Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Каждая компания сталкивается с вопросом учета и хранения первичных документов. Многие переходят на электронный формат, стремясь упорядочить свои архивы. Однако, здесь есть ряд нюансов, ведь нужно не просто отсканировать документ и загрузить его в хранилище, отдельно сложив бумажные оригиналы. Необходимо обеспечить взаимодействие с контрагентами и надзорными органами, гарантировать безопасность данных и соблюсти требования законодательства.
Полноценный электронный архив документов решает этот запрос: он упрощает управление данными, помогает вести учет в цифровом виде, соблюдать регламенты в сфере хранения, а также ускоряет работу сотрудников и повышает прозрачность процессов.
В статье мы разберем, как работает электронный архив, почему он важен для бизнеса, приведем примеры использования и рассмотрим, на что обратить внимание при внедрении.
Краткое содержание:
- Принципы работы электронного архива
- Интеграция с операторами ЭДО
- Где используется электронный архив
- Как быстро внедрить электронный архив
- Выводы
- FAQ
Принципы работы электронного архива
Рассмотрим, за счет чего система электронного архива организует документооборот на предприятии.
Централизация данных
Все первичные учетные документы компании объединяются в единой структуре: договоры, счета, накладные, акты выполненных работ и т.д. Они хранятся в безопасном пространстве, доступ к которому регулируется системой доступов. При создании документа учитываются все законодательные требования — набор атрибутов, электронная подпись, правильный формат файла, наличие резервной копии, сроки хранения.
Быстрый доступ и удобный поиск
Поиск документа в бумажных архивах или на неструктурированных цифровых носителях может занимать часы. Электронный архив решает эту проблему. Современные решения оснащены интеллектуальными системами поиска — достаточно ввести ключевое слово, номер документа или дату, и нужный файл появится за несколько секунд. Дополнительные фильтры, теги и категории делают работу ещё удобнее.
Поиск по контрагенту в архиве ELMA365
Обмен документами с контрагентами
Интеграция архива с операторами ЭДО и использование квалифицированной ЭЦП позволяет создавать, получать и хранить юридические значимые электронные документы в регламентированном виде. Не нужно ждать бумажную версию на подпись, зависеть от сроков курьерской доставки и нести риски от потерь и задержек.
Безопасность данных
Первичные архивные документы содержат чувствительную информацию, которая требует особо тщательного подхода к безопасности. Грамотное распределение прав доступа гарантирует, что конфиденциальные данные будут видны пользователям строго в соответствии с допусками. Так, можно настроить допуски по отделам, ролям, типам документов и т.д. Автоматическая регистрация истории просмотров дополнительно усиливает безопасность.
Автоматизация
Архив не только обеспечивает учет электронных документов, но и упрощает их обработку. Автоматическая сортировка, контроль версий и уведомления об изменениях помогают исключить путаницу. Например, вы всегда будете знать, какой файл актуален, а какой — устарел. Также, благодаря автоматизации, легко наладить прозрачные процессы, например, дополнение пакета документов или согласование договора.
Готовые процессы в электронном архиве ELMA365
Соответствие законодательству
Архив автоматически организует учетные документы в электронном виде так, как того требуют нормы законодательства, включая сроки хранения, форматы данных и доступность для проверяющих органов. Задав все требования для каждого типа документа, вы освобождаете бухгалтерию от необходимости каждый год проверять, не истекли ли сроки хранения уведомлений, приказов и договоров.
Кроме этого, архив берет на себя рутинные дела — сортировку, уведомления о сроках хранения, контроль версий. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных аспектах и снижает риск человеческих ошибок.
Еще одно преимущество такого подхода — доступ к электронным документам из любой точки мира. Это критично для компаний, работающих в гибридном или полностью удаленном формате.
Можно сказать, что электронный архив — это не просто хранилище документов, а инструмент, который делает рабочие процессы быстрее, безопаснее и удобнее.
