регламентирует автоматизированные системы и форматы документации.

Особенности правового регулирования

• Нормативная база разрозненная: для внедрения ЭДО в компании требуется анализ и соблюдение сразу нескольких законов и подзаконных актов.
• Регламент может отличаться по отраслям: для финансовых, медицинских, кадровых, госсектора и других сфер действуют свои специфические нормы.
• Постоянно появляются новые требования и поправки, особенно в части взаимодействия с государственными органами (ФНС, Росархив, Минцифры и др.).

Юридическая значимость ЭДО

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) требует:

• использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП);
• фиксирования всех этапов: регистрация, подписание, хранение, отправка;
• соблюдения требований к информационной безопасности (вплоть до лицензий ФСТЭК и ФСБ — для отдельных видов документов).

Вывод

Работа с электронными документами требует не только внедрения СЭД, но и глубокого понимания нормативной базы. Ошибки в правовом оформлении могут привести к потере юридической силы документов и возникновению споров.

Правила, принципы и участники электронного документооборота

Электронный документооборот внутри компании — это не просто цифровизация документов, а выстроенная система с чёткими ролями, маршрутами и нормами. Чтобы она работала эффективно, необходимо учитывать её организационные и правовые особенности.

Принципы электронного документооборота

Основные принципы ЭДО:

• Юридическая значимость. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (ЭЦП), имеют такую же силу, как бумажные.
• Целостность и контроль изменений. После подписания данные становятся неизменяемыми. Все корректировки отражаются как новая версия.
• Прозрачность процессов. История согласования, действия пользователей и сроки фиксируются в системе.
• Защищённый доступ. Доступ к документам регулируется ролями и правами пользователей, обеспечивая конфиденциальность.
• Интеграция в бизнес-процессы. Электронный документооборот включается в сквозные процессы: кадровые, бухгалтерские, договорные, управленческие.

Участники электронного документооборота

Система ЭДО включает несколько ролей, каждая из которых влияет на жизненный цикл документа:

Участник	Роль в ЭДО
Инициатор	Запускает процесс: создаёт, заполняет и отправляет документ
Согласующие лица	Проверяют, комментируют, утверждают или возвращают на доработку
Подписант	Подписывает финальную версию с помощью ЭЦП
Архивариус / регистратор	Отвечает за регистрацию и систематизацию документа
Руководитель	Контролирует исполнение и соблюдение сроков
IT-служба	Поддерживает настройки маршрутов, шаблонов и интеграций

Число участников и уровень их вовлечённости зависят от типа документа и бизнес-процесса. Внутренний электронный документооборот гибко адаптируется под структуру компании.

Правила организации электронного документооборота

Электронный документооборот в организации строится на внутренних регламентах, которые определяют:

• права и доступы участников;
• этапы согласования и сроки обработки;
• порядок отказов и возвратов;
• условия хранения, удаления и архивирования.

Современные СЭД позволяют эти правила зафиксировать как часть настроек маршрута, что минимизирует человеческий фактор.

Работа с электронным документооборотом невозможна без чёткого понимания принципов и ролей. Это основа для последующего внедрения и настройки системы.

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот охватывает не только разные форматы документов, но и разные уровни взаимодействия — от внутренних заявок до связи с государственными органами. Чтобы выстроить эффективную систему ЭДО, важно понимать, какие бывают его виды, как они классифицируются и чем отличаются.

Виды ЭДО по типам документов и сфере применения

Каждое подразделение компании работает с определённым набором документов. Это позволяет классифицировать электронный документооборот по сфере применения:

• Кадровый ЭДО — приказы о приёме и увольнении, переводы, отпуска, электронные трудовые книжки. Важно соблюдение трудового законодательства и защита персональных данных.
• Бухгалтерский — счета, акты, счета-фактуры, накладные. Высокая формализованность позволяет автоматизировать создание и обработку первичных документов.
• Организационный — уставы, положения, регламенты, распоряжения. Чёткий контроль версий и согласований критичен.
• Производственный — наряды, допуски, отчёты. Связан с охраной труда и соблюдением инструкций.
• Архивный — классификаторы, каталоги, перечни документов. Требует системного хранения и быстрой выборки.
• Складской — товарные накладные, УПД, акты. Позволяет отслеживать перемещения товаров без бумажной волокиты.
• Секретный — документы, содержащие гостайну или служебную информацию. Требуют усиленных мер защиты и лицензий ФСБ/ФСТЭК.
• Технологический — справочники, инструкции, базы знаний. Обеспечивает быстрый доступ к актуальной технической информации.

