История успеха

Автоматизация процессов
взаимодействия производителя
с обширной сетью дистрибьюторов

obninsk

Цели и задачи бизнеса

Компания «Обнинскоргсинтез» занимает одну из лидирующих позиций на российском рынке антифризов, моторных масел, смазочных материалов и других автомобильных спецжидкостей. Производитель напрямую осуществляет поставки на российские заводы, «АвтоВАЗ» заливает антифриз компании еще на этапе конвейера.

Компания имеет обширную и удаленную сеть дистрибьюторов на территории России. Благодаря внедрению ELMA BPM, «Обнинскоргсинтез» безболезненно перешел на дистанционную работу, не тратил время, деньги и человекоресурсы на перестроение процессов.

Цель внедрения ELMA BPM

  • Организация эффективной работы удаленной сети дистрибьюторов.
  • Организация эффективности внутренней и внешней работы.

  • 1500+ человек

    штат «Обнинскоргсинтез»

  • 150+ компаний

    дистрибьюторская база компании на территории России и за рубежом

  • 2015 год

    начало внедрения ELMA BPM

  • 70 000

    внутренняя база торговых точек

Задачи проекта

  • Организовать удаленную работу с дистрибьюторами

  • Внедрить электронный документооборот

  • Увеличить представленность товара

Какие проблемы решает ELMA

  • Несистематизированная работа между отделами

    Многие регламенты требовали живые подписи многочисленных согласующих. Согласование документа занимало в среднем 2–3 недели. Потеря времени и денег.

    Электронный документооборот

    После внедрения ELMA процесс согласования занимает менее 3 дней.

  • Отсутствие контроля удаленной работы с дистрибьюторской сетью

    Личный кабинет для дистрибьюторов

    Внешнее решение на базе ELMA BPM позволяет клиентам подключаться к системе извне и иметь доступ к некоторым процессам. Так, дистрибьютор может заказывать товары, информация о заказе по процессу автоматически уходит в систему. Электронная система соглашений в одном месте.

  • На дистанционной форме эффективность сотрудников падает

    Трехэтапная система контроля

    Руководитель ежедневно получает служебный процесс, в рамках которого может оценить загрузку, эффективность и состояние сотрудника.

  • Долгое налаживание удаленных процессов

    Перестройка процессов за часы

    5 часов — среднее время разработки интерфейса для удаленной работы без участия специалистов ELMA.

  • Дистрибьюторы не исполняют обязательства

    Ежедневные отчеты по продажам и остаткам

    Торговые точки ежедневно отчитываются о продажах и остатках товара, информация автоматически загружается внутрь системы. Быстрая аналитика для повышения качества дистрибьюции.

  • Неэффективный маркетинг на территории

    Отсутствие контроля за продажами торговых точек. У производителя нет понимания, какой товар представлен на полках конкретного магазина, из-за чего рекламная кампания может быть неэффективна.

    Внутренняя база торговых точек, эффективный маркетинг

    ELMA интегрировала в себе информацию по торговым точкам из открытых источников. Каждому магазину присваивается идентификатор, точки ежедневно отчитываются о продажах и остатках товара, информация автоматически загружается внутрь системы. Так, менеджеры владеют актуальными данными и вовремя принимают решения, маркетинг на территории становится эффективным.

  • Немотивированные на продажу продавцы

    Портал мотивации

    Каждая торговая точка регистрируется во внешнем портале, интегрированном с ELMA. Пользователи портала могут запускать в ELMA бизнес-процессы, также на портал из ELMA уходят данные по продажам. За выполнение и условий маркетинговых акций магазин получает бонусы. Там же руководитель точки видит рекламные акции на товар. Мотивация повышения MML.

Кирилл Орлов

Наши процессы уже были готовы к работе сотрудников удаленно, но для дополнительного планирования рабочего дня мы разработали небольшой процесс постановки и контроля задач, который запускается автоматически для каждого руководителя по его подчиненным. Это позволило осознанно подойти к планированию рабочего дня и контролировать результаты работы.

