Положение об электронном документообороте

Раис Ахкямов

Руководитель практики внедрения ELMA365 CSP

Электронный документооборот позволяет бизнесу получить преимущество перед конкурентами благодаря четким внутренним процессам, снижению количества ошибок и увеличению скорости работы. При отлаженном электронном документообороте компания вовремя отвечает на письма контрагентов и клиентов, быстро находит нужные выписки, оплачивает все счета в срок и не теряет акты, договоры и приказы. Все это повышает качество сервиса и уровень удовлетворенности клиента.

По этой причине многие компании приняли решение перейти на ЭДО и внедрить корпоративную систему электронного документооборота. Однако не всегда понятно с чего начать, какую нормативную базу подготовить и какие детали не упустить в процессе внедрения.

Рассмотрим этот процесс подробнее.

Переход на электронный документооборот

При переходе на электронный документооборот компании проходят ряд этапов. Так, необходимо провести анализ текущих процессов на предприятии — оценить, как работают сотрудники, в какой последовательности они выполняют те или иные действия, исключить ненужные и неэффективные шаги. В электронный формат стоит переносить уже улучшенные процессы, которые позволят персоналу работать быстрее и с лучшим результатом.

Затем необходимо выбрать подходящую систему для ЭДО. Будьте готовы к тому, что выбор может занять довольно много времени, в некоторых случаях вплоть до года, особенно, если тестируется несколько систем. Программное обеспечение для электронного документооборота должно соответствовать запросам вашей компании и по максимуму закрывать бизнес-задачи.

Например, в дополнение к документообороту многие системы предлагают инструменты для внутренних коммуникаций — мессенджеры, групповые чаты, трекеры задач. Какие-то системы позволяют автоматизировать сквозные процессы предприятия, включив в них обработку документов. При этом в low-code платформах, к примеру, в ELMA365, любой сотрудник, прошедший обучение, может настроить процессы и интерфейсы, для этого не требуется привлекать программистов. При покупке системы важен и ряд других факторов: страна разработки, наличие готовых решений, стоимость, подход к лицензированию, возможность масштабирования.

Выбрав подходящее ПО, определите основные маршруты, которые будут автоматизированы в первую очередь. Затем наступает этап внедрения системы для электронного документооборота и обучения сотрудников. И здесь важно подготовить нормативную документацию, которая будет соответствовать стандартам и выполнять функцию информирования сотрудников. В этой статье мы поговорим о тех документах, которые нужны при организации ЭДО.

При переходе на ЭДО компании, как правило, составляют два регламентирующих документа — приказ о переходе на электронный документооборот и Положение об электронном документообороте. Приказ должен содержать день, месяц и год начала действия ЭДО, перечень сотрудников, имеющих доступ к программному обеспечению, сроки проведения обучения для персонала и другие детали.

О Положении об электронном документообороте в организации поговорим подробнее.

Что такое Положение об электронном документообороте?

Важно помнить, что в любой организации электронный документооборот — это не просто использование программного обеспечения для обмена документами. Это целая система, которая может включать в себя и ряд программ, и инструкции для сотрудников, и рекомендованные форматы документов, и использование цифровой подписи. Все это должно быть где-то прописано, причем детально. Сотрудник, участвующий в ЭДО, должен иметь возможность открыть документ и найти там инструкции о том, какие шаги ему необходимо выполнить, чтобы, например, составить, согласовать, подписать и отправить клиенту договор.

Помимо внешнего документооборота, то есть обмена документами с вашими партнерами или клиентами, все вышесказанное касается и внутренних процессов, в частности, кадровых. При переходе на КЭДО, без регламентов не обойтись. Более того, в этом случае необходимо ознакомить сотрудника и получить согласие на безбумажный документооборот.

Итого, положение об электронном документообороте определяет единые правила для работы с электронными документами. Оно помогает выработать единые стандарты и помочь сотрудникам компании их придерживаться. Правильно составленное Положение — это не просто формальный документ, который будет пылиться на полке. Скорее, это список правил и инструкций, который определяет порядок работы, помогает вашему персоналу правильно выполнять свои задачи и избегать ошибок человеческого фактора.

Этот документ компания составляет, когда уже пройдены предыдущие шаги, определена система, которая будет установлена в организации и проведены подготовительные работы. Информацию о внедренном ПО необходимо будет отразить в Положении наряду с общими сведениями о системе, порядком предоставления доступа, правилами работы с документами и т.д.