Такая классификация помогает понять, какие типы документов подлежат цифровизации в первую очередь. Однако на практике границы между сферами часто размыты — например, бухгалтерские документы могут участвовать и в кадровом, и в организационном ЭДО.

Классификация ЭДО по сферам применения

Виды ЭДО по типу правовых отношений

Эта классификация отражает, кто является участниками документооборота:

• Внутренний ЭДО — обмен документами внутри одной организации (служебные записки, приказы, распоряжения). Основной фокус — скорость, контроль исполнения и прозрачность.
• Внешний ЭДО (B2B) — документооборот с контрагентами: договоры, акты, счета. Требует юридической силы, ЭЦП и часто интеграции между системами.
• ЭДО с государством (B2G) — взаимодействие с ФНС, ПФР, Росстатом и другими госорганами. Используется для подачи отчётности, участия в тендерах и других процедур. Наиболее строго регулируется.

Почему важно учитывать обе классификации

Документ может одновременно относиться к нескольким типам. Например:

• Бухгалтерские документы передаются в ФНС — это одновременно бухгалтерский и B2G-ЭДО.
• Наряд-заказ участвует в производственном процессе, но подписывается контрагентом — это и производственный, и внешний ЭДО.

Поэтому при построении системы ЭДО важно рассматривать как внутренние процессы, так и внешние связи, чтобы выстроить универсальную и масштабируемую схему электронного документооборота.

Как начать использовать электронный документооборот

Внедрение ЭДО — это стратегический шаг, который затрагивает не только IT, но и бизнес-процессы компании. Чтобы результат был прогнозируемым, а проект не превратился в долгострой, важно правильно стартовать.

1. Сформулируйте цели и задачи внедрения

Перед запуском проекта зафиксируйте, что именно вы хотите получить от системы:

• ускорение согласования документов;
• снижение бумажной нагрузки;
• соблюдение законодательства и юридическая значимость документов;
• повышение прозрачности документооборота;
• снижение операционных издержек.

Это не просто абстрактные цели — на их основе вы сможете выбрать нужный функционал и оценить результат после внедрения.

2. Проведите аудит текущего документооборота

Чтобы понять, что именно нужно менять, проведите анализ:

• какие типы документов используются;
• кто участвует в создании, согласовании, подписании;
• сколько времени уходит на каждый этап;
• где происходят потери, дубли, ошибки.

Аудит покажет, какие процессы нуждаются в автоматизации в первую очередь.

3. Назначьте рабочую группу

В команде по внедрению должны быть:

• представители ключевых подразделений (бухгалтерия, HR, юристы, канцелярия);
• IT-специалист;
• руководитель проекта, который координирует участников и контролирует сроки.

Без вовлечённости пользователей внедрение может забуксовать.

4. Выберите подходящую СЭД

Ориентируйтесь на цели и итоги аудита. При выборе учитывайте:

• совместимость с 1С, ERP, CRM;
• наличие маршрутов согласования и ЭЦП;
• удобство интерфейса и мобильного доступа;
• соответствие требованиям законодательства;
• возможности по доработке и интеграции.

Не гонитесь за «максималками» — выбирайте систему, подходящую под ваш объём документооборота и процессы.

5. Подготовьте регламенты и шаблоны

Чёткие регламенты работы с документами — обязательный этап. В них должно быть зафиксировано:

• кто создаёт документ;
• кто согласует и подписывает;
• сроки и маршруты обработки;
• правила хранения и архивирования.

