Schnelles Dokumenten-
Workflow-System

Schnelle Reaktion und einfacher Einrichtungsprozess

Einfaches Dokument-
Workflow-System

Gut organisierte Oberfläche, die minimale Erklärung erfordert

Es ändert sich leicht
zusammen mit dem Unternehmen

Skalierbares System, das von internen Teams genutzt wird

Dokumentenfluss

Klassisches Toolset für das Dokumentenflussmanagement im Unternehmen. ELMA365 hilft, das elektronische Büro zu organisieren und sorgt für eine sichere Datenablage. Der Austausch von Rechtsdateien mit den Gegenparteien ist ebenfalls enthalten. Die Weiterleitung von Dokumenten wird durch End-to-End-Geschäftsprozesse automatisiert.

Vertriebsorganisation
Digitale Archivierung

Digitale Archivierung

ELMA365 ist eine Plattform, auf der Manager Dokumente schnell suchen und hochladen und auf Anfragen reagieren können. Da alle Daten an einem Ort gesammelt werden, ist die Dokumentensuche einfach - Sie benötigen nicht viele Informationen, um eine Aufzeichnung zu finden.

Elektronische Dokumentenverwaltung

Steuern Sie den Empfang und die Speicherung von Originaldokumenten und erleichtern Sie die Suche in digitalen und Papierdateien.

ELMA365 bietet Funktionen, die den Regeln der Dokumentenverarbeitung entsprechen. Dazu gehören die Registrierung von Dokumenten, die automatische Zuweisung von Vertragsnummern und die fortlaufende Seitennummerierung. Alle Dokumente im System bilden ein einziges Dokumentenregister.

Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zugriffsrechten können durch einfache Ablage- und Suchmöglichkeiten benötigte Dateien im Handumdrehen finden. Das System ermöglicht es Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Städten, ihre Dokumenten-Workflows zu optimieren.

Elektronische Dokumentenverwaltung
Finanzdokumente

Finanzdokumente

In ELMA365 ist es einfach, die Arbeit mit Finanzdokumenten zu automatisieren. Wege zur Freigabe der Eingangsrechnungen verhindern Dateiverlust und senken das Risiko eines Zahlungsverzugs. Die Betrachtungsphasen werden klar und einfach zu verfolgen und zu überwachen.

Sobald das System eine Rechnung von der Gegenpartei erhält, ermittelt ELMA365 den Verantwortlichen für die Freigabe und stellt ihm eine Aufgabe. Die Fristen für die Betrachtung sind genau definiert, im Falle einer Verzögerung können Sie nachvollziehen, in welcher Phase die Schwierigkeiten aufgetreten sind.

Wenn sich die Vorschriften im Unternehmen ändern, passt sich das Tool problemlos daran an. Die Routen können mit wenigen Klicks angepasst werden: Sie können sie an die aktualisierte Struktur anpassen, die Reihenfolge der Genehmigungen, Fristen und Termine ändern.

"Wir wurden den Papierkram los, reduzierten die Anzahl der manuellen Geschäftsprozesse und erleichterten das umfangreiche Wachstum des Unternehmens. Anstatt Automatisierungstools für einzelne Abteilungen zu erstellen, haben wir eine einzige BPM-Plattform implementiert. ELMA365 ist eine flexible und einfache Lösung, die mehr ist als nur ein Dokumentenmanagementsystem - sie ermöglicht auch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die nicht mit Dokumenten-Workflows verbunden sind."

Roman Bogdashkin

Roman Bogdashkin

Air Astana

Vertragsmanagement

Ausgehende Verträge

ELMA365 spart Ihnen Zeit bei der Dokumentenerstellung und generiert Dateien mit relevanten Attributen aus vorgefertigten Vorlagen. Verfolgen Sie Fristen und Genehmigungszeiträume, um viel schneller einen Gewinn zu erzielen.

Der Vorgang der Vereinbarung wird durch den End-to-End-Prozess automatisiert. Im Falle einer Ablehnung kann das ausgehende Dokument schnell bearbeitet werden: Laden Sie eine neue Version hoch, nehmen Sie im Bearbeitungsmodus Korrekturen vor oder fügen Sie Notizen zu den Klauseln des Vertrags hinzu.

Die Vertragsakte enthält alle zugehörigen Dokumente - Zusatzvereinbarungen, Rechnungen, usw. Sie können auf jedes dieser Dokumente direkt aus der Datei heraus zugreifen, ihren Status prüfen, verfügbare Versionen sehen, drucken, usw.

