Весенний релиз 2023

17 мгновений ЭДО: Электронный архив, МЧД и новые фичи платформы

ELMA365 ECM — это больше, чем переход на полностью безбумажный документооборот. С каждым новым обновлением мы расширяем пространство возможностей цифровой платформы управления движением информации в компании.

main-image

Новые функциональные возможности

Этой весной команда ELMA365 ECM выпустила три крупных бизнес-решения для организации легитимного архивного хранения и работы с машиночитаемыми доверенностями. Более того, мы добавили несколько минорных, но приятных, фич, благодаря которым работа с документами становится быстрее и удобнее.

Машиночитаемые доверенности

  • До окончания переходного периода осталось несколько месяцев и внедрение машиночитаемых доверенностей - одна из самых острых тем последних месяцев.

  • Мы, как вендор, приняли решение не усложнять процесс развертыванием дополнительных сервисов или сложных интеграций и создали решение для работы с МЧД, полностью интегрированное в ECM-систему.

main-image
  • Создание и управление МЧД

    Готовая форма для добавления доверенности имеет удобные и понятные поля для заполнения, часть информации может быть автоматически подтянута из внутренних корпоративных справочников. При этом на уровне бизнес-процесса в системе происходит формирование XML-файла по установленному формату МЧД. Просмотр созданной МЧД возможен в виде привычной для человека карточки документа.

  • Интеграция с операторами ЭДО и распределенным реестром ФНС

    По текущему законодательству корпоративные информационные системы не будут иметь прямого доступа к публичному API для работы с распределенным реестром ФНС.
    Для автоматизированной работы ELMA365 поддерживает интеграцию с Операторами ЭДО и для передачи информации в реестр взаимодействует с их узлами связи через API.

  • Перевыпуск и проверка

    Интеграция через API позволяет создавать доверенность, используя автозаполнение. Если же необходимо выпускать МЧД вручную, то данные, которые уже есть в системе (например, ФИО, ИНН, СНИЛС, должность), также будут подтягиваться автоматически. Встроенный таймер поможет отследить срок окончания действия МЧД и запустить процесс перевыпуска доверенности.

  • Улучшенная электронная подпись

    Во избежание вопросов подтверждения валидности подписи мы используем технологию улучшения, то есть подпись в формате CAdES-A. Это позволяет в момент выпуска доверенности сразу получить подпись с архивной меткой времени и избежать спорных юридических ситуаций в долгосрочной перспективе.

Финансовый архив

  • Единая база знаний бухгалтерских и финансовых документов на основе агрегированной информации из ERP-систем и бумажных носителей. Оперативное предоставление доступа ФНС к скан-копиям первичных документов.

  • Для удобства использования, мы создали общее хранилище, готовые формы документов, бизнес-процессы и преднастроенную логику и возможность донастройки атрибутов в случае, если необходима кастомизация.

main-image
  • Бизнес-процессы

    Преднастроенные процессы позволяют оперативно передавать данные на витрину налогового мониторинга. Формируются реестры, производится настройка публикаций и настройка подписания.

  • Интеграции

    Готовые интеграции с OCR, ERP, операторами ЭДО и сервисами криптографии упрощают и ускоряют процесс внедрения, и значимо сокращают затраты на последующую поддержку решения.

Долговременный архив

  • Соответствие методологии и нормативным требованиям. Проведение всех необходимых процедур в соответствии с правилами российского архивного делопроизводства. Целостность и юридическая значимость документов на протяжении всего срока хранения.

  • Решение отвечает нормативным требованиям и современной методологии, что позволяет начать учет архивных документов, не вникая в законодательные акты.

main-image
  • Агент для регистрации документов

    Работа с подучетными документами на базе Контрактов - кастомизируемые настройки доступа, источников и полей. Легкое создание источника напрямую из Контракта с возможностью прикрепления файлов-вложений типа «Документ».

  • Управление по типам источников

    Регистрация входящих и исходящих писем и документов с использованием функционала Канцелярии.
    При создании новой карточки письма происходит автоматическая синхронизация с элементами Делопроизводства – для каждого документа формируется Дело.

  • Автоматизация создания и движения

    Учетные документы формируются автоматически в системе и проходят этапы согласования и утверждения по преднастроенным бизнес-процессам. Формы и шаблоны соответствуют правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ.

  • Улучшенная электронная подпись

    Подтверждение валидности подписи в долгосрочной перспективе обеспечивается за счет использования подписи в формате CAdES-A со встроенной архивной меткой времени.

Docflow, номенклатура, канцелярия

main-image
  • Пользовательские статусы согласования и отказа

    Часто при согласовании все идет по плану, но в документ нужно внести некоторые изменения. После создания кастомизируемых кнопок в Листах согласования можно легко отследить статус, актуальный на текущий момент – решение согласующего окончательно или необходимо внести те или иные правки.

  • Расширенная генерация по шаблону

    Благодаря новому методу, внедренному в TS SDK, генерировать по шаблону можно не только документы в формате .docx или .xlsx, но и любые другие документы и тексты, необходимые в работе. С помощью метода можно также генерировать различную разметку, коды, xml, json и многие другие.

  • Регистрация документов

    Иногда процессы опережают документы - дела уже запустились, а бумаги все еще в пути. Чтобы логика и последовательность учета не зависели от внешних факторов, мы добавили возможность вручную задать дату регистрации документа и резервирование регистрационного номера. Подробнее

  • Согласование и ознакомление при замещении

    Замещение позволяет организовать рабочий процесс так, чтобы работа не простаивала, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте. Теперь замещающий, при наличии прав, может проводить согласование и ознакомление с документами. Все необходимые данные подтянутся в листы согласования и ознакомления автоматически.

Электронная подпись

main-image
  • Упрощение шагов подписи

    Форма подписания самостоятельно ориентируется на преднастроенные параметры провайдера ЭП. В зависимости от настройки, можно использовать автоматическое заполнение или заполнение по умолчанию, а также произвести выбор вручную.
    После первого подписания система запомнит данные о сертификате и пароле доступа к закрытому ключу. При дальнейшей работе эта информация подтянется автоматически.

  • Изменение имени файла подписи

    Больше не нужно переименовывать файл подписи вручную. Подписывайте документы любой доступной вам подписью, а затем в разделе "Архив подписей", кликнув на ссылку «Подпись», скачайте файл с расширением .sig и названием подписываемого документа. Например, если пользователь подписывает документ «Приказ на прием.pdf», то информация о его подписании хранится в файле «Приказ на прием.sig».
    Это дает возможность сопоставлять файлы подписей при работе с архивом или в момент отправки пакетов документов.

  • Комментарии причин Отказа

    Достаточно часто на выяснение причин, почему тот или иной документ не может быть подписан, приходится потратить массу ресурсов своего и чужого времени. Теперь при отказе в подписании пользователь может сразу указать причину в виде комментария.
    Автор задачи получит уведомление с комментарием в ленте.

  • Новая форма подписания

    Обновили форму подписания, добавив возможность выбора, что именно требуется подписать: файл или атрибуты файла.

Попробуйте ELMA365 ECM бесплатно