Моделирование бизнес-процессов

Какую пользу приносит компании построение модели бизнес-процессов? В первую очередь, сотрудники видят общую картину работы организации. У руководителей появляется возможность проанализировать деятельность как отдельных структурных элементов, так и всего предприятия. Конечная цель всех действий — улучшение деятельности компании и повышение ее эффективности. Основной акцент часто делается на уменьшение времени выполнения задач, и как следствие, сокращение затрат на их выполнение.

Моделирование процессов может выполняться в графических редакторах или программах класса BPM-систем. Например, процессный подход лежит в основе Low-code BPM платформы  ELMA365 и позволяет сократить рутинные операции, исключить избыточные действия и оптимизировать деятельность компании. На этапе моделирования бизнес-процессов происходит описание всех взаимодействующих элементов процесса от его начала и до завершения путем выстраивания логических связей на основе нотации BPMN 2.0. Полный цикл работы в системе включает: моделирование, исполнение, контроль и мониторинг и улучшение процесса.

Моделирование бизнес-процессов — что это?

Моделирование бизнес-процессов компании — это процесс создания текстового или графического представления последовательности действий, направленных на достижение определенной бизнес-цели.

Таким образом, визуальное представление цепочки действий — это модель бизнес-процесса. Модели помогают понять эффективность работы компании, выявить слабые места и скорректировать бизнес-процессы для повышения их продуктивности. Бизнес-моделирование широко применяется в разных сферах, и затрагивает не только процессы.

Пример моделирования бизнес-процесса

Зачем нужно моделирование бизнес-процессов

Моделирование преследует сразу несколько целей. Во-первых, это может быть описание деятельности для оптимизации работы отдельных структурных подразделений. Описание позволяет взглянуть на деятельность предприятия со стороны и определить, какие элементы требуют улучшений, а какие можно полностью исключить.

Во-вторых, целью моделирования может быть снижение отклонения от стандартов, например, времени обработки заявки. Формирование четко заданной последовательности действий по сути устанавливает правила выполнения тех или иных задач. Это позволяет решать рабочие вопросы с максимальной производительностью с соблюдением принятых метрик или нормативов.

Еще одна цель — визуализация взаимосвязей в рабочих операциях. В ходе проектирования устанавливаются связи не только внутри одной операции, но и между ними, а также устанавливаются требования к выполнению. Это позволяет структурировать трудовую практику на предприятии.

В целом моделирование бизнес-процессов позволяет всем заинтересованным сторонам лучше понять, как работает организация. Визуализация процессов способствует ясности и сокращает непонимание.

Проектирование бизнес-процессов предприятия — этапы

Проектирование бизнес-процессов — это описание взаимосвязанной последовательности действий, направленных на получение бизнес-результата и включает анализ текущего состояния процессов и их оптимизацию. 

Часто моделирование и проектирование используются как синонимы, однако некоторые эксперты иногда разделяют их. Так, под моделированием понимается создание формализованного описания существующих бизнес-процессов компании, а проектирование — это процесс создания нового улучшенного бизнес-процесса, соответствующего заданным требованиям и целям. 

Организационное проектирование бизнес-процессов включает в себя несколько последовательных этапов:

• построение графической модели,
• определение набора данных для операций,
• публикация.

В первую очередь, выстраивается графическая модель. На диаграмме назначаются сотрудники, которые будут участвовать в процессе, определяется функционал их действий и назначается последовательность выполнения. Графическая модель выстраивается через перемещение мышью нужных элементов с палитры, затем все они связываются переходами.

На следующем этапе необходимо определить данные, которые будут использованы в ходе выполнения операций. Выполняется настройка, например, если речь идет о пользовательских задачах, это действия участника этих операций, регулирование различного рода данных, с которыми сотрудник будет работать и которые в итоге будет предоставлять.

Финальная стадия — публикация, после которой бизнес-процесс становится доступным для просмотра и редактирования.

Проектирование и начало работы с ELMA365

Работа в ELMA365 стартует с проектирования бизнес-процессов. Это важный этап, от которого зависит, как в итоге будут функционировать процессы и на сколько они будут отражать действительность организации. При проектировании создается модель будущего процесса.

Процессное моделирование проводится в Дизайнере бизнес-процессов в системе ELMA365. Мы описываем текущий процесс и улучшаем его под текущие задачи.

Почему это удобно?

• Интерфейс программы простой и понятный для пользователя, не требующий длительного изучения.
• Проектирование реализации операций бизнес-процесса может производится без привлечения программиста, а лишь силами аналитика.
• Описание операций в программе осуществляется на языке диаграмм (bpm), который знаком аналитикам, а кроме того будет понятен руководящему составу компании.
• Система позволяет оперативно вносить изменения, подстраиваясь по реалии рынка и преобразования внутри компании.

Создание процесса в Дизайнере бизнес-процессов ELMA365

Проектирование в Дизайнере бизнес-процессов требует подготовительного этапа. В систему заносится организационная модель предприятия, так как все дальнейшие действия будут привязываться именно к ней.

При добавлении нового процесса, необходимо ввести некоторые его параметры: название, которое будет отображаться в программе, выбрать группу и участников, которые будут в нем задействованы. Сотрудники, которые будут ответственные за выполнение той или иной задачи назначаются из организационной структуры.

