.png?&quality=65&format=webp)
Внедряем СЭД без потерь: программа автоматизации документооборота в организации
О преимуществах СЭД, кейсах использования и о функциональности топовых систем для автоматизации документооборота читайте в этой статье.
Напомним о том, что CRM-системы(customer relationship management) предназначены для организации эффективных взаимоотношений с клиентами и управления ими. Также, для автоматизации всего цикла продаж и повышения прибыли компании.
Каждый этап, описанный в статье включает в себя ряд последовательных обязательных шагов, которые необходимы для того чтобы грамотно реализовать каждый из этапов внедрения. Для начала необходимо подготовить ПО к внедрению.
Что представляет собой этап подготовкик внедрению:
Остановимся на каждом пункте подробнее.
Определение цели и задач
Прежде всего необходимо определить цель и задачи проекта внедрения CRM-системы на предприятии. Цель должна представлять собой конкретный, измеримый, запланированный результат и полностью соответствовать принципу customer relationship management. «Увеличение продаж на 40%» или «Повышение конверсии на сайте интернет-магазина вдвое», «Повысить эффективность исполнительской дисциплины вдвое» – примеры конкретных бизнес-целей. Задачи – последовательные шаги, которые приближают к цели и точечно решают определенные проблемы. «Наладить клиентскую поддержку», «организовать поиск дублей в системе», «переписать письмо для рассылок» – примеры задач.
Создание рабочей группы
Рабочая группа – важный момент при работе над каким-либо проектом. В любом бизнесе может возникнуть конфликт интересов. Рабочая группа должна включать в себя заинтересованных представителей максимального количества департаментов и подразделений компании, для того, чтобы каждый участник понимал, затронет ли его автоматизация и каким образом это будет происходить. Создание рабочей группы – не формальность, а реальное действие, которое не должно игнорироваться руководством.
Формирование и утверждение бюджета
Ни один проект внедрения не обходится без затрат. На начальном этапе важно определить основной денежный интервал – минимальную и максимальную сумму, которую компания может потратить на внедрение CRM-системы. Точную стоимость можно определить после того, как будет выбран вендор. Стоит учесть и тот момент, что существуют разные форматы поставок системы, что может вести к индексации стоимости вендором. Например,ELMA365 предлагает несколько редакций, в зависимости от размера компании, включающих в себя облачные и серверные решения, которые лицензируются именными и конкурентными лицензиями.
Анализ бизнес-модели компании
Необходимо четко понимать как компания и ее основной бизнес-процесс работает, как работают второстепенные бизнес-процессы, какие этапы входят в цикл каждого процесса, кто из участников задействован в процессе и какую роль выполняет. Кроме того, важно понимать, какие сроки и ресурсы включает в себя каждый процесс, с какой периодичностью цикл запускается заново. Каждый процесс можно визуализировать, описать на бумаге, чтобы сформировать целостную упорядоченную процессную картинку. Это поможет сформулировать первые необходимые требования к CRM-системе.
Утверждение количества будущих пользователей
При определении количества пользователей системы важно не забыть включить в их число:
План-график проекта внедрения
Плюсы плана-графика при управлении любым проектом очевидны. План дисциплинирует, фиксирует все этапы внедрения, сроки, контрольные точки. План упорядочивает хаос количества задач, управляет им, превращая их в цепочку последовательных шагов. При отклонении от плана, а это случается практически всегда, его можно скорректировать или понять, какой шаг усилить или ускорить, чтобы придерживаться проектного графика и не терять эффективность исполнения.
На рынке ПО большое количество вариантов систем на любой вкус и цвет. Тем не менее, при выборе программного обеспечения, стоит обращать внимание на ряд основных функциональных возможностей CRM-системы, без которых полезность софта падает в разы.
Подготовка технического задания
Подготовка ТЗ – важнейший этап реализации проекта внедрения. От того, насколько детально и корректно будет собрано техническое задание будет зависеть дальнейший ход работы – скорость, управление, следование цели, глубина проработки проекта.
Каким должно быть ТЗ:
Интеграция и настройка ПО включает в себя несколько основных последовательных этапов:
В ELMA365 доступ к приложениям CRM и их элементам гибко настраивается, это касается в том числе и видимости воронок сделок и лидов. Необходимо только выбрать группу пользователей или элемент организационной структуры определить, какие действия будут доступны каждому из них. Например, сотрудники отдела продаж могут создавать, редактировать или удалять сделки, а сотрудники других отделов - только просматривать.
После установки и настройки системы, необходимо обучить сотрудников компании, чтобы полноценно запустить процесс эксплуатации.
Хорошо, если в компании появится сотрудник CRM-эксперт, который освоит систему и документацию оперативнее остальных. Выступит проводником, методологом, консультантом и на реальной системе обучит и объяснит, как система работает в рамках того или иного бизнес-процесса.
Этап непосредственного использования системы всеми сотрудниками компании. На этапе эксплуатации важно поддерживать коммуникацию с вендором для эффективного управления и оперативного решения технических вопросов (техподдержки, обновлений, багов и тд). Также мотивировать сотрудников правильно использовать систему в полной мере. Кроме того, необходимо не игнорировать, а отрабатывать саботаж сотрудников, говорить о важности корректно вносимых в систему данных.
Вести весь пул задач и управлять ими лучше всего сразу в CRM. Тем самым выстраивая системность в проектной работе, консолидируя все данные и активности в одном месте.
Не стоит бояться добавлять и достраивать бизнес-процессы в период эксплуатации. Чем больше автоматизирована проектная рутина – тем меньше вероятность допущения ошибок человеческого фактора. Такой подход к работе с экосистемой наиболее точно отразит структуру компании и обеспечит бесперебойную работу процессного цикла.
Попробуйте ELMA365 CRM бесплатно
Оставьте e-mail, и мы будем оперативно присылать вам свежие новости и статьи
О преимуществах СЭД, кейсах использования и о функциональности топовых систем для автоматизации документооборота читайте в этой статье.
Чем low-code отличается от классической разработки, в чем особенности таких проектов и какая команда нужна для их реализации
Статья рассказывает, с какими сложностями могут на практике столкнуться лоукодеры и команды внедрения и как их можно преодолеть.