Автоматизация документооборота, скоринга и анализа
транзакций VestaBank в системе ELMA BPM
Задача
Сократить время и стоимость операций по обработке
заявок для комфортного и быстрого обслуживания
малого и среднего бизнеса.
Решение
На платформе ELMA BPM специалисты банка разработали основные
процессы документооборота, создали электронный архив
и единую базу клиентов.
Через месяц после начала проекта в банке автоматизировали
основной продуктовый процесс — открытие расчетного счета.
Сотрудники настроили KPI и провели интеграцию BPM-системы
с АБС, профильными внешними ресурсами и базами
данных, веб-сервисом для проверки контрагентов,
социальными сетями и мессенджерами.
Результат
VestaBank сократил время и шаги операции по открытию
расчетного счета до 53 минут и 23 условных действий
клиента (заполнение одного поля — одно действие).
Уменьшилась стоимость процесса, повысилось качество
клиентского опыта.
Автоматизация сократила порядка шести FTE (Full-Time Employee)
при увеличении потока заявок до 20 тысяч
в месяц. Внедрение системы KPI и формирование
ежемесячной отчетности улучшили исполнительскую дисциплину
и снизили число ошибок.
Мы встретились с руководителем по направлению
бизнес-процессов инвестиционного банка «Веста» Александром Пекиным
и обсудили роль процессного подхода и инструмента BPMS
(Business Process Management System) в росте
и расширении компании.
Александр Пекин, руководитель направления
по бизнес-процессам инвестиционного банка «Веста»
VestaBank в последних рейтингах аналитического агентства
Markswebb имеет одни из лучших показателей среди банков
Москвы и Санкт-Петербурга по качеству клиентского
опыта при открытии расчетного счета и тарифам
для малого бизнеса. За счет чего вам это удается?
Александр Пекин: «Веста» — абсолютно рыночная история.
В отличие от многих крупных банков у нас
нет поддержки в виде госфинансирования. Мы делаем ставку
не на бренд, а на низкую себестоимость продукта
и максимально удобные условия обслуживания
для предпринимателей. 53 минуты — среднее время открытия
расчетного счета в «Весте».
В других банках клиент может ждать месяц до окончания
операции или, например, по четыре раза приходить в офис
для заполнения документов. Это не наш подход — нам
важно, чтобы никто не стоял в очередях.
За счет чего вы сокращаете время и стоимость
обслуживания?
Александр Пекин: Внимательно подходим к любым затратам
и стараемся быть максимально технологичными. Последние
ИТ-проекты по оптимизации внутренних процессов дали
значительный рост клиентской базы банка. Сейчас это порядка
6–7 тысяч компаний. Мы открываем больше счетов, расширяем
присутствие в регионах. Совсем скоро, помимо восьми
действующих филиалов откроются, еще четыре представительства.
«Для нас важна простота внедрения ПО и открытость
компании-разработчика»
Чем вы руководствуетесь при выборе решений?
Александр Пекин: Стоимостью и скоростью внедрения. Как
делают многие компании, приобретая ИТ-продукты? Могу рассказать
по опыту: руководство долго выбирает инструмент, покупает
лицензии на миллионы рублей, а потом в течение пары
лет его дотачивает и допиливает, не получая обратных
инвестиций. Мы же четко контролируем вложения и смотрим
в сторону ПО, которое можно быстро запустить и получить
отдачу. Такой практичный подход позволяет банку сохранять
наименьшую цену услуг на рынке.
Какие системы вы используете?
Александр Пекин: Основных две: автоматизированная
банковская система ЦФТ и ELMA. К слову о скорости
внедрения: первый и наиболее значимый продуктовый процесс мы
запустили на ELMA за месяц.
Александр Пекин: проанализировав рынок BPMS, мы остановились
на ELMA
В какой момент руководство банка решило перейти
на ELMA?
Александр Пекин: Бизнес изначально ориентировался
на процессы. Конечно, не всегда менеджмент называл это
процессным управлением, но понимание того, что самое
главное — настроить рабочие потоки безотносительно персоналий
- было всегда. ELMA появилась в период активного роста
клиентской базы. При увеличении объема задач встал вопрос
о привлечении новых сотрудников, но мы не хотели
раздувать штат и начали поиск ИТ-инструмента, который помог
бы нам масштабироваться.
