17 мгновений ЭДО: Электронный архив, МЧД и новые фичи платформы
ELMA365 ECM — это больше, чем переход на полностью безбумажный документооборот. С каждым новым обновлением мы расширяем пространство возможностей цифровой платформы управления движением информации в компании.
Новые функциональные возможности
Этой весной команда ELMA365 ECM выпустила три крупных бизнес-решения для организации легитимного архивного хранения и работы с машиночитаемыми доверенностями. Более того, мы добавили несколько минорных, но приятных, фич, благодаря которым работа с документами становится быстрее и удобнее.
Машиночитаемые доверенности
До окончания переходного периода осталось несколько месяцев и внедрение машиночитаемых доверенностей - одна из самых острых тем как для бизнеса, так и для разработчиков решений.
Мы, как вендор, приняли решение не усложнять процесс развертыванием дополнительных сервисов или сложных интеграций и создали решение для работы с МЧД, полностью интегрированное в ECM-систему.
Создание и управление МЧД
Готовая форма для добавления доверенности имеет удобные и понятные поля для заполнения, часть информации может быть автоматически подтянута из внутренних корпоративных справочников. При этом на уровне бизнес-процесса в системе происходит формирование XML-файла по установленному формату МЧД. Просмотр созданной МЧД возможен в виде привычной для человека карточки документа.
Перевыпуск и проверка
Интеграция через API позволяет создавать доверенность, используя автозаполнение. Если же необходимо выпускать МЧД вручную, то данные, которые уже есть в системе (например, ФИО, ИНН, СНИЛС, должность), также будут подтягиваться автоматически. Встроенный таймер поможет отследить срок окончания действия МЧД и запустить процесс перевыпуска доверенности.
Интеграция с операторами ЭДО и распределенным реестром ФНС
По текущему законодательству корпоративные информационные системы не будут иметь прямого доступа к публичному API для работы с распределенным реестром ФНС.
Для автоматизированной работы ELMA365 поддерживает интеграцию с Операторами ЭДО и для передачи информации в реестр взаимодействует с их узлами связи через API.
Улучшенная электронная подпись
Во избежание вопросов подтверждения валидности подписи мы используем технологию улучшения, то есть подпись в формате CAdES-A. Это позволяет в момент выпуска доверенности сразу получить подпись с архивной меткой времени и избежать спорных юридических ситуаций в долгосрочной перспективе.
Финансовый архив
Единая база знаний бухгалтерских и финансовых документов на основе агрегированной информации из ERP-систем и бумажных носителей. Оперативное предоставление доступа ФНС к скан-копиям первичных документов.
Для удобства использования, мы создали общее хранилище, готовые формы документов, бизнес-процессы и преднастроенную логику и возможность донастройки атрибутов в случае, если необходима кастомизация.
Бизнес-процессы
Преднастроенные процессы позволяют оперативно передавать данные на витрину налогового мониторинга. Формируются реестры, производится настройка публикаций и настройка подписания.
Интеграции
Готовые интеграции с OCR, ERP, операторами ЭДО и сервисами криптографии упрощают и ускоряют процесс внедрения, и значимо сокращают затраты на последующую поддержку решения.
Долговременный архив
Соответствие методологии и нормативным требованиям. Проведение всех необходимых процедур в соответствии с правилами российского архивного делопроизводства. Целостность и юридическая значимость документов на протяжении всего срока хранения.
Решение отвечает нормативным требованиям и современной методологии, что позволяет начать учет архивных документов, не вникая в законодательные акты.
Агент для регистрации документов
Работа с подучетными документами на базе Контрактов - кастомизируемые настройки доступа, источников и полей. Легкое создание источника напрямую из Контракта с возможностью прикрепления файлов-вложений типа «Документ».
Автоматизация создания и движения
Учетные документы формируются автоматически в системе и проходят этапы согласования и утверждения по преднастроенным бизнес-процессам. Формы и шаблоны соответствуют правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ.
Управление по типам источников
Регистрация входящих и исходящих писем и документов с использованием функционала Канцелярии.
При создании новой карточки письма происходит автоматическая синхронизация с элементами Делопроизводства – для каждого документа формируется Дело.
Улучшенная электронная подпись
Подтверждение валидности подписи в долгосрочной перспективе обеспечивается за счет использования подписи в формате CAdES-A со встроенной архивной меткой времени.
Docflow, номенклатура, канцелярия
Пользовательские статусы согласования и отказа
Часто при согласовании все идет по плану, но в документ нужно внести некоторые изменения. После создания кастомизируемых кнопок в Листах согласования можно легко отследить статус, актуальный на текущий момент – решение согласующего окончательно или необходимо внести те или иные правки.
Регистрация документов
Иногда процессы опережают документы - дела уже запустились, а бумаги все еще в пути. Чтобы логика и последовательность учета не зависели от внешних факторов, мы добавили возможность вручную задать дату регистрации документа и резервирование регистрационного номера. Подробнее
Расширенная генерация по шаблону
Благодаря новому методу, внедренному в TS SDK, генерировать по шаблону можно не только документы в формате .docx или .xlsx, но и любые другие документы и тексты, необходимые в работе. С помощью метода можно также генерировать различную разметку, коды, xml, json и многие другие.
Согласование и ознакомление при замещении
Замещение позволяет организовать рабочий процесс так, чтобы работа не простаивала, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте. Теперь замещающий, при наличии прав, может проводить согласование и ознакомление с документами. Все необходимые данные подтянутся в листы согласования и ознакомления автоматически.
Электронная подпись
Упрощение шагов подписи
Форма подписания самостоятельно ориентируется на преднастроенные параметры провайдера ЭП. В зависимости от настройки, можно использовать автоматическое заполнение или заполнение по умолчанию, а также произвести выбор вручную.
После первого подписания система запомнит данные о сертификате и пароле доступа к закрытому ключу. При дальнейшей работе эта информация подтянется автоматически.
Комментарии причин Отказа
Достаточно часто на выяснение причин, почему тот или иной документ не может быть подписан, приходится потратить массу ресурсов своего и чужого времени. Теперь при отказе в подписании пользователь может сразу указать причину в виде комментария.
Автор задачи получит уведомление с комментарием в ленте.
Изменение имени файла подписи
Больше не нужно переименовывать файл подписи вручную. Подписывайте документы любой доступной вам подписью, а затем в разделе "Архив подписей", кликнув на ссылку «Подпись», скачайте файл с расширением .sig и названием подписываемого документа. Например, если пользователь подписывает документ «Приказ на прием.pdf», то информация о его подписании хранится в файле «Приказ на прием.sig».
Это дает возможность сопоставлять файлы подписей при работе с архивом или в момент отправки пакетов документов.
Новая форма подписания
Обновили форму подписания, добавив возможность выбора, что именно требуется подписать: файл или атрибуты файла.