Электронный документооборот: каким был 2022 год и что нас ждет в 2023?
Цикл статей «ЭДО от и до», ELMA365 ECM
2022 год стал важным этапом в трансформации рынка Электронного документооборота в России. Государственные инициативы последних лет показывают крайнюю заинтересованность в увеличении объема и темпов внедрения ЭДО. Согласно Концепции развития электронного документооборота, с 2022 года общий объем электронных документов, направляемых компаниями и государством друг другу в электронной форме, должен прирастать не менее, чем на 20% в год. При этом, начиная с 2023 года, должно происходить планомерное ежегодное снижение (не менее, чем на 10%) количества бумажных документов, запрашиваемых в рамках налогового контроля.
Более того, к концу 2023 года в электронный вид должно быть переведено 95% счет-фактур и 70% транспортных и товарных накладных. В целом, к началу 2024 года планируется перевести в электронный вид 60% всего документооборота между государством и бизнесом, суммарный уровень проникновения ЭДО должен составить не менее 25%.
Концепция развития электронного документооборота – опорный документ, фиксирующий Дорожную карту развития ЭДО. Концепция утверждена президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности 25 декабря 2020 года.
Плановые показатели свидетельствуют о том, что, в первую очередь, Минцифры заинтересовано в переводе в электронный вид документов, участвующих в информационном обмене между контрагентами – будь то заказчики и подрядчики или компании и государственные структуры – то есть внешние потоки ЭДО. Внутрикорпоративный документооборот при этом остается немного в стороне. По нашему опыту в компаниях в электронный вид, зачастую, переводится управленческий документооборот и те направления, которые должны соответствовать требованиям регуляторов. Как итог, дельта уровня проникновения внешнего и внутреннего ЭДО достаточно большая, а автоматизация документооборота внутри компании часто выглядит как “лоскутное одеяло” – одни части уже автоматизированы под давлением Государства, а другие продолжают работать по старинке, в аналоговом режиме.
В этой статье мы проведем экскурс в хронологию ключевых изменений прошедшего года и расскажем, как законодательные нововведения отражаются не только на внешнем документообороте, но и на постепенной реорганизации внутренних бизнес-процессов компаний.
Содержание статьи:
1. Новые форматы электронных документов: что ожидать в 2023
2. Внедрение МЧД: что сделано, что еще предстоит сделать
3. Порядок получения сертификатов ЭП
4. Защита информации. Стандарт ПНСТ 799-2022
5. Новые требования к операторам ЭДО
6. Трансграничный ЭДО
7. Хранение электронных документов
8. Финансовый архив
9. Долговременный архив
Новые форматы электронных документов: что ожидать в 2023
Для начала определимся с ключевыми терминами, поскольку не каждый документ, переведенный в цифровой вид, является электронным по-настоящему.
Отсканированный документ – это, фактически, образ, копия бумажного документа в электронном виде. То есть, да, сканируя документы, мы обеспечиваем им некоторое цифровое будущее, но они все еще не становятся в полной мере электронными.
Электронный документ – это документ, созданный без предварительного использования бумажной версии и подписанный электронной подписью. Для того, чтобы открыть или обработать документ в таком виде, нам необходимо программное обеспечение.
Копия электронного документа – это визуализация электронного документа. Как правило, она представляет собой файл формата PDF со штампом подписи и места создания.
С точки зрения ФНС и Росстандарта, оригиналом документа считается только первый или единичный экземпляр в том формате, в котором он создавался изначально.
Когда мы говорим о переводе ФНС в электронный вид привычных нам бумажных документов, это означает разработку регулятором востребованных форматов и создание единых технологических правил обмена ими. В целом, можем отметить, что ФНС стремится использовать универсальные форматы для разных типов документов. Так, например, существуют утвержденные форматы: XML – для электронных документов; JPG, TIFF, PDF, PNG – для отсканированных копий.
К концу 2022 года ФНС был формализован 21 вид документов:
|
|
В числе наиболее важных и значимых нововведений 2022 года – Договорный документ в электронной форме (PDF/A-3) и Машиночитаемые доверенности.
Относительно МЧД, каждый ФОИВ имеет право публиковать свой формат доверенности. Говоря про ФНС, в 2022 году у нас появилось два утвержденных формата машиночитаемых доверенностей: v.1 (xml-документ c русскоязычными тегами) и v.1.0.1 (xml-документ c англоязычными тегами). Фактически, у себя на сайте ФНС все еще использует формат версии v.1.
