Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Работа с бумажными документами уходит в прошлое: громоздкие архивы, потерянные версии, низкий уровень безопасности и медленные согласования мешают бизнесу развиваться. На смену бумаге приходят современные системы электронного документооборота (СЭД) и другие решения для ЭДО, которые позволяют выстроить прозрачный и управляемый процесс работы с документами.
Сегодня на рынке представлено множество вариантов: от классических корпоративных платформ до облачных SaaS-сервисов и специализированных информационных систем документооборота. Каждая из них имеет свои особенности и сферу применения — от малого бизнеса до госкорпораций. Поэтому компании всё чаще задаются вопросами: какие бывают системы электронного документооборота, какие есть в России и как выбрать лучшую для своей организации?
В этой статье мы собрали список популярных систем ЭДО, рассмотрим их возможности и приведём сравнительную таблицу. Такой обзор поможет понять, какие решения подходят для разных задач и как провести анализ систем, чтобы выбрать оптимальное ПО под конкретные бизнес-процессы.
Краткое содержание:
Список популярных программ электронного документооборота в России
Сравнение программ электронного документооборота по функционалу и особенностям
Анализ систем электронного документооборота: сильные и слабые стороны
Что такое системы электронного документооборота (СЭД)
Системы электронного документооборота (СЭД) — это специализированные программные решения, которые переводят работу с документами в цифровой формат. Они помогают организациям отказаться от бумажных архивов, ускорить согласование и повысить уровень информационной безопасности. СЭД обеспечивают создание, регистрацию, хранение и контроль версий документов, а также позволяют организовать юридически значимый обмен с контрагентами при помощи электронной подписи.
Основные функции и задачи СЭД
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
маршрутизация и автоматическое согласование договоров, счетов и заявок;
контроль версий и ведение электронного архива;
поддержка различных видов электронной подписи (ЭЦП) по 63-ФЗ;
интеграция с ERP, CRM и бухгалтерскими системами (например, 1С);
аналитика и отчётность по процессам, контроль исполнительской дисциплины;
мобильный доступ и удобный поиск по атрибутам и тексту.
Отличие СЭД от ECM и BPM
ECM (Enterprise Content Management) — более широкая концепция, включающая управление не только документами, но и всеми видами корпоративного контента: файлами, мультимедиа, базами знаний.
BPM (Business Process Management) — методология управления бизнес-процессами, где документооборот является лишь одной из частей.
СЭД фокусируется именно на документообороте, но современные решения всё чаще объединяют функции ECM и BPM, превращаясь в комплексные платформы для автоматизации.
Какие бывают программы электронного документооборота
Сегодня на рынке представлено множество решений, и компании часто задаются вопросом: какими бывают программы электронного документооборота и какие системы уже существуют в России? Все СЭД можно условно разделить на несколько категорий в зависимости от архитектуры, способов внедрения и сферы применения.
Классические корпоративные СЭД
Это информационные системы электронного документооборота, которые устанавливаются на сервер компании (on-premise). Они обеспечивают полный контроль над данными, высокий уровень безопасности и гибкость настройки. Подходят крупным организациям и государственным структурам, где важно хранение внутри собственной инфраструктуры.
Современные облачные и SaaS-решения
Современные системы электронного документооборота всё чаще работают по модели SaaS. Они доступны через интернет, не требуют сложного внедрения и позволяют быстро подключить сотрудников из разных офисов. Такие решения особенно популярны среди малого и среднего бизнеса.
Отраслевые и специализированные СЭД
Некоторые системы разрабатываются под конкретные задачи: кадровый электронный документооборот (КЭДО), юридически значимый обмен с контрагентами, электронный архив или работа с обращениями граждан в госсекторе. Подобные решения часто называют «вертикальными», так как они закрывают узкую, но критически важную сферу.
Гибридные платформы: СЭД, ECM, BPM и CSP
Современный тренд — объединение документооборота с управлением корпоративным контентом (ECM) и бизнес-процессами (BPM). Всё больше решений позиционируются как CSP-системы (Content Services Platform): они позволяют не только вести документооборот, но и строить единую цифровую экосистему компании. Такие платформы удобны для организаций, которым важно интегрировать документы, процессы и коммуникации в одном пространстве.
Список популярных программ электронного документооборота в России
На российском рынке представлено множество решений для автоматизации документооборота. Ниже приведён список популярных программ электронного документооборота топ 10, которые используют компании разного масштаба — от малого бизнеса до корпораций и госсектора.
