Внедрение МЧД: выбор СЭД, интеграция с ЭДО, порядок действий

В настоящее время сфера цифровизации и автоматизации бизнес-процессов становится все более важной для успешного функционирования компаний различного масштаба. Одним из ключевых инструментов в этой сфере являются машиночитаемые доверенности (МЧД), которые совершенствуют подход к оформлению и обмену документами.

Смотреть вебинар "МЧД для больших: как подружить МЧД и интенсивный документопоток"

Как в различных СЭД реализована работа с МЧД

К настоящему моменту не все, но многие вендоры СЭД реализовали работу с МЧД. В одних случаях это встроенный функционал, чаще же — дополнительно (иногда платно, иногда бесплатно) подключаемый модуль.

СЭД ELMA365 ECM

Григорий Старовойтов, продуктовый аналитик ELMA365: В компании ELMA для работы с МЧД разработали специальный модуль «Управление МЧД», который может быть бесплатно установлен с маркетплейса ELMA365 Store.

Смотреть вебинар "Управление МЧД: как настроить и эффективно использовать новую версию решения"

Новейшая версия опубликована 3 апреля 2024 года (v. 2024.3.1) и включает следующие изменения:

1. Создание доверенности, оформленной по безнотариальному передоверию
2. Тип доверенностей B2G СФР
3. Работа с доверенностями формата СФР
4. Проверка полномочий во входящих доверенностях
5. Выбор подписанта в карточке ИП

Доработано:

1. Бизнес-процесс публикации доверенностей
2. Шаблоны печатных форм
3. Проверка на недопустимые символы в атрибутах доверенностей
4. Генерация xml-файлов
5. Формы приложений и задач
6. Исправлены ошибки

Бизнес-решение «Управление МЧД» позволяет выдавать сотрудникам машиночитаемые доверенности, автоматически регистрировать их через распределённый реестр ФНС и хранить в интерфейсе ELMA365. Оно включает в себя три раздела:

1. Раздел МЧД для оформления доверенностей
2. Раздел настроек МЧД с приложениями и бизнес-процессами, используемыми для адаптации решения под потребности компании. Здесь можно внести изменения в маршрут обработки доверенностей, создать дополнительные страницы приложения для работы с МЧД
3. Раздел работы с МЧД для интеграции с сервисами Диадок и Контур.Довернности. Позволяет автоматически регистрировать доверенности через распределённый реестр ФНС, отзывать и отслеживать их статус.

Сколько времени занимает внедрение МЧД для малого, среднего и крупного бизнеса

Время внедрения машиночитаемых доверенностей (МЧД) может варьироваться в зависимости от размера и сложности бизнеса, а также от его готовности к внедрению новых технологий. В среднем:

• Для малого бизнеса. Обычно внедрение машиночитаемых доверенностей для малых предприятий может занять от нескольких дней до нескольких недель. Это время может быть потрачено на изучение требований, подготовку необходимых документов и обучение сотрудников.
• Для среднего бизнеса. Средним компаниям может потребоваться от нескольких недель до полугода на полное внедрение. Этот процесс включает в себя более глубокий анализ бизнес-процессов, подготовку интеграций с существующими системами и обучение персонала.
• Для крупного бизнеса. Внедрение машиночитаемых доверенностей в крупных компаниях может занять до одного года. Время нужно на адаптацию бизнес-процессов, обучение пользователей, проверку работы системы в разных сценариях. Это связано с более сложными процессами внедрения, необходимостью проведения тестирования на больших объемах данных и координацией между различными подразделениями компании.

В любом случае, успешное внедрение МЧД требует тщательного планирования, ресурсов и согласованной работы всех заинтересованных сторон.

Возможна ли прямая интеграция МЧД

Прямая интеграция предполагает непосредственное взаимодействие системы управления доверенностями с информационной системой пользователя. Это означает, что пользователь может работать с МЧД напрямую из своей собственной информационной системы, без необходимости использовать сторонние сервисы или платформы.

Это увеличивает эффективность и оперативность обработки документов, подтвержденных машиночитаемых доверенностей, и снижает вероятность ошибок в процессе обмена информацией.

Для реализации прямой интеграции машиночитаемых доверенностей необходимо разработать соответствующий программный интерфейс (API), который обеспечит взаимодействие между информационной системой пользователя и системой управления доверенностями. После этого пользователь сможет отправлять, получать и управлять МЧД напрямую из своей информационной системы, что повысит удобство и эффективность работы с этими документами.

Cуществует множество решений, которые помогают упростить эту и многие другие задачи, связанные с МЧД. Некоторые из них мы рассмотрим более подробно.

Контур.Диадок

Контур.Диадок — это онлайн-сервис, предоставляемый компанией «Контур», который позволяет вести электронный документооборот между организациями и государственными учреждениями. В контексте машиночитаемых доверенностей, Контур.Диадок позволяет пользователям отправлять и получать документы, подтвержденные МЧД, электронным путем.

