Создание Технического задания на автоматизированную систему для компании «Ваша мебель»

На данном этапе сотрудниками компании ELMA разрабатывается техническое задание на автоматизированную систему для оптимизации основных бизнес-процессов компании. Это очень важный этап, т.к. определяет требования к функционалу внедряемой системы ELMA.

С чем можно сравнить необходимость составления техзадания?

Давайте рассмотрим пример с постройкой дома. Вы знаете, какой дом вам нужен: из какого материала, сколько этажей, комнат, какой интерьер вы бы хотели и т.д. Вы можете на пальцах и словах объяснить строителям свои «хотелки», но когда придёте принимать работу, то, скорее всего, обнаружите один из домиков «трёх поросят». Вывод – необходим документ,mформализующий Ваши желания и чётко определяющий работы исполнителей.

Техническое задание на автоматизированную систему управления бизнесом – это документ, согласно которому вы (как заказчик) получите именно тот «дом», который хотели: от исполняемого функционала до интерфейса рабочей системы. И, в то же время, техзадание необходимо исполнителям для оценки объёмов и планирования работ.

Если сравнивать все технические задания на автоматизированную систему управления бизнесом ELMA в различные компании, то невозможно будет найти даже двух одинаковых документов, т.к. не существует двух совершенно одинаково работающих компании (свои цели, свои ключевые показатели, свой ход процедур).

Описание технического задания на автоматизированную систему управления бизнесом ELMA для компании ООО «Ваша мебель» (Проект внедрения)

Проект внедрения системы ELMA в ООО «Ваша мебель» включает в себя несколько частей, а именно:

• Внедрение оперативного управления (задачи, поручения)
• Внедрение электронного документооборота
• Внедрение управления бизнес-процессами организации

Техзадание на внедрение системы ELMA в ООО «Ваша мебель» содержит:

1. Цели автоматизации:

• Повышение лояльности клиентов за счёт качественного и своевременного исполнения заказов;
• Контроль деятельности компании.

2. Перечень объектов под автоматизацию:

Бизнес-процессы:

1. Заказ корпусной мебели
2. Заказ мягкой мебели
3. Заказ типовой корпусной мебели
4. Заявление по корпусной мебели Регистрация заявления
5. Заявление по мягкой мебели
6. Заявление по типовой корпусной мебели

Документы:

1. Договор на корпусную мебель
2. Договор на мягкую мебель
3. Договор на типовую корпусную мебель
4. Проект
5. Заявление

Отчёты:

1. Список заказов
2. Состояние заказа
3. Список заказов менеджера
4. Состояние по закупкам
5. Себестоимость заказа
6. Текущие заявления

Справочники:

1. Номенклатура фурнитуры и комплектующих
2. Клиентская база

3. Архитектура решения

Для достижения поставленных целей были выбраны необходимые по функционалу приложения системы ELMA: пакет ELMA ECM, в состав которой входят платформа ELMA BPM и приложение ELMA:Электронный документооборот, и модуль Интеграции с 1С.

4. Документооборот в системе ELMA для ООО «Ваша мебель».

4.1. Документооборот в системе ELMA осуществляется в рамках пакета ELMA ECM:

• Модуль ELMA: Электронный документооборот позволяет создавать, обрабатывать и хранить электронные документы. За счёт внедрения данного модуля в компании ведётся регистрация всех важных документов (входящих и исходящих), повышается контроль и скорость работы с документами.
• Платформа ELMA BPM позволяет организовать работу с документами на протяжении всего жизненного цикла: от регистрации до исполнения.

Чтобы корректно настроить электронный документооборот в системе, надо чётко понимать, какие типы документов подлежат автоматизации, и как эти документы будут систематизироваться (нумероваться и храниться).

4.2. Типы документов ООО «Ваша мебель»

Были выделены следующие типы документов под автоматизацию:

• Договор на корпусную мебель
• Договор на мягкую мебель
• Договор на типовую корпусную мебель
• Проект
• Заявление

В техническом задании обязательно прописываются требования к каждому Типу документов.

 

Например, рассмотрим Тип документа – «Заявление».

 

Настройки типа документа	Значения настроек типа документа
Название типа документа	Заявление
Шаблон названия документа	Заявление от {$Контрагент} №{$Регистрационный номер} от {$Дата регистрации} к договору {$Номер договора}
Разрешать менять название документа	Да
Документопоток	Входящие
Атрибуты типа документа	Контрагент – компания/ФИО клиента Номер договора - строка Ответственный - исполнитель
Жизненный цикл документа	Статусы документа: Новое Принято на рассмотрение Диагностика Отказ Исправление Завершение
Шаблоны	нет
Права на создание	Все
Права на подписание	Нет
Привязка к маршрутам	Нет
Доступ к атрибутам	Все

5. Бизнес-процессы в ООО «Ваша мебель».