ELMA365 (ECM / CSP)
Современная платформа, сочетающая функции СЭД, BPM и CSP. Отличается удобным интерфейсом, low-code инструментами и готовыми модулями для КЭДО, договоров и внутреннего документооборота. Подходит компаниям, которым нужна гибкая цифровая экосистема.
Directum
Одна из самых известных российских систем. Предлагает преднастроенные модули для делопроизводства, договоров, командировок, кадровых документов. Поддерживает ЭЦП, интеграции и работу в SaaS или on-premise. Хороший вариант для средних и крупных компаний.
1С: Документооборот
Решение на базе платформы 1С. Содержит все базовые функции для организации делопроизводства и интегрируется с другими продуктами 1С. Удобна для компаний, которые уже используют 1С:Предприятие, но может показаться менее гибкой для новых пользователей.
Tessa
Быстрая и доступная система СЭД, ориентированная на скорость работы и простоту интерфейса. Поддерживает хранение миллионов документов, маршруты согласования, визуализацию процессов и отчёты. Хорошо подходит для организаций, которым важна практичность и низкая стоимость владения.
Тезис
Разработана компанией Haulmont. Часто используется в госсекторе и холдингах. Предлагает модуль учёта обращений граждан, электронную канцелярию, контроль исполнительской дисциплины и интеграцию с Диадок. Отличается удобным web-клиентом и мобильным приложением.
Docsvision
Платформа с модульной архитектурой, позволяющая строить индивидуальные решения: кадровый документооборот, договорной учёт, электронный архив. Поддерживает low-code настройку и юридически значимый обмен документами. Популярна среди крупных компаний, которым нужна гибкость и безопасность.
EOS for SharePoint (ЭОС)
СЭД для организаций, где требуется интеграция с Microsoft SharePoint. Используется в госструктурах и крупных компаниях, поддерживает юридически значимый документооборот, электронный архив и работу с корреспонденцией.
Naumen DMS
Решение с веб-интерфейсом и поддержкой юридически значимого документооборота. Подходит для крупных компаний с распределённой структурой. Отличается гибкостью настройки и удобством в управлении архивами.
Е1 Евфрат
Одна из старейших российских систем электронного документооборота. Предлагает функции канцелярии, архивации, контроля исполнения и интеграцию с бухгалтерскими системами. Часто используется в промышленности и энергетике.
СЭД «ДЕЛО» (Электронные офисные системы)
Популярная система для государственных организаций и муниципалитетов. Поддерживает полный цикл делопроизводства, интеграцию с ЭЦП и обмен через операторов ЭДО.
Сравнительные таблицы систем электронного документооборота
Выбор подходящей СЭД проще делать на основе наглядного сравнения. Мы подготовили три таблицы:
Условия доступа и поддержки — показывает, где можно протестировать систему и какие варианты поставки доступны.
Функциональные возможности и особенности — детально сравнивает системы по основному функционалу и дополнительным модулям.
Сегменты применения — помогает определить, какая система лучше подойдёт для малого бизнеса, корпораций или госсектора.
Сравнение СЭД по условиям доступа и поддержки
| Система | Бесплатный демо-доступ | Поставка | Техподдержка |
|---|---|---|---|
ELMA365 | Полноценный доступ на 14 дней | Облако, Private Cloud, On-Premise | SaaS — бесплатно; On-Premise базовая бесплатно, расширенная — платно |
Directum | Демо-стенд по запросу | Облако, On-Premise, Коробка | Базовая бесплатная, расширенные пакеты — платно |
1С: Документооборот | Демо-стенды без регистрации | Коробка, Облако | Первые 3 месяца бесплатно |
TESSA | Нет | Коробка, Облако | Первый год бесплатно |
ТЕЗИС | 14 дней по запросу | Облако, On-Premise, Коробка | Платно |
Docsvision | До 2 месяцев, ограниченный функционал | Коробка | Платно |
EOS for SharePoint | Нет (тест по запросу) | On-Premise, интеграция с SharePoint | Платно, корпоративные пакеты |
Naumen DMS | Демо-доступ по запросу | SaaS и On-Premise | Платно, разные уровни SLA |
Е1 Евфрат | Нет | On-Premise | Платно, приоритет — промышленность и энергетика |
СЭД «ДЕЛО» | Нет | On-Premise, Облако | Платно, широко используется в госсекторе |
Как видно из таблицы, далеко не все решения предлагают полноценный демо-доступ. У многих систем тестирование возможно только по запросу или в ограниченном формате. Для малого и среднего бизнеса это может стать важным фактором — удобнее начинать работу с продукта, который можно опробовать вживую.
