Моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов — это современный инструмент управления, который помогает компаниям повысить эффективность работы и снизить издержки. С его помощью можно наглядно отразить все этапы деятельности, выявить слабые места и выстроить систему взаимодействия между подразделениями. В основе подхода лежит модель бизнес-процесса — структурированное описание последовательности действий, ведущих к достижению конкретной цели. Такая модель может быть графической или текстовой, но в любом случае она помогает понять, как именно работает организация и где есть возможности для оптимизации.

Моделирование позволяет бизнесу систематизировать деятельность, упростить контроль и подготовить процессы к автоматизации. В этой статье мы подробно рассмотрим цели и этапы моделирования, разберем основные способы и инструменты, а также покажем, как компании используют стандарты и примеры моделей для улучшения работы.

Содержание:

• Основы моделирования бизнес процессов
• Что такое моделирование бизнес-процессов
• Цели и задачи моделирования бизнес процессов
• Виды моделей и подходов к моделированию
• Способы моделирования бизнес процессов
• Этапы моделирования бизнес процессов
• Инструменты и системы моделирования бизнес процессов
• Стандарты моделирования бизнес процессов
• Применение моделирования в компании
• Заключение

Основы моделирования бизнес процессов

Основа моделирования бизнес процессов заключается в создании четкого, логически выверенного описания всех операций, происходящих в компании. Это включает: цели процессов, их участников, последовательность действий, точки контроля и связи между этапами.

Моделирование бизнес процессов основано на необходимости:

• формализовать внутреннюю структуру компании;
• устранить хаос в выполнении задач;
• создать управляемую и прозрачную систему.

Для начинающих аналитиков и небольших компаний такой подход позволяет структурировать текущие действия, а для зрелого бизнеса — подготовить процессы к масштабированию и автоматизации.

Что такое моделирование бизнес-процессов

Каждая компания стремится лучше понимать, как устроена её работа, и именно для этого используется моделирование бизнес процессов. Оно позволяет наглядно показать последовательность действий, участников и результаты, чтобы выявить слабые места и найти точки для улучшений. Такой подход превращает разрозненные операции в единую управляемую систему, доступную для анализа и оптимизации.

Моделирование бизнес-процессов

Отличие модели бизнес процесса от схемы

Многие путают схему и модель, хотя это разные инструменты. Схема отображает этапы и связи между задачами, но остаётся лишь визуальной картинкой. Модель бизнес процесса глубже: она фиксирует участников, правила выполнения, документы и ресурсы, позволяя не только визуализировать, но и управлять процессом, тестировать изменения и готовить их к автоматизации.

Как компании используют моделирование

Практическая ценность моделирования в том, что оно помогает:

• стандартизировать работу и обучать сотрудников;
• выявлять лишние или дублирующие шаги;
• контролировать сроки и качество выполнения задач;
• готовить процессы к автоматизации в BPM-системах.

Таким образом, модель становится не просто картинкой, а рабочим инструментом для развития бизнеса и повышения его эффективности.

Цели и задачи моделирования бизнес процессов

Моделирование выполняет сразу несколько функций: помогает понять, как устроены процессы, и превращает их в управляемую систему. Основные цели и задачи, которые ставят компании при работе с моделями, включают:

• повышение прозрачности и понимания работы организации;
• сокращение затрат и времени выполнения задач;
• выявление слабых мест и оптимизацию операций;
• контроль качества и соблюдение стандартов;
• подготовку процессов к автоматизации и масштабированию бизнеса;
• достижение конкретной цели процесса бизнес моделирования — устойчивого улучшения производительности компании.

Рассмотрим подробнее, как реализуются эти задачи на примере компании ELMA365.

Улучшение прозрачности работы компании

Когда сотрудники видят полную картину деятельности, они лучше понимают, как их задачи связаны с результатами бизнеса. В ELMA365 для этого используется Дизайнер процессов: аналитик выстраивает модель, где указаны все участники и их роли. Такая визуализация помогает новым сотрудникам быстрее влиться в работу и исключает разночтения в выполнении задач.

