Как составить календарный план проекта

Что такое календарный план

Календарный план — это один из разделов плана управления проектом, верхнеуровневого документа, в котором зафиксировано, как будет исполняться проект, осуществляться мониторинг, контроль и его закрытие.

Календарный план работ проекта включает: полный перечень работ, сроки — общие и по каждой задаче, последовательность и зависимость между задачами: например, сначала проектирование, потом разработка, а параллельно с ними — дизайн интерфейсов. На практике он может иметь разную степень детализации и форматы. Например, небольшие компании могут создавать диаграммы Ганта в таблицах Excel или Google Sheets.

Календарный план тесно связан с управлением бюджетом, рисками и распределением ресурсов. Он играет важную роль в координации команды и коммуникациях: каждый сотрудник понимает свои задачи и сроки их выполнения и видит, как его работа вносит вклад в общий результат.  Это снижает риск недопонимания и повышает мотивацию участников проекта.

Разработка календарного плана проекта обычно включает несколько этапов:

1. Определить состав работ. 
2. Оценить трудозатраты и продолжительность работ.
3. Выстроить последовательность задач и определить контрольные точки.
4. Указать материально-технические и кадровые ресурсы. Сформировать состав рабочих команд.
5. Определить пересечения задач.
6. Учесть риски и ресурсные ограничения.

Чтобы сократить время на календарное планирование и упростить внесение изменений, используются системы управления проектами. Одним из таких решений является ELMA365 Проекты, продукт на базе Low-code BPM-платформы. В нем представлены разные инструменты управления сроками,  такие как, Диаграмма Ганта или канбан-доска.

Управление сроками на проекте

Управление сроками осуществляется на всех этапах жизненного цикла проекта. На этапе разработки планируются задачи и создается расписание, на этапе реализации ведется мониторинг и контроль, при необходимости вносятся корректировки. После завершения работ план обычно хранят в архиве, чтобы вернуться к нему в случае необходимости.

Ключевые понятия по управлению временем на проекте закреплены в стандарте PMI PMBoK 7:

План управления расписанием / Schedule Management Plan. Компонент плана управления проектом или программой, устанавливающий критерии и действия по разработке, мониторингу расписания и контролю за ним.

Календарь проекта/Project Calendar.Этот календарь определяет рабочие дни и смены, доступные для выполнения запланированных операций.

Одним из популярных способов календарного планирования проектов является Диаграмма Ганта. Это линейчатая диаграмма, относящуюся к расписанию, в которой операции перечислены на вертикальной оси, даты приведены на горизонтальной оси —  даты, а длительность операций изображена в виде горизонтальных полос, расположенных в соответствии с датами старта и финиша.

Как оценить время при планировании?

Цель календарного планирования — создать максимально точное расписание работ, при котором цель проекта будет достигнута, и  оценить трудозатраты. Это бывает непросто сделать, особенно для новых и нетиповых проектов.

Для определения сроков при планировании часто применяется метод экспертной оценки. Стандарт управления проектами рекомендует учитывать экспертные заключения от специалистов, обладающих специальными знаниями и  принимавших участие в аналогичных проектах. Особенно ценится опыт в следующих областях:

• экспертиза в отрасли;
• разработка расписания и контроль графика выполнения работ;
• различные методологии составления расписания (например, адаптивный и предиктивный жизненный цикл);
• ПО для составления расписания.

Календарное планирование в строительстве и на производстве

Календарный план на таких проектах обычно включает перечень и сроки строительных, монтажных работ и ремонтных работ, а также потребности в ресурсах: оборудовании, материалах, финансах. Документ в первую очередь используется, чтобы контролировать ход работ и своевременно фиксировать фактические результаты, сопоставляя их с планом.

Если проект касается производства или строительства со сложной последовательностью работ и использованием специальной техники, то календарный план является частью Проекта Производства Работ (ППР). ППР является обязательным документом для запуска работ на производственном и строительном объекте. Разработкой ППР обычно занимается генеральный подрядчик, субподрядчики или проектные организации. 

ППР включает в себя календарный план каждого объекта, графики поставки материалов, оборудования, строительных конструкций. Ведение календарного плана в строительстве ведется от начала работ до сдачи объекта в эксплуатацию. Продолжительность этапов распределяется по месяцам или по дням в зависимости от характера работ.

Разработка календарного плана в строительстве начинается, когда готовы рабочие чертежи сооружения; проект организации строительства, есть информация по срокам поставки материалов и оборудования, спецтехники, численности рабочих; есть типовые технологические карты и карты на сложные работы.

Для детализации процессов составляются рабочие календарные графики с разбивкой на недели и месяца. Для некоторых задач используется детализация по часам, также она требуется для заполнения технологических карт. Любые изменения на проекте влияют на срок завершения, поэтому календарные графики ведутся в течение всего срока работ до сдачи объекта. 

Пошаговая настройка плана в ELMA365 Проекты

К настройке календарного плана в ИТ-системе обычно приступают после утверждения устава проекта, когда данные собраны и проанализированы, а цели определены и согласованы. 

1. Добавьте задачи плана на диаграмму и определите иерархию. Доступен импорт из файла MS Project.
2. Свяжите задачи плана между собой и настройте последовательность их выполнения. Укажите исполнителей.
3. Отправьте на согласование черновик плана.
4. Опубликуйте план проекта, чтобы сделать его доступным для команды.
5. В ходе проекта просматривайте план и контролируйте его выполнение. Запрашивайте  прогнозные сроки выполнения задач. Добавляйте новые задачи и вносите изменения в текущие.
6. Когда работа с планом проекта завершена, переместите проект в архив. При необходимости архивированный проект можно вернуть в работу.

Узнайте больше о ELMA365 Проекты на странице продукта.

FAQ

Что такое календарный план?

Календарный план — это один из разделов плана управления проектом, верхнеуровневого документа, в котором зафиксировано, как будет исполняться проект, осуществляться мониторинг, контроль и его закрытие.

Этапы разработки календарного плана

1. Определение состава работ.

2. Оценка трудозатрат и продолжительности работ.

3. Построение последовательности задач и закрепление контрольных точек.

4. Добавляем материально-технические и кадровые ресурсы. Формируем состав рабочих команд.

5. Находим пересечения задач.

6. Учитываем риски и ресурсные ограничения.

Что такое Диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта — это инструмент управления проектами, который показывает, как выполняется запланированная работа с течением времени (расписание проекта). Операции перечислены на вертикальной оси, даты приведены на горизонтальной оси, а длительность операций изображена в виде горизонтальных полос, расположенных в соответствии с датами старта и финиша.