В 2014 году ЕЭСК отметила 80-летний юбилей. Это целая эпоха. Расскажите, с чего начиналась деятельность компании и как она изменилась сейчас?

История компании началась в 1934 году с выделением городского сетевого района города Свердловска из Уральского районного управления электрических станций «Уралэнерго». Сегодня основные функции Екатеринбургской электросетевой компании - передача электроэнергии и технологическое присоединение потребителей на территории города Екатеринбурга. Компания выполняет комплекс работ по оперативному управлению и техническому обслуживанию электросетевого комплекса, а также реконструкцию и строительство новых энергетических объектов – кабельных и воздушных линий, распределительных и трансформаторных пунктов, подстанций 110-220 кВ. За 80 лет количество подстанций, находящихся на балансе предприятия, выросло с 2 до 71, протяженность линий электропередачи – с 25 до 6416 км. На сегодняшний день в хозяйстве ЕЭСК более 2200 трансформаторных и распределительных подстанций. В компании внедрена и постоянно развивается интегрированная система менеджмента в соответствии требованиями международных стандартов ISО 9001:2008 и ISО 50001:2011

С чего начиналась автоматизация документооборота компании?

В начале 2000-х мы осознали необходимость внедрения системы электронного документооборота. Предпосылки были стандартными: документы не должны теряться и нужен эффективный контроль их исполнения. Для решения этих задач мы выбрали одну из систем электронного документооборота. В рамках проекта внедрения было приобретено несколько лицензий и автоматизированы процесс заключения договоров и контроль исполнительской дисциплины. После запуска промышленной эксплуатации в 2005-2006 гг. система успешно справлялась с поставленными задачами, однако со временем платформа устарела. После очередного цикла обновления операционных систем мы поняли неизбежность перемен. Стоимость перехода на новую версию в связи с необходимостью кастомизации оказалась выше изначальной стоимости внедрения. К тому же на тот момент нам требовался функционал, превышающий возможности обычной системы электронного документооборота и появилось понимание, что доступ к системе должен быть у каждого сотрудника, работающего с компьютером. В итоге анализа ситуации мы приняли решение о поиске новой системы, в результате чего сейчас в компании используем ELMA.

Что было важным при выборе системы?

Мы определили ключевые критерии: стоимость лицензий, соответствие функциональным требованиям, наличие готового базового решения, удобство системы для сотрудников компании. Важным критерием был срок внедрения - параллельно проходило внедрение ERP-системы, и нам необходима была оперативная интеграция данных.

Легко ли было реализовать процессный подход к управлению компанией на практике?

Внедрение любого нового процесса всегда проходит по кривой: после первоначального оптимизма с появлением проблем неизбежен спад, но потом, с их преодолением и получением реального результата, кривая ожиданий идет вверх и выравнивается. К тому же мы понимали, что наибольшие резервы увеличения производительности труда кроются в автоматизации деятельности и процессов. Поэтому мы спокойно приняли некоторые сложности при первоначальной отладке процессов.

Насколько гибко удалось встроить решение ELMA в рабочий процесс компании?

Все новые сотрудники сразу подключаются к системе и получают из нее информацию, необходимую для работы. Некоторые подразделения, в частности, отдел делопроизводства, постоянно работают в ELMA, а кто-то обращается к ней только эпизодически – по мере получения задач на исполнение. При этом соблюдение сроков выполнения задач – один из критериев оценки эффективности руководителей подразделений.

Что было самым сложным в процессе внедрения?

Основные трудности были при первоначальной отладке процессов – на некоторых этапах работа стала сложнее, потребовалось время для адаптации сотрудников к работе в системе и встраивания автоматизированных процессов в деятельность компании. В другой раз мы столкнулись со сложностями в 2013 году, когда меняли версию и нам пришлось перепроектировать систему, но в результате это позволило ее улучшить – расшить узкие места, оптимизировать актуальные и исключить неактуальные процессы.

Как вы развиваете систему внутри компании?

После первоначального внедрения системы происходит постоянное обновление и улучшение: добавляются новые процессы, актуализируются существующие. Технической поддержкой ELMA занимается управление информационных технологий ЕЭСК. Есть первая линия ServiceDesk, на которой обрабатываются обращения пользователей. Доработку системы выполняют программисты на второй линии поддержки. В сложных вопросах обращаемся к компании-производителю.

Как системы вписана в ИТ-ландшафт компании?

Как я уже сказал, у нас реализована интеграция с ERP-системой. Например, договоры согласовываются в ELMA и после заключения поступают в ERP-систему, которая, в свою очередь, предоставляет в систему документооборота данные кадрового учета – в результате чего при уходе сотрудника в отпуск его задачи назначаются на заместителя, а не остаются «висящими» до возвращения на работу. Также мы выполнили интеграцию с системой управления технологическим присоединением: в процессе реализации мероприятий по подключению новых объектов к электросетям в ELMA запускаются задачи подготовки и согласования документов по различным маршрутам, а результаты выполнения возвращаются в систему техприсоединения. Это обеспечивает оперативность и прозрачность выполнения работ всеми сотрудниками компании.

Какой эффект дает внедрение системы?

Процессы выполняются в регламентированные сроки и с требуемыми результатами – это рамки, которые задаются и отслеживаются с помощью системы. Такой подход дисциплинирует сотрудников, повышает эффективность их работы. В целом, при внедрении системы процессного управления меняется корпоративная культура, что способствует развитию предприятия.

Что вы можете порекомендовать тем, кто только начинает реализовывать процессный подход в управлении?

Процессный подход полезен любой компании, штат которой не помещается в одной комнате. Необходима готовность руководства компании к переменам и непосредственная заинтересованность в результате.

«В целом, при внедрении системы процессного управления меняется корпоративная культура, что способствует развитию предприятия»