Ausgehende Verträge

Eingehende Verträge

Bei der Arbeit mit eingehenden Aufträgen sorgt ELMA365 für eine zeitnahe Ausführung und Kontrolle der Aufgaben entsprechend den Anforderungen. Das System ermöglicht die Verlagerung des Genehmigungsprozesses ins Digitale. Die zu betrachtenden Dokumente kommen unter Berücksichtigung des Abwesenheits- und Vertretungsplanes für Mitarbeiter automatisch an die zuständige Person. Da die Aufgaben mit festen Terminen versehen sind, können die Führungskräfte die Bearbeitung der zugewiesenen Aufgabe nicht verzögern. Wird dies abgelehnt, werden alle Unstimmigkeiten im System behoben.

Die Freigabe kann sowohl parallel als auch folgerichtig sein. Dies hängt von den Vorschriften Ihres Unternehmens ab.

Eingehende Verträge
Dienstzettel

Büro-Notizen

In ELMA365 können Office-Notizen in wenigen Sekunden erstellt und sofort an die Adressaten versendet werden. Mitarbeiter müssen nicht mit Papieren im Büro herumlaufen, wenn sie sich einen freien Tag genehmigt bekommen möchten. Es reicht, wenn Sie den Antrag online ausfüllen. Es ist möglich, dies sogar von ihrem Telefon aus zu tun. Das System selbst erstellt ein Dokument und sendet es an den entsprechenden Manager. Eine Bestellung für die Büroausstattung aufzugeben, einen freien Tag zu beantragen oder einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken, ist jetzt schnell und ohne Hektik möglich.

Genehmigungswege

Ein gut organisierter Workflow für Genehmigungsdokumente erleichtert den Mitarbeitern ihre Arbeit. Sie müssen keine Zeit mehr mit unnötigen Interaktionen verschwenden oder Verluste tragen. In ELMA365 werden die Dokumente automatisch zur Freigabe eingereicht. Routings basieren auf voreingestellten Regeln, so dass sich Manager wieder auf das Wesentliche konzentrieren können, anstatt sich mit dem Genehmigungsvorgang zu beschäftigen.

Dokumente werden nicht durch unnötige Koordinatoren weitergeleitet - nur die zuständigen Benutzer erhalten sie zur Freigabe. Der Prozess nimmt weniger Zeit in Anspruch, und es kommt nie zu einem Dokumentenverlust - Sie können den Dokumenten-Workflow jederzeit online überwachen.

Genehmigungswege
Elektronische digitale Signatur

Elektronische digitale Signatur

Die elektronische digitale Signatur ist ein unverzichtbares modernes Tool für den Betrieb eines Unternehmens. Es ermöglicht Unternehmen, Interaktionen innerhalb ihrer Organisation oder mit Gegenparteien und Behörden herzustellen.

Legitime elektronische Signaturen ermöglichen es Ihnen, auf die Aufbewahrung von Ausdrucken zu verzichten. Zusammen mit den Systemen, die den legalen Dokumentenfluss ermöglichen, wird dies dazu beitragen, einen komplett papierlosen Dokumentenfluss innerhalb des Unternehmens sowie mit den externen Geschäftspartnern zu schaffen.

Aufgaben

Verbessern Sie die Leistung des Unternehmens und der Mitarbeiter, indem Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche der Aufgabenseite verwenden. Das Sammeln aller Aufgaben an einem Ort sorgt für eine bessere Zeiteinteilung und Priorisierung der Aufgaben. Innerhalb eines Geschäftsprozesses ist es möglich, Aufgaben an Personen oder Abteilungen zu vergeben.

Außerdem kann die Aufgabenseite ein perfekter Übergangspunkt sein. Manchmal zögern Mitarbeiter bei der Zuweisung von Aufgaben an Kollegen aus anderen Abteilungen, da sie sich deren Arbeitsbelastung nicht bewusst sind. In diesem Fall können sie die Aufgabe dem Abteilungsleiter zuweisen, der wiederum die Aufgabe an einen verfügbaren Mitarbeiter weiterleitet. Sie können die Aktionen-Historie für Ausführende im System einsehen.

Aufgaben
Unternehmensinterner Chat und Besprechung von Dokumenten

Intranet-Chat. Besprechung der Dokumente.

