Обзор и сравнение систем электронного документооборота

Работа с бумажными документами стремительно уходит в прошлое. Устаревшие версии, низкий уровень информационной безопасности и завалы бумаги на рабочих столах приводят к тому, что компании теряют важные документы, ценные данные и свое время. 

Уйти от бумаги к цифровым документам поможет современное решение для электронного документооборота и автоматизации — СЭД. Такие программы помогают навести порядок в канцелярии, создать прозрачную и безопасную систему хранения и учета, наладить взаимодействие сотрудников разных департаментов без лишних звонков и человеческих ошибок. Некоторые из систем для ЭДО, представленных на рынке, также позволяют настроить юридически значимый документооборот с поставщиками, заказчиками и партнерами.

Сегодня вопроса о том, чтобы решиться на внедрение системы ЭДО, не стоит. Это уже сделали многие компании, в том числе госструктуры, например, Минобрнауки, Казначейство, ФНС (согласитесь, процесс декларирования стал куда удобнее).

Вопрос, скорее, следующий: как выбрать подходящее ПО?

Важно, чтобы СЭД включала в себя не только классические маршруты документов и систему хранения. Стоит обратить внимание и на следующий список настроек, без которых внедрение СЭД не принесет должных результатов:

• Гибкие настройки доступа. Вы должны иметь возможность настроить права для разных категорий пользователей, отдельных людей и департаментов. Без этого СЭД будет иметь смысл разве что для маленьких компаний, где вопрос разграничения доступа не стоит.
• Удобный поиск.Убедитесь, что в СЭД максимально учтены все параметры поиска. Уточните, есть ли полнотекстовый и атрибутивный поиск, можно ли искать по автору, статусу, дате изменения и т.д.
• Версионность. Важно иметь возможность отследить изменения, сравнить один вариант документа с другим и в любой момент восстановить предыдущую версию.
• Удобство для пользователя.Нет толка от системы, если сотрудник тратит половину своего рабочего времени только на то, чтобы понять, как направить документ на согласование. Обратите внимание на интерфейс, возможность кастомизации под ваш бренд и задачи, наличие мобильной версии и удобство UI в целом.
• Электронная подпись. Для разных типов документов используются разные виды ЭП согласно Федеральному закону N63-ФЗ. Убедитесь, что разработчик учел этот момент, и СЭД поддерживает нужный вам вид. Например, в кадровом документообороте сотрудники могут использовать УНЭП, а работодатель — УКЭП. Для полноценного электронного документооборота в кадрах вам потребуется и та, и другая подпись.

Сегодня также стало важно, в какой стране ведется разработка, не использует ли разработчик зарубежные компоненты, дает ли ПО возможность вести документооборот строго в рамках законодательства РФ.

В данной статье рассмотрим шесть популярных систем для электронного документооборота, которые подойдут как малому и среднему, так и крупному бизнесу. Все эти решения разработаны в России, каждое имеет свои плюсы, которые мы и постараемся раскрыть в обзоре. Вы же сможете отметить лучшие для себя варианты.

ECM ELMA365

СЭД от компании ELMA. Система с быстрым откликом и понятными интерфейсами, удобная пользователям. Помимо классического набора инструментов — электронной канцелярии, регистрации и встроенных маршрутов — разработчик включил в ELMA365 функционал для внутренней коммуникации и взаимодействия сотрудников. Позволяет автоматизировать работу с любыми типами документов и предлагает готовые решения для более узких задач: обработки корреспонденции, работы с контрактной документацией, КЭДО. 

Основной функционал:

• Электронная канцелярия для полноценного делопроизводства. Включает в себя регистрацию, сквозную нумерацию, резервирование номера, в том числе для компаний с офисами в разных городах и странах.
• Встроенные маршруты согласования и рассмотрения для автоматизации работы офиса. Сотрудники не тратят время на поиск согласующего и могут сосредоточиться на своих текущих задачах.
• Инструменты коммуникации: задачи, сообщения, каналы, обсуждения документов, уведомления. Вся переписка сохраняется и остается доступной в любой момент.
• Удобный архив с поиском по параметрам: имени, номеру телефона, компании, текущим задачам по документу, дате создания, статусу и т.д. Можно настроить свою структуру папок и фильтров для поиска.
• ЭЦП и внешний документооборот. Вы можете согласовывать договоры и счета со своими контрагентами, подписывать их электронной подписью, вести реестр подписанных документов и отслеживать каждый документ по текущему статусу.
• Low-code инструменты позволяют легко настроить интерфейсы под свои нужды. Дизайнер бизнес-процессов также работает по принципу low-code: пользователи быстро учатся собирать простые процессы, накидывая нужные задачи на поле. При этом возможность использовать код существенно расширяет встроенный функционал.
• Настраиваемые шаблоны позволяют автоматически формировать отдельные документы и пакеты документов.