Однако условия доступа — лишь первый критерий выбора. Гораздо важнее, какие возможности предоставляет сама система: от базового делопроизводства до интеграций, low-code инструментов и поддержки юридически значимого документооборота. Чтобы понять различия, рассмотрим функциональные возможности и особенности популярных систем электронного документооборота.
Сравнение программ электронного документооборота по Функциональным возможности и особенностям
| Система | Основной функционал | Дополнительно |
|---|---|---|
ELMA365 |
|
|
DIRECTUM |
|
|
1С: Документооборот |
|
|
TESSA |
|
|
ТЕЗИС |
|
|
Docsvision |
|
|
EOS for SharePoint |
|
|
Naumen DMS |
|
|
Е1 Евфрат |
|
|
СЭД «ДЕЛО» |
|
|
Сравнение функционала показывает, что все системы закрывают базовые задачи электронного документооборота — регистрацию, хранение, согласование и работу с версиями. Но различия проявляются в дополнительных модулях: одни решения делают ставку на low-code и интеграции, другие ориентированы на госсектор или на работу с распределёнными филиалами.
Поэтому универсального ответа на вопрос «какая система электронного документооборота лучше» не существует. Для каждой категории компаний — малого бизнеса, корпораций или государственных структур — оптимальными будут разные продукты. Чтобы помочь с выбором, мы собрали сравнительную таблицу по сегментам применения.
Лучшая система ЭДО по сегментам применения
| Сегмент | Подходящие системы ЭДО | Особенности выбора |
|---|---|---|
Малый бизнес | • TESSA • 1С: Документооборот (базовые тарифы) • ELMA365 (облако) | Простота внедрения, невысокая стоимость, готовые маршруты. Облако — оптимальный вариант. |
Средний бизнес | • ELMA365 ECM • DIRECTUM • Docsvision | Требуется гибкость и масштабируемость, поддержка ЭЦП, интеграция с 1С и CRM. SaaS + кастомизация. |
Крупный бизнес и холдинги | • ELMA365 CSP • DIRECTUM • Docsvision • ТЕЗИС • Naumen DMS | Высокая нагрузка, распределённые филиалы, приоритет on-premise и безопасность. |
Госсектор и муниципалитеты | • СЭД «ДЕЛО» • EOS for SharePoint • ТЕЗИС • Е1 Евфрат • ELMA365 CSP | Соответствие ГОСТ и ФЗ, юридически значимый ЭДО, отчётность, контроль дисциплины. |
Анализ систем электронного документооборота: сильные и слабые стороны
Проведённый анализ систем электронного документооборота показывает, что у каждой платформы есть преимущества и ограничения.
Сильные стороны популярных СЭД
Полный цикл документооборота — от регистрации и архива до ЭЦП и интеграций.
Гибкость внедрения — многие решения доступны и как SaaS, и как on-premise, что важно для разных сегментов бизнеса.
Современные технологии — в ELMA365 и Docsvision реализованы low-code инструменты, DIRECTUM и ELMA365 использует ИИ для распознавания документов.
Юридическая значимость — поддержка ЭЦП по ФЗ-63 есть почти во всех продуктах.
Отраслевые модули — ТЕЗИС, СЭД «ДЕЛО», Е1 Евфрат и EOS for SharePoint востребованы в госсекторе и у корпораций.
Слабые стороны и ограничения
Сложные интерфейсы — классические решения (например, 1С: Документооборот, Е1 Евфрат) могут показаться устаревшими.
Ограниченный демо-доступ — часть систем не позволяет полноценно протестировать продукт до покупки.
Высокая стоимость внедрения — у крупных платформ (DIRECTUM, Docsvision, Naumen DMS) расходы на лицензии и сопровождение значительные.
Ориентация на нишу — отраслевые СЭД хорошо работают в госсекторе, но не подходят малому бизнесу, а облачные сервисы могут не удовлетворить требования по безопасности крупных корпораций.
📌 В итоге можно выделить три группы решений:
SaaS-сервисы для малого бизнеса (TESSA, любая облачная версия);
универсальные корпоративные платформы (ELMA365, DIRECTUM, Docsvision);
специализированные продукты для госсектора (СЭД «ДЕЛО», ТЕЗИС, EOS for SharePoint).
Таким образом, проведённый анализ показывает, что рынок СЭД в России очень разнообразен: у каждой системы есть сильные и слабые стороны, и универсального решения для всех не существует.