Как работает моделирование бизнес-процессов

Оптимизация затрат и времени выполнения

Одной из главных целей моделирования является сокращение лишних шагов и уменьшение затрат. В ELMA365 это достигается с помощью настройки маршрутов и автоматизации рутинных операций. Например, согласование договора может проходить не через три отдела, а напрямую от инициатора к ответственному руководителю, что экономит дни или даже недели.

Анализ и контроль бизнес процессов

Модель даёт возможность анализировать процессы и отслеживать отклонения от стандартов. В ELMA365 после публикации процесса включается мониторинг: система показывает, сколько времени заняла каждая задача, где возникли задержки, кто из сотрудников перегружен. Это позволяет руководителям оперативно вносить изменения и держать процесс под контролем.

Подготовка к автоматизации и масштабированию

Моделирование служит «первым шагом» к автоматизации. Описав бизнес-процесс в системе, компания может сразу превратить его в исполняемый сценарий: задачи будут назначаться автоматически, сотрудники получать уведомления, а результаты фиксироваться в системе. Такой подход снижает человеческий фактор и дает основу для масштабирования компании.

Виды моделей и подходов к моделированию

Существует множество подходов к построению моделей бизнес-процессов, каждый из которых решает разные задачи.

• Функциональное моделирование бизнес-процессов акцентируется на том, что именно делает процесс — с акцентом на функции и действия.
• Имитационное моделирование позволяет воспроизвести процесс в условиях, близких к реальности, протестировать варианты без риска для бизнеса.
• Объектно-ориентированный подход ориентирован на связи между объектами — полезен для проектирования ИТ-систем.
• Сквозное моделирование охватывает процессы, проходящие через несколько отделов.

Виды моделей бизнес процессов включают как простые блок-схемы, так и сложные диаграммы BPMN, IDEF0, EPC и др. Выбор зависит от задачи: коммуникация, анализ, автоматизация или оптимизация.

Способы моделирования бизнес процессов

Существует несколько способов описания и анализа процессов, которые отличаются уровнем детализации и возможностями применения. Выбор подхода зависит от целей компании, доступных инструментов и степени зрелости процессов.

Текстовое описание процессов

Самый простой способ моделирования — создание текстовых инструкций, регламентов и чек-листов. Такой формат помогает зафиксировать последовательность действий и назначить ответственных. Однако текстовые модели ограничены: их сложно анализировать и визуально воспринимать, они не позволяют отследить взаимосвязи между подразделениями.

Графическое моделирование бизнес процессов

Графические модели строятся в виде блок-схем и диаграмм. Они делают процесс наглядным, помогают быстро выявлять лишние шаги и показывают, как разные задачи связаны между собой. Такой способ часто используют для обучения сотрудников и первичного анализа. Пример — диаграммы в нотации BPMN.

Компьютерное моделирование бизнес процессов

Компьютерные модели создаются в специализированных программах (например, ELMA365, Bizagi, ARIS). Их особенность — возможность не только построить модель, но и превратить её в исполняемый процесс: система автоматически назначает задачи, контролирует сроки, формирует отчёты. Такой способ позволяет тестировать изменения и сразу применять их в реальной работе.

Сравнение способов моделирования бизнес-процессов

Способ	Описание	Преимущества	Недостатки	Примеры применения
Текстовое описание	Документы, регламенты, инструкции	Простота, доступность, минимум ресурсов	Сложно анализировать, нет наглядности, риск ошибок	Регламенты для сотрудников, должностные инструкции
Графическое моделирование	Блок-схемы, диаграммы (BPMN, UML)	Наглядность, понимание связей, легко обучать	Нет автоматизации, ограниченный анализ	Визуализация процессов отдела кадров, поддержки, закупок
Компьютерное моделирование	Использование программных систем (BPM-системы)	Автоматизация, контроль, отчётность, оптимизация	Требует внедрения ПО и обучения персонала	ELMA365: согласование договоров, управление задачами, контроль KPI

Этапы моделирования бизнес процессов

Процесс моделирования состоит из нескольких последовательных шагов. Каждый из них важен для того, чтобы модель получилась точной, отражала реальную деятельность компании и могла использоваться в управлении и автоматизации.

