Автоматизация документооборота, финансовых и HR-процессов Air Astana в системе ELMA BPM

Automatisierung von Dokumentenverwaltung, Finanz- und HR-Prozessen bei Air Astana

Ziel

Menge an manueller Arbeit und Papierkopien verringern, um Geschäftsprozesse in der Zeit des schnellen Unternehmenswachstums zu beschleunigen. Eine digitale Signatur in der Dokumentenverwaltung implementieren.

Lösung

Air Astana-Spezialisten automatisierten die wichtigsten HR - und Finanzprozesse. Die digitale Signatur wurde für die Bestätigung von Dokumenten implementiert, während das BPM-System in ERP und andere interne IT-Systeme integriert wurde. Die Aufzeichnungen und die Dokumentenablage des Unternehmens wurden in elektronische Form übertragen.

Ergebnis

Die Geschwindigkeit der Dokumentenprüfung und -genehmigung hat sich durch die plattformübergreifende Integration von IT-Lösungen und die Einführung der digitalen Signatur um ein Vielfaches erhöht. Die Dokumentenwege wurden optimiert und die Anzahl der manuellen Vorgänge wurde reduziert. Die Bearbeitung von Kunden- und Mitarbeiteranfragen erfordert nun weniger Zeit und finanzielle Ressourcen.

Roman Bogdashkin, Direktor für Unternehmensanwendungen und e-Business-Entwicklung bei Air Astana, hat uns erzählt, wie die Digitalisierung von Prozessen für Unternehmenswachstum und Skalierbarkeit sorgt.

Roman Bogdashkin, Direktor für Unternehmensanwendungen und e-Business-Entwicklung bei Air Astana
Roman Bogdashkin, Direktor für Unternehmensanwendungen und e-Business-Entwicklung bei Air Astana

Im Jahr 2018 wurde Air Astana von Skytrax zum siebten Mal in Folge als "Beste Fluggesellschaft in Zentralasien und Indien" ausgezeichnet. Im selben Jahr wurde Air Astana von der APEX (Airline Passenger Experience Association) in die Fünf-Sterne-Bewertung der wichtigsten regionalen Fluggesellschaften aufgenommen. Air Astana wird in mehreren der am meisten geschätzten Branchenbewertungen für die hohen Standards der angebotenen Dienstleistungen aufgeführt. Worauf basiert die Effizienz des Unternehmens?

Roman Bogdashkin: Komponenten unseres Erfolgs sind die folgenden:

  • Abgestimmter Vertrieb und Zugänglichkeit. Kunden können uns über das Netzwerk von weltweiten Vertretern, unsere Website, Vertriebsbüros und das 24-Stunden-Callcenter erreichen.

  • Einhaltung der höchsten internationalen Sicherheitsstandards.

  • Moderne Flugzeugflotte: Unser durchschnittliches Flottenalter beträgt 8 Jahre.

  • Höchste Ansprüche an den Kundenservice.

  • Verlässlichkeit: Auf unseren Flügen erfüllen wir jede Verpflichtung.

  • Bequeme Anschlussflüge und ein wachsendes Streckennetz.

  • Flexible Preise.

Was ist die Entwicklungsstrategie des Unternehmens?

Roman Bogdashkin: Unsere Strategie steht im Einklang mit unserer Mission: die höchsten Sicherheitsstandards zu gewährleisten, die zuverlässigste Fluggesellschaft in der Region mit exzellentem Service zu sein, unsere Flotte und unser Streckennetz zu verbessern und das Produkt, das wir anbieten, zu optimieren. Wir streben auch danach, unsere Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Verdienste einzustellen, zu beurteilen und zu belohnen, und wir ermöglichen es den Mitarbeitern, ihr volles Potenzial zu erreichen. Es ist wichtig für uns, ein sozial verantwortliches Unternehmen und ein globaler Botschafter für Kasachstan zu sein.

"IT-Entwicklung ist keine Möglichkeit, sondern eine absolute Notwendigkeit"

Wie hilft die IT bei der Erreichung dieser Ziele?

Roman Bogdashkin: An allen Fronten. Der Bedarf an IT-Entwicklung im Luftverkehrssektor steigt rapide. Es ist notwendig, die Geschäftsprozesse zu digitalisieren und die Interaktionen mit Ihren Kunden und Mitarbeitern zu automatisieren.

Unterstützt das Senior Management von Air Astana die Entwicklung und Implementierung neuer IT-Lösungen?

Roman Bogdashkin: Unsere Manager verstehen, dass Automatisierung ein globaler Trend ist, der nicht ignoriert werden kann. IT-Entwicklung ist keine Möglichkeit, sondern eine Notwendigkeit. Wir führen aktiv neue IT-Projekte ein und erweitern unsere Kompetenzen. In unserer IT-Abteilung sind bereits mehr als 60 Mitarbeiter beschäftigt.