Поэтому следующий шаг — понять, какая система электронного документооборота лучше подойдёт именно вашей компании. Для этого важно выделить критерии выбора, посмотреть примеры внедрения и учесть современные технологические тренды.
Лучшая система электронного документооборота: как выбрать
Вопрос «какая система электронного документооборота лучше» зависит от задач и масштаба бизнеса. Оптимальный выбор формируется на пересечении функционала, стоимости и удобства использования.
Критерии выбора СЭД
Масштаб бизнеса — малым компаниям подходят простые SaaS-решения (TESSA), корпорациям и холдингам — on-premise платформы (ELMA365, Docsvision, DIRECTUM, ТЕЗИС).
Функционал — базовые задачи есть у всех, а расширенные модули (договоры, КЭДО, интеграции с ERP/CRM) отличают решения друг от друга.
Модель внедрения — SaaS быстро запускается и дешевле, on-premise дороже, но даёт контроль над данными.
Юридическая значимость — обязательна поддержка всех видов ЭЦП.
Удобство интерфейса — критично для скорости адаптации сотрудников.
Примеры внедрения
Крупные корпорации внедряют ELMA365, Directum и Docsvision для построения экосистем.
Госструктуры используют ELMA365, СЭД «ДЕЛО», ТЕЗИС, EOS for SharePoint.
Средний бизнес комбинирует ELMA365 (СЭД + BPM) или 1С: Документооборот для связки с бухгалтерией.
Малые компании выбирают TESSA или облачные версии решений за простоту запуска.
Современные тренды: low-code, искусственный интеллект, мобильность
Современные системы электронного документооборота выходят за рамки классического ЭДО:
Low-code (ELMA365, Docsvision) позволяет настраивать процессы без программистов.
Искусственный интеллект (ELMA365 AI, ИИ в DIRECTUM) помогает маршрутизировать и анализировать документы.
Мобильные приложения дают возможность согласовывать и подписывать документы из любой точки.
Обзор систем электронного документооборота: выводы
Современные системы электронного документооборота позволяют компаниям отказаться от бумаги, ускорить согласования и повысить уровень безопасности. На рынке представлено множество решений: от простых SaaS-сервисов для малого бизнеса до мощных корпоративных платформ и специализированных продуктов для госсектора.
Сравнительные таблицы, обзор и проведённый анализ показывают, что «универсально лучшей» системы не существует. Каждая организация выбирает оптимальное решение под свои задачи: бюджет, масштаб, требования к ЭЦП и интеграциям. Чтобы не ошибиться, важно протестировать несколько вариантов и оценить, насколько они соответствуют процессам именно вашей компании.
FAQ по системам электронного документооборота
Какие бывают системы электронного документооборота?
Существуют классические корпоративные СЭД (on-premise), современные облачные SaaS-решения, отраслевые продукты (например, для кадрового ЭДО) и гибридные платформы, объединяющие СЭД, ECM, BPM и CSP.
Какие есть популярные системы электронного документооборота в России?
Среди самых востребованных решений: ELMA365, Directum, 1С: Документооборот, TESSA, ТЕЗИС, Docsvision, EOS for SharePoint, Naumen DMS, Е1 Евфрат, СЭД «ДЕЛО».
Какая система электронного документооборота лучше?
Лучшей можно считать ту, которая соответствует задачам конкретной компании. Для малого бизнеса подойдут TESSA и любая Saas, для корпораций — ELMA365, Directum и Docsvision, для госсектора — СЭД «ДЕЛО» и ТЕЗИС.
Как провести анализ систем электронного документооборота?
Сравнивайте решения по ключевым критериям: функционал (архив, маршрутизация, ЭЦП), доступность демо-доступа, модели поставки (SaaS или on-premise), удобство интерфейса, поддержка интеграций, стоимость внедрения и сопровождения.
Что включают современные системы электронного документооборота?
Современные СЭД поддерживают low-code настройку, интеграции с ERP и CRM, электронную подпись по 63-ФЗ, мобильные клиенты, искусственный интеллект для маршрутизации и распознавания документов.
Где можно посмотреть список систем электронного документооборота с примерами и сравнением?
В этой статье представлен полный список из 10 популярных решений в России, их обзор, примеры внедрения, а также сравнительные таблицы и анализ сильных и слабых сторон.
Где найти подробный обзор систем электронного документооборота?
Подробный обзор систем электронного документооборота с функционалом, сравнительными таблицами и рекомендациями по выбору приведён в этой статье. Здесь собраны как современные SaaS-решения, так и классические корпоративные платформы, применяемые в разных сегментах.
