.png?&quality=65&format=webp)
Внедряем СЭД без потерь: программа автоматизации документооборота в организации
О преимуществах СЭД, кейсах использования и о функциональности топовых систем для автоматизации документооборота читайте в этой статье.
Если в необходимости использования IT систем для эффективного управления бизнесом уже никто не сомневается, то вкладывать в отдельную автоматизированную систему оценки ключевых показателей эффективности (KPI) решается не каждый собственник компании. Выгоды от внедрения системы KPI не так явны, как, например, от использования систем управления взаимодействия с клиентами (CRM) или электронного документооборота. Однако при ближайшем рассмотрении, руководитель со стратегическим подходом к управлению, увидит, что внедрение KPI может стать решающим фактором в повышении конкурентоспособности компании.
Для того чтобы обеспечить стабильное развитие компании, необходимо постоянно работать над общей эффективностью. Вы должны стать быстрее, сильнее, умнее, чем ваши конкуренты. Необходимо постоянно оптимизировать свою работу, сделать процессы максимально эффективными и прозрачными, а сотрудников - успешной и слаженной командой профессионалов.
Как повысить эффективность компании?
Повысить эффективность компании, можно повышая уровень зрелости процессов. Согласно разработанной американским институтом Software Engineering Institute (SEI) модели уровня зрелости процессов (CapabilityMaturity Model for Software(CMM))
- Начальный. Самый примитивный статус организации. Организация способна разрабатывать ПО. Организация не имеет явно осознанного процесса, и качество продукта целиком определяется индивидуальными способностями разработчиков. Один проявляет инициативу, и команда следует его указаниям. Успех одного проекта не гарантирует успех другого. При завершении проекта не фиксируются данные о трудозатратах, расписании и качестве.
- Повторяемый. В некоторой степени отслеживается процесс. Делаются записи о трудозатратах и планах. Функциональность каждого проекта описана в письменной форме. В середине 99 лишь 20 % организаций имели 2-й уровень или выше.
- Установленный. Имеют определённый, документированный и установленный процесс работы, не зависящий от отдельных личностей. То есть вводятся согласованные профессиональные стандарты, а разработчики их выполняют. Такие организации в состоянии достаточно надёжно предсказывать затраты на проекты, аналогичные выполненным ранее.
- Управляемый. Могут точно предсказать сроки и стоимость работ. Есть база данных накопленных измерений. Но нет изменений при появления новых технологий и парадигм.
- Совершенствуемый. Есть постоянно действующая процедура поиска и освоения новых и улучшенных методов и инструментов.
Повышение уровня зрелости – это, безусловно, правильный со всех точек зрения ход повышения эффективности компании. Однако у него есть один очень серьёзный недостаток. Переход на более высокий уровень занимает очень много временных и финансовых ресурсов. Конкуренты не будут ждать, пока вы разберётесь со своими процессами и переведёте их на пятый уровень зрелости. Зачастую нужны более простые и быстрые способы повышения эффективности компании.
Через систему мотивации и развитие профессиональных качеств сотрудников можно относительно быстро повысить общую эффективность компании. Внедрение системы KPI не занимает так много времени, как внедрение BPMS и имеет ряд других преимуществ. С одной стороны, KPI является инструментом для измерения поставленных целей. Конечно, эффективным этот инструмент будет при условии правильной настройки показателей, когда каждый показатель связан с определённой стратегической целью компании. Говоря другими словами, KPI трансформирует цели в набор конкретных действий, которые формирует руководство и доводятся до сотрудников и линейного менеджмента компании. С другой стороны система сбалансированных ключевых показателей может стать эффективной системой мотивации и стимулирования сотрудников компании. В этом случае, как правило, к KPI конкретной должности привязывается оплата труда, и желание получить большую зарплату мотивирует сотрудника на выполнение планового значения показателей.
Как работает система KPI?
Для начала чётко определяется зона ответственности сотрудника, т.е. участки работ, за которые конкретно он отвечает. В большинстве компаний зоны ответственности прописываются в должностных инструкциях, которые подписывает сотрудник при приёме на работу. Как правило, это его первое и последнее знакомство с этим важным документом. Со временем зона ответственности размывается, начинается перекладывание ответственности за результат на других и концов проблемы уже не найти, но только не в компании, использующих KPI. Здесь за каждым сотрудником закреплены показатели, влияющие на его эффективность работы.
Более того, показатели предоставлены в постоянном оперативном режиме в виде матрицы эффективности и могут обновляться по желанию руководителя хоть каждый час. Это мотивирует сотрудника и даёт ему возможность своевременных корректировок своих действий. Матрица настраивается под каждого конкретного сотрудника, позволяя вынести наиболее важные для каждой должности части. Для бухгалтерии может быть в приоритете исполнительская дисциплина (количество выполненных в срок задач), для представителей творческих профессий – оценка руководителя, для технических специалистов – соблюдение плановых значений показателей. Кроме контроля плановых значений показателей, система KPI позволяет в гибко настроить оценку эффективности сотрудника любого подразделения, используя дополнительные параметры.
Таким образом, каждый сотрудник начинает работать над своей эффективностью, повышая общую эффективность компании и реализуя стратегические цели компании, заложенные в показателях. Внедряя систему KPI, вы постоянно увеличиваете количество и качество квалифицированного персонала. Потому что сотрудник, «заточенный» под выполнение определённых показателей и задач, заданных для его должности в сбалансированной системе показателей постепенно становится высококлассным специалистом в своей области. Т.е. при правильной настройке KPI вы формируете команду профессионалов, чемпионов, которые ведут компанию к успеху.
Что получает компания, внедрив систему KPI?
Подводя итог, можно сказать, что используя систему KPI, вы:
- увеличиваете общую эффективность компании
- реализуете стратегическое управления по целям, донесённых до сотрудников в виде показателей эффективности
- формируете команду чемпионов
- получаете конкурентное преимущество операционного и стратегического управления
Безусловно, все перечисленные доводы однозначно указывают на положительный эффект от внедрения системы оценки ключевых показателей эффективности. Как и любой инструмент, KPI нуждается в точной настройке и правильном использовании, однако, при правильном применении, может вывести компанию на новый виток развития.