Данный раздел ТЗ содержит перечень бизнес-процессов компании, подлежащих автоматизации и требования к операциям в рамках процессов (ход процесса, исполнители, время протекания процесса, входные и выходные данные).

Перечень автоматизированных бизнес-процессов:

В рамках данного блога мы рассмотрим, как пример, Операционную карту процесса «Заказ на корпусную мебель»:

Наименование процесса верхнего уровня	Ответственный за выполнение процесса
	(Владелец) Директор

 

Основные входы процесса		Основные выходы процесса
№	Название	№	Название
1.	Заявка на корпусную мебель	1.	Поставленная клиенту продукция
2.	Проект	2.	Поступившие за продукцию денежные средства
3.	Договор на корпусную мебель

 

№	Наименование функции/ операции процесса	Исполнитель	Вход/основание функции/ операции	Выход функции/ операции
1.	Обработка заявки клиента	Менеджер отдела продаж	Заявка клиента	Заявка на выезд дизайнера
2.	Создание и согласование с клиентом проекта заказа	Дизайнер	Заявка на выезд дизайнера	Проект заказа
3.	Подписание договора с клиентом и получение предоплаты	Менеджер отдела продаж	Проект заказа	Договор; Предоплата заказа
4.	Регистрация документов, создание копий для работы на производстве	Бухгалтер	Проект; Договор; Сумма предоплаты	Зарегистрированные документы; Копии документов: договора, проекта
5.	Изготовление заказа	Мастер	Копии документов: договора, проекта	Готовый заказ без сборки
6.	Доставка заказа, подписание акта о доставке	Водитель	Готовый заказ без сборки	Готовый заказ у клиента; Акт о доставке
7.	Сборка заказа, подписание акта выполненных работ	Сборщик	Готовый заказ у клиента	Собранный заказ у клиента; Акт выполненных работ
8.	Регистрация актов	Секретарь	Акт о доставке; Акт выполненных работ	Отчётные документы в системе

 

Длительность выполнения процесса	Периодичность выполнения процесса
Не более 45 дней

 

6. Отчёты в системе ELMA

Во многих фирмах до сих пор не используется функция онлайн-отчетов. Если вам хотя бы раз в день подчиненные отчитываются за выполненные задачи, считайте, что вам повезло. Обычно именно те, кто отдает распоряжения по электронной почте, потом не знают, как выяснить, кто и сколько электронных сообщений получил, какие задачи решал, насколько продвинулся в решении поставленных задач. Система отчётов в системе ELMA даёт полный ответ на вопросы «Что? Где? Когда?» и возможность максимально быстро отреагировать на какие-либо изменения в деятельности компании.

В рамках смоделированных бизнес-процессов To be компании ООО «Ваша мебель» предварительно были выделены следующие необходимые для анализа и контроля данные:

• Список заказов.
• Состояние заказа.
• Список заказов менеджера.
• Состояние по закупкам.
• Себестоимость заказа.
• Текущие заявления.

Система отчётов позволяет вести контроль готовности заказов на каждом этапе их исполнения. Таким образом, будет исключена одна из основных организационных проблем мебельной компании – отсутствие контроля за «жизнью» заявки.

Отчёты относятся к инструментам оперативного управления с системе ELMA.

В техническом задании на автоматизированную систему управления компанией ООО «Ваша мебель» были разработаны формы отчётов по необходимым данным:

Отчет по статусам текущих заказов*

Заказ №	Статус	Тип	Комментарий	Срок готовности
217	Проект	Корпусная	Клиент не до конца понимает что хочет – эскизы перерисовываются третий раз.	21.10.2013
218	В работе	Мягкая		10.10.2013

 

* Отчёт представляет собой перечень всех текущих (незавершённых) заказов компании, как по корпусной, так и мягкой мебели, и даёт возможность отслеживать работу по ним (по статусам) в реальном времени. Теперь на вопрос клиента – где моя мебель и когда будет готова – любой менеджер компании сможет дать точный ответ.

Отчёт по заказам компании*

Заказ	Тип	Статус	Менеджер	Клиент	Сумма договора	Сумма затраты
Заказ №126	Мягкая	Доставлено	Иванова	Соколов А.Н.	100 000	50 000
Заказ №199	Корпусная	Обсчет	Петрова	Воронин С.Е.	35 000	0
Заказ №352	Корпусная	В работе	Петрова	ООО ЭЛМА	60 000	20 000

 

* Отчёт визуализирует полный список заказов по мебели со статусом, ответственным за приём заявки и финансовыми тратами компании.