Сбор данных и описание текущего состояния

Первый шаг — понять, как процессы работают сейчас. Для этого собирается информация от сотрудников, изучаются документы, отчёты и регламенты. На этом этапе фиксируются:

• кто выполняет каждую задачу;
• какие ресурсы используются;
• сколько времени занимает процесс;
• где возникают задержки и дублирование действий.

В ELMA365 этот этап реализуется через построение организационной модели предприятия: аналитик заносит подразделения, роли и участников, чтобы все дальнейшие шаги опирались на реальную структуру компании.

Построение модели бизнес процесса

На основе собранных данных выстраивается модель бизнес процесса — графическая или компьютерная диаграмма, которая отображает участников, задачи, события и их последовательность.

Пример: процесс согласования договора может включать регистрацию заявки, проверку юристом, утверждение руководителем и передачу в архив. Все эти шаги отображаются на схеме и связываются логическими переходами.

При использовании BPM-систем (например, ELMA365) модель создаётся с помощью визуального конструктора: элементы перетаскиваются на диаграмму, настраиваются условия и роли исполнителей.

Проверка и тестирование модели

Построенная модель должна пройти проверку: соответствует ли она реальным процессам, нет ли дублирующих задач, правильно ли заданы условия перехода между этапами.

В ELMA365 для этого предусмотрен инструмент валидации: система подсвечивает ошибки на диаграмме (например, если шаг остался без исполнителя или переходов). Также модель можно протестировать в режиме «исполнения» — провести процесс на реальных данных в тестовом режиме.

Внедрение и оптимизация

После проверки модель публикуется и становится доступной для работы сотрудников. С этого момента процесс можно запускать: задачи автоматически назначаются исполнителям, фиксируются сроки и результаты.

Оптимизация бизнес-процессов

Важная часть этого этапа — анализ эффективности. Руководитель видит, сколько времени занимают операции, какие узкие места возникают, где сотрудники перегружены. На основе этих данных процесс можно оптимизировать: убрать лишние шаги, перераспределить ответственность, добавить автоматизацию.

Такой цикл «моделирование → внедрение → анализ → улучшение» повторяется многократно, превращая процесс в гибкий инструмент управления.

Инструменты и системы моделирования бизнес процессов

Для эффективного управления процессами в организациях применяются специализированные BPM-системы. Они позволяют не только визуализировать бизнес-логику, но и запускать процессы в работу, отслеживать их эффективность, управлять задачами и оперативно вносить изменения. Ниже приведён обзор ведущих решений на рынке BPM. В отдельной статье мы привели подробный обзор этих BPM cистем. 

ELMA365 BPM

Система ELMA365 BPM — это развитая платформа для цифровизации предприятий с интуитивно понятным интерфейсом и простым внедрением. Платформа особенно хорошо подходит для компаний, которым важны гибкость, быстрая адаптация процессов и контроль в режиме реального времени.

Преимущества ELMA365 BPM:

• Low-code конструктор. Позволяет моделировать, запускать и изменять процессы без программирования.
• Гибкость и скорость изменений. Модель процесса можно оперативно адаптировать под текущие задачи бизнеса.
• Непрерывное улучшение. Процессы можно дорабатывать без остановки их исполнения.
• Контроль по метрикам. Система показывает KPI процессов в режиме реального времени.
• Интеграции. Готовые модули подключения к системам 1С, SAP, Oracle, MS Axapta и др.
• Кроссплатформенность. Работает в браузере и на мобильных устройствах.