С помощью Контур.Диадок пользователи могут заключать договоры, выставлять счета, подписывать акты и другие документы, используя электронные подписи и МЧД. Этот сервис обеспечивает безопасный и удобный способ обмена документами, сокращая время и затраты на бумажную работу.

Контур.Диадок интегрируется с сервисом Контур.Доверенности, что позволяет пользователям отправлять документы, подтвержденные МЧД, прямо из этого сервиса. Это обеспечивает единый цифровой рабочий процесс для управления документами, подтвержденными машиночитаемыми доверенностями, в рамках единой платформы.

Контур.Доверенности

Контур.Доверенности — это сервис, предоставляемый компанией «Контур», который позволяет оформлять, хранить и управлять машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в электронном формате. Этот сервис предназначен для организаций и индивидуальных предпринимателей, которым необходимо предоставлять доверенности для участия в различных государственных процедурах и представления отчетности.

С помощью Контур.Доверенности пользователи могут легко и удобно создавать и хранить цифровые копии документов, подтверждающих полномочия на подписание и представление документов в государственные органы и организации. Сервис обеспечивает безопасность данных и конфиденциальность информации, а также позволяет эффективно управлять доступом к доверенностям.

Контур.Доверенности интегрируется с другими сервисами и информационными системами, что обеспечивает удобство и эффективность работы с машиночитаемыми доверенностями. Пользователи могут легко получать доступ к своим документам через интернет и использовать их для различных административных процедур, включая участие в торгах, подачу отчетности и взаимодействие с государственными органами.

МИГ24

МИГ24 (Мобильное приложение Интегратора Государственных информационных систем) — это мобильное приложение, разработанное для удобного взаимодействия с государственными информационными системами (ГИС) и получения различных государственных услуг, в том числе связанных с машиночитаемыми доверенностями. Приложение предоставляет доступ к широкому спектру государственных сервисов и позволяет гражданам и бизнесу взаимодействовать с государственными органами через мобильные устройства.

МИГ24 предоставляет пользователю возможность получать информацию о своих правах и обязанностях, подавать различные заявления и документы, а также отслеживать статус рассмотрения обращений, включая те, которые связаны с использованием машиночитаемых доверенностей. Приложение позволяет сократить время и упростить процесс взаимодействия с государственными структурами, в том числе при работе с МЧД, предоставляя удобный и доступный инструмент для выполнения различных административных процедур через мобильные устройства.

МИГ24 интегрируется с различными государственными информационными системами, включая те, которые работают с машиночитаемыми доверенностями, что позволяет пользователям получать доступ к услугам и данным из разных источников, не выходя из мобильного приложения. Благодаря удобному интерфейсу и широким функциональным возможностям, МИГ24 становится все более популярным среди граждан и предпринимателей, желающих управлять своими государственными обязательствами через мобильные устройства, включая работу с МЧД.

Астрал Доверенность

Астрал Доверенность — это сервис, предоставляемый компанией «Астрал», который позволяет оформлять, хранить и управлять машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в электронном формате. Этот сервис позволяет организациям и индивидуальным предпринимателям легко и удобно работать с документами, необходимыми для представления отчетности и участия в различных государственных процедурах.

С помощью Астрал Доверенности пользователи могут создавать и хранить цифровые копии документов, подтверждающих полномочия на подписание и представление документов в государственные органы и организации. Сервис обеспечивает безопасность и конфиденциальность данных, а также позволяет удобно управлять правами доступа к доверенностям.

Астрал Доверенность интегрируется с другими сервисами и информационными системами, что обеспечивает удобство и эффективность работы с МЧД. Пользователи могут легко получить доступ к своим документам через интернет и использовать их для различных административных процедур, в том числе для участия в торгах, подачи отчетности и взаимодействия с государственными органами.

Потенциальная интеграция с ЕСИА

ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) представляет собой централизованную систему, которая позволяет пользователям получать доступ к государственным и коммерческим услугам в интернете с использованием единого аккаунта. Потенциальная интеграция ЕСИА с машиночитаемыми доверенностями может усилить уровень безопасности и удобства взаимодействия с государственными и коммерческими сервисами.

Такая интеграция позволит снизить риски несанкционированного доступа к документам и повысит уровень доверия к электронным подписям, так как идентификация пользователей будет проводиться на основе данных, зарегистрированных в ЕСИА. Кроме того, пользователи смогут получить доступ к МЧД и другим электронным сервисам, используя единый аккаунт в ЕСИА, что сделает процесс работы с государственными и коммерческими сервисами более удобным и эффективным.