Дополнительно:

• SaaS, но также есть «частное облако» и версия On-Premise;
• Поддерживает различные виды документов;
• Использует искусственный интеллект LegalDoc.AI для умной маршрутизации, сравнения документов и проверки корректности;
• Разработчик предусмотрел готовые решения «Управления договорами», «Служебные записки», «ОРД», «Корреспонденция»;
• Интеграция с OnlyOffice, P7-Офис;
• Дает возможность организовать собственную службу поддержки через ServiceDesk и операторов, принимающих входящие сообщения прямо в системе.

СЭД предлагает как функционал для простого обмена документами внутри компании, так и возможности для юридически значимого документооборота согласно действующим нормам. Простота low-code инструментов позволяет легко настроить систему под свои требования. Важно: low-code и drag-and-drop используются не только в дизайнере процессов, как это часто бывает, но и для работы с интерфейсами. Дополнительные готовые решения для контрактной работы, кадровых процессов, упорядочивания внутренних документов сводят время внедрения до минимума.

DIRECTUM

Российский разработчик DIRECTUM предлагает готовые решения для автоматизации делопроизводства, КЭДО, внешнего документооборота, работы с договорами и счетами. Позволяет организовать юридически значимый обмен документами, в том числе внутри холдингов. Так, на рынке представлено решение DIRECTUM RX — набор готовых бизнес-процессов, которые закрывают многие потребности компании в ЭДО, от классического делопроизводства до работы с командировками и отчетами.

Основной функционал:

• Преднастроенные no-code решения позволяют быстро начать работу, сократив сроки внедрения. Для каждого направления можно установить свое решение. Так, делопроизводство будет включать в себя регистрацию документов, обработку входящей корреспонденции, отправку писем, исполнение поручений. Решение для работы с договорами содержит правила для маршрутизации, контроль отправки и возврата, контроль срока действия. Есть отдельные решения для работы с электронными документами, интеллектуальной обработки, кадровому документообороту.
• Использование шаблонов. Сотрудник, выбирая шаблон, может открыть предпросмотр и убедиться, что это именно тот документ, который ему нужен.
• Создание документа со сканера, копирование документа или его версии.
• Версионность. Все версии документа хранятся в его карточке, в любой момент можно подписать версию, экспортировать ее, отправить в письме, а при необходимости распечатать.
• Подписание ЭЦП, в том числе в мобильном приложении.

Дополнительно:

• поддерживает различные виды документов;
• встроенные ИИ сервисы позволяют переносить данные с бумажных носителей в СЭД, формировать поручения, сравнивать версии документа;
• SaaS и локальная поставка;
• интеграция с LibreOffice, Мой офис, OpenOffice, Р7-Офис и OnlyOffice.

Система позволяет быстро стартовать при помощи no-code модулей для различных направлений деятельности.  Для более сложных решений, требующих индивидуального подхода, Directum предоставляет предметно-ориентированную среду разработки.

1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ

Отечественная СЭД на базе платформы 1С. Разработчик предлагает как готовые маршруты документооборота, затрагивающие весь жизненный цикл документа, так и инструменты для коммуникации между сотрудниками. Предусмотрено несколько тарифных планов, которые подойдут компаниям разного размера.

Основной функционал:

• Классический набор инструментов для организации электронной канцелярии, хранения документов, обработки корреспонденции. Удобно работать с документами прямо из списка, их можно отправлять на печать, направлять на исполнение или пересылать по электронной почте.
• Преднастроенные маршруты документов, которые, однако, могут потребовать детальной доработки под нужды вашей компании. Есть готовые статусы для контроля состояния документа.
• Версионность, редактирование файла онлайн, сравнение документов.
• Встроенный почтовый клиент для привязки писем к документам.
• ЭЦП: простая подпись, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
• Ручной и автоматический учет трудозатрат: сотрудники могут вносить информацию о проделанной работе вручную в конце каждого дня либо указать объекты, работу над которым он вел. Трудозатраты по объектам автоматически попадут в отчеты для анализа трудозатрат.
  
