Для чего нужны типовые процессы?

Типовой процесс представляет собой концептуальную модель с заранее заданными, логически взаимосвязанными между собой входными и выходными переменными и включает в себя неизменный маршрут, сформированный в шаблоне бизнес-процесса.

Шаблонный, неизменный – определения, которые полностью соответствуют сущности типовых процессов.

Для чего типовые процессы в применяются современном бизнес-пространстве, которое, как известно, характеризуется динамичностью и готовностью к постоянным изменениям?

Зачастую типовые процессы используются в компании в качестве эталонных. Описанный единожды, такой процесс часто становится структурным элементом для создания процессных моделей, адаптированных под специфику компании. Иными словами, типовая модель процесса отражает логическую цепь операций по принципу «как должно быть», без учета того, «как есть на самом деле».

Однако это не значит, типовые процессы должны восприниматься как некая догма, неприменимая к реалиям современного бизнеса. Типовая модель бизнес-процесса может совершенствоваться и видоизменяться сообразно потребностям компании.

При этом она сохраняет ряд своих преимуществ:

• отражение проверенных практикой бизнес-методик;

• универсальность;

• возможность многократного применения.

Использование типовых моделей процессов позволяет быстро наладить управление деятельностью компании, поставив существующие операции «на поток».

Как правило, типовую структуру имеют управленческие бизнес-процессы (например, процесс управления финансами, персоналом, маркетинговой деятельностью). Это как раз те процессы, которые обеспечивают эффективное управление компанией и ее конкурентоспособность.

Структура таких бизнес-процессов представляет собой логическую цепь операций, или этапов:

• Составление плана мероприятий. На данном этапе осуществляется сбор и анализ данных, разработка плана мероприятий.

• Организационный этап. Включает в себя ряд действий по реализации плана: ознакомление сотрудников с мероприятиями, определение плановых показателей, схем мотивации и обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами.

• Ведение учета. Сбор фактических показателей о выполнении работ.

• Контроль показателей. Сопоставление фактических показателей с планируемыми, выявление отклонений.

• Корректировка и улучшение. Принятие решения о дальнейшей «судьбе» плана – его корректировке, а также поощрению или демотивации сотрудников в соответствии с достигнутыми за истекший период результатами.

В эту логику укладываются любые процессы управленческого типа, включая стратегическое управление, управление финансами, персоналом и маркетингом.

Идентичность логической структуры позволяет успешно использовать типовые схемы в случае с наиболее распространенными управленческими процессами. Это позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на регулирование управленческой деятельности: достаточно взять готовое описание бизнес-процесса, включающее в себя оптимальный набор атрибутов и адаптировать его под специфику компании. В то же время, сопоставление «эталонной» модели процесса с реальной ситуацией позволяет понять, что в управленческой стратегии следует изменить, каких механизмов и процессов не хватает для успешного функционирования компании.