Автоматизация кадровых процессов

Алексей Трефилов

Эксперт ELMA

Клиент — серьёзная мебельная компания, специализирующаяся на высококачественной и элитарной мягкой мебели. В процессе становления производства, руководители быстро поняли, что имея серьёзный потенциал выпуска, организовать сбыт через разнородные и зачастую недолго живущие ритейловые компании будет сложно. Потому, в дополнении к объёмному производству, возникла дистрибьюторская сеть, раскинувшаяся более чем по половине регионов России. В сеть вошли два магазинных бренда, которые, тем не менее, остались полностью подконтрольными головному предприятию. Основной задачей стала автоматизация кадровых процессов.

В условиях жесткой конкуренции и сравнительно узкого рынка, сохранять контроль над предприятием в едином центре оказалось оправдано как с точки зрения управляемости, так и со стороны эффективности. ИТ и бизнес-инфраструктура были сосредоточены в штаб-квартире, а в узлах дистрибьюторской сети остались только продажи. Сервисные отделы, включая всё ИТ-обеспечение, серверы, хранилища данных, системы защиты были сосредоточены в одном месте, а все рабочие места в магазинах – обеспечены доступ в сеть Интернет.

Кадровые процессы

В составе кадрового отдела в штаб-квартире Клиента был сформирован Центральный Офис – группа сотрудников, которая отвечала за документооборот с удалёнными подразделениями – узлами дистрибьюторской сети и крупными магазинами. В остальном, процесс работы кадровиков был един для любого подразделения, так как ключевая точка юридически находились в одном месте.

ИТ обеспечением кадровых процессов стало решение на базе 1С, которое использовалось для формирования печатных форм, ведения всей информации о сотрудниках и расчета заработной платы. Современные технологии позволили построить работу в быстром темпе — информация направлялась по e-mail, копии документов пересылались между сотрудниками магазинов, Центрального Офиса и Отдела кадров.

Практически сразу были выявлены основные проблемы, о которых руководство знало, но радикальные меры не требовались — персонал успешно справлялся со своей работой. В числе проблем можно было выделить:

Отсутствие формализации и регламентации кадровых процессов.
Потеря первичной информации о сотрудниках, их отпусках и больничных.
Длительные сроки подготовки документов.
Высокая нагрузка на сотрудников Центрального Офиса в плане контроля получения и отправки оригиналов документов.

В таких условиях человеческий фактор и связанные с ним провалы по срокам и полноте исполнения работы с каждым годом становились всё более ощутимыми.

Проект внедрения ELMA

Проект внедрения кадровых процессов у Клиента начался с обследования и формализации процессов, протекающих на предприятии. В ходе серьёзной работы были зафиксированы следующие элементы:

Приём сотрудника
Увольнение сотрудника
Предоставление отпуска
Кадровое перемещение
Кадровое перемещение по результатам аттестации
Управление штатным расписанием

Далее, были внедрены базовые процессы — Приём сотрудника и Предоставление. После успешного прохождения тестовой эксплуатации они были запущены в работу, так как существенно упростили жизнь многим исполнителям Центрального Офиса даже без перевода всей деятельности на ELMA.

Заключительным этапом стала организация интеграции наличествующих нескольких десятков баз 1С и единого сервера ELMA, в ходе которой были автоматизированы процедуры, ранее выполняемые в ручном режиме:

Регистрация новых сотрудников в 1С;
Занесение данных об отпуске;
Изменение штатного расписания;
Перевод сотрудника;
Формирование печатных форм договоров и прочих документов.

Современные кадровые процессы

Итогом внедрения ELMA стала не только автоматизация ключевых моментов обмена документами и контроля наличия информации, но и оптимизация некоторых бизнес-процессов.

Весь оборот информации и документов между магазинами и штаб-квартирой строго формализован. За передачу первичных данных отвечают процессы ELMA, формирование печатных форм и изменения в базах 1С производятся автоматически, а сотрудникам остаётся проверка данных, работа с кадрами и бумажный документооборот, который контролируется соответствующими этапами процессов ELMA.

Основные изменения в бизнесе Клиента перевода кадровых процессов на базу ELMA:

Исключение потерь кадровой информации — вся передача ведётся через систему ELMA.
Резкое сокращение времени подготовки документов — сквозные WorkFlow процессы позволяют пройти все этапы оформления в считанные часы.
Исключение человеческого фактора при работе с 1С — все данные приходят из ELMA в автоматическом режиме.
Снижение нагрузки на специалистов ЦО и ОК — ответственность за контроль перемещена с сотрудника на систему ELMA.
Внедрение хранилища знаний — вся информация, проходившая через ELMA, сохраняется в разделе электронного документооборота и доступна в любой момент.

Использованные технологии

Стоит отметить ряд решений и находок, которые были использованы в ходе проекта внедрения ELMA.

Работа со множеством конфигураций 1С Несмотря на централизацию, для каждого юридического лица Клиента организована независимая конфигурация 1С. Потребовалась разработка подключения более чем трёх десятков баз данных.
Использование нескольких каналов интеграции Для ускорения работы и повышения надёжности, была использована не только стандартная интеграция ELMA — 1C, но и файловые выгрузки, прямая пересылка по защищённым каналам, передача текста.
Формирование единых для всей розничной сети кадровых процессов В процессах ELMA были учтены особенности всех удалённых подразделений, и интерфейс остался единым для всех пользователей, вне зависимости от их должности и географического места работы. Вместе с тем, реализация единых процессов резко упростила формирование отчётности.
Веб-доступ любого сотрудника в корпоративную систему

Вместо создания независимых ИТ-кластеров, ELMA стала единым окном для всех сотрудников предприятия, использующих кадровые процессы. Наличие связи на всех рабочих местах избавило от необходимости создания инфраструктуры в каждом офисе при сохранении комфортной скорости работы корпоративной системы.

Эффект от автоматизации

Сокращены сроки исполнения бизнес-процессов кадрового учёта в среднем с полутора месяцев до 2-х недель; в частности, процесс подписания сотрудником документов о приёме, увольнении, о предоставлении отпуска сокращён с 2-х недель до 2-х дней.
Исключено дублирование операция по вводу информации по сотрудникам за счёт интеграции системы ELMA с 1С «Зарплата и кадры». В 1С так же были произведены доработки для удобства выгрузки необходимых документов в ELMA.
Создано удобное электронное хранилище документов, предоставляемых сотрудниками в отдел кадров.
Механизм контроля процессов кадрового учёта стал полностью прозрачен.

Рецензент: Андрей Чепакин

24 Мая, 2013