Как хранить электронные документы, чтобы избежать неприятностей с законом?

Хранение документов: что важно знать

Все документы, имеющиеся в компании, систематизируются в дела внутри подразделений согласно утвержденной номенклатуре дел с указанием срока и способа хранения и другими примечаниями. Ежегодно в компаниях проводится экспертиза ценности документов, по итогам которой решается, какие из них необходимо передать в архив, а какие – уничтожить. Одним из критериев для отбора является срок хранения:

• временный (до 10 лет);
• временный (свыше 10 лет);
• постоянный.

В большинстве случаев документы со сроком хранения до 10 лет не подлежат передаче в архив и находятся на оперативном хранении. Они размещаются в подразделениях и после истечения установленного срока уничтожаются в соответствии с утвержденными правилами. Однако по усмотрению компании документы со сроком хранения до 10 лет могут передаваться в архив.

Документы с постоянным сроком хранения и превышающим 10 лет должны быть переданы в архив на долговременное хранение. Таким образом, долговременный архив представляет собой набор дел (документов) со сроком хранения свыше 10 лет.

Хранение электронных документов: законодательные нормы

На первый взгляд может показаться, что порядок хранения документов определен и проблем в этой сфере возникнуть не должно. На практике все не совсем так, особенно когда речь идет об электронных документах.

До недавнего времени в нормативных актах, касающихся архивного дела, не был определен порядок комплектования, хранения и учета электронных архивных документов. Электронные документы в деятельности компании уже формировались, а единого регламента, говорящего, как правильно их передавать в архив, не было.

На сегодняшний день есть ряд федеральных законов и нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность Архивного фонда РФ, государственных и коммерческих организаций в части хранения и учета архивных документов.

В текущих условиях перехода компаний на электронный документооборот особенно актуальными остаются:

• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69;
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «‎Об электронной подписи»;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77.

Благодаря обновленным Правилам, в которых появился целый раздел об организации комплектования, хранения и учета электронных документов, компании теперь имеют представление не только о том, как правильно формировать электронные дела, но и как передавать их на архивное хранение, вести учет и уничтожать.

Как организовать долговременное хранение электронных документов

Обеспечить документам сохранение юридической значимости на протяжении всего времени нахождения в архиве можно только в том случае, если они будут храниться в соответствии со всеми законодательными нормами и требованиями.

Правила долговременного хранения электронных документов:

1. Документы одного дела должны храниться в виде электронного контейнера с определенным набором данных.

2. Долговременное хранение ЭД должно обеспечивать сохранность и доступность документов, а также их юридическую значимость на протяжении всего срока хранения. Поэтому существует ряд требований к самим документам и формируемым контейнерам:

• документы должны быть строго в формате PDF/A, который обеспечивает долговременную читаемость документов;
• контейнер должен содержать метаданные, описывающие контекст и условия создания документа, что позволяет подтвердить его подлинность и целостность;
• доступ пользователей к документам необходимо контролировать с помощью аутентификации и авторизации;
• хранение контейнеров должно обеспечиваться на разных серверах с созданием резервных копий;
• воспроизводимость ЭД необходимо периодически проверять.

Законодательно также определен ряд требований к системе хранения электронных документов. Им посвящен целый раздел в типовых функциональных требованиях. Перечислим некоторые из самых важных:

• оперативный доступ к документам, их просмотр;
• отбор документов с истекшим сроком хранения и формирование актов об уничтожении;
• автоматические проверки наличия ЭД и их технического состояния, формирование актов по итогам проверок.

Уничтожение бумажных документов: основные правила и исключения

Важно определить, что не каждый файл в компьютере – оригинал электронного документа. Довольно часто возникает вопрос о том, можно ли уничтожить бумажный документ, если он был оцифрован. Ответ – нет. Сканированная версия бумажного документа – всего лишь его электронная копия, и в случае судебных разбирательств могут возникнуть сложности с доказательствами юридической значимости.

В настоящий момент на рассмотрении находится законопроект о внесении изменений в Федеральный закон «‎Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в части использования и хранения электронных документов. В случае принятия закона, организации смогут создавать электронные дубликаты документов, чтобы уничтожать их бумажные версии по прошествии определенного времени.

Создать электронный дубликат и считать его равнозначным бумажной версии документа можно в том случае, если он будет отвечать следующим требованиям:

• сформирован обладателем исходного бумажного документа или уполномоченным им лицом;
• сохраняет в неизменном виде содержание бумажного документа и его форму (в большинстве случаев);
• подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью;
• содержит метку доверенного времени, то есть возможно легко установить дату и время создания дубликата.

При хранении «правильного» электронного дубликата основной бумажный документ можно будет уничтожить через год после создания дубликата.

При этом не все бумажные версии документов можно будет дублировать, а затем уничтожить. Например, под запрет дублирования попадут документы Архивного фонда РФ, документы, содержащие гостайну или удостоверяющие личность.

Плюсы и минусы электронного хранения документов

Основная причина, по которой законопроект до сих пор не утвержден, а работа с документами не упрощена – риск подмены документов при создании дубликата. Так как электронные копии легко редактировать, недобросовестные пользователи могут изменить их или предоставить поддельные версии. Особенно актуальна данная проблема в финансовой и юридической сферах, где точность информации имеет критическое значение.

Тем не менее отказ от бумажных документов даст бизнесу ощутимые преимущества, однако исключить вероятность наступления рисков все равно не получится. Рассмотрим основные плюсы и минусы электронного хранения документов.

Преимущества электронного хранения документов

Экономия ресурсов и финансов

Один из основных плюсов электронного архива – ощутимое сокращение затрат на физическое хранение документов: отпадает необходимость в покупке и аренде больших помещений, их обслуживании и охране, снижаются расходы на бумагу и печать документов. Тем более, что к архивохранилищам существует ряд строгих требований, например, соблюдение температурного режима и уровня влажности.

Мгновенный доступ и поиск информации

Электронные архивы обеспечивают доступ к любому документу, что значительно ускоряет рабочие процессы. Современные системы управления документами оснащены инструментами поиска, которые позволяют находить нужную информацию по различным фильтрам (дате, автору, ключевым словам и т.д.).

Повышение уровня безопасности

Электронные документы можно защищать с помощью шифрования, электронных подписей и других технологий информационной безопасности. Это позволяет предотвратить утечку информации и несанкционированный доступ к документам.

Риски электронного хранения документов

Технические сбои

Резервное копирование в электронном архиве – необходимость, также как и регулярные проверки содержимого на целостность.

Потеря актуальности форматов и технологий

Платформа, используемая для хранения электронных документов, должна развиваться и следовать изменениям в мире информационных технологий.

Нарушение юридической значимости документов

Правила использования электронной подписи и механизмы перештамповки должны строго соблюдаться и поддерживаться.

Нарушение процесса передачи, хранения и учета электронных документов

Ошибки в процедурах передачи, хранения и учета документов могут быть допущены по причине человеческого фактора, но последствия могут стать критическими для компании.

Резюме

Минимизировать риски порчи и утраты электронных документов, а также обезопасить организации в ходе судебных разбирательств можно с помощью системы хранения электронных документов, которая должна отвечать следующим требованиям:

• соответствовать правилам и регламентам в области электронного документооборота и архивного дела;
• снижать риск ошибок в документации;
• иметь надежные механизмы контроля и защиты для обеспечения подлинности и целостности электронных документов;
• обеспечивать эффективный учет архивных дел и фиксировать их движения внутри организации.

Источник: Редакция Global CIO