Interne Firmenchats ermöglichen es den Benutzern, Sofortnachrichten direkt im System zu versenden. In ELMA365 können Sie in privaten oder Gruppenchats kommunizieren und eine große Anzahl von Mitarbeitern über Nachrichtenströme informieren. Sie erhalten Push-Benachrichtigungen über eingehende Nachrichten auch bei ausgeblendeter Browseransicht. In Chats können Sie Bilder und Dateien austauschen.

Außerdem können die Kollegen Notizen auf den Genehmigungsformularen für Dokumente hinterlassen. Die Historie des Genehmigungsweges mit allen Kommentaren wird im System gespeichert. Zum Beispiel können Manager im Falle einer Ablehnung den Ablehnungsgrund angeben.

Mobile App

Online zu bleiben und Entscheidungen sofort zu treffen, sind heute die Schlüsselfaktoren für den Erfolg. Mit der ELMA365 Mobile App haben Sie immer die nötigen Daten zur Hand - greifen Sie jederzeit und von überall auf Nachrichten, Dokumente, Aufgaben und Geschäftsprozesse zu. Die Systemoberfläche ist hoch adaptiv und erleichtert die Arbeit auf Smartphones oder Tablets.

Behalten Sie den Arbeitsprozess im Blick und vermeiden Sie Engpässe mit der ELMA365 Mobile App. Damit können Sie Rechnungen und Dokumente genehmigen, Geschäftsprozesse veröffentlichen, Besprechungen planen und mit Kollegen in Kontakt bleiben.

Erfahren Sie mehr über Mobile Low-code
Mobile App

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Signieren, senden und empfangen von e-Dokumenten

Der Versand von offiziellen Dokumenten per Post kann kostspielig und langwierig sein. Erleichtern Sie diesen Prozess mit Hilfe des elektronischen Dokumentenflusses. Senden, empfangen und unterschreiben Sie Dokumente von Geschäftspartnern elektronisch im System.

Integration mit e-Signatur-Software

Integration mit e-Signatur-Software

Schließen Sie das Risiko von Verzögerungen und Verlusten aus und reduzieren Sie die Kosten für den Versand von Dokumenten per Post.

Verbinden Sie die ELMA-Plattform mit einem in Ihrem Unternehmen verwendeten e-Signatur-System. Erleben Sie die Vorteile einer problemlosen Integration: Unterschreiben Sie Dokumente elektronisch und senden Sie diese an Ihre Geschäftspartner in einem System.

Intelligenter Dokumenten-Workflow

Künstliche Intelligenz ist eine vielseitige und zeitgemäße Methode, um die Effektivität Ihres Unternehmens in kürzester Zeit zu steigern. Sie erleichtert die Arbeit der einzelnen Abteilungen und des gesamten Unternehmens. KI ermöglicht es Buchhaltern, sich von Routineaufgaben bei der Verarbeitung von Dateien zu befreien, ihre Richtigkeit zu bestätigen und die Weiterleitung von Dokumenten einzurichten. Im ELMA365-System wird LegalDoc.AI verwendet. Es kann lernen, Erfahrungen sammeln und Routineaufgaben schneller und besser lösen als der Mensch.

Intelligenter Dokumenten-Workflow
Intelligentes Dokument-Routing

Intelligentes Dokument-Routing

Automatische Freigabewege für die Dokumentation können die Anzahl der abgelehnten und verzögerten Verträge, Rechnungen und Quelldokumente reduzieren und den Unterzeichnungsprozess erleichtern. Das Routing wird auf der Grundlage der aus dem Dokumentinhalt extrahierten Attribute konfiguriert.

Es spielt keine Rolle, ob es in Ihrem Unternehmen 200, 400 oder mehr Genehmigungsrouten gibt - basierend auf den Aktionen Ihrer Mitarbeiter lernen die KI-Tools, Routen zu erstellen und bewahren das Wissen über Routing-Techniken im Unternehmen.

Neue Mitarbeiter müssen nicht lange geschult werden; sie müssen lediglich lernen, wie man Dokumente an die automatische Weiterleitung sendet.

Intelligente Verifizierung

Die automatische Identifizierung von Unterschriften und Stempeln ermöglicht die sofortige Überprüfung von Rechtsdokumenten, bevor deren Daten in die Buchhaltung eingegeben oder an die Steuerbehörden gesendet werden.

Ein rationalisierter Genehmigungsprozess reduziert menschliche Fehler.

Diese Funktionalität ist eine großartige Ergänzung zur automatischen Dokumentenregistrierung und automatischen Reaktion auf Steuerforderungen. Die Mitarbeiter müssen keine Routine- und Nebenaufgaben erledigen.