Können Sie die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens und die Projekte, an denen Sie arbeiten, beschreiben?

Roman Bogdashkin: Unsere IT-Abteilung besteht aus mehreren Abteilungen, die in drei Hauptbereichen arbeiten: Infrastruktur und IT-Sicherheit; Anwendungen (Erstellung interner Anwendungen und Entwicklung, Support, Verbesserung und Implementierung kommerzieller Anwendungen); E-Commerce (Online-Vertrieb und Kommunikation mit Kunden über die Website und mobile Apps).

Wir entwickeln viel selbst, um Kosten für Lizenzen und Wartungsgebühren zu sparen. Zurzeit nutzen wir mehr als 150 IT-Systeme, darunter sowohl spezifische Anwendungen als auch komplexe Lösungen, die das gesamte Unternehmen betreffen.

Евгения Ни, вице-президент по управлению персоналом и административным вопросам Air Astana
Evgeniya Ni, Vizepräsidentin für Personal und Verwaltung

Warum haben Sie sich für die Implementierung eines BPMS entschieden?

Roman Bogdashkin: Das Unternehmen wuchs intensiv und wir wollten das Wachstum noch weiter beschleunigen, indem wir überflüssige Büroarbeiten loswerden und die Anzahl der manuellen Arbeiten reduzieren. Wir setzten verschiedene Automatisierungstools für bestimmte Abteilungen ein, kamen aber zu dem Schluss, dass ein BMP-System die bessere Lösung sein würde. Es bietet Automatisierung nicht nur für die Dokumentenverwaltung, sondern auch für andere Geschäftsprozesse.

Wie und wann haben Sie das ELMA-Projekt initiiert?

Roman Bogdashkin: 2016 hat Evgeniya Ni, unsere Vizepräsidentin für Personal und Verwaltung, folgendes Problem angesprochen: das Unternehmen wuchs und damit wuchs auch die Anzahl der Mitarbeiter. Die Personalabteilung war mit der Dokumentenverwaltung beschäftigt. Offensichtlich würde es nur noch schlimmer werden, was zu einer längeren Dokumentenfreigabe und zu veralteten und verlorenen Dokumenten führen würde. Diese Faktoren könnten sich negativ auf die Geschäftsprozesse und das Wachstum des Unternehmens auswirken.

Gemeinsam beschlossen wir, uns die auf dem Markt befindlichen Automatisierungsprodukte anzuschauen. Wir haben den BPMS-Markt untersucht und die Software kasachischer, russischer und ausländischer Anbieter geprüft.

Zur Bewertung der Software haben wir eine spezielle Methode angewandt, die eine Beurteilung der Kosteneffizienz, Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit beinhaltet. ELMA erfüllte die meisten dieser Eigenschaften besser als andere Produkte und erhielt den Zuschlag. Wir haben acht Monate gebraucht, um das System vom Kauf bis zum ersten automatisierten Prozess zu implementieren.

Wie viele Menschen nahmen an diesem Projekt teil?

Roman Bogdashkin: Auf unserer Seite hatten wir einen Projektmanager, der mit Anwendern, Lieferanten und Entwicklern zusammenarbeitete. Bei Bedarf kamen weitere Spezialisten hinzu, zum Beispiel für die Konfiguration von Integrationen. Die Spezialisten der Personalabteilung halfen uns bei der Problemdefinition, beim Testen des Produkts und bei den Geschäftsprozessaktivitäten.

Sie haben erwähnt, dass in Ihrem Unternehmen bestimmte IT-Tools zur Lösung ähnlicher Aufgaben eingesetzt wurden. Haben Sie diese mit ELMA integriert?

Roman Bogdashkin: Wir haben einige davon integriert und andere durch ELMA ersetzt. Wenn ein Geschäftsprozess in ELMA bestimmte Daten aus anderen Systemen benötigte, nutzten wir plattformübergreifende Lösungen wie Webservices. Dies wurde von unserem eigenen Team und auch mit Hilfe des Anbieters durchgeführt.

Welche Prozesse haben Sie zuerst implementiert?

Roman Bogdashkin: Wir wussten, dass die Personalabteilung unter übermäßigen Dokumenten und Formalitäten litt, außerdem betrafen die HR-Prozesse das gesamte Unternehmen. Also entschieden wir uns, unser Automatisierungsprojekt mit ihnen zu starten. Es schien eine weise Entscheidung zu sein, da wir vorhatten, eine digitale Signatur im Unternehmen einzuführen.

Die Automatisierung der HR-Prozesse bedeutete auch, eine maximale Anzahl von Mitarbeitern für die Nutzung des Systems zu gewinnen. Memos und Verträge sind etwas, das jeder braucht. HR-Prozesse sind eine gute Basis, um Software in der Praxis zu testen.