  

Дополнительно:

• Можно бесплатно и без регистрации посмотреть демо-стенды, настроенное для разных ролей;
• Удобно выполнять изначальную настройку, так как можно подтянуть справочники со списком сотрудников из 1С бухгалтерия;
• Если вы пользуетесь платформой 1С: Предприятие, то нужно только докупить конфигурацию для ЭДО и необходимое количество лицензий. В противном случае вам также нужно оплатить серверную и пользовательские лицензии 1С: Предприятие.

Система содержит все инструменты, необходимые для организации и ведения документооборота в соответствии с нормативами делопроизводства. Будет максимально удобна тем, кто уже пользуется продуктами 1С. Остальным пользователям интерфейс может показаться устаревшим, а инструменты — чуть менее гибкими, чем хотелось бы.

TESSA

Система от компании Syntellect. Основными преимуществами программы являются скорость, не перегруженные интерфейсы, удобные визуальные отчеты и довольно низкая стоимость.

Основной функционал:

• Архив, который поддерживает хранение миллионов документов и одновременную работу большого количества пользователей;
• Регистрация входящих и исходящих документов, стандартные маршруты обработки;
• Готовые процессы согласования для исходящих писем, договоров, платежей;
• Задачи по документам и оповещения пользователей гарантируют своевременное выполнение поручений и обработку документов;
• Преднастроенные решения работы с ОРД, служебными записками, жалобами, протоколами совещаний, кадровыми документами;
• Гибкая настройка доступа к объектам системы. Для настройки ролевого доступа есть как простые роли с иерархией, так и контекстные, и вычисляемые динамически.
• Визуализация бизнес-процессов, цветовая маркировка пройденных шагов процесса на карте;
• Настраиваемый внешний вид карточек, на которых вы можете разместить все нужные атрибуты документа;
• Модуль отчетов о ходе процессов с инфографикой позволяет наглядно увидеть сколько задач просрочено, какова длительность задержки, посмотреть данные по отделам компании. Можно построить свои собственные отчеты в конструкторе отчетов.

Дополнительно:

• Настраиваемый фон и тема рабочей области. Анимации, плавные переходы и затемнение рабочей зоны в интерфейсе.
• Конструктор бизнес-процессов без программирования.
• Устанавливается на сервер, нет облачной версии, но весь функционал доступен в браузере.

В целом система удобна для пользователей благодаря понятному интерфейсу и быстрой скорости. Есть все базовые инструменты для работы с электронными документами, некоторые возможности кастомизации. Пользователи отмечают хороший уровень техподдержки.

ТЕЗИС

Система создана российской компанией Haulmont с центром разработки в Самаре, в основе всех продуктов этого разработчика лежит собственная платформа CUBA.

ТЕЗИС ECM особенно любит государственный сектор благодаря готовому модулю для учета обращений от граждан. Это полноценная система для ЭДО с электронной канцелярией, бизнес-процессами, конструктором отчетов и контролем исполнительской дисциплины. В 2021 году разработчик обновил дизайн продукта, что хорошо сказалось на удобстве для пользователя.

Основной функционал:

• Электронная канцелярия, которая обеспечивает учет входящих и исходящих документов и писем. Возможность настроить нумерацию так, как принято в вашей компании. Есть защита от повторной регистрации одного и того же документа.
• Постановка задач, в том числе задач по документам. Возможность работать с задачами через электронную почту.
• Можно организовать свою службу поддержки на базе платформы.
• Дизайнер бизнес-процессов (доступен не во всех редакциях) и конструктор карточки задачи и документа. Вы можете настроить процессы и внешний вид карточек так, как вам необходимо.
• Версионность. Быстрый поиск, в том числе полнотекстовый.
• Подписание ЭЦП. В системе разработчик реализовал возможность использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную цифровую подпись. Однако, данный функционал доступен не во всех редакциях.
• Интеграция с Диадок для обмена юридическими значимыми документами.

Дополнительно:

• Готовый модуль по управлению совещаниями. Позволяет легко планировать совещания различных типов, учитывая тему совещания, его участников и место проведения.
• Сравнение электронных версий документа, а также сравнение электронной версии с бумажной благодаря распознаванию. Этот сервис покупается отдельно.
• Решения для холдинговых компаний, компаний государственного сектора, для нефтегазовых компаний и финансовых корпораций.