Пример Положения об электронном документообороте. Первая страница

Таким образом, Положение об ЭДО включает в себя вся инструкции и регламенты, которые касаются электронного документооборота в компании.

Например, в Положении сотрудник сможет узнать:

как правильно оформить документ;
как согласовать новый договор;
где взять шаблон акта приемки;
можно ли отправить документ по электронной почте или нужно использовать другой канал;
можно ли отправить пакет документов в виде архива;
к кому обратиться, если не получается войти в свой аккаунт в СЭД;
до какого времени в течение рабочего дня можно отправлять документы контрагентам;
как зарегистрировать входящее письмо;
как получить сертификат электронной подписи.

Рассмотрим более детально, какие пункты можно включить в Положение, чтобы максимально полно отразить все детали. При этом стоит помнить, что каждая компания сама определяет, какие пункты и в каком объеме включать в этот документ.

Общие положения

Здесь вы прописываете общие сведения о системе электронного документооборота в компании, а также термины и определения, использованные в Положении. Например, стоит указать, что такое «электронный документ», «электронная почта», «участник ЭДО», «отправитель», «получатель», прописать типы документов (контракты, служебные записки, заявления и т.д.). Также стоит указать цели ЭДО, например, «создание единой системы документооборота», «улучшение скорости обработки писем», «контроль исполнительской дисциплины».

Программное обеспечение

Прописываются общие сведения и особенности системы электронного документооборота, внедренной в компании.

Условия предоставления доступа

В этом пункте указываются условия, при которых сотрудник компании получает доступ в СЭД. Например, установка необходимого ПО на компьютер пользователя, установка антивирусных программ, особенности при работе из дома и т.д.

Порядок организации электронного документооборота

Здесь вы описываете, какие процессы включает в себя электронный документооборот, как формируются цифровые документы, какие типичные маршруты используются в организации. Можно перечислить допустимые форматы документов, прописать пункт о юридической силе соглашений и актов. Также стоит указать виды электронного документооборота, принятые в компании, например, кадровый, бухгалтерский, складской.

Кадровый электронный документооборот

С 22 ноября 2021 года компании законодательно имеют возможность организовать кадровый электронный документооборот. Работники отдела кадров теперь могут вести все документы в цифровом виде. Все эти процедуры должны быть прописаны в Положении.

Юридически значимый документооборот

Отдельным пунктом можно прописать, как происходит подписание и обмен документами с контрагентами, партнерами и заказчиками через операторов электронного документооборота. Обычно доступ к этому виду документооборота имеет ограниченный круг сотрудников с правом подписи — их следует перечислить в Положении.

Порядок работы с входящей корреспонденцией

Укажите каналы, через которые вы принимаете документы (электронная почта, операторы ЮЗДО, формы обратной связи на сайте), сроки обработки, порядок регистрации и принятия решений.

Порядок отправки электронных документов

Здесь можно прописать все нюансы вплоть до требований к оформлению исходящих документов. Укажите, какие из них отправляются по электронной почте, а какие — строго через оператора, если у вас настроен юридически значимый документооборот с контрагентами. Пропишите время, в которое документы могут быть отправлены, должны ли они быть архивированы в формате .RAR или .7z, как стоит оформлять электронные письма, какую подпись использовать.

Порядок получения электронной подписи

Процесс получения сертификата ЭП, список людей, которые могут получить данный сертификат, описание всех видов электронной подписи, используемых на предприятии.

Хранение электронных документов

Пропишите, где, в каком виде и как долго будут храниться электронные документы в вашей компании, как организовано резервное копирование. Причем для разных типов документов требования могут отличаться, и все они должны быть перечислены. Также можно указать ответственных за хранение архива и его безопасность.

Информационная безопасность

В этом пункте компания указывает свои требования к информационной безопасности и детально приписывает, как они будут соблюдаться. Следует перечислить программно-технические средства (система паролей и идентификаторов, токены, антивирусные программы) и организационные мероприятия (процесс предоставления доступа, обучение сотрудников организации, защита серверов от пожара и т.д.)

Исключения

Перечислите документы, которые на данное время будут обрабатываться в бумажном виде. Так, это могут быть кадровые документы, в данный момент оформляемые только в бумажном виде.