Привлечение методологов

Методологические и консалтинговые компании могут помочь в различных аспектах внедрения и использования машиночитаемых доверенностей (МЧД). Вот несколько конкретных вопросов, которые они могут помочь решить:

• Анализ потребностей и выбор решения. Какие бизнес-процессы требуют использования МЧД? Какое программное обеспечение или сервисы лучше всего подходят для конкретных потребностей компании?
• Подготовка документации и интеграция. Какие документы необходимо подготовить для внедрения машиночитаемых доверенностей? Каким образом интегрировать МЧД в существующие информационные системы и процессы компании?
• Обучение персонала. Как обучить сотрудников использованию МЧД и связанных с ними процессов? Какие инструкции и руководства необходимо предоставить?
• Поддержка и сопровождение. Как обеспечить поддержку и сопровождение в процессе использования машиночитаемых доверенностей? Как реагировать на возникающие проблемы и вопросы сотрудников?
• Оценка эффективности и оптимизация. Как оценить эффективность внедрения машиночитаемых доверенностей? Какие меры можно принять для оптимизации процессов и улучшения результатов?

Эти вопросы помогут методологическим и консалтинговым компаниям оказать комплексную поддержку в процессе внедрения и использования МЧД в организации.

Какие конкретно вопросы помогут решить методологические и консалтинговые компании

Составление карты процесса

Консультанты, которые обладают обширным опытом реализации крупных трансформационных проектов, лучше представителей бизнеса понимают, как должен быть организован жизненный цикл МЧД:

• кто отвечает за формирование непосредственно полномочий, который далее оформляются в виде доверенностей,
• кто в компании отвечает за выдачу и оцифровку доверенностей,
• кто контролирует, что доверенность отозвана при смене объема полномочий работника или его увольнении.

Консультант поможет составить карту процесса, назначить ответственных лиц (будь то юристы, представители сервисного центра или представители функциональных департаментов).

Учёт ИТ-ландшафта предприятия

Методолог-консультант общается с разными заказчиками и ИТ-интеграторами на рынке и ориентируется в лучших практиках автоматизации процессов МЧД на примере множества решений от различных ИТ-вендоров: он владеет пониманием какие системы лучше всего использовать с учетом имеющегося ИТ-ландшафта, особенностей бизнес-процессов и других пожеланий конкретного заказчика.

Важно понимать, что бизнес-процессы сильно разнятся даже в схожих по индустриальной направленности и численности компаниях. Консультант поможет структурировать полномочия подписантов «под цифровизацию», включая ограничения и расширения на разные виды документов и юридических действий, отразить особенности бизнес-процессов в требованиях для автоматизации (на практике, последнее бизнесу особенно сложно сделать самостоятельно).

Юридическая оценка пожеланий клиента

Помимо этого, методолог может дать юридическую оценку пожеланий клиента с точки зрения не только законодательного регулирования в области МЧД, но и всего законодательного и регуляторного массива. Например, как формирование полномочий в МЧД может зависеть от трудового права, от требований законодательства в области ЭДО, и от многих других особенностей, которые у каждого заказчика могут быть очень разными.

Какие задачи помогут решить интеграторы

Во-первых, они способны провести интеграцию систем машиночитаемых доверенностей с уже используемыми информационными системами компании, такими как системы электронного документооборота, бухгалтерские программы и CRM-системы. Это позволяет сгладить процесс перехода и упростить внедрение новых технологий в рабочие процессы.

Во-вторых, интеграторы могут настроить и кастомизировать программное обеспечение или сервисы, связанные с МЧД, в соответствии с уникальными потребностями и требованиями компании. Такая индивидуализация позволяет максимально эффективно использовать новые технологии и улучшить работу бизнес-процессов.

Кроме того, интеграторы предоставляют обучение сотрудникам компании по использованию машиночитаемых доверенностей и обеспечивают техническую поддержку, что позволяет эффективно использовать новые технологии и минимизировать возможные проблемы в процессе работы. Таким образом, сотрудничество с интеграторами обеспечивает успешное и гладкое внедрение МЧД в бизнес-процессы компании.

Заключение

Внедрение машиночитаемых доверенностей открывает новые возможности для эффективного и безопасного ведения документооборота. Развертывание работы с МЧД в нашей системе является не только техническим вопросом, но и стратегическим шагом в обеспечении высокого уровня доверия и безопасности в обработке документов.

Опыт внедрения МЧД показывает, что процесс занимает относительно небольшое количество времени, особенно в случае использования готовых решений и интеграций. Прямая интеграция машиночитаемых доверенностей с нашей системой позволяет максимально упростить процесс работы с документами и сократить время, затрачиваемое на административные процедуры.

Интеграторы играют ключевую роль в успешной реализации и использовании МЧД. Их профессионализм и опыт позволяют эффективно настраивать интеграции, обеспечивать высокий уровень безопасности и функциональности системы, а также предоставлять комплексное сопровождение и поддержку пользователям. Все это вместе делает внедрение машиночитаемых доверенностей в систему не только важным шагом в совершенствовании бизнес-процессов, но и надежным инструментом для эффективной работы с документами в современном деловом мире.

Источник