Хорошая система, полностью закрывающая все потребности документооборота в компании. Удобный web-клиент и мобильное приложение для быстрого доступа к задачам и документам. Достаточно легка в освоении и понятна пользователям. В 2021 году был обновлен интерфейс и добавлены виджеты, которые позволяют пользователям настраивать свое рабочее пространство самостоятельно.

DOCSVISION СЭД/ECM

Разработчик: компания ДоксВижн, Россия. Предлагает платформу, на базе которой разрабатываются специализированные решения, в том числе для ЭДО: электронный архив, договорной, кадровый документооборот, делопроизводство. Также разработчик предлагает отдельную редакцию платформы — DocsVision ECM, которая служит для того, чтобы собрать все документы, с которыми работает компания, в одном месте.

Основной функционал:

• В платформу встроено одно готовое решение «Управление документами» для ключевых задач документооборота. Оно содержит преднастроенные карточки документов, структуру папок и поиск. Какие-то из настроек можно отредактировать под ваши нужды.
• Отдельно можно докупить решения для кадрового документооборота, работы с договорами внутри предприятия, создания электронного архива (бухгалтерские, кадровые, распорядительные документы и т.д.), делопроизводства (регистрация, нумерация, распознавание сканированных версий, готовые шаблоны).
• Можно подключить юридически значимый документооборот через операторов ЭДО.
• Можно использовать сквозной бизнес-процесс для автоматизации работы в компании.
• На платформе реализован Low-code для создания приложений. Разработчик предлагает 10 встроенных low-code конструкторов для настройки бизнес-процессов, маршрутов, карточек документов.

Дополнительно:

• Модульная архитектура.
• Защита данных, шифрование, сертификат ФТЭК.
• Web клиент, который позволяет пользователям работать в системе через браузер с любого устройства.
• Возможность установки в облачной инфраструктуре.

Платформа позволяет полноценно автоматизировать базовое делопроизводство, создать электронный архив документов с грамотным хранением и защитой данных, автоматизировать основные процессы на предприятии. Встроенный модуль по ЭДО подойдет для решения задач на базовом уровне и, скорее всего, удовлетворит потребности небольших компаний. Игрокам покрупнее потребуется докупить специализированные решения, чтобы в полной мере закрыть потребности своих департаментов.

При сравнительном анализе ПО, помимо функционала, важно учитывать следующие пункты: наличие демонстрационного доступа (желательно с возможностью самим поработать с настройками), наличие облачной версии и доступность техподдержки. Мы собрали данные по этим пунктам в таблице ниже:

ЧТО В ИТОГЕ

Все рассмотренные в обзоре СЭД позволяют настроить качественный электронный документооборот для вашего бизнеса и обеспечить должный уровень информационной безопасности. Регистрация, хранение, базовые маршруты, шаблоны, возможность интеграции представлены во всех решениях.

Однако, некоторые системы выходят за рамки документооборота и позволяют автоматизировать любые внутренние и внешние процессы, наладить коммуникацию между отделами и офисами, построить полностью цифровую компанию. С этой точки зрения мы рекомендуем обратить внимание на ELMA365, DIRECTUM и DOCSVISION.

Каждая СЭД включает в себя инструменты для дополнительной настройки и кастомизации. Наиболее полноценно, как нам кажется, low-code представлен в ELMA365. Он включен в платформу независимо от версии и позволяет настраивать буквально все: бизнес-процессы, карточки задач, документов и других объектов системы (например, заказчиков, контактов, оборудования), страницы с инструкциями для пользователей, динамику на формах. Интерфейс Low-code дизайнера интуитивно понятен и работает по принципу drag-and-drop. Дополнительно доступно бесплатное обучение по работе с ним, включая видеоуроки.

Систему ТЕЗИС мы бы рекомендовали специализированным компаниям: холдингам, госсектору, нефтегазовому сектору. 

Попробуйте понравившиеся вам СЭД вживую, получив бесплатный демо-доступ. Оцените интерфейсы, отклик, удобство для пользователей. Мы рекомендуем делать выбор в пользу того решения для автоматизации ЭДО, которое даст вашей компании возможность для расширения и роста, не останавливаясь лишь на стандартных карточках документов и простейших встроенных маршрутах.

Получите бесплатный доступ к ELMA365 на 2 недели. Протестируйте систему с нуля или выберите готовую конфигурацию, которая покажет, как СЭД работает в реальной жизни.