Интеграция с операторами ЭДО
Одним из значительных преимуществ электронного архива является возможность интеграции с различными сторонними системами, в частности, с операторами ЭДО, такими как Диадок.
Это позволяет организации быстро создавать и обмениваться счетами-фактурами, актами, договорами и другими важными документами в электронном виде с контрагентами без необходимости распечатывать и подписывать бумаги.
Благодаря использованию квалифицированной электронной подписи, эти документы являются юридически значимыми, а значит больше не нужно отправлять договоры и счета через курьерские сервисы.
Модули для использования электронной подписи в ELMA365
Все электронные документы автоматически загружаются в архив, сортируются и становятся доступны для дальнейшей обработки. Например, когда предприятие получает электронный счет-фактуру через Диадок, сотрудники могут проверить данные, утвердить и провести оплату в бухгалтерии, не выходя из системы. После чего документ архивируется и отправляется на хранение в соответствие с регламентами.
Всё это значительно ускоряет процесс обмена и минимизирует ошибки при обработке документации. Снижаются затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов, а также ускоряется взаимодействие с контрагентами и партнерами. Бухгалтеры, юристы и другие специалисты получают доступ к нужным документам сразу, что позволяет оперативно реагировать на запросы и завершать процессы без задержек.
Итого, компании могут полностью перейти на безбумажный документооборот, используя ключевые преимущества электронного архива:
- Автоматическое поступление документов из внешних систем
- Снижение вероятности ошибок
- Выполнение требований законодательства
- Упрощение работы с несколькими источниками данных
- Автоматизация процессов согласования и утверждения
- Повышение производительности сотрудников
Где используется электронный архив
Любой отдел организации соприкасается с первичными документами в том или ином виде. Рассмотрим, какую пользу электронный архив приносит конкретным подразделениям.
Электронный архив в бухгалтерии
Тут любая ошибка грозит потерей прибыли, штрафами и разбирательствами, поэтому так важно упорядочить процессы обработки архивных документов.
В электронный архив попадают все первичные бухгалтерские документы, такие как счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные, договоры и другие. Их можно загрузить напрямую из вашей системы документооборота, внешних систем или добавить через функционал распознавания бумажных документов.
Каждый архивный документ получает свой уникальный номер и метки, что позволяет легко отслеживать его статус, сроки хранения и привязку к контексту. Это особенно важно для бухгалтеров, которые часто ищут и проверяют первичные документы для составления отчетности, начисления налогов или выполнения других операций.
Для первичных бухгалтерских документов существуют четкие сроки хранения в зависимости от типа и назначения. Поэтому одной из важнейших функций электронного архива является автоматизация контроля за этими сроками, чтобы бухгалтерии не пришлось вручную отслеживать, когда документы можно уничтожить.
Работа с архивными документами в электронном архиве позволяет быстро собирать необходимые данные для подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности. Например, все счета-фактуры и акты выполненных работ по конкретному проекту или поставке будут легко доступны для формирования отчетов, без необходимости ручного поиска по многочисленным папкам.
Нужный пакет электронных документов можно выгрузить в zip архив, для которого будет сформирован реестр включенных документов. Такие файлы можно сохранять для последующего повторного использования.
Электронный архив на производстве
Электронный архив может стать незаменимым инструментом для создания и обработки накладных, путевых листов и договоров. Документы автоматически сортируются по категориям и проектам, и каждый сотрудник может видеть только те материалы, которые ему необходимы для работы. Так, инженер может мгновенно найти нужный документ по номеру заказа или названию детали через единый интерфейс. Настроенные процессы позволяют обеспечить своевременный учет и соблюдение требований, без необходимости перепроверять все вручную.
Карточка счета в интерфейсе ELMA365
Электронный архив в отделе кадров
В конце 2021 года был подписан закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровый документооборот в электронном формате. Это удобно, но также требует соблюдения определенных регламентов. К примеру, заявления от сотрудников на выдачу документов хранятся один год, различные уведомления работников хранятся 3 года, а отчёты о командировках следует хранить 5 лет. В цифровом архиве для каждого типа документа можно задать срок хранения и не отслеживать это вручную.