Обновление формата машиночитаемой доверенности до версии v.2 запланировано на 2023 год. Несмотря на то, что формат еще официально не опубликован, ФНС рекомендует его к использованию для всех участников эксперимента по досрочному переходу.
С октября 2022 года срок публикации Единого формата МЧД менялся три раза. По состоянию на 16 февраля 2023 Минцифры направило запрос для сбора предложений по последней версии формата в госорганы и заинтересованные организации. Ознакомиться с файлом можно здесь.
ELMA также присоединяется к эксперименту, к маю 2023 года мы планируем выпустить готовое решение для машиночитаемых доверенностей формата версии v.2.
Помимо формата МЧД в 2023 году обновление и формализация коснется еще 10 типов документов: мы ожидаем 7 новых форматов и 3 обновления уже выпущенных.
- Авансовый отчет
- Отчет комиссионера (агента)
- Счет на оплату
- Гарантийное письмо
- Прейскурант
- Реестр оказанных услуг по ДМС
- Отчет о выполнении НИОКР
- УПД/УКД (обновление)
- Транспортная накладная (обновление)
- Машиночитаемая доверенность (v.2)
Среди перечисленных форматов есть специфичные, например, Реестр оказанных услуг по ДМС и Отчет о выполнении НИОКР, а обновление УПД/УКД и Транспортной накладной связаны с форсированием внедрения ЭДО на трансграничном уровне. Об этом чуть позже.
Внедрение МЧД
Переходя к теме МЧД, у нас, наконец-то, в конце декабря 2022 года, вступили в силу поправки к 63-ФЗ. Обязательное использование машиночитаемых доверенностей начинается с 1 сентября 2023 года.
Напомним, законодательные изменения вступили в силу 19 декабря 2022 года. Решение за подписью Президента Российской Федерации опубликовано на Официальном интернет-портале правовой информации.
Для создания МЧД необходимы сертификаты электронной подписи. До 1 сентября продлен срок действия сертификатов на ЕИО, выданных коммерческими АУЦ для руководителей юридических лиц, для индивидуальных предпринимателей и для сотрудников, которые работают с первичными документами. Также до 1 сентября продлен срок действия сертификатов с указанием ИНН компаний. Безусловно, при условии, что срок их действия не истекает. Если срок действия сертификата, выданного коммерческим АУЦ истекает ранее 1 сентября, то с января 2023 годы выдача новых сертификатов производится напрямую ФНС.
Получить машиночитаемую доверенность можно на сайте ФНС. Также ее можно сформировать через внешние сервисы, вручную, путем написания собственного генератора МЧД или же с использованием готового модуля вашей ECM системы.
В феврале этого года на сайте ФНС обновлена страница формирования МЧД. Опубликованный функционал позволяет создавать доверенность с передоверием и возможностью нотариального заверения.
Подробный разбор вариантов формирования МЧД и ответы на “горячие” вопросы по теме мы давали в статье “Машиночитаемые доверенности: как от теории перейти к практике”.
Хранить машиночитаемые доверенности все еще рекомендуется в Распределенном реестре ФНС. Загрузить доверенность в реестр можно через визуальный сервис. Доступ к API на текущий момент имеют только ФОИВы, кредитные организации и операторы ЭДО. Мы со своей стороны на базе ELMA365 создали коннектор, который работает через оператора ЭДО, а именно, через Диадок.
Сейчас существует публичное API от ФНС, которым, в теории, можно пользоваться самостоятельно, однако, согласно инсайдерской информации от участников эксперимента ФНС по внедрению МЧД, доступ к API будет ограничен до 1 сентября 2023 года. В этой ситуации, для получения доступа к API ФНС не через оператора ЭДО, будет необходимо поднять свой защищенный криптоканал.
На практике, для применения МЧД, нам необходимо получить КЭП для руководителя организации. Для сотрудника, который будет подписывать документы, квалифицированная электронная подпись должна быть оформлена на физическое лицо.
Машиночитаемая доверенность передается либо в составе пакета документов, как отдельная единица, либо посредством передачи контрагенту ее идентификатора, если она размещена в Распределенном реестре ФНС или в другой публичной системе. Общедоступный классификатор полномочий выложен на сайте ЕСНСИ.
В официально утвержденном формате (v.1.0.1) существует возможность передоверия. Что касается действий нотариата, то передоверие в электронной форме нотариусом будет осуществляться в присутствии лица, которое передоверяет. В документ "погружается" ЭЦП, выполненная им на планшете нотариуса. Если нотариус удостоверил доверенность, то проверять цепочку не требуется.
