Приказы
Полный цикл формирования, обработки и хранения приказов: от создания до подписания электронной подписью и ознакомления. Возможности системы позволяют разделять потоки приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности, выбирать формат приказов, формировать документы по шаблонам.
Моментальное создание
Оформляйте приказы за пару движений, создав свою базу шаблонов. При заполнении карточки шаблона укажите тип и вид приказа, все формулировки и даже подписанта с согласующими. После наполнения такой базы при создании приказа вы только выберете нужный шаблон, а система автоматически заполнит все поля. Для удобства и оперативности система формирует приказ на бланке с реквизитами организации и отображает его на карточке просмотра. В таком виде он направляется на согласование и подписание - получатели не делают лишних кликов для открытия файла.
Универсальность и адаптируемость
Решение позволяет вам выбрать вид оформления приказов - бумажный или электронный. В зависимости от данной настройки после согласования движение документа продолжается по соответствующему направлению бизнес-процесса. По каждой ветке определены задачи и ответственные за их выполнение - документ направляется на подписание в электронном виде руководителю или задачей поступает секретарю для распечатывания на бумаге.
Также вы можете внести изменения в существующие бизнес-процессы с учетом правил и требований вашей компании. Например, добавить в процесс обязательное согласование всех приказов с юридической службой. Подобные изменения вносятся на уровне администратора системы и не требуют вмешательства разработчиков.
Благодаря такой гибкости и адаптивности решение подходит любой компании.
Электронное согласование и ознакомление
Движение приказов проходит в электронном виде, в том числе согласование и ознакомление. Все замечания и результаты согласований фиксируются системой и отображаются на карточке просмотра приказа. Если документ не был одобрен, то лист согласования помещается в архив, документ направляется на исправление и повторное согласование, а на карточке приказа отображается последний лист согласования. В любой момент архивный лист согласования можно перевести в статус действующего. Результаты ознакомления аналогично отображаются на карточке приказа. Вы можете запустить дополнительное согласование или ознакомление с карточки просмотра приказа.
Информативность
В любой организации рано или поздно наступает момент, когда документов, в частности приказов, становится слишком много, и их передвижения и взаимосвязь становится сложнее фиксировать.
Для упрощения работы в системе предусмотрена настройка статусов, с помощью которых легко отслеживать этапы жизненного цикла приказа. Например, можно сделать выборку по неподписанным приказам, чтобы отследить, по какой причине и на каком этапе они «зависли». Это позволит не пропустить важные документы и вовремя отреагировать.
При большом количестве приказов обязательно нужен инструмент для фиксирования связанных документов - отмененный приказ, утвержденный документ, основание для приказа и др. Вы можете выбрать любой документ в системе и привязать к приказу, в реестре будет отображаться ссылка на указанный документ.
Такой функционал дает возможность видеть необходимую информацию, не открывая каждый раз карточку приказа.
Контроль за исполнением
Важную роль в работе с распорядительными документами играет контроль за ходом исполнения и соблюдение сроков выполнения задач.
После регистрации приказа секретарю поступит задача указать список рассылки для ознакомления, срок исполнения и ответственных. Ответственному в указанный срок необходимо внести данные в форму, на основе которых будет сформирован протокол об исполнении. Его должны проверить, и отметить в системе, что приказ выполнен.
После проверки протокол будет размещен на карточке просмотра приказа, его можно открыть, и посмотреть, какие мероприятия проведены по данному приказу.
