Автоматизация кадровых процессов

Описание компании

Клиент — серьёзная мебельная компания, специализирующаяся на высококачественной и элитарной мягкой мебели. В процессе становления производства, руководители быстро поняли, что имея серьёзный потенциал выпуска, организовать сбыт через разнородные и зачастую недолго живущие ритейловые компании будет сложно. Потому, в дополнении к объёмному производству, возникла дистрибьюторская сеть, раскинувшаяся более чем по половине регионов России. В сеть вошли два магазинных бренда, которые, тем не менее, остались полностью подконтрольными головному предприятию.

В условиях жесткой конкуренции и сравнительно узкого рынка, сохранять контроль над предприятием в едином центре оказалось оправдано как с точки зрения управляемости, так и со стороны эффективности. ИТ и бизнес-инфраструктура были сосредоточены в штаб-квартире, а в узлах дистрибьюторской сети остались только продажи. Сервисные отделы, включая всё ИТ-обеспечение, серверы, хранилища данных, системы защиты были сосредоточены в одном месте, а все рабочие места в магазинах – обеспечены доступ в сеть Интернет.

Кадровые процессы

В составе кадрового отдела в штаб-квартире Клиента был сформирован Центральный Офис – группа сотрудников, которая отвечала за документооборот с удалёнными подразделениями – узлами дистрибьюторской сети и крупными магазинами. В остальном, процесс работы кадровиков был един для любого подразделения, так как ключевая точка юридически находились в одном месте.

ИТ обеспечением кадровых процессов стало решение на базе 1С, которое использовалось для формирования печатных форм, ведения всей информации о сотрудниках и расчета заработной платы. Современные технологии позволили построить работу в быстром темпе — информация направлялась по e-mail, копии документов пересылались между сотрудниками магазинов, Центрального Офиса и Отдела кадров.

Практически сразу были выявлены основные проблемы, о которых руководство знало, но радикальные меры не требовались — персонал успешно справлялся со своей работой. В числе проблем можно было выделить:

• Отсутствие формализации и регламентации кадровых процессов.
• Потеря первичной информации о сотрудниках, их отпусках и больничных.
• Длительные сроки подготовки документов.
• Высокая нагрузка на сотрудников Центрального Офиса в плане контроля получения и отправки оригиналов документов.

В таких условиях человеческий фактор и связанные с ним провалы по срокам и полноте исполнения работы с каждым годом становились всё более ощутимыми.

Проект внедрения ELMA

Проект внедрения кадровых процессов у Клиента начался с обследования и формализации процессов, протекающих на предприятии. В ходе серьёзной работы были зафиксированы следующие элементы:

• Приём сотрудника
• Увольнение сотрудника
• Предоставление отпуска
• Кадровое перемещение
• Кадровое перемещение по результатам аттестации
• Управление штатным расписанием

Далее, были внедрены базовые процессы — Приём сотрудника и Предоставление. После успешного прохождения тестовой эксплуатации они были запущены в работу, так как существенно упростили жизнь многим исполнителям Центрального Офиса даже без перевода всей деятельности на ELMA.

Заключительным этапом стала организация интеграции наличествующих нескольких десятков баз 1С и единого сервера ELMA, в ходе которой были автоматизированы процедуры, ранее выполняемые в ручном режиме:

Современные кадровые процессы

Итогом внедрения ELMA стала не только автоматизация ключевых моментов обмена документами и контроля наличия информации, но и оптимизация некоторых бизнес-процессов.

Весь оборот информации и документов между магазинами и штаб-квартирой строго формализован. За передачу первичных данных отвечают процессы ELMA, формирование печатных форм и изменения в базах 1С производятся автоматически, а сотрудникам остаётся проверка данных, работа с кадрами и бумажный документооборот, который контролируется соответствующими этапами процессов ELMA.

Основные изменения в бизнесе Клиента перевода кадровых процессов на базу ELMA:

• Исключение потерь кадровой информации — вся передача ведётся через систему ELMA.
• Резкое сокращение времени подготовки документов — сквозные WorkFlow процессы позволяют пройти все этапы оформления в считанные часы.
• Исключение человеческого фактора при работе с 1С — все данные приходят из ELMA в автоматическом режиме.
• Снижение нагрузки на специалистов ЦО и ОК — ответственность за контроль перемещена с сотрудника на систему ELMA.
• Внедрение хранилища знаний — вся информация, проходившая через ELMA, сохраняется в разделе электронного документооборота и доступна в любой момент.

Использованные технологии

Стоит отметить ряд решений и находок, которые были использованы в ходе проекта внедрения ELMA.

Вместо создания независимых ИТ-кластеров, ELMA стала единым окном для всех сотрудников предприятия, использующих кадровые процессы. Наличие связи на всех рабочих местах избавило от необходимости создания инфраструктуры в каждом офисе при сохранении комфортной скорости работы корпоративной системы.

Эффект от автоматизации

1. Сокращены сроки исполнения бизнес-процессов кадрового учёта в среднем с полутора месяцев до 2-х недель; в частности, процесс подписания сотрудником документов о приёме, увольнении, о предоставлении отпуска сокращён с 2-х недель до 2-х дней.
2. Исключено дублирование операция по вводу информации по сотрудникам за счёт интеграции системы ELMA с 1С «Зарплата и кадры». В 1С так же были произведены доработки для удобства выгрузки необходимых документов в ELMA.
3. Создано удобное электронное хранилище документов, предоставляемых сотрудниками в отдел кадров.
4. Механизм контроля процессов кадрового учёта стал полностью прозрачен.