СХЭД vs СЭД: основные различия и их роль в документообороте

На протяжении всего существования любая государственная структура или коммерческая компания использует документы разных видов. До начала повсеместной автоматизации и перехода на электронный документооборот все документы оформлялись на бумаге. Когда договор поступал в компанию или создавался в ней, он проходил через различные этапы — например, согласования и исполнения.

По окончании исполнения сторонами обязательств договор считался закрытым, его подшивали в соответствующее дело и убирали на полку. Там он хранился до тех пор, пока не возникнет необходимость передать его в архив или уничтожить.

СЭД, по сути, выполняет те же операции, только в электронном виде. В рамках этой системы создается или поступает документ, который проходит через определенные этапы. Например, для исходящих документов это согласование и подписание в системе, для входящих — рассмотрение, вынесение резолюции и исполнение. Когда все действия с документом завершены, делопроизводство по нему считается закрытым.

В зависимости от разных факторов и условий его можно либо передать в архив, либо уничтожить по истечении определенного срока.

Сроки хранения документов устанавливаются законами, нормативными документами и внутренними регламентами компании. Одним из основных нормативных актов, определяющих перечень и сроки хранения документов, является Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом.

В данном перечне можно найти сроки хранения как финансовой отчетности, так и кадровых документов. Например:

  • счета-фактуры и вся первичная документация — 5 лет;
  • договоры — 5 лет;
  • доверенности — 5 лет;
  • годовые финансовые отчеты — 10 лет;
  • трудовые договоры — 50/75 лет;
  • приказы по основной деятельности — постоянно.

К документам, которые должны находиться в компании больше 10 лет, применяется термин «долговременное хранение». Именно для этих целей и нужна СХЭД — система хранения электронных документов.

Если СЭД предназначена для создания документов и их движения внутри системы до закрытия, то СХЭД переводит документы на новый уровень — отправляет в электронное хранилище.

Почему нельзя хранить документы в СЭД

Вопрос хранения электронных документов в последние годы становится все более важным. Это связано не только с законодательными нормами. Возникает риск потери накопленной за годы деятельности информации из-за сбоя или других неприятностей, поэтому долговременное хранение документов необходимо правильно организовать. 

В СЭД есть возможность хранить документы некоторое время, поэтому у многих возникают сомнения, зачем внедрять еще одну систему, тем более если документ дополнительно находится в определенной папке в компьютере.

На самом деле не все так просто. Когда документы в организации хранятся более 10 лет, это автоматически вызывает ряд вопросов, задач и проблем, которые СЭД решить не в силах. При этом к СХЭД выставляется огромный список требований, выполнение которых обеспечивает защиту данных на протяжении всего периода хранения. 

Настройка доступа

СЭД предоставляет сотрудникам гибкий доступ к документам, не требуя строгого разграничения по ролям. Однако СХЭД обеспечивает ограниченный доступ к архивным документам. Если сравнить с бумажным документооборотом, то все аналогично: когда документы находятся на оперативном хранении, ими могут пользоваться многие сотрудники. Но как только документы попадают в архив — доступ к ним ограничивается, и получить их можно только по запросу.

По такому же принципу работает и СХЭД. Доступ к архивным документам есть только у определенного круга сотрудников. Что может произойти, если все работники получат доступ к СХЭД? Они могут случайно (или специально) изменить или удалить важные документы. 

Приведем пример

Кадровое делопроизводство требует хранить многие документы в течение 50 лет и более. Это касается приказов о приеме на работу и увольнении, трудовых договоров, сведений о доходах физлиц и других важных документов, связанных с каждым сотрудником.

По этим данным в будущем персоналу будет начисляться пенсия, поэтому они должны храниться по правилам, установленным нормативными документами. Даже если организация была ликвидирована, она должна передать архивные документы в муниципальный или государственный архив, чтобы в любой момент была возможность обратиться за необходимыми сведениями.

При внедрении КЭДО (кадрового электронного документооборота) обязательно нужно учитывать необходимость правильного хранения документов. Если доступ к системе будет неограниченным, любой сотрудник может внести изменения в документы, что приведет к потере их юридической значимости — например, к аннулированию электронной подписи или другим последствиям.

Таким образом, разграничение доступа является необходимым требованием для защиты и сохранения важных документов.

Обязательные требования к хранению электронных документов

Теперь можно перейти непосредственно к хранению электронных документов. Здесь тоже есть свои нюансы и нормативные требования. Во-первых, система хранения электронных документов должна быть организована таким образом, чтобы документы находились на постоянной основе в двух местах, то есть на разных серверах. Это необходимо для того, чтобы в случае возникновения проблем с одним сервером все важные данные были сохранены на втором.

Система должна создавать резервную копию электронного архива и в случае повреждения документов создавать и размещать экземпляр электронного дела/документа из его резервной копии. Такой подход к хранению документов обеспечивает их целостность и неприкосновенность.

Также в требованиях к СХЭД зафиксировано, какие данные и в каком формате должен содержать контейнер электронного дела/документа. Определен как формат основного документа и набор метаданных к нему, так и необходимость хранения файлов электронных подписей.

СЭД, в свою очередь, является более гибкой системой. Да, для каждого вида документа есть определенный набор необходимых атрибутов, но это не мешает выносить на карточку просмотра множество дополнительной информации и хранить файлы в любом формате, который удобен.

Помимо требований к хранению СХЭД должна обеспечивать выполнение ряда проверок наличия и состояния электронных документов, а также обеспечивать их учет и формирование обязательных архивных учетных документов.

Все это должно учитываться вендорами при создании и внедрении СХЭД. В случае, если законодательные требования меняются, вендоры должны своевременно обновить и саму систему. 

СХЭД — надежный помощник в хранении документов и «старший брат» СЭД

Таким образом, становится очевидно, что СЭД закрывает задачи по созданию и движению документов, а СХЭД — по архивированию и хранению. У систем изначально разные функции. Если хранить все данные в одном месте, это может создать риск их утраты. Кроме того, это противоречит требованиям законодательства. 

Несмотря на то, что на текущий момент не существует документа, в котором четко прописано, что СЭД и СХЭД в коммерческих организациях должны разделяться, федеральные приказы и другие нормативные акты (например, федеральные законы об электронной подписи, об архивном деле в РФ, а также Типовые функциональные требования к системам СЭД и СХЭД) позволяют сделать вывод о необходимости отдельного использования этих систем. 

Такой подход дает возможность эффективно управлять документами на всех этапах их жизненного цикла — от создания до уничтожения, а также соблюдать требования законодательства в области хранения электронных документов. 

Источник

image

Подпишись на рассылку

Оставьте e-mail, и мы будем оперативно присылать вам свежие новости и статьи