Несмотря на интенсивную работу Минцифры по подготовке перехода на МЧД, существует ряд вопросов, которые все еще не решены:
- Может ли доверенность действовать дольше сертификата доверителя?
- Что происходит, когда сертификат доверителя аннулирован?
- Что происходит, когда сертификат доверителя истек?
- Как вносить правки в доверенность?
- Как вносить правки в документ, если в нем указан номер доверенности и он уже подписан ЭП?
- Что делать с доверенностями, выпускаемыми задним числом?
Мы надеемся, что ответы на эти вопросы появятся до июня 2023 года. Будем внимательно следить за развитием событий и обязательно расскажем вам о предложенных решениях в наших следующих материалах.
Порядок получения сертификатов ЭП
Обзор того, как в 2023 году предполагается организовать работу с электронными подписями, оформленными в коммерческих АУЦ, предлагаем начать с краткого напоминания, какие виды ЭЦП существуют на данный момент.
* Юридическая значимость УНЭП также определяется по взаимному соглашению сторон, однако если вы используете облачный сертификат для взаимодействия в рамках конкретной платформы, то соглашение сторон подписывается за счет провайдера.
Установленный порядок получения УКЭП для сотрудников регламентирует оформление заявки на выпуск подписи в аккредитованном удостоверяющем центре. Для ее получения необходимо приехать лично в точку выдачи, взяв с собой паспорт, СНИЛС и свидетельство ИНН. При этом, если внутри организации размещается доверенный удостоверяющий сервис, то выдача подписи сотрудникам возможна без визита в АУЦ.
Актуальный список аккредитованных УЦ
Ряд изменений 2022 года коснулся сроков действия ЭП сотрудников организаций, полученных в коммерческих АУЦ.
С 1 сентября 2023 года все коммерческие удостоверяющие центры должны прекратить оформление электронных подписей сотрудников организаций, содержащих реквизиты компании-работодателя. Соответственно, 31 августа 2023 года – крайний срок действия электронных подписей сотрудников организаций, содержащих реквизиты компании-работодателя. Законодательные изменения не подразумевают автоматического продление срока действия сертификатов. Если срок действия такой ЭЦП истекает ранее 31 августа 2023 года – необходимо получить новую электронную подпись.
Для представления интересов юридических лиц или ИП, с 1 сентября 2023 года сотруднику будет нужна машиночитаемая доверенность.
Электронные подписи руководителей и ИП, выданные КАУЦ, будут действительны до истечения срока. После – новый сертификат можно будет оформить в ФНС. С актуальным порядком получения можно ознакомиться на сайте ведомства. Напоминаем, что действие новых сертификатов тоже не бесконечно и процедуру придется повторить через 15 месяцев.
В выпуске сертификата могут отказать, если вы не предъявили документы или данные документов заявителя не совпадают с данными, которые содержатся в государственных информационных системах. Также одной из причин отказа может стать проблема с токеном: его отсутствие, неисправность, или несоответствие требованиям ФНС.
Защита информации. Стандарт ПНСТ 799-2022
С 1 января 2023 года вводится в действие утвержденный Росстандартом предварительный национальный стандарт ПНСТ 799-2022 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Термины и определения».
Стандарт ориентирован, в первую очередь, на прояснение терминологии. Среди них есть важные уточнения, а именно:
- Электронная подпись (ЭЦП): Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Термин применяется в документах, устанавливающих условия юридической равнозначности электронной и собственноручной подписи. Для формирования электронной подписи в зависимости от условий применения могут быть использованы различные технологии (цифровой подписи, кода аутентификации, цифрового водяного знака, штрих-кода и др.), однако для достоверной аутентификации источника данных необходимо использовать систему цифровой подписи и инфраструктуру открытых ключей.
- Усиленная электронная подпись: Электронная подпись, удовлетворяющая следующим требованиям:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи;
- с ее помощью можно подтвердить подлинность лица, подписавшего данные;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создана с использованием средств электронной подписи.
Из первых трех требований вытекает, что усиленная электронная подпись должна быть основана на системе цифровой подписи, четвертое требование означает, что для ее создания необходимо использовать СКЗИ.
- Квалифицированная электронная подпись: Электронная подпись, которая соответствует всем признакам усиленной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с 63-ФЗ.