Создание шаблонов (заявлений, договоров, приказов) сократит рутину и повысит точность.

6. Обучите сотрудников

Даже удобная СЭД требует адаптации. Обучите сотрудников, дайте инструкции и видеоролики. Назначьте «чемпионов» в подразделениях — они будут первыми пользователями и помогут коллегам.

7. Запустите пилот

Перед масштабным запуском стоит протестировать систему:

• выберите 1–2 типа документов;
• ограничьте круг участников;
• настройте маршруты, подписи, хранение;
• соберите обратную связь и внесите правки.

Пилотный запуск минимизирует риски при масштабировании.

Вывод: внедрение ЭДО — это поэтапное движение. Успешный старт начинается с понимания, зачем, где и что вы хотите изменить. Следующий шаг — выбор системы, которая это обеспечит.

Пример реализации ЭДО

Рассмотрим пример реализации электронного документооборота фирмой ELMA. Компания предлагает ECM ELMA365 с широким набором инструментов.

• Электронный архив — позволяет сохранять, выгружать и быстро находить документы. Все данные собраны и надёжно хранятся в одном месте.
• Электронная канцелярия — обеспечивает регистрацию документов, автоматическое присвоение номеров по определённым условиям, контроль за получением и хранением оригиналов договоров.
• Сервис управления договорами — создаёт исходящие договоры по заранее определённым шаблонам, контролирует сроки их согласования и исполнения, позволяет вносить правки при необходимости. Для входящих договоров система помогает рассматривать документы с учётом отсутствия или замещения исполнителя. При отказе в согласовании фиксирует разногласия.
• Инструмент работы с финансовыми документами — автоматизирует работу со счетами, снижая нагрузку на бухгалтерию, минимизирует риски потери и несвоевременной оплаты.
• Сервис служебных записок — создан для ускорения обмена официальными сообщениями внутри организации.
• Инструмент электронной подписи — позволяет построить внутренний и внешний ЭДО.

Встроенный в ECM ELMA365 искусственный интеллект LegalDoc.AI значительно повышает уровень корпоративного документооборота. Он помогает настроить умную маршрутизацию на основе ранее выполненных действий сотрудников, проверяет корректность составления документа и проводит сравнение версий, подсвечивая все изменения. Система избавляет от рутинных действий по переадресации, защищает документы от потери «в пути» между отделами и сотрудниками.

Для работы с внешними контрагентами в ECM ELMA365 реализована бесшовная интеграция с Диадоком. Это даёт возможность работать в едином интерфейсе, выстраивать чёткую маршрутизацию и контролировать статус документа.

ECM ELMA365 имеет удобный интерфейс. В СЭД встроен внутрикорпоративный мессенджер, где возможен обмен личными сообщениями, создание групповых чатов, отправка текстовых и графических файлов. Мобильное приложение существенно расширяет возможности сотрудников: всегда под рукой доступ к документам, процессам и мессенджеру.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое ЭДО простыми словами?

Это цифровой обмен юридически значимыми документами вместо бумажных.

В чём разница между ЭДО и ECM?

ЭДО — про документы с юридической силой, ECM — шире, охватывает весь цифровой контент.

Какие задачи решает ЭДО?

Ускоряет работу, снижает расходы, повышает контроль и юридическую защиту.

Какие документы переводятся в ЭДО?

Кадровые, бухгалтерские, управленческие, складские, внешние, отчётность.

В чём преимущества ЭДО?

Скорость, экономия, прозрачность, юридическая сила, интеграция, удалённый доступ.

Какая подпись используется?

Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) — равнозначна «живой» подписи.

Как перейти на ЭДО?

Определите цели, проведите аудит, выберите систему, настройте процессы, обучите сотрудников.

Какие законы регулируют ЭДО?

ФЗ-149, ФЗ-63, ФЗ-402, Гражданский и Налоговый кодексы, ГОСТ Р 7.0.8-2013.

ЭДО обязательно?

Не всегда, но во многих сферах становится требованием — например, в госсекторе.