Если резюмировать, то в Положение об ЭДО стоит включить:

год и дату, с которой оно начинает действовать, а также срок действия. Положение может быть бессрочным или же продлеваться по прошествии периода, чаще всего, года;
данные об информационной системе и ее использовании;
регламенты обработки разных типов документов;
методы обеспечения сохранности;
процедура предоставление доступа.

Это примерный список пунктов, каждая организация может дополнительно включать любые нужные требования, чтобы в полной мере отразить свою систему ЭДО. Так, где-то не используется КЭДО, а где-то сотрудники работают сразу в нескольких информационных системах, и в каждой из них предусмотрена обработка документов.

Когда составлять Положение об электронном документообороте?

Выше мы уже говорили о том, что при переходе на ЭДО, компания проходит через несколько этапов. Рассмотрим этот момент подробнее.

1 шаг. Анализ текущей системы электронного документооборота: с какими видами документов работает компания, какие основные процессы, кто в них участвует, какие есть проблемы. На этом этапе уже видно, как переход на электронный формат поможет решить ряд проблем, например, сократить время, которое уходит на сканирование и распечатку, поиск нужных сотрудников для согласования заявлений и нахождение нужного документа в архиве.

2 шаг. Внедрение системы электронного документооборота. Этот этап включает в себя поиск подходящей системы, разработку плана внедрения и само внедрение.

3 шаг. Разработка регламентов и Положения об электронном документообороте. Этот шаг необходимо выполнить до того, как выбранная вами СЭД будет введена в эксплуатацию, ведь сотрудников нужно проинформировать о новых процедурах до того, как им придется с ними столкнуться.

4 шаг. Запуск системы для электронного документооборота в эксплуатацию. К данному моменту сотрудники уже проинформированы. Они прошли инструктаж и обучение и готовы работать по новым стандартам.

Как составить Положение об электронном документообороте?

Единой формы Положения, которая была бы утверждена государственными органами, на данный момент не существует. Каждая организация может составить его в том виде, в котором считает нужной.

Как определить, кто в организации должен взять на себя обязанность составить Положение об электронном документообороте? Чаще всего подобные документы составляют работники канцелярии и секретариата. Однако в данном случае необходимо привлекать тех специалистов, которые в полной мере понимают, как будет применяться программное обеспечение в рамках перехода на ЭДО. Рекомендуем обратиться к сотрудникам IT-департамента или любого другого отдела, который в вашей компании занимался этим проектом. Также может потребоваться экспертное участие юристов, сотрудников, которые взаимодействуют непосредственно с контрагентами и заказчиками или занимаются производством продукции на вашем предприятии.

Мы рекомендуем использовать достаточно простой язык и понятные формулировки. Цель Положения — помочь всем работникам компании соблюдать процедуры и стандарты предприятия, а это невозможно, если текст регламентов будет непонятным и трудным для восприятия. Чтобы получить полезный документ, которым сотрудники действительно смогут пользоваться, необходимо учесть все процессы, нюансы и особенности вашей компании.

Готовое Положение нужно согласовать с руководителем предприятия. Также, если у вас на предприятии существует профсоюз, представляющий интересы работников, то необходимо включить его в согласование.

Затем ознакомьте с документом самих сотрудников — тех, кто будет принимать непосредственное участие в электронном документообороте, в том числе кадровом. С этого момента можно запускать вашу систему для ЭДО в эксплуатацию и выпускать приказ о переходе на электронный документооборот.

Отправка Положения об ЭДО на ознакомление всем сотрудникам в системе ELMA365

Заключение

Резюмируя, стоит отметить, что Положение об электронном документообороте создается не просто для того, чтобы нормативная документация была в порядке. Его основная задача — предоставить регламенты и инструкции по работе сотрудникам, вовлеченным в работу с договорами, актами, счетами, корреспонденцией, служебными записками, заявлениями, приказами и т.д.

В Положении следует описать все нюансы электронного документооборота в вашей компании и порядок работы с документами. Здесь указывается корпоративная система для ЭДО, перечисляются сотрудники, которые с ней работают, прописываются такие процедуры как получение доступа, использование цифровой подписи, согласование, создание актов по договорам, отправка электронных писем клиентам, создание резервных копий и так далее.

Каждая компания создает свое собственное Положение об электронном документообороте, так как единой формы, определенной на законодательном уровне, не существует. Главное помнить о задачах, которые Положение об ЭДО должно выполнять, а именно в понятном виде предоставлять полную информацию о нормах, регламентах, правилах работы, зонах ответственности в рамках электронного документооборота внутри вашей компании.