- Ключ подписи: Элемент секретных данных, специфичный для субъекта и используемый только данным субъектом в процессе формирования цифровой подписи.
Если говорить о практике применения ключа электронной подписи, то, фактически, мы его никогда не видим. Мы взаимодействуем с сертификатом.
- Сертификат ключа проверки электронной подписи: Электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.
По сути, сертификат ЭП – это тот носитель ключа, который находится у вас и которым происходит подписание. Подписание же – это наложение электронной подписи на электронный документ.
В целом, нет большой необходимости в использовании аббревиатур УНЭП и УКЭП, поскольку, согласно вводимым определениям НЭП и КЭП априори усиленные.
Новые требования к операторам ЭДО
В основном, новые требования к операторам ЭДО ориентированы на прослеживаемость документов. В январе 2023 года вступило в силу положение постановления Правительства № 1108 об обязанности операторов ЭДО передавать электронные документы с реквизитами прослеживаемости в налоговую.
Был определен порядок передачи:
- счет-фактур
- универсальных передаточных документов (УПД)
- корректировок к УПД
- исправлений к УПД
Поскольку мы не являемся оператором ЭДО, то для нас, как для потребителей это законодательное событие связано, в основном, с невозможностью аннулирования УПД. Любые изменения должны производиться через порядок корректировки и/или исправлений УПД. Если вы обнаружили ошибки в отправленном документе с прослеживаемостью, создайте и отправьте исправление или корректировку к нему.
На начало 2023 года два оператора ЭДО не справились с прослеживаемостью. Из реестра операторов, обеспечивающих передачу счёт-фактур, исключены оператора ЭДО, которые не смогли подключиться к программному комплексу ФНС для передачи счёт-фактур, содержащих прослеживаемые товары. Этими операторами стали ООО “Виба” и АО “Национальный удостоверяющий центр”.
Трансграничный ЭДО
Трансграничный ЭДО, наряду с МЧД, является одной из наиболее “горячих” тем. На форумах и конференциях мы часто видим, как этот вопрос поднимается со стороны организаций, работающих с зарубежными компаниями.
Согласно общей схеме, оператор ЭДО должен передавать машиночитаемый документ уполномоченному оператору на стороне получателя. Более того, подразумевается наличие доверенной третьей стороны, задачей которой является урегулирование вопроса подтверждения юридической значимости документа.
На сегодняшний момент существует соглашение об эксперименте с Белоруссией и Арменией. Согласно 63-ФЗ для организации трансграничного ЭДО должно быть подписано межправительственное соглашение. И именно здесь находится основная точка “ожидания” внесения изменений в 63-ФЗ, которые позволили бы заключать прямые соглашения между организациями, минуя межправительственный уровень. Пока, по закону, этого делать нельзя.
В середине 2022 года был план, по которому к январю 2023 года начнется трансграничный обмен электронными документами. К сожалению, этого не случилось. Сейчас технология, методические рекомендации, перечни документов и форматы для обмена, фактически, не утверждены.
Мы позволили себе немного прогнозирования и составили свой бинго-план запуска трансграничного ЭДО. Эксперты ELMA рассчитывают, что данные работы будут продолжены и первые изменения можно ожидать к апрелю 2023 года, а начало полноценного обмена трансграничными ЭД может случиться в сентябре 2023.
Будем следить за развитием событий и обязательно расскажем вам, чем все закончилось.
Хранение электронных документов
В части организации Электронных архивов в 2022 году был принят ряд законодательных изменений. Основной удар пришелся на банки, страховщиков и операторов связи и касался необходимости соблюдать законодательство о банковской, страховой тайне и защите персональных данных.
Мы, как вендор, в инициативах 2022 года увидели возможностью для создания ряда специализированных решений для легитимного хранения электронных документов – Финансового и Долгосрочного архивов.
Поскольку слово “архив” фигурирует в обоих вариантах, во избежание путаницы расскажем о каждом из решений отдельно.
Попробуйте ELMA365 CRM бесплатно
Финансовый архив
Целью создания финансового архива, в первую очередь, является предоставление доступа ФНС к скан-копиям первичных документов и создание единой базы знаний бухгалтерских и финансовых документов – агрегация из ERP систем и бумажных носителей информации.
Согласно требованиям к организации финансовых архивов, в базе знаний должны находиться только актуальные версии документов. Должно быть обеспечено распределение права доступа между сотрудниками на различные действия (просмотр, редактирование, добавление новых файлов, удаление) и обеспечена возможность совместной работы с файлами для сотрудников разных подразделений. История версий файлов и вносимые изменения должны быть сохранены.
