Проектный офис и его роль в компании

Ключевые определения РМО

Проект — это комплекс ограниченных по времени работ, направленных на достижение уникального результата. Если говорить простыми словами, то это совместная деятельность группы людей, итогом которой станет изменение или создание чего-либо. 

Проект имеет конкретную цель, лимитирован по бюджету и ресурсам, поэтому нуждается в грамотном менеджменте и передается в управление менеджеру или руководителю проекта.

Руководитель проекта(иногда менеджер проекта) — это специалист, который является ответственным за планирование, организацию, а также выполнение и контроль проектной деятельности. Он отвечает за качественную реализацию проекта, а именно за достижение поставленных целей и соблюдение бюджета и сроков. Руководитель проекта управляет всеми ресурсами, ведет коммуникацию с участниками проекта, анализирует, управляет рисками и принимает ключевые проектные решения. 

Программа проектов представляет собой совокупность взаимосвязанных проектов, целью которых является удовлетворение общей цели организации. Управление программой включает в себя координацию проектов, выравнивание их целей с общей стратегией, а также ресурсное планирование. 

Портфель проектов — это совокупность проектов или программ, которые организация планирует или уже выполняет. Управление портфелем предполагает проведение оценки, приоритизацию, отбор и контроль выполнения различных проектов или программ в соответствии с бизнес-приоритетами и ресурсными ограничениями. 

С точки зрения PMBOK проектный офис — организационная структура, которая стандартизирует процессы управления проектами и способствует обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Проектный офис занимается управлением бизнес-процессов, их документированием структурированием, декомпозицией, чтобы увеличить эффективность проектов и их качество. Он хранит успешные практики и продвигает их распространение в компании. Портфели и программы проектов встраиваются в стратегию компании, при этом имея общие ресурсы и заинтересованные стороны.

Кому и зачем нужен проектный офис?

Если компания большая и имеет множество подразделений, то без структуры проектного офиса будет сложно. Представьте, одновременно в нескольких отделах организации ведется специфическая, выходящая за пределы операционной и регламентированной деятельности работа? Результат этой работы скорее всего скажется на других подразделениях и повлияет на бизнес-процессы всей компании, возникнет ощущения хаоса и неуправляемости. На практике почти всем крупным организациям необходимо отдельное проектное управление. 

РМО также нужен компаниям, проекты которых являются сложными и уникальными, например, при разработке стратегически важного продукта, создании чего-то совершенно нового, ведении длительного проекта со сложной структурой работ и для других специфических проектов. 

Организации, работающие в стремительно меняющихся отраслях также организуют проектные офисы. Там, где требуется оперативные изменения и постоянная адаптация к новым условиям неизбежно возникают проектные активности, и РМО в этом случае выступает в роли стратегического отдела, помогающего эффективно и гибко перестраивать бизнес-процессы.

Консалтинговые компании, основной деятельностью которых является проектная работа, обычно имеют образцовые отделы РМО, ведь иначе они не смогут реализовывать необходимый объем качественных проектов.

Также проектный офис рекомендуется выделять в отдельную структурную единицу компаниям, находящимся в периоде стратегической перестройки, например, при слиянии или поглощении, запуске нового продукта, открытии крупного подразделения, оптимизации процессов и других серьезных изменениях.

Для остальных компаний организация проектного офиса может быть излишней. Однако есть случаи, когда небольшие компании, с маленьким портфелем проектов все же открывают подразделение РМО, находя в этом свои ценности и выгоды. Проектный офис, в какой бы организации он ни внедрялся, будет обеспечивать стандартизацию процессов управления проектами, что в итоге приведет к более высоким бизнес-показателям и результатам.  

Чем занимается проектный офис?

Главной целью проектного офиса всегда является обеспечение эффективного управления проектами, но его задачи будут зависеть от общей стратегии компании. Исходя из ожиданий от РМО, руководство проектного офиса приоритезирует часть своих функций и усиленно работает над теми, которые необходимы организации в конкретный период времени. 

Основные функции и задачи РМО:

• разработка и внедрение методологий для проектного управления;
• обеспечение стандартизации и оптимизации процессов проектной деятельности;
• постоянное совершенствование процессов работы проектного офиса,
• участие в формировании стратегии развития проектной деятельности в организации,
• участие в процессе планирования проектов организации,
• поддержка внедрения новых технологий и инструментов, необходимых для управления проектами,
• выстраивание правильных коммуникаций с заказчиками проекта,
• обучение проектных специалистов: ассистентов, менеджеров, руководителей и других;
• управление программами и портфелем проектов;
• управление рисками и качеством проектов;
• мониторинг, анализ и оценка эффективности проектов;
• повышение информированности о проектах и создание открытой, прозрачной среды внутри компании;
• другие задачи из области проектного управления, необходимые для компании.

Типы проектных офисов

В зависимости от задач и функций, проектные офисы делят на 3 типа. Каждый имеет свои уникальные особенности и отвечает определенным стандартам. Выбор типа PMO будет зависеть от основных потребностей бизнеса, его специфики, а также от стратегической цели компании. 

Поддерживающий проектный офис (ППО) — это специализированное подразделение, которое занимается поддержанием и совершенствованием методологий, инструментов и процессов управления проектами в организации. Этот вид проектного офиса чаще всего ориентирован на обеспечение содействия проектным командам, руководителям и менеджерам. В отличие от других типов, он не контролирует ход работы на проектах, его основная роль - консультативная.  

Функции, которые выполняет ППО в компании:

• Развитие методологий и внедрение инструментов управления проектами. Поддерживающий проектный офис занимается постоянным улучшением и адаптацией проектных методологий, он следит за соответствием современным требованиям и стандартам.
• Обучение сотрудников. ППО проводит обучающие мероприятия, семинары и тренинги по проектной работе для сотрудников организации. Это помогает повысить квалификацию персонала и обеспечить их готовность к эффективной работе над проектами.
• Сбор и анализ данных о проектах. ППО отслеживает и анализирует основные показатели и данные по проектам в организации. Это позволяет выявлять проблемные моменты, проводить анализ эффективности, а также изменять методологию и подходы к проектной работе в будущем.

Управляющий проектный офис (УПО) — это такой тип проектного офиса, который фокусируется на управлении и непосредственной работе в проектах, его главными задачами являются качественная реализация и успешное завершение проекта или программы проектов.

Функции, которые выполняет УПО в компании:

• Управление стандартами. Управляющий проектный офис также, как и поддерживающий устанавливает стандарты и процедуры управления проектами для обеспечения единообразия и согласованности подходов в рамках организации.
• Контроль за выполнением проектов. УПО осуществляет контроль за процессами выполнения проектов, отслеживает сроки, бюджет, качество и другие ключевые показатели, чтобы обеспечить выполнение поставленных задач. 
• Риск-менеджмент. Управляющий проектный офис управляет проектными рисками, занимается постоянным анализом и работает над снижением вероятных проблем.
• Распределение ресурсов для оптимального выполнения проектных задач. УПО ответственен за назначение и оценку проектных менеджеров, их поддержку, развитие и качественную работу с их стороны.

Контролирующий проектный офис (КПО) — это подразделение, которое специализируется на контроле за выполнением проектов в организации. В отличие от предыдущих типов, осуществляющих методологический надзор и координирующих работу внутри самих проектов, КПО может участвовать в принятии стратегических решений - о запуске или продолжении проекта, смене проектных команд и так далее. Важной задачей контролирующего проектного офиса является контроль соответствия проекта бизнес-целям организации. 

Функции, которые выполняет КПО в компании:

• Мониторинг и контроль. Контролирующий проектный офис активно следит за процессами выполнения проектов, проводит анализ эффективности, определяет отклонения от планов и принимает меры по устранению проблем для достижения поставленных целей.
• Управление бюджетом и ресурсами. КПО отслеживает расходы проектов, анализирует затраты и эффективность использования ресурсов, оптимизирует бюджет и обеспечивает эффективное распределение активов между проектами.
• Риск-менеджмент. Контролирующий проектный офис должен минимизировать возможные негативные последствия и обеспечить успешное завершение проектов, программ и портфеля.
• Отчетность и коммуникации. КПО отвечает за предоставление своевременной отчетности о выполнении проектов стейкхолдерам и за установление эффективной коммуникации между заказчиками и всеми участниками проектов.
• Развитие. Контролирующий проектный офис стремится к постоянному улучшению процессов управления проектами, а также способствует накоплению опыта и обмену лучшими практиками. Как контролирующая инфраструктура, он обычно создает единую методологическую базу для всех проектов внутри компании и строго следит за тем, чтобы сотрудники работали в соответствии со стандартами.

Модели организации проектного офиса

Gartner Group выделяет три модели проектных офисов в зависимости от основной функции в компании.

• Хранение знаний (Repository Model). Работа подразделения сфокусирована на организации и хранении информации, методов, практик и инструментов.
• Обучение (Coach Model).Офис проводит обучающие программы для менеджеров и сотрудников, занимается кураторством и индивидуальным консультированием.
• Управление (Manager Model).Главная задача — это централизация и управления, выстраивается иерархическая структура с регулярными процессами и отчетностью.

Как системы управления проектами помогают в работе проектного офиса?

Проектный офис часто организуют, когда возникает потребность отслеживать много проектов по единым стандартам либо контролировать крупные дорогостоящие и важные для бизнеса проекты. Например — проекты внутреннего развития, такие как организация нового склада или закупка оборудования для новых торговых точек. Руководителю проекта нужно спланировать бюджет, подобрать персонал, проконтролировать доставку и монтаж. В ходе проекта менеджер управляет работой людей, которые входят в состав разных подразделений и могут находиться в разных офисах или городах. Одна из важных задач систем управления проектами — это контроль целевых показателей. Например, количество новых складов в регионе и стоимость затрат на оснащение каждого из них. Ролевая структура команды и коммуникации между участниками также могут быть организованы в ИТ-системе.

Другая важная функция — управление бюджетом. Часто в компании есть разные бюджеты, привязанные к офисам или подразделениям. При этом прибыль может считаться в привязке к продукту. Поэтому в рамках проекта нужны инструменты для отслеживания перерасхода или недостатка финансирования, а также эффективности вложенных средств. Удобно иметь актуальный график платежей, основанный на БДДС (бюджет движения денежных средств), а также обновляемый в реальном времени БДР (бюджет доходов и расходов).

Задача, которую часто решают с помощью автоматизации — контроль сроков по задачам и этапам работ. Когда исполнители завершают задачи, календарный план в системе автоматически обновляется. Так экономится время на сбор данных — по телефоне, почте, в мессенджерах.

Стандарты, которые появляются в компании с появлением проектного офиса, можно описать в виде исполняемых процессов. Так сокращается время на согласование и запуск проекта. Использование шаблонов проектов позволяет сократить количество ошибок из-за ручных операций. Жизненные циклы типовых проектов удобно описать и автоматизировать.

Согласование и хранение проектной документации в единой системе упрощает совместную работу и вносит ясность в процесс согласования. В частности это достигается контролем версионности.

ИСУП позволяют формировать сводную отчетность по портфелю: прогресс проектов, качество управления, показатели. Данные можно выгружать во внешние BI-системы или использовать в виде таблиц, графиков и диаграмм.

Пример системы управления проектами, которая поможет в организации работы проектного офиса — ELMA365 Проекты. Единое информационное пространство, коммуникации, шаблоны проектов, работа с документами, отчетность, автоматические бизнес-процессы — узнайте больше об этих и других возможностях на бесплатном индивидуальном вебинаре.

Итоги

Развитие и внедрение РМО в структуру компании является стратегически важным шагом. Проектный офис включает в себя персонал, структуру и процессы. Независимо от типа проектного офиса — контролирующего, управляющего или поддерживающего, его влияние на проектную деятельность, оптимизацию бизнес-процессов и общую эффективность компании неоспоримо. Однако стоит помнить, что проектный офис не является универсальным решением и не подходит всем компаниям, а также не решает проблем и не приносит пользы, если его появление не согласовывается с целями компании и ее руководства.

Поэтому, если вы задумываетесь о внедрении РМО, сначала четко определите цели, выберите модель, продумайте структуру и удостоверьтесь, что топ-менеджмент поддерживает эту инициативу и готов к появлению новой структурной единицы в компании. Учитывайте специфику вашей организации, гибко подходите к вопросу внедрения и стремитесь к постоянному совершенствованию, ведь именно такой подход обеспечит вам высокую эффективность и приведет к успеху.

Если вы находитесь в поиске подходящих инструментов для автоматизации работы проектного офиса — обратите внимание на решение ELMA365 Проекты. Узнайте больше о продукте и возьмите бесплатную демо-версию.

ELMA365 Проекты

Единая информационная среда и управление проектами на потоке

Перейти на страницу решения