Электронный архив в отделе маркетинга
В маркетинговом отделе каждый месяц могут проходить десятки рекламных кампаний, в которых задействованы договоры, счета, актами и отчеты. Если все эти файлы хранятся в разных папках на серверах и рабочих компьютерах, а в бухгалтерию для оплаты их относят вручную, то путаница неизбежна. Архив позволяет организовать хранение документов по кампаниям, категориям и срокам публикации.
Кроме того, интеграция с другими системами позволяет автоматически загружать данные из CRM при формировании договоров и счетов. Это помогает отделу работать быстрее, слаженнее и продуктивнее, а также легко находить нужные материалы для оптимизации текущих и будущих кампаний.
К примеру, платформа ELMA365 сочетает в себе и CRM, и решение для организации электронного архива, включая традиционный функционал для взаимодействия между сотрудниками. Это существенно упрощает работу всех отделов, обеспечивая порядок и удобный доступ к информации.
Как быстро внедрить электронный архив
Выбирая программное обеспечение для настройки электронного архива, важно обратить внимание на определенный функционал.
1. Быстрый старт с готовыми решениями
Оцените, насколько быстро можно запустить архив в работу, достаточно ли в системе готовых преднастроенных компонентов, удобна ли работа с шаблонами для создания документов. Так, Электронный Архив от ELMA365 включает ряд инструментов, которые не требуют сложной настройки. Вы можете сразу приступить к работе, используя предустановленные шаблоны и бизнес-процессы.
2. Кастомизация
Каждая организация уникальна, поэтому важно, чтобы система позволяла адаптировать электронный архив под ваши потребности. К примеру, вы можете создавать собственные типы документов, настраивать права доступа для сотрудников и автоматизировать рутинные задачи, такие как напоминания о сроках хранения.
3. Интеграция с другими системами
Интеграция с CRM, ERP и другими корпоративными системами, такими как 1С, позволяет связать архив с общими процессами компании. Например, автоматически сохранять документы из почты, контрактной системы или отдела закупок.
4. Удобный и понятный интерфейс
Важно, чтобы даже те сотрудники, которые не имеют опыта работы с подобным программным обеспечением, могли создавать, проверять и отправлять электронные документы. Использование шаблонов, удобный поиск и структурированное отображение делают рабочий процесс комфортным и быстрым.
5. Безопасность
Убедитесь, что в решении есть возможность гибко настроить права доступа: ограничить просмотр определенных документов для отдельных пользователей или отделов.
6. Мобильность
Сегодня во многих организациях есть удаленные сотрудники ли те, кто работают в гибридном формате. Важно иметь доступ к архиву с мобильных устройства, поэтому убедитесь, что у системы есть мобильное приложение.
Электронный архив от ELMA365 помогает значительно упростить все этапы внедрения за счет готовых преднастроенных процессов, широких возможностей для интеграции, настраиваемого интерфейса. Экосистема решений ELMA365 позволяет связать архив с CRM, проектами, маркетинговыми процессами и сервисным центром компании, оптимизируя работу каждого сотрудника организации.
Реестр видов документов в электронном архиве ELMA365
Выводы
Ни одно предприятие не обходится без первичных документов, к хранению которых государство предъявляет определенные требования. Организовать учет и обеспечить соблюдение всех требований в цифровом виде позволяет электронный архив. Электронный архив – это не просто инструмент для хранения, он помогает создать целую структуру с рядом преимуществ:
- Удобство хранения и обработки документов: упрощается процесс хранения и доступа к документам, ускоряется поиск и работа с первичными документами для бухгалтерии.
- Автоматизация процессов: интеграция с ЭДО и ERP системами позволяет автоматизировать загрузку документов, их сортировку, согласование и утверждение, что значительно ускоряет работу и снижает количество ошибок.