Отчет по текущим заявлениям*

Заявление №	Клиент	Дата заявления	Срок реакции	Задача (текущая)	Исполнитель
56	Салимова Вероника	11.09.2013	11.10.2013	Оповестить клиента о дате забора мебели	Касаткина Е.

 

* В форме отчёта выводятся данные по всем текущим заявлениям от клиентов (внесение изменений в заказ, претензии, рекламации и т.д.), сроки, когда должен быть дан ответ, текущие задачи и исполнитель. Отчёт вводится для контроля за процессом работы с заявлениями клиентов

Отчет по заявлениям без ответа*

Заявление №	Клиент	Дата запуска	Срок реакции	Задача	Исполнитель
45	Ксонова Эльвира	05.10.2013	15.10.2013	Оформить и зарегистрировать заявление	Усько А.

* Отчёт выводит все заявления, по которым ещё не дан ответ клиенту о решении по его заявлению. Здесь же можно будет проконтролировать заявления по просроченным срокам исполнения.

Отчёт по закупкам на текущие заказы*

Заказ	Фурнитура	Статус	Поставщик	Срок	Стоимость
Заказ №	Ф 1	На складе	ООО Крет	28.09.2013	5 690
	Ф 2	Не закуплено
	Ф 3	Заказано	ООО Бит	21.10.2013	17 560

 

*В данном отчёте выводятся все актуальные заказы, находящиеся в зоне контроля Мастера. Для каждой позиции из номенклатуры (фурнитура) выводится статус доставки, ориентировочный срок и стоимость заказа.

Отчет о деятельности сотрудников компании

Название задачи	Время	Исполнитель	Описание
Дата: 17.10.2013
Создать заявку на выезд дизайнера	10.11	Казанцева Ю.	Заведите клиента и укажите дизайнера для работы
Выбрать заказ и указать оплату	14.01	Лебедева К.
Дата: 18.10.2013
Зарегистрировать договор	10.59	Лебедева

 

* Отчёт по назначенным и выполненным задачам за любой прошедший период сотрудниками компании позволяет проанализировать загруженность и выполняемые задачи персонала по дням.

Отчет по исполнительской дисциплине*

Тема задачи	Дата создания	Планируемый срок выполнения	Фактический срок выполнения
Сунцова Марина
Нет эскиза проекта	20.09.2013	01.10.2013	01.10.2013
Нет эскиза проекта	28.09.2013	02.10.2013	Просрочено
Лебедева Ксения
Нет обсчета проекта	01.10.2013	05.10.2013	В работе

 

* Отчёт позволяет контролировать сроки выполнения работ по заказам, тем самым находя «слабое звено» в команде компании.

Система отчётов является незаменимым инструментом, как для руководителя компании, так и для исполнителей заказов. Построенный отчет использует только актуальные данные, что позволяет судить о реальной ситуации дел в организации.

7. Интеграция системы ELMA с «1С:Предприятие»

В рамках проекта было принято решение по интеграции внедряемой системы с «1С:Предприятие» компании ООО «Ваша мебель».

Интегрирование происходило с целью автоматического внесения в «1С:Предприятие» информации по поступлениям компании и расходам на закупку ТМЦ. В результате в системе «1С:Предприятие» формировались документы: «Приходно-кассовый ордер» и «Заказ поставщику».

В «Приходно-кассовый ордер» заносились данные:

• по клиенту,
• суммам предоплаты и окончательного платежа,
• датам оплаты выставленным счетам (в случае, если клиент – юр.лицо).

 

Данные автоматически переносились при занесении менеджером по продажам информации в систему ELMA (в рамках исполнения задачи).

В документ «Заказ поставщику» автоматически заносились следующие данные:

• информация о клиенте,
• номер и дата заказа,
• договор на поставку от заказчика,
• сумма затрат по закупке ТМЦ.

Управление взаимодействием обеих систем осуществляется в рамках бизнес-процессов без участия людей (за счёт блоков сценариев).

Итоги этапа написания технического задания на автоматизированную систему для управления бизнесом ELMA для компании «Ваша мебель»

После завершения 3 этапа проекта было разработано Техническое задание, которое позволит создать индивидуальное для компании-заказчика решение. Были прописаны технические требования к автоматизируемым бизнес-процессам и работе с ключевыми документами компании.

Мало иметь эффективные инструменты, нужно уметь их использовать для достижения поставленных целей, определять набор нужных инструментов и требуемый функционал каждого инструмента. Именно эти работы были проведены в рамках разработки Технического задания.