Первая форма

Сильная сторона платформы — эргономика интерфейса и глубокая кастомизация. Подходит для компаний с уникальной бизнес-логикой, которым нужно точно настраивать каждую деталь.

• Удобный BPMN-редактор для построения процессов с ветвлениями и параллельными задачами.
• Высокая пользовательская доступность — подходит даже для сотрудников без ИТ-опыта.
• Акцент на UX: интерфейс разработан для лёгкой навигации и быстрого запуска процессов.

Comindware

Фокус этой платформы — управление задачами и проектами в гибких методологиях (Kanban, Scrum). Система подходит для компаний, которым важно отслеживать загрузку команд и гибко управлять архитектурой процессов.

• Автоматическое распределение задач.
• Встроенная аналитика по выполнению задач и KPI.
• Интеграции с корпоративными сервисами и системами.

Camunda

Camunda — мощная open-source BPM-платформа для технически продвинутых команд. Подходит для крупных компаний с сильной разработкой и высокими требованиями к масштабируемости.

• Полная поддержка BPMN 2.0, DMN, CMMN.
• Управление через REST API.
• Развёртывание в Docker и Kubernetes.
• Поддержка Java-плагинов и высокая кастомизация.
• Сильное сообщество и документация.

BPM Soft

Платформа предлагает быстрый старт благодаря предустановленным CRM-процессам и интеллектуальным помощникам.

• Гибкие шаблоны процессов.
• Совместимость с любыми устройствами.
• Автоматический анализ и корректировка слабых звеньев в модели.
• Интеграции с внешними сервисами.

Гриндата

Гриндата делает акцент на аналитику и обработку данных. Это не просто BPM-система, а связка с BI и ML-модулями для прогнозирования и оптимизации.

• Модуль реального времени.
• Глубокая интеграция с BI-платформами.
• Подходит для финансового сектора и ритейла.
• Использует машинное обучение для прогнозов и автоматических рекомендаций.

Выбор BPM-системы зависит от целей бизнеса, зрелости процессов и технических требований. Если компания ищет платформу, которая объединяет удобство, гибкость и возможности масштабирования — ELMA365 становится универсальным решением с низким порогом входа и высокой адаптивностью.

Стандарты моделирования бизнес процессов

Использование единых стандартов позволяет компании описывать процессы в универсальной форме, которая понятна как аналитикам, так и бизнес-пользователям. Благодаря этому модели становятся не просто схемами «для внутреннего пользования», а полноценным инструментом для анализа, автоматизации и обмена информацией.

Международные стандарты (BPMN, UML, IDEF0)

BPMN (Business Process Model and Notation) — основной мировой стандарт графического моделирования. Он включает набор унифицированных символов для отображения задач, событий, участников и связей между ними. Именно он считается универсальным языком моделирования бизнес процессов.

UML (Unified Modeling Language) — язык моделирования, чаще используемый в IT для проектирования систем и приложений, но также применимый для описания бизнес-логики.

IDEF0 — методология функционального моделирования, позволяющая фиксировать входы, выходы и взаимодействия в рамках процесса.

Роль стандартов в управлении компанией

Стандартизация процессов дает бизнесу несколько преимуществ:

• единый «язык» для сотрудников разных подразделений;
• возможность передавать модели между системами и сохранять их совместимость;
• прозрачность при аудите и сертификации;
• подготовка процессов к автоматизации.

В ELMA365 моделирование бизнес процессов полностью основано на стандарте BPMN 2.0. Это значит, что диаграммы, созданные аналитиком, не остаются на бумаге, а превращаются в исполняемые процессы: задачи назначаются автоматически, система отслеживает сроки, а руководители получают аналитику.

Таким образом, стандарты превращают моделирование в универсальный инструмент, а использование BPMN в ELMA365 делает модели живой частью управления компанией.

Применение моделирования в компании

Рассмотрим, как моделирование помогает выстроить работу компании на конкретных примерах. На практике такие модели превращаются в исполняемые процессы в ELMA365 и позволяют организациям экономить ресурсы