Переход на электронный кадровый документооборот в 2022 году

Бумажные документы порождают в отделе кадров настоящий хаос: сроки подписания не соблюдаются, бумаги часто теряются или повреждаются, сложно наладить оперативное взаимодействие с удаленными сотрудниками. Всё это сказывается на качестве и скорости кадровых процессов и, как следствие, на работе компании в целом. Решить эту проблему раз и навсегда можно при переходе на электронный кадровый документооборот. Решение разработано в соответствии с законодательством, регулирующим кадровый ЭДО, и является полностью легитимным. Читайте об этом в нашем материале.

Содержание статьи:
1. Обзор законодательства для легитимного кадрового ЭДО (КЭДО)
2. Как осуществить переход на КЭДО
3. Преимущества КЭДО: плюсы и минусы для работников
4. Решение ELMA365 КЭДО
5. Как работает решение ELMA365 КЭДО
6. Преимущества решения на базе Low-code BPMS
7. Лицензирование
8. Итоги

Обзор законодательства для легитимного КЭДО

В прошлом году государство на законодательном уровне позволило компаниям вести кадровый электронный документооборот. Согласно Федеральному закону от 22.11.2021 года №377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ», регулирующему электронный документооборот в сфере трудовых отношений, и Федеральному закону от 08.12.2020 года №407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» любая организация может перейти на КЭДО без дублирования документов на бумаге. Вступивший в силу №377-ФЗ добавил в Трудовой кодекс РФ несколько новых статей: ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот», ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота». Данный закон позволяет оформлять, хранить и передавать документы сразу в электронном виде, без дублирования на бумаге. Электронный обмен документами можно вести со всеми сотрудниками компании, включая работников, которые трудятся дистанционно. Для этого необходимо заручиться их согласием на переход к электронному ведению документов (ч. 1 ст. 22.1, ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Для легитимного подписания всех видов электронных документов достаточно выпустить для сотрудников УНЭП. Таким образом любая организация сможет вырваться из бумажного рабства и повысить эффективность кадровых сотрудников.

В целом перевести в электронный формат можно все кадровые документы за исключением трех:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении;
• инструктаж по охране труда.
  В этом случае закон обязывает дублировать на бумаге данные документы. 

Как осуществить переход на КЭДО

Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот, компании необходимо выпустить локальный нормативный акт, который будет содержать следующую информацию: сведения об информационной системе, порядок доступа, перечень документов и категорий сотрудников, срок уведомления сотрудников, дата ввода КЭДО. Сотруднику в свою очередь необходимо подписать соглашение об электронном взаимодействии и получить УНЭП для подписания кадровых документов. После этого можно легитимно внутри вашей информационной системы вести кадровый электронный документооборот. 

Преимущества КЭДО: плюсы и минусы для работников

Среди преимуществ решения в первую очередь выделяют экономию бюджета. КЭДО позволяет отказаться от бумажных носителей и, тем самым, снизить затраты на покупку расходных материалов (например, на заправку картриджа для принтера), логистику и организацию архива. Также КЭДО способствует снижению трудозатрат. Система помогает сократить время на поиск, передачу и подписание документов. Сотрудник может подписать документ за 1 минуту и с любого устройства (в том числе и с мобильного), просто отправив его в системе согласующему. Работник получит уведомление и подпишет документ электронной подписью. Кроме того, КЭДО позволяет предприятиям исключить человеческий фактор и снизить ошибки при формировании и подписании документов, а также выстроить оперативную коммуникацию с удаленными сотрудниками с помощью слаженной организации дистанционного взаимодействия. В целом решение существенно экономит рабочее время сотрудников. В систему можно загрузить шаблоны всех необходимых типов документов, в дальнейшем не придется тратить время на их формирование. В любой момент работник может посмотреть, на какой стадии находится документ, что позволяет полностью контролировать движение и подписание документов, обеспечивая тем самым прозрачность процессов.