Следующий организационный шаг — создание цепочки задач. Каждая отдельная операция имеет свои настройки. По такой же схеме можно добавить неограниченное количество операций на графическую модель процесса. После этого настраиваются переходы между операциями и обозначается конечное событие. В Дизайнере настраивается и ответственность участников, она может быть нескольких типов: участник, владелец, куратор и сотрудник, который будет информироваться.

Модель с установленными связями в процессе

Проверка, публикация и запуск бизнес-процесса в ELMA365

1. Проверка. Перед непосредственным запуском, в Дизайнере ELMA проводится его проверка на наличие ошибок. Элементы, где предположительно содержится ошибка, будут выделены на модели красным.
2. Публикация.Следующий этап, после моделирования и проверки, это публикация процесса. Без этого шага, сохраненную в программе модель невозможно будет запустить в ELMA365.
3. Запуск.Он происходит в приложении ELMA365. Это действие может выполнить только тот сотрудник, который имеет права Администратора.

Ошибка в графической модели

Исполнение бизнес-процессов

Программы для автоматизации бизнес процессов, BPM-системы, обычно имеют функции не только моделирования, но и исполнения. Системы моделирования бизнес процессов, с помощью которых вы можете «нарисовать» схему процесса, но не можете его исполнить, существуют, однако на практике используются  значительно реже.

После публикации бизнес-процесс становится доступным для запуска. 

Запустить процесс можно разными способами:

• Вручную из списка доступных процессов
• С карточки объекта( например, с карточки контрагента)
• Автоматически по какому-то событию (внутри системы или извне)

После запуска процесса система автоматически ставит задачи пользователям согласно модели бизнес-процесса, например, подготовить КП, сделать звонок или провести встречу.
Задачи могут иметь дату завершения, что позволяет контролировать исполнительскую дисциплину по бизнес-процессу.

Бизнес-процессы — моделирование в ELMA365

Проектирование занимает верхнюю строчку в работе BPM-системы. В Дизайнере бизнес-процессов аналитик выстраивает графическую модель деятельности компании. Для описания используется нотация BPMN 2.0. Решение позволяет осуществлять полный спектр работ в рамках концепции процессного офиса и автоматизации управления проектами.

Исполнение. Готовые модели приводятся в исполнение: задачи поступают на выполнение исполнителям и при необходимости происходит взаимодействие с другими ИТ-продуктами, используемыми в организации.

Улучшение.Анализ и реализация изменений позволяют улучшать модели в редакторе, гибко подстраиваясь под меняющиеся условия в отрасли или передвижения в структуре предприятия.

Контроль.В системе в режиме реального времени отслеживается ход выполнения задач, с помощью этой функции можно увидеть незапланированные отклонения от планов и проконтролировать результат работы.

Оптимизация бизнес-процессов в системе ELMA365

Моделирование в системе ELMA365 не является необратимым действием, во время практической работы могут появляться предложения по доработке и усовершенствованию. Система позволяет моделировать и оперативно вносить изменения, которые зачастую благоприятно влияют на работу организации и способны повысить показатели, как отдельного сотрудника, так и компании в целом.

Реализация системы предусматривает хранение всей информации о пользовательских задачах в карточках задач, отдельных страницах приложения ELMA365. Там представлены все данные для принятия решений по тем или иным операциям.

Система процессных моделей позволяет менять элементы операции, например, переназначить ответственно за решение задачи. При этом для внесения правок не нужно привлекать разработчика и останавливать работу ELMA365, все преобразования поступают в исполнение без задержек, что позволяет максимально быстро оценить эффект от перестановок.

Оптимизация в системе ELMA

Примеры бизнес-процессов

Для многих компаний, в том числе действующих в разных отраслях, характерно применение схожих графических моделей операций, например, это кадровые задачи. Приведем несколько примеров.

Прием нового сотрудника. С этим сталкивается отдел кадров каждой компании. Графическая модель включает весь цикл работ по подбору нового сотрудника в управление организацией: от поступления резюме в систему, до принятия решения по найму или отказу соискателю. В магазине ELMA365 Store вы можете скачать готовое решение — бизнес-процессы для управления персоналом.

Процесс поиска нового сотрудника

Служба поддержки. Эта модель также довольно распространена, особенно в компаниях, которые осуществляют производство или услуги, требующие дальнейшего сопровождения и консультации. Начальной точкой служит поступление заявки из какого-либо задействованного источника. Для экономии рабочего времени такие запросы приводятся к единому виду. Результатом действий будет обратная связь с клиентом.

Модель работы службы поддержки

Итоги

Моделирование бизнес-процессов предприятия позволяет максимально привести исполнение бизнес-задач к идеальной модели, которая лежит в основе структуры компании. Бизнес-моделирование в целом зарекомендовало себя, как действенный метод повышения качества и эффективности работы компании. При этом разработка эффективных процессов требует глубокого понимания бизнеса. Графические модели помогают сотрудникам разных уровней лучше понять структуру и взаимосвязи между различными элементами системы, это повышает эффективность работы и улучшает коммуникацию между участниками процесса.

Моделирование — это возможность систематизировать знания о компании и ее деятельности в понятной графической форме, а использование системы автоматизации делает все элементы модели исполнимыми. С помощью BPM-системы можно отслеживать и контролировать исполнение всех операций в процессе работы компании. Это позволяет упорядочить ключевые элементы, сделать их выполнение регламентированным и проводить при необходимости их оптимизацию.