По каким критериям вы выбирали систему?
Александр Пекин: Простота внедрения и открытость
компании-разработчика. Мы не рассматривали продукт,
для настройки которого требуются люди с «сакральными
знаниями». В итоге, проанализировав рынок BPMS, остановились
на ELMA. У системы большая справка, доступные обучающие
ролики, растет количество компаний-партнеров. ELMA Community дает
открытый доступ к знаниям и наработкам.
Вы самостоятельно вели проект внедрения?
Александр Пекин: Да, своими силами. Начали
с автоматизации документооборота: настроили согласование
договоров, базу нормативной документации, электронный архив,
обработку запросов регулирующих органов. Затем перешли
к запуску процесса «Открытие расчетного счета»
с автоматическим скорингом и анализом транзакций. Позже
появились крупные задачи по интеграции системы с другими
ИТ-решениями.
Расскажите об этом поПодробнее.
Александр Пекин: Система становится полноценной процессной
шиной в ИТ-инфраструктуре банка. Уже сейчас она занимается
оркестровкой действий ЦФТ, собирает данные заявок с различных
источников. Например, взаимодействует с Blinger —
агрегатором мессенджеров. Завершается проект по объединению
ELMA с «Контур-Фокусом» — веб-сервисом для проверки
контрагентов. Со временем планируем настроить взаимодействие
системы со СМЭВ. Уже в ближайшем будущем предприниматель
сможет оставить нам заявку, прислав данные в Telegram или
WhatsApp. Далее информация автоматически попадет в ELMA,
а посредством нее — в «Контур-Фокус» и АБС. На
выходе сформируется счет, о чем система оповестит клиента
либо по мессенджеру, либо через SMS. Кроме того,
у нас есть идея автоматизировать ввод паспортных данных
клиентов. На последней конференции ELMA представила такую
возможность.
Какие еще инструменты используете?
Александр Пекин: Мы выстроили зрелую систему KPI: видим,
как работают сотрудники, насколько результативно закрываются
задачи. За каждый таск менеджеры набирают баллы, ELMA их
регистрирует, суммирует и формирует отчеты, предоставляя нам
наглядную картину ситуации в бизнесе.
Бизнес-подразделения могут видеть статистику по своим
процессам. Это дает возможность управлять оперативно. Мы можем
своевременно оценить, где у нас узкие места, и понять,
что надо изменить, чтобы получить максимальную отдачу.
Основные пользователи системы — те, кто контактирует
с клиентами?
Александр Пекин: В ELMA работает весь банк:
специалисты фронтподразделения, бэкподразделения. Все
согласования, проверки документов, эскалация каких-то вопросов
происходит в системе. Службы финансового мониторинга тоже
полностью переходят на ELMA.
Расскажите о планах по развитию?
Александр Пекин: Растить зрелость процессов, сокращать
количество ручных операций. Сейчас во время принятия итогового
решения менеджер думает: «Открывать счет или нет? Может быть, есть
какие-то риски?» Кажется, что это достаточно «художественный»
момент, но на самом деле нет. Специалист идет
по алгоритму, который мы скоро автоматизируем, и в
результате, возможно, будет проще выявлять сомнительные операции.
«За два месяца мы отбили затраты на приобретение ELMA
и получили выгоду»
Возникали ли трудности во время знакомства с новым
инструментом?
Александр Пекин: Какое-то время я занимался консалтингом
в другом банке. Там вместо отечественных решений, близких нам
по подходу, внедрялись иностранные. Лицензии и работа
специалистов стоили в евро. Процесс настройки получался
тяжелым: требовались разработчики с узкими компетенциями,
большие финансовые ресурсы. Возникали сложности с поддержкой:
ко времени, когда завершались какие-то доработки, оказывалось, что
они уже устарели. ELMA более гибкая как в плане разработки
процессов, так и в вопросах сопровождения. Помню, я писал
в службу поддержки одной известной иностранной системы:
«Выполняю такие-то действия — возникает ошибка». Ответ
через четыре часа: «Все просто: не делайте так —
не будет ошибки». При взаимодействии с командой ELMA
такого ответа я ни разу не получал.