Доступ к базе знаний возможен как с корпоративных компьютеров, так и с личных компьютеров сотрудников, что важно для организации дистанционной работы. Должно быть обеспечено удобное отслеживание сроков хранения документов и формирование актов на уничтожение.
Распределение файлов может производится по иерархическим категориям, в том числе и автоматическое (категоризация файлов). А поиск поиск по документам и файлам желательно сделать удобным.
Прослеживание истории одного кейса, например, договора, возможно за счет установления связи между документами.
В решении Финансовый архив на базе ELMA365 ECM реализуются все вышеуказанные рекомендации и требования. Мы создали общее хранилище, готовые формы документов, бизнес-процессы и преднастроенную логику и возможность донастройки атрибутов в случае, если необходима кастомизация.
Размещение скан-копий возможно за счет подключения OCR провайдеров. Интеллектуальные модули позволяют распознать документ и определить, из какой части получены те или иные данные, за счет чего происходит быстрая верификация электронного варианта с оригиналом документа.
Преднастроенные процессы позволяют оперативно передавать данные на витрину налогового мониторинга. Формируются реестры, производится настройка публикаций и настройка подписания.
Готовые интеграции с OCR, ERP, операторами ЭДО и сервисами криптографии упрощают и ускоряют процесс внедрения, и значимо сокращают затраты на последующую поддержку решения.
Долговременный архив
Создание долговременного архива опирается на несколько иную систему ценностей. На первый план выходит не столько бизнес-потребность, сколько методология и нормативные требования.
Формат и атрибуты архивных документов должны соответствовать требованиям законодательства. Проведение всех необходимых процедур должно производиться в соответствии с правилами российского архивного делопроизводства. А целостность и юридическая значимость документов должна обеспечиваться на протяжении всего срока хранения.
ELMA подготовила для вас решение Архивное дело, которое включает в себя необходимые функции, приложения и шаблоны. Решение позволит вам начать учет архивных документов, не вникая в законодательные акты, потому что оно уже отвечает нормативным требованиям и современной методологии.
Учетные документы формируются автоматически в системе и проходят по настроенным бизнес-процессам этапы согласования и утверждения. Формы учетных документов и шаблоны соответствуют правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ.
Среди реализованных бизнес-сценариев:
- Согласование и утверждение описей передачи дел,
- Согласование и утверждение номенклатур дел отделов и свода номенклатур;
- Согласование и утверждение актов об уничтожении документов;
- Автоматическое формирование протоколов заседания ЭК;
- Отработка запроса сотрудника на предоставление документов из архива.
Формирование номенклатуры дел и экспертиза ценности документов проводятся с учетом Перечня типовых управленческих документов, а это значит, что вам не придется отслеживать самим сроки хранения архивной документации. Помимо этого, решение отвечает важным требованиям информационной безопасности – гибкие настройки доступов позволяют ограничить использование документов определенной группой сотрудников.
Подробнее о решении Архивное дело мы рассказали в статье “Архивируй это”.
Что в итоге?
В данной статье мы постарались осветить ключевые события прошедшего года в сфере электронного документооборота. Темпы внедрения ЭДО увеличиваются. Законодательные инициативы 2022 года подняли планку ожиданий всех участников процесса и, во многом, к сожалению, не снизили уровень стресса для бизнеса. Продление переходного периода МЧД, с одной стороны, дает возможность произвести подготовку более тщательно, с другой – вносит смуту и неопределенность из-за переносов сроков публикации единого формата документов и увеличения числа узких вопросов, остающихся (пока) без ответов.
Дополнительного прояснения также требует ситуация с трансграничным ЭДО. Плановые сроки давно прошли, а изменения к 63-ФЗ находятся на уровне публичных дискуссий в рамках форумов и конференций.
Мы искренне надеемся, что к концу 2023 года ситуация стабилизируется, компании смогут на деле ощутить пользу от предлагаемых изменений а вендоры – перестроить свои решения под понятные и прозрачные требования регуляторов.
Оставайтесь с нами на связи и следите за новыми вебинарами и выпусками материалов из цикла “ЭДО от и до”.
Познакомиться со всеми возможностями ELMA365 ECM и получить тестовый доступ можно на нашем сайте.
Поделиться:
.png?&quality=65&format=webp)
Комментарии