Среди минусов КЭДО можно выделить дополнительные расходы компании на оформление электронных подписей работникам, волнения среди сотрудников компании с переходом на новое решение. Для работодателя это небольшая головная боль, поскольку необходимо будет переобучить персонал, что может также вызвать негативные настроения в коллективе. Это незначительные проблемы, которые требуют времени и внимания, но вполне решаемы, поскольку эффект от внедрения КЭДО в компании будет очевиден: новые возможности в оптимизации бизнес-процессов, ускорение подписания документов, повышение производительности сотрудников, организация взаимодействия с удаленными работниками и др. 
 

Решение ELMA365 КЭДО

ELMA365 КЭДО — это конструктор кадровых процессов на базе Low-code платформы, который объединяет в себе готовые модули и возможность внесения дополнительного функционала. Система позволяет забыть про бумажную волокиту и вывести работу отдела кадров на качественно новый уровень.
Состав решения ELMA365 КЭДО включает в себя портал для сотрудника, интерфейс отдела кадров, интеграции. Основная часть — это портал сотрудника, через который осуществляется прием/перевод/увольнение сотрудников, работа с кадровыми документами, например, с заявлениями на отпуск/отгул и приказами. Также в рамках решения предусмотрены интерфейс отдела кадров, который предоставляет сотрудникам отдела кадров быстрый доступ к работникам и их документам, информацию о подписании и изменении документов, создание кадровых документов. Кроме того, в решении предусмотрены интеграции с 1С:ЗУП и удостоверяющим центром для того, чтобы технически было возможно загрузить штатное расписание и выпустить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП).
В ближайшее время планируется расширение объема интеграций. Если у вас не 1С:ЗУП, а «БОСС-кадровик» или другая редакция 1С, то в таком случае возможны варианты доработки. Также в рамках развития решения в планах стандартная интеграция по загрузке и обновлению данных по сотрудникам.

Переведите работу отдела кадров в удобный формат и повысьте производительность с помощью кадрового ЭДО на ELMA365. Получите тестовый доступ к решению на 14 дней и оцените его возможности!

Как работает решение ELMA365 КЭДО

Рассмотрим на примере трудоустройства. Итак, процесс начинается с выгрузки штатного расписания, которое обычно ведется в учетной системе, например, в 1С:ЗУП. Поскольку в рамках решения ELMA365 КЭДО предусмотрена интеграция с 1С:ЗУП, сделать это легко и просто. Достаточно настроить модуль интеграции, указав ссылку подключения к 1С и учетную запись. Это необходимо для того, чтобы наши сотрудники смогли авторизоваться и получить доступ к системе. Интеграция с 1С осуществляется через стандартный протокол OData.

Далее сотрудник отдела кадров добавляет нового работника в систему и вводит краткую информацию о нем: ФИО, электронная почта, телефон, должность и др. Затем отправляет приглашение на портал КЭДО новому сотруднику, и он сам заполняет все персональные данные, загружает свои документы и подписывает соглашение об электронном взаимодействии.

Первое, что делает сотрудник — это создает согласие на обработку персональных данных. Затем он вводит персональные данные: паспортные данные, информация о месте регистрации, e-mail, номер телефона и др. Информация автоматически сохраняется на каждом этапе. Следующий шаг — это загрузка сканов или фотографий своих документов. В конце новый сотрудник обязательно прикладывает свою фотографию с развернутым паспортом. После этого документы отправляются на проверку. 

Затем на основании предоставленных данных, которые ввел сотрудник, будет сформировано соглашение об электронном взаимодействии. Оно необходимо для выпуска усиленной неквалифицированной электронной подписи и дальнейшего обмена документами с Крон-Ц в электронном виде. По готовности новый сотрудник получает уведомление на почту, где может ознакомиться с документом, проверить и распечатать его. Подписание бумажной версии документа необходимо по текущему законодательству, чтобы кадровый электронный документооборот стал легитимным. 

