Как эффективно использовать ресурсы на проекте?

Для успешной реализации проекта важно выстроить систему управления ресурсами. Какие инструменты позволяют решить эту задачу? С чего начать ресурсное планирование и на что стоит обратить внимание при учете рабочего времени и составлении ресурсного плана.

Содержание

1. Что такое управление ресурсами
2. С чего начать ресурсное планирование
3. Ресурсный план — документ для управления ресурсами
4. Оценка и контроль ресурсов проекта
5. Учет рабочего времени и расписание
6. Управление ресурсами предприятия
7. Как ELMA365 помогает в управлении ресурсами?

Управление ресурсами — что это?

Управление ресурсами — это процесс планирования ресурсов и составления графика работ, выполняемых командой.

Ресурс (Resource) — член команды или какой-либо материальный объект, необходимый для выполнения проекта. Такое определение закреплено в своде знаний по управлению проектам (PMBOK). Управление ресурсами — это одна из областей знаний стандарта PMI, которая включает в себя процессы планирования, развития, распределения и контроля. 

Обычно выделяют трудовые и материально-технические ресурсы.

Трудовые ресурсы — это сотрудники, которые обладают компетенциями для решения задач проекта. Это могут быть как штатные сотрудники, так и внештатные совместители, самозанятые или подрядчики. Управление командой проекта, ее развитие и организацию работы выделяют как отдельную область знаний со своими методами и процессами.

Материально-технические ресурсы — это бюджет, материалы, программное обеспечение, оборудование, помещения, инфраструктура. Управление этим типом ресурсов позволяет менеджеру проекта обеспечить команду инструментами, необходимыми для выполнения возложенного на них объема работ.

Важная часть материальных ресурсов производственного предприятия — это материалы, из которых изготавливают конечную продукцию. Компании моделируют материальные потоки и автоматизируют логистику и цепочки поставок. От своевременных поставок сырья зависит загрузка оборудования, производительность, себестоимость и в конечном счете прибыль компании.

Говоря о типах ресурсов, можно выделить:

• персонал, непосредственно задействованный в проекте, а также те, кто обеспечивает непрерывность процесса (бухгалтерия, юристы, маркетинг, логистика); 
• финансы;
• материально-технические ресурсы — здания, сооружения, оборудование, ПО;
• время (итерации по загруженности сотрудников);
• интеллектуальные ресурсы (компетенции сотрудников, интеллектуальная собственность предприятия).

Ресурсы также могут быть возобновляемыми — они используются многократно в разных проектах, и невозобновляемые — используются единоразово. Возобновляемые ресурсы - это сотрудники, невозобновляемые — сырье и материалы. 

В зависимости от особенностей проекта ресурсы можно объединить в группы. Например, трудовые ресурсы в проекте разработки программного обеспечения можно разделить на следующие группы: архитекторы, аналитики, разработчики, руководители проекта.

Ресурсное планирование — с чего начать

Управление ресурсами включает в себя планирование, оценку, координацию и контроль. Это одна из задач руководителя проекта, иногда для этого выделяется отдельный сотрудник, ресурсный менеджер. 

Именно менеджер проекта отвечает за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества. Поскольку эти параметры тесно связаны, существует два основных подхода к ресурсному планированию.

Планирование при ограничении по времени — вы можете без ограничений увеличивать количество и интенсивность использования ресурсов, чтобы уложиться в сроки проекта.

Планирование при ограничении по ресурсам — количество имеющихся ресурсов является основным ограничителем проекта и определяет его основные параметры.

Определим простые шаги — с чего можно начать ресурсное планирование?

• Определите цели проекта.
• Обозначьте объем работ.
• Проведите декомпозицию — выделите задачи и операции.
• Выделите необходимые типы ресурсов под каждую операцию.
• Проведите оценку — сколько ресурсов вам понадобится?
• Проверьте — какие ресурсы есть в наличии, а какие придется привлечь извне.
• Распределите ресурсы — под каждую задачу. Учитывайте длительность последовательность задач.

В ходе проекта отслеживайте промежуточные результаты, смотрите отчеты, общайтесь с командой.

Ресурсный план — документ для управления ресурсами

Основной документ для управления ресурсами — это ресурсный план. Это основной документ, в котором описываются трудовые, материально-технические, финансовые и ресурсы и операции, необходимые для реализации проекта. Документ используется для план-фактного анализа и формирования бюджета проекта в части затрат.

С его помощью менеджер получает целостное представление о загрузке и может планировать работу, исходя из имеющегося потенциала. Ресурсный план может быть представлен в разных форматах, например в виде электронной таблицы или настроенного модуля в ИТ-системе.

Его содержание может меняться от проекта к проекту, однако ряд пунктов у него неизменны:

• типы ресурсов с указанием единицы измерения;
• задачи, для которых ресурсы используются;
• бюджет;
• сроки, обычно с разбивкой по неделям и месяцам.