"Jeder benutzt Memos und Verträge. HR-Prozesse sind eine gute Basis, um Software in der Praxis zu testen"

Die digitale Signatur war unser Pilotprojekt. Gemäß der kasachischen Gesetzgebung ist eine digitale Signatur rechtsgültig. Dann haben wir gemeinsam mit dem Anbieter die Geschäftsprozesse beschrieben. Die ersten betrafen das Versenden von Zusatzvereinbarungen an unsere Mitarbeiter auf Basis der Personalbeurteilung.

Derzeit haben wir 59 Gruppen von Prozessen automatisiert, darunter "Vorübergehende Versetzung aus medizinischen Gründen", "Sonderzahlung", "Erneuerung und Beendigung des Arbeitsvertrages", "Widerruf/Änderung der Verfügung" und andere.

Die Erstellung einer Prozessgruppe dauerte etwa drei Wochen, wenn keine komplexen Integrationen erforderlich waren. Im Allgemeinen hatten wir während des Projekts keine Probleme. Sowohl unser Team als auch das Team des Anbieters waren flexibel und haben Wege gefunden, auf Wünsche einzugehen. Es ist schwierig, alle Details in die Leistungsbeschreibung aufzunehmen, aber wir haben es geschafft, Probleme zu vermeiden, indem wir Kompromisse eingegangen sind und eine gute Beziehung hatten.

Hatten Sie jemals Schwierigkeiten bei der Einführung von Mitarbeitern in das System?

Roman Bogdashkin: Grundsätzlich nein. Unsere Personalabteilung erstellte eine PR-Kampagne für ELMA mit Video-Tutorials, Bannern, Anleitungen.

Wir haben Assistenten eingesetzt, die den Mitarbeitern helfen, sich mit der Software vertraut zu machen. Als die Vorbereitungsphase abgeschlossen war, informierten wir alle Abteilungen darüber, dass wir kurz vor der Einführung von ELMA standen und warnten sie, dass von nun an in einigen Prozessen keine Papierkopien mehr akzeptiert werden würden.

Es ist klar, dass die Manager das System täglich nutzen, wenn sie Anfragen genehmigen. Andere Mitarbeiter nutzen es, wenn es notwendig ist. Unsere Mitarbeiter in den ausländischen Niederlassungen (China, Deutschland, England, Malaysia, Thailand und andere Länder) nutzen das System ebenfalls, sind aber nicht an den Prozessen beteiligt, die digitale Signaturen erfordern. Im Durchschnitt arbeiten 100-200 Menschen gleichzeitig in ELMA.

ELMA оказалась гибким и экономически выгодным инструментом

"ELMA hat sich als flexibles und kostengünstiges Tool erwiesen"

Wie hat das Personal ELMA aufgenommen?

Roman Bogdashkin: Sie haben es gut aufgenommen, weil die Automatisierung die Prozesse verbessert und die Mitarbeiter schneller arbeiten lässt. Wir haben viele Innovationen und die meisten Menschen sind technisch versiert.

Welche anderen Prozesse außer HR haben Sie automatisiert?

Roman Bogdashkin: Der Appetit kommt beim Essen. Als die ersten Prozesse automatisiert waren, begannen die Mitarbeiter, eigene Ideen zur Optimierung einzubringen. Zum Beispiel haben wir kürzlich einen Service für die Buchung von Hotels geschaffen, was bei der Planung von Geschäftsreisen notwendig ist. Wir automatisieren schrittweise die Prozesse der Finanz- und Buchhaltungsabteilungen: Prüfung von Rechnungen und Zahlungsabwicklung, Einführung der Genehmigung und Unterzeichnung von Kaufverträgen. Es ist eine unserer obersten Prioritäten, da es bei diesen Prozessen eine Menge an Dokumenten gibt.

Die Prozesse in der Finanzabteilung müssen ziemlich umfangreich sein, oder?

Roman Bogdashkin: Ja, sie sind komplex, mit vielen Integrationen. Insbesondere: "Unterzeichnung von Verträgen", "Vertrag", "Vorauszahlungsanforderung", "Bericht über eine Geschäftsreise", "Anlagenbuchhaltung". Letzteres betrifft alle Mitarbeiter und die Beschaffungsbereiche im Rechnungswesen.

Hat das System geholfen, die Prozesse der Personalabteilung zu beschleunigen?

Roman Bogdashkin: Ja, natürlich. Wir haben nicht nur ein einziges Büro: allein in Almaty gibt es mehrere Zentren, von anderen Städten ganz zu schweigen. Früher tauschten die Mitarbeiter Dokumente über unsere interne Post aus. Dokumente gingen verloren, und Genehmigungen verzögerten sich wegen Geschäftsreisen. Jetzt sind alle Genehmigungsschritte automatisiert, und der Prozess kann in wenigen Minuten abgeschlossen werden.