Intelligente Verifizierung
Intelligenter Dokumentenvergleich

Intelligenter Dokumentenvergleich

Manchmal kann ein Zeichensetzungsfehler oder ein Druckfehler zu erheblichen Verlusten führen. Indem Sie künstliche Intelligenz Ihre Dokumente vergleichen lassen, reduzieren Sie menschliche Fehler und versehentliche Fehler in freigegebenen Dokumenten.

Mitarbeiter können Stunden mit der Freigabe von empfangenen Dokumenten verbringen, während die KI die Dokumente in wenigen Minuten vergleicht: Sie unterstreicht alle Änderungen, Löschungen und Einfügungen. Die Überprüfung der Dokumente und die Genehmigung sind die einzigen Dinge, die die Mitarbeiter tun müssen.

ELMA365 wächst zusammen mit dem Unternehmen

In der Phase des umfangreichen Wachstums von Unternehmen schießt die Arbeitsbelastung durch elektronische Dokumente in die Höhe: mehr Quelldokumente, Wege und Zeitaufwand für den Genehmigungsprozess. Mit den Low-code-Tools von ELMA365 kann das System mit dem Unternehmen mitwachsen, wobei die Vorteile einer schnellen Reaktion und eines einfachen Einrichtungsprozesses erhalten bleiben. Dieses flexible System kann von lokalen Teams ohne Verzögerung bei Genehmigungs- und Dokumentenmanagementprozessen genutzt werden.
Das Video zeigt, wie der reale Geschäftsprozess während des Wachstums des Unternehmens genutzt wurde. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft Unternehmen, flexibel und anpassungsfähig an neue Marktbedingungen zu werden.

Moderne Technologien

ELMA365 ECM ist ein System, das auf aktuellen Cloud-Technologien basiert, die für eine schnelle Reaktion und großes Entwicklungs- und Skalierungspotenzial sorgen.

Moderner Stack

Das System verwendet eine zeitgemäße Microservice-Architektur und den bei Entwicklern beliebten Technologie-Stack. Es ermöglicht dem System, die Hauptfunktionen des Dokumenten-Workflows in einer einfachen und benutzerfreundlichen Oberfläche mit schneller Reaktion zu implementieren. Mit ELMA365 haben Sie die Möglichkeit, relevante und schnelle Lösungen zu nutzen, ohne durch veraltete Technologien eingeschränkt zu sein.

Stack und Technologien sind für die Mitarbeiter leicht verständlich, und durch flexible Einstellungen lässt sich das ELMA365-System leicht an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Dadurch bleibt der Betrieb des Hochlastsystems erschwinglich, und seine Wartung und Skalierung erfordern keine langfristigen Schulungen.

Moderner Stack
Einfache und moderne Oberfläche

Einfache und moderne Oberfläche

Es ist keine zusätzliche Schulung erforderlich, um Ihre Arbeit im System zu beginnen. ELMA365 hat eine einfache Oberfläche - der Benutzer sieht nur die Funktionen der Oberfläche, die er zur Erfüllung seiner aktuellen Aufgabe benötigt.

Sie müssen keinen Thick-Client auf Ihrem Arbeitsplatz installieren, da ELMA365 in der Web- und Mobilversion verfügbar ist. Ein zeitgemäßes Design macht die Arbeit mit dem System angenehm und komfortabel.

Skalierbarkeit

ELMA365 sorgt für hohe Zuverlässigkeit und Leistung ohne große Anforderungen an die Ressourcen. Der moderne Stack ermöglicht es, eine schnelle Reaktion der Oberfläche zu gewährleisten, während die Microservice-Architektur eine flexible Skalierung des Systems ermöglicht. Er hilft, das System an beliebige Dokumentauslastungen und Lastprofile anzupassen.

Mit der Cluster-Technologie können Sie die Last auf eine Vielzahl von Servern verteilen. Dieser Ansatz ermöglicht den Aufbau eines ausfallsicheren Systems für Tausende von gleichzeitigen Benutzern.

Mit ELMA365 haben Sie viele Einsatzmöglichkeiten. Das System ist als SaaS verfügbar; es kann auch vor Ort oder in der privaten Cloud installiert werden. Die Editionen ELMA365 Enterprise und ELMA365 PrivateCloud bieten alle Vorteile der Cloud-Lösung, während sie im Rechenzentrum des Unternehmens installiert sind.

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