При наложении ресурсного плана на календарный план проекта получается ресурсный план-график. На нем мы наглядно видим, сколько сотрудников заняты в проекте в какие дни и на какой срок.

На чем основывается ресурсный план:

• перечень задач. Это WBS проекта (Work Breakdown Structure или ИСР, иерархическая структура работ);
• ресурсы (объем, требования, порядок распределения);
• согласование с планом-графиком для оценки трудоемкости и его выполнения;
• баланс сроков, средств и возможностей.

Оценка и контроль ресурсов проекта

Оценка ресурсов — это процедура анализа объемов, качества, количества и потенциала ресурсов проекта. Это касается сотрудников, оборудования, материалов и ПО, необходимого для реализации проекта. 

В основе оценки ресурсов находятся три базовых компонента. 

1. План управления проектом. Он помогает идентифицировать ресурсы и определить их соответствие требованиям проекта.
2. Документация, сопровождающая ведение проекта: параметры операций, риски, стоимость, календарь всех работ.
3. Факторы среды: местонахождение, например, в каком городе находится инфраструктура, оборудование или сотрудники, климатические условия, экономическая ситуация.

Оценка ресурсов помогает увидеть, какое количество ресурсов нужно привлечь. Если речь идет о трудовых ресурсах — сколько сотрудников с какими компетенциями требуются для проекта, как выстроить оптимальную структуру команды в зависимости от опыта, вовлеченности и знания продукта. 

Контроль ресурсов проекта нужен, чтобы быстро реагировать на возможные изменения и информировать заинтересованные стороны о возможных проблемах. 

Полезный инструмент —  журнал проблем, где отображаются ситуации нехватки ресурсов, а также проблемы с поставками ПО и оборудования. 

Для контроля ресурсов используются несколько методов:

• анализ альтернативных решений — поможет выбрать оптимальный вариант в работе с ресурсами (например, потребность в сверхурочной работе сотрудника или сложности с поставками оборудования);
• анализ затрат — нужен для оценки бюджета, в том числе – при его превышении и распределении;
• анализ исполнения. Этот процесс помогает оценить фактическое использование ресурсов в соответствии с планом;
• анализ тенденций требуется, чтобы отслеживать процесс реализации проекта, по этапам и тому, как задействованы ресурсы. 

Очевидно, что реализация проекта возможна тогда, когда он обеспечивается необходимым объемом ресурсов. При этом ресурсы должны поставляться в нужном количестве, качестве и своевременно. Простои — одна из проблем, которая может увеличить срок проекта или поставить под угрозу его выполнение. Чтобы предотвратить такие ситуации, контроль ресурсов проводится на всех этапах внедрения проекта. Это позволяет не только выделять резервы, но и высвобождать их, когда потребность в них уходит. Обновление плана управления проектом — это всегда процесс контроля изменений, который включает в себя и распределение ресурсов. 

Учет рабочего времени и расписание

Рабочее время сотрудников — один из важных ресурсов на проекте. При этом под учетом рабочего времени компании могут понимать разные задачи от заполнения бухгалтерского табеля учета до продвинутой системы управления продуктивностью сотрудников и тайм-трекинга.

Трудовой кодекс РФ обязывает компании вести учет рабочего времени и определяет его как отслеживание и фиксацию трудовой деятельности персонала в соответствии с трудовым договором. Поэтому минимальный учет рабочего времени ведется на каждом предприятии. Работодатель следит за количеством отработанных часов и заполняет таблицы, на основе которых рассчитывается зарплата, переработки и премии. Проблема заключается в том, что бухгалтерский табель отражает только количество отработанного времени и не дает представление о качестве работы сотрудников или их продуктивности.

С точки зрения проектного управления рабочее время — это важный ресурс, который важно учитывать для поддержания прибыльности проекта. Когда компания занимается оказанием услуг, цена для клиента часто формируется с учетом квалификации конкретного исполнителя и стоимости его часа. Если объем работ по проекту оценивается в часах, как это часто бывает в случае внедрения программных продуктов, правильность оценки часто влияет на рентабельность проекта.

Поэтому вопрос учета трудозатрат особенно актуален для компаний, оказывающих услуги — ИТ-разработчиков и интеграторов, юридических и инвестиционных компаний.

В проектной деятельности учет рабочего времени часто основывается не на стандартном рабочем дне, а на человеко-часах, необходимых для выполнения задач по проекту. Когда объем работ выполняется не в рамках отдела или подразделения, где сотрудники «сидят на окладах», а силами специально сформированной команды, меняется подход к учету времени и контролю загрузки.