Как сотрудники восприняли ELMA?
Александр Пекин: Безусловно, период адаптации был, но
прошел достаточно быстро. За два месяца мы реализовали проект
по интеграции ELMA и АБС, что снизило нагрузку
специалистов и помогло им принять новую систему.
Сотрудники участвуют в доработке процессов?
Александр Пекин: Да, активно. Коллеги увидели, что вносить
изменения, добавлять функционал в ELMA легко, в отличие
от той же ЦФТ, где процесс доработки — сложный
и дорогой. Вовлеченность и потребности сотрудников
растут: в среднем мы реализуем 5–6 крупных обновлений
в неделю. Опять же, один из плюсов ELMA —
возможность руководству быстро получать обратную связь
от пользователей, клиентов, партнеров и, таким образом,
вовремя откатывать назад неудачные истории и развивать
перспективные.
Приведите пример последних улучшений.
Александр Пекин: Автоматизировали контроль срока приема
заявки в работу. Если в течение десяти минут
с момента отправки клиентом информации никто
из ответственных лиц не взял заявку и не
перезвонил, задача эскалируется сразу на заместителя
председателя правления
Жесткие рамки.
Александр Пекин: Да, поэтому все стараются работать
продуктивно. Всем видно, когда заявки, договоры, приказы
на ком-то долго зависают. После этой доработки возросла
прозрачность исполнительской дисциплины, появился более стабильный
результат: в течение десяти минут мы гарантированно
связываемся с клиентом, еще через десять минут —
выдаем номер счета. Знаю, что в других банках даже
в случае доплаты за срочность обработки заявки, эта
процедура длится от четырех до 20 часов.
Переходя к результатам, какие задачи вам удалось решить,
благодаря внедрению ELMA?
Александр Пекин: За счет процессного подхода, технологии,
которые мы используем, VestaBank занимает первые места
в профильных рейтингах по стоимости продукта
и скорости обслуживания. Например, в последних
исследованиях Markswebb оценивался интересный показатель —
количество действий клиента для открытия расчетного счета. Мы
стали вторыми с результатом в 23 действия благодаря
интеграции BPMS с мессенджерами и автоматизации загрузки
данных. У госбанков действий оказалось гораздо больше —
только анкету клиент должен заполнить два раза вручную, после чего
лично отвезти в офис.
Еще один из важнейших итогов проекта — возможность
масштабироваться, снижая трудозатраты. Сокращение времени
проверок, скоринга, ввода информации удешевляет процессы, что
позволяет нам обрабатывать больше заявок и рост количества
открытых в месяц счетов по отношению к предыдущему
периоду составляет до 77%.
Насколько рентабельна ELMA для вашего бизнеса?
Александр Пекин: В процедуре открытия счета
в госбанке участвуют тысячи людей, у нас — десятки.
В ближайшее время мы сократим порядка шести FTE. Это
ежемесячная экономия около 700 000 рублей.
Что вы бы посоветовали другим компаниям, которые задумываются
о переходе к процессному управлению и внедрении
BPMS?
Александр Пекин: Здесь все очень просто. Если бизнес
задумывается о расширении — без процессного подхода
не обойтись. Масштабировать и растить можно только то,
что описано, а в идеале — автоматизировано. У меня есть
знакомые, владельцы одной очень популярной сети ресторанов
в Москве, учились вместе. До тех пор, пока они
не занялись процессами, у них было одно заведение.
Сейчас — около 30 по всей Москве.
Еще есть представление, что переходить на BPMS долго
и дорого. На самом деле обсуждение вопроса внедрения системы
может занять больше времени, чем ее установка. Что касается
стоимости, у ELMA гибкий подход к лицензированию,
а простые процессы можно попробовать выстроить самостоятельно
и бесплатно. Сейчас очень важно не просто уметь
разрабатывать качественный продукт, а делать это быстро.
Советую больше пилотировать и экспериментировать. Пробовать,
пробовать, пробовать.
«То, что в госбанке делают тысячи людей, у нас решают
десятки»