Im November 2018 gewann unser Projekt zur Transformation von HR-Prozessen mit der ELMA-Plattform den "WOW! Internationalen Wirtschaftspreis HR Kazakhstan". Wir haben die Nominierung für digitale Lösungen mit deutlichem Abstand gewonnen!

Сотрудники Air Astana Сотрудники Air Astana

Welche anderen Tools des Systems verwenden Sie?

Roman Bogdashkin: Verwaltung von Aufzeichnungen. Wir wollen das Stream-Scannen von Dokumenten implementieren und eine Integration mit ELMA einrichten, um das Archiv des Unternehmens vollständig zu digitalisieren. Generell fördern wir in den Abteilungen die Idee, dass wir in ELMA sehr vielfältige Prozesse gestalten können. Wenn wir eine Automatisierungsidee von einem Mitarbeiter erhalten, überlegen wir, ob wir sie in ELMA umsetzen können oder ob sie eine separate Software erfordert.

Beteiligen sich Mitarbeiter an der Verbesserung der Prozesse?

Roman Bogdashkin: Ja. Sie wünschen sich eine ELMA-Mobilanwendung, die mit der staatlich autorisierten digitalen Signatur ausgestattet wäre. Wir versuchen zu entscheiden, wie wir es implementieren können und arbeiten aktiv mit den Zertifizierungsstellen und dem Entwickler an diesem Thema. Außerdem haben wir vor, in naher Zukunft etwa zehn Prozesse zu automatisieren.

Mit welchen Schwierigkeiten haben Sie während des Implementierungsprojekts gerechnet? Haben Sie es geschafft, diese zu vermeiden?

Roman Bogdashkin: Es gab einige Risiken. Wir waren uns nicht sicher, ob das System die Last bewältigen und ohne Schwierigkeiten integriert werden könnte. Außerdem waren wir besorgt, wie sich die Mitarbeiter an die Software gewöhnen würden. Ich bin froh, dass unser Projekt mit ELMA erfolgreich verlaufen ist. Das Programm hat sich als flexibel erwiesen, und wir hatten keine Probleme mit seiner Leistung. Alle Parteien des Projekts sind zufrieden.

Apropos Ergebnis: Welche Probleme konnten Sie mit ELMA lösen?

Roman Bogdashkin: Die wichtigsten Ziele haben wir erreicht: wir haben auf elektronische Medien umgestellt, die digitale Signatur eingerichtet, die wichtigsten HR-Prozesse und teilweise auch die Prozesse der Finanzabteilung digitalisiert. Jetzt konzentrieren wir uns auf die Skalierung und Vervielfältigung der Prozesse und die Erweiterung des Anwendungsbereichs von BPMS.

ELMA hat sich als flexibles und kostengünstiges Tool erwiesen. Vor allem im Vergleich zu alternativer Software von Fremdanbietern, die eine längere Einrichtungszeit und teure Beratung und Support haben. Was die Fähigkeiten des Systems betrifft, so ist es mit anderen industriellen Lösungen vergleichbar und in einigen Fällen sogar besser. Das System erfordert keine speziellen Personal- und IT-Ressourcen. Es kann ohne außergewöhnliche Fähigkeiten oder Server eingerichtet werden. In unserem Unternehmen arbeitet es zum Beispiel mit einer ziemlich einfachen Ausrüstung.

Was würden Sie anderen Unternehmen empfehlen, die darüber nachdenken, Geschäftsprozessmanagement mit einem BPMS zu implementieren?

Roman Bogdashkin: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bringt jedem Unternehmen Vorteile, das weiß jeder IT-Spezialist. Ein großer Vorteil eines BPM-Systems ist seine Flexibilität. Sie können neue Prozesse einfach entwerfen und implementieren. Ich empfehle, mit Pilotprojekten zu beginnen.

Jede Optimierung ist natürlich effizienter, wenn das Top-Management des Unternehmens sie unterstützt. Außerdem ist es wichtig, die Mitarbeiter zu schulen, ihnen den Zweck der Software zu erklären und sicherzustellen, dass sie verstehen, welche Vorteile diese bringen kann.

Ein weiterer Ratschlag: wenn Sie Prozesse digitalisieren, sollten Sie auf die Verwendung von Papierkopien verzichten. Wenn Sie den Menschen eine Wahl lassen, werden sie aus Trägheit weiterhin auf die alte Art und Weise arbeiten. Dies wird zu einer zusätzlichen Arbeitsbelastung und einer Verschwendung von Ressourcen führen. Wenn es keine Alternative gibt, gewöhnen sich die Mitarbeiter sehr schnell an neue Tools.

Автоматизация — это глобальный тренд, который нельзя обойти

"Automatisierung ist ein globaler Trend, der nicht ignoriert werden kann"