Кирилл Орлов
Кирилл Орлов

ведущий разработчик компании «Обнинскоргсинтез»

Как работает ELMA в «Обнинскоргсинтез»

Контроль удаленной работы Портал дистрибьютора Портал мотивации База торговых точек

Каждое утро в начале рабочего дня руководителю отдела приходит системный процесс «Управление рабочим днем подчиненных на ДД.ММ.ГГГГ». Первая из трех его частей требует оценки готовности сотрудника к работе на сегодня: «Готов к работе», «Заболел», «Отгул» и так далее. Информация по процессу также уходит ответственному за табелирование.

Вторая часть процесса — «Оценить результаты работы за прошедшие дни».

Руководитель в едином интерфейсе видит все задачи, поставленные его подчиненным, сроки их исполнения, а также список выполненных задач. Тут же он может закончить контроль выполнения задачи.

Третья часть процесса — «Назначить сотрудникам задачи на день».

Руководитель ставит новые задачи своим подчиненным. Система предлагает выбрать исполнителя из списка сотрудников, которых руководитель отметил как «Готовы к работе» в первой части процесса.

После нажатия на кнопку «Сохранить» все выполненные в рамках задачи действия моментально исполняются.

Портал дистрибьютора

Внешнее решение ELMA, которое позволило клиентам безопасно подключаться к внутренней системе компании. Через портал проходит вся документация с контрагентом, отображается информация по загруженности складов, наличии товара и данные о продажах.

Дистрибьютор имеет возможность запускать такие процессы, как заказ товара, рекламной продукции, запрашивать специальные цены для участия в тендерах и отчитываться по их выполнению. Далее информация в рамках сквозного процесса уходит внутрь системы через интеграцию с 1с.

«Сейчас по такой системе работает 100 дистрибьюторов в России. Внедрение ELMA для взаимодействия с дистрибьюторами стало для нас важным этапом развития системы. Система позволяет четко ставить задачи, контролировать их исполнение и максимально эффективно использовать ресурсы предприятия на продвижение продукции. Обмен данными стал гораздо более оперативным и качественным. Дистрибьюторам также пришлось привести в порядок свои системы учета для запуска обмена данными, что по цепочке повысило и их эффективность»

Алексей Беляцкий
Алексей Беляцкий

директор по развитию региональной сети продаж

Портал мотивации

«Перед нами стояла задача увеличить представленность нашего товара. Для этой цели в компании запущен портал мотивации. Это сайт, который нацелен на магазины и продавцов. За выполнение определенный условий продаж точка получает бонусы. ELMA связывает процессы торговой точки, дистрибьютора и производителя. Без ELMA это было бы невозможно»

Евгений Дубовицкий
Евгений Дубовицкий

руководитель отдела развития каналов продаж

Торговая точка регистрируется на портале, далее данные отправляются внутрь ELMA для сопоставления с базой производителя, точке присваивается идентификационный номер и ответ автоматически по процессу уходит на портал.

Цепочка производитель — дистрибьютор — торговая точка связана единым идентификатором. Дистрибьюторы видят рекламные акции, производитель — количество проданного на точку товара и его движение. На основании этих данных можем начислить бонус продавцу.

База торговых точек, эффективный маркетинг

«Все затраты на маркетинг становятся бесполезными, если увидевший рекламу покупатель приходит в магазин, а полки пустые.

Первоначально дистрибьюторы указывали в отчетах лишь количество проданного товара. Мы не имели представления о конкретных точках реализации и не знали, на какой территории маркетинг сработал наилучшим образом.

После того, как дистрибьюторы стали отправлять нам данные с адресом точки продаж напротив информации о проданном товаре, мы начали сопоставлять эту информацию с нашим справочником магазинов и присудили каждой такой точке идентификатор.

Сейчас мы реально понимаем, в какие точки наш товар отгружается. Мы видим на какой территории имеются точки с нашим товаром в продаже и эффективно проводим рекламные кампании»

Михаил Тронин
Михаил Тронин

Руководитель группы разработки

Бизнес постоянно подкидывает задачи. С ELMA бизнес получил возможность быстро проверять бизнес-гипотезы, мы – гибкую систему. Для нас это проект, который идет постоянно. Если давать советы тем, кто только собирается внедрять ELMA, то внедряйте как можно быстрее, запускайте маленькими итерациями, начните внедрения с маленьких процессов. Когда руководство и пользователи увидят и действительно почувствуют, что им стало работать проще, тогда бизнес пойдет навстречу внедрению.

Михаил Тронин
Михаил Тронин

руководитель группы разработки компании «Обнинскоргсинтез»