После того, как сотрудник подписал соглашение, данные отправляются в отдел кадров на проверку. Сотрудники отдела кадров проверяют корректность заполнения персональных данных сотрудника, а также соответствие данных приложенным документам, которые должны быть в хорошем качестве с разборчивой информацией. Если найдены ошибки, то для изменения данных необходимо выбрать этап заполнения информации, на который стоит вернуть сотрудника. Например, на сканы документов. Сотрудник также получает уведомление о внесении изменений и комментарий  специалиста отдела кадров. После того, как проверка данных успешно пройдена, необходимо выпустить УНЭП — усиленную неквалифицированную подпись для сотрудника. Как это происходит? Система автоматически отправит заявку на УНЭП, выпуск которой сотрудник подтвердит на госуслугах.

После того, как сотрудник подтвердил выпуск УНЭП, система автоматически получает открытый ключ сертификата, сохраняет его к себе. А закрытый ключ сертификата хранится в облаке, к которому имеет доступ только сотрудник со вторым фактором подтверждения по SMS. Далее процесс автоматически переводит его на этап трудоустройства, формирует пакет документов по шаблонам. Сотрудник проверяет свои данные и подписывает документы с помощью облачной УНЭП, подтвердив свою личность по SMS.

Затем сотрудник попадает на портал КЭДО, где будут доступны кадровые сервисы — заявления  на отпуск, отгул, командировку и т.п. Он в любой момент сможет создать заявление, которое система автоматически отправит на согласование и вернет на подписание. Сотрудник всегда имеет доступ к своим документам и видит, на каких этапах они находятся. 

 

 

Преимущества решения на базе Low-code BPMS

Решение разработано на платформе ELMA365 при помощи Low-code инструментов, которые позволяют адаптировать его под бизнес-процессы вашей компании и настраивать маршруты движения документов согласно специфике бизнеса. Это одно из ключевых преимуществ ELMA365 КЭДО, так как законодательство по части кадрового электронного документооборота модернизируется, а из-за внешних изменений, следовательно, требуются внутренние. 
Для дальнейшей оптимизации процессов совсем не обязательно привлекать программистов. Поддержка решения в формате Low-code позволяет масштабировать процессы силами аналитиков. Изменения вступают в силу сразу после публикации, для этого вам даже не потребуется перезапускать систему или останавливать работу действующих процессов.

Таким образом, решение на базе ELMA365 КЭДО позволяет за низкую стоимость владения получить высокую возможность автоматизации под ваши требования. 

Лицензирование КЭДО

Оплата производится только за пользование платформой ELMA365 и УНЭП, само решение ELMA365 КЭДО предоставляется бесплатно. Что касается УНЭП: мы не продаем систему по подписке. Есть фиксированная сумма за сотрудника. Вы можете приобрести лицензию на то количество пользователей, которое вам необходимо.
Узнать цены

Отметим, что при увольнении сотрудника лицензии докупать не нужно. Предположим в компании есть Вася, за ним закрепляется его личная лицензия. При этом, когда Вася увольняется, учетная запись блокируется, а лицензия высвобождается. УНЭПы не взаимозаменяемы, поскольку они выдаются персонально.

Итоги

С переходом компании на КЭДО вы получите хороший бизнес-эффект — не только ускорите кадровый документооборот, исключите потерю документов, но и выстроите удобную и оперативную коммуникацию между сотрудником и компанией, снизите стоимость документа, его хранение и даже логистику. Подписывать документы можно будет из любой точки мира, самое главное — без использования бумажного носителя и услуг почтовых и курьерских служб. Так удастся сэкономить временные и финансовые ресурсы организации, а также оптимизировать работу кадрового отдела, освободив их от монотонной рутинной деятельности и выделив время на другие наиболее важные задачи. В целом система интуитивно понятная и обладает удобным интерфейсом, что способствует быстрой адаптации персонала. 

Переведите работу отдела кадров в удобный формат и повысьте производительность с помощью кадрового ЭДО на ELMA365. Получите тестовый доступ к решению! Начните работу в ELMA365 КЭДО прямо сейчас!