- Соблюдение законодательства: электронный архив помогает обеспечить соблюдение требований по срокам хранения и быстро подготовить документы для аудита, минимизирует риски для компании.
- Безопасность и защита данных: все документы в архиве защищены электронной подписью и системой безопасности, что гарантирует сохранность данных.
- Оптимизация затрат и пространства: переход на электронное хранение помогает избавиться от бумажных документов, экономя место, время и ресурсы на их обработку и хранение.
- Подготовка отчетности и контроль: электронный архив ускоряет подготовку отчетности, а автоматические напоминания и контроль за сроками хранения делают работу бухгалтерии более организованной.
Электронный архив — это ключевой инструмент, который помогает организациям ускорить рабочие процессы, повысить безопасность информации и обеспечить соблюдение законодательных требований. Он избавляет от необходимости тратить время на поиск документов и снижает риски потери данных. Интеграция с другими корпоративными системами делает работу с архивом еще проще, а автоматизация процессов позволяет компаниям сосредоточиться на более важных задачах.
FAQ об Электронном архиве
Что такое электронный архив?
Электронный архив — это цифровая система для хранения, управления и быстрого доступа к документам и данным, которая заменяет традиционные бумажные архивы. Современные электронные архивы обеспечивают безопасное хранение информации, удобный поиск по ключевым словам и возможность удалённой работы с файлами. Они широко используются в бизнесе, госучреждениях и корпорациях для оптимизации документооборота и соответствия требованиям законодательства.
Как создать электронный архив документов?
Создание электронного архива документов начинается с выбора специализированного ПО (например, ELMA365 CSP), которое обеспечит надёжное хранение и индексирование файлов. Далее необходимо оцифровать бумажные документы с помощью сканеров, организовать структуру папок и метаданные для удобного поиска, а также настроить права доступа для сотрудников. Важно обеспечить резервное копирование и защиту данных, чтобы архив соответствовал требованиям безопасности и законодательства.
Как быстро внедрить электронный архив?
Быстрое внедрение электронного архива возможно с помощью уже готовых облачных решений или корпоративных СЭД, которые не требуют сложной установки и настройки. Начните с оцифровки самых востребованных документов и используйте шаблоны метаданных для ускорения индексации. Для ускорения интеграции выбирайте решения с технической поддержкой или Low-code платформы, которые возможно настраивать без привлечения сторонних дорогостоящих специалистов.
Какие документы можно хранить в электронном архиве?
В электронном архиве можно хранить практически любые типы документов: бухгалтерские отчёты, договоры, кадровые приказы, техническую документацию, сканы паспортов и доверенностей, судебные дела, медицинские карты и даже мультимедийные файлы(фото, видео, аудио). Главное — соблюдать требования закона (например, ФЗ «Об электронной подписи» и отраслевые нормативы) и использовать защищенные форматы (PDF/A, TIFF).
Для особо важных документов (например, учредительных или нотариальных) может потребоваться квалифицированная электронная подпись (КЭП) и специальное ПО с функцией долговременного хранения (СЭД или ECM-системы).
Будут ли бумажные архивы полностью заменены электронными?
Хотя электронные архивы активно вытесняют бумажные благодаря скорости доступа, экономии места и удобству поиска, полный отказ от бумажных носителей в ближайшие годы маловероятен. Некоторые документы (например, нотариально заверенные оригиналы, исторические акты или документы с печатями) требуют физического хранения по закону. Кроме того, часть организаций сохраняет бумажные дубликаты как дополнительную страховку от технических сбоев или кибератак. Тренд на перевод электронного архива очевиден, большая часть документооборота крупных компаний уже переведена в цифру. Полный переход, конечно, возможен, но лишь при изменении законодательной базы и повсеместном внедрении защищенных СЭД.
Чтобы оценить преимущества такого подхода, установите бесплатную пробную версию ELMA365 и посмотрите на весь функционал вживую.
