История успеха

Автоматизация процессов
3 юридических лиц одной управляющей
компании Mriya Resort & SPA

Mriya Resort & SPA

Цели и задачи бизнеса

Mriya Resort & SPA — ведущий мировой курорт для семейного и оздоровительного отдыха по версии премии World Travel Awards.

Под крылом управляющей компании Mriya Resort & SPA находятся:

  • Nash.Travel — быстроразвивающееся туристическое онлайн-агентство, которое позволяет быстро находить и бронировать оптимальный формат и место для отдыха;
  • Японский Сад «Шесть чувств» — аутентичный проект для Крыма, созданный культовым ландшафтным архитектором Широ Накане;
  • Семейно-тематический парк чудес и приключений «Дримвуд», созданный в партнерстве с известным мировым парком аттракционов;
  • Клиника персонализированной медицины, основной принцип которой — функциональный и интегративный подход;
  • Сеть ресторанов черноморской кухни «Чёрное море».

Главные цели, которые планировалось достичь с помощью автоматизации сервисных процессов, — масштабирование управляющей компании и получение инструмента стратегического управления компанией.

  • 55

    бизнес-процессов
    автоматизировано за 8 месяцев

  • на 40%

    уменьшилась стоимость процесса
    при средней степени проработки

  • 852 000 ₽ в год

    экономия при загрузке в 1200 заявок на оплату

  • 15месяцев

    прогнозируемая окупаемость
    проекта внедрения ELMA BPM

Меняйся легче!

Удаленная работа с ELMA BPM

Вынужденные изменения

На время пандемии управляющая компания была вынуждена срочно перестраивать внутренние процессы. Встала задача: за неделю перевести 500+ сотрудников на удаленную работу без потери эффективности.

Что удалось?

  • продолжить работу операционного блока;
  • сохранить эффективность;
  • оставить без изменений сроки сдачи объектов;
  • оперативно перестроить процессы для перевода ресторанов на доставку;
  • сохранить рабочие места всех сотрудников.
Задачи проекта

  • Объединить процессы в едином ИТ-пространстве, сохранив уникальность бизнес-процессов юридических лиц

  • Обеспечить сквозной контроль бизнес-процессов от старта до завершения

  • Повысить скорость и эффективность бизнес-процессов группы компаний

  • Сократить издержки на обработку процессов.

Какие проблемы решает ELMA

  • Отсутствие
    централизации процессов

    Все переговоры велись в почте, департаменты работали в не связанных друг с другом системах, компания имела большие издержки на обработку процессов, тратила серьезные суммы на оправдавданные риски, многочисленные юридические лица работали по нестандартизированным документам.

    Единое ИТ-пространство

    ELMA объединила все используемые в компании системы, начиная с 1C:ERP, заканчивая такими специфическими, как Fidelio, в едином пространстве. Электронный след в системе, теперь процессы проходят линейно.

  • На согласование
    уходили часы и дни

    Сотрудники вынуждены вручную оформлять документы и разносить их по кабинетам. Трата рабочего времени.

    Автоматизация HR-процессов

    На запуск процесса «Запустить процесс командировки» сотрудник тратит менее 1 минуты. Заявка на отпуск оформляется в два клика.

  • Изменения процессов
    занимали много времени

    В большинстве случаев изменения в процессы не вносились из-за сложности изменения процессов. Фактическая работа и работа на бумаге отличались, что порождало риски.

    Возможность быстрых
    изменений и масштабируемости

    В ELMA за часы можно легко скорректировать процессы, менять пути согласования и т.д. Быстрый путь к масштабированию.

Ибраим Куку

Главным ограничителем проекта внедрения выступило время: более 50 процессов было необходимо внедрить за 9 месяцев. Более того, параллельно велась работа по стандартизации процессов к высокоэффективному стандарту ISO 9001. Новая модель должна была быть легко масштабируемой и адаптивной к особенностям новых юридических лиц.

Ибраим Куку
Ибраим Куку

Ведущий бизнес-аналитик MRIYA RESORT & SPA

Как работает ELMA в Mriya Resort & SPA

Для автоматизации и стандартизации процессов команда Mriya Resort & SPA проанализировала более 110 бизнес-процессов. По итогу автоматизации процессы разных юридических лиц сохранили свои уникальность и регламент, но «переехали» в одну систему.

Заявка на предоставление скидки Заявка в службу безопасности Бизнес-процесс «Заявка на трансфер»

Для автоматизации процесса по предоставлению скидки была проведена интеграция ELMA с Fidelio. Fidelio — это специфическое ПО для автоматизации гостиничных процессов, таких как заявка на бронирование, создание и отправка счетов и актов и т.д. В работе это выглядит так: в процессе «Заполнить заявку» инициатор вводит номер бронирования, после чего ELMA подгружает всю информацию из Fidelio и выводит ее на форму первой задачи.

Инициатору остается заполнить недостающие поля и добавить информацию о дополнительной скидке. При этом происходит динамический расчет конечной скидки и суммы исходя из введенных данных, тарифа, сезона, дат и т.д.

Далее заявка отправляется на согласование.

После завершения этапа согласования ELMA хранит документ «Заявка на скидку», а также передает актуальные данные о скидке в Fidelio.

«До ELMA информация о предоставленных скидках нигде не отображалась, из-за чего в конце квартала возникали финансовые нестыковки. С ELMA этот риск исключается»

Ибраим Куку
Ибраим Куку

Ведущий бизнес-аналитик MRIYA RESORT & SPA

Рабочее место сотрудника безопасности (КПП) состоит из портлета с заявками в службу безопасности, которые можно найти по фильтру или по штрихкоду.

При поиске по штрихкоду открывается карточка работы с заявкой в зависимости от статуса заявки.

Еще один пример интеграционных возможностей ELMA. Для процесса «Заявка на трансфер» ELMA была интегрирована с 1С:УАТ.

Отель предоставляет услуги трансфера. Им могут воспользоваться и гости, и сотрудники отеля. Информация о трансфере содержится в системе 1С УАТ.

Для того чтобы заполнить заявку на трансфер, инициатор запускает специальный процесс, где указывает время и даты подачи и прибытия, тип автомобиля, а также данные о клиенте. Далее заявка уходит по пути согласования, а информация передается в 1С УАТ.

Заявки с одинаковыми данными могут быть объединены. К примеру, с одним номером рейса вылета и точкой прибытия «Аэропорт».

Это значительно ускоряет процесс взаимодействия с транспортной службой и делает более понятным и доступным.

Прогнозируемая окупаемость проекта — 15 месяцев (с 6-го месяца продуктивной эксплуатации системы ELMA BPM). Постепенно Mriya Resort получит полный контроль над процессами благодаря автоматизации и проекту по прозрачной аналитике показателей. Формула успеха для организаций, которые только планируют внедрять BPMS: собрать правильную команду + выбрать правильную систему + желание меняться.

Ибраим Куку
Ибраим Куку

Ведущий бизнес-аналитик MRIYA RESORT & SPA