Задача состоит в том, чтобы сделать рабочую нагрузку команды равномерной, избегать перегрузок и выгорания, оперативно корректировать график, чтобы не было простоев, видеть вклад каждого сотрудника в проект и выявлять недобросовестных сотрудников.

Это особенно актуально, когда для компании характерны резкие скачки клиентской активности в течение месяца, недели или даже дня. Например, после мероприятия может случиться резкий скачок заказов в отдел продаж. Или бизнес имеет ярко выраженную сезонность, летом — пик, а зимой — тишина. Может быть зависимость от погоды — например если дело касается сельхозтехники и работы проводятся только в сухую погоду. В таких случаях менеджеру проекта важно задуматься об организации занятости и возможности перераспределения ресурсов — чтобы нагрузка распределялась равномерно, сотрудники не сидели без дела, а техника не простаивала.

К распространенным способам учета рабочего времени относят:

• заполнение бумажного табеля или ведение электронных таблиц;
• автоматическое заполнение табеля в системе бухучета;
• электронные пропуска и карты доступа;
• тайм-трекеры: например сотрудник сам запускает и останавливает таймер на выполнение задачи или фиксирует начало и окончание рабочего дня;
• модули для учета рабочего времени и трудозатрат в рамках проектного управления;
• ИТ-системы учета времени и продуктивности.

Важно отличать учет рабочего времени и контроль продуктивности. В первом случае речь идет о количестве часов, проведенном на рабочем месте. Во втором случае — о продуктивном времени в течение рабочего дня. Решение рабочих задач, планирование и обсуждение — это продуктивная загрузка, все остальные занятия считаются непродуктивной. Загрузку сотрудников, как и учет рабочего времени, можно отслеживать как вручную, так и автоматически. Вопрос измерения продуктивности зависит от подходов, принятых в компании.

Системы управления проектами обычно включают модули для учета рабочего времени и трудозатрат.

Они помогают:

• наглядно отслеживать загрузку сотрудников, бронировать и распределять их в режиме реального времени;
• вести учет трудозатрат для расчета заработной платы, премий и KPI;
• выявлять неэффективных сотрудников. Здесь в помощь руководителю проекта — отчеты о просроченным, завершенным или неактуальным таскам и времени на решение задачи;
• анализировать завершенные проекты. Данные из ИСУП помогут при оценке будущих проектов с точки зрения объема задействованных ресурсов и затраченного времени.  

Когда мы говорим об управлении временем, важным инструментом является расписание проекта. Стандарт PMI определяет расписание проекта (Project Schedule) как модель, которая представляет собой взаимосвязанные операции с запланированными датами, временными рамками, контрольными событиями и ресурсами.

Отдельно выделяется расписание контрольных событий (Milestone Schedule) — которое представляет собой контрольные точки с запланированными датами.

Суть работы с расписанием сводится к разделению объема работ на отдельные операции и расстановке их по порядку. Для каждой операции проводится оценка ресурсов — трудозатраты, длительность, численность персонала, материалы, оборудование. Далее под каждую операцию выделяются сотрудники и материальные ресурсы. В дальнейшем расписание регулярно отслеживается и корректируется.

Управление ресурсами предприятия

Под планированием управления ресурсами на предприятии обычно понимают идентификацию, приобретение и распределение человеческого и материального капитала компании. 

Когда речь идет об управлении ресурсами крупного предприятия, важную роль играют отраслевые требования — процессы на производственном предприятии, в банке и торговой компании будут иметь мало общего. Перед крупными организациями стоит набор сложных задач — эффективно организовать управление товарно-материальными запасами, финансами, персоналом, закупками, логистикой и цепочками поставок, производством, активами предприятия. 

Обычно их решают с помощью ERP-систем (Enterprise Resource Planning), состоящих из интегрированных модулей, которые используют одну базу данных. Каждая компания выбирает приоритетные контуры для своего бизнеса, развивает и совершенствует процессы и инструменты.

Как ELMA365 помогает в управлении ресурсами?

Когда мы говорим об управлении ресурсами в рамках ИТ-системы, то имеем в виду конкретные трудовые и материально-технические единицы, которые нужны для выполнения задач и достижения целей проекта. Ресурсы заводятся в справочники и распределяются по задачам, а загрузка отображается на диаграмме Ганта.

С ELMA365 Проекты можно построить систему, которая поможет:

• вести учет трудовых и материальных ресурсов;
• отслеживать реальную загрузку ресурсов на диаграмме Ганта;
• распределять и перераспределять ресурсы по задачам в режиме реального времени;
• автоматизировать процессы распределения ресурсов;
• составить ресурсный план;
• бронировать ресурсы;
• фиксировать план/факт использования ресурсов проекта;
• строить отчеты по большому количеству параметров.

Чтобы подробнее познакомится с возможностями системы, запишитесь на индивидуальный вебинар или возьмите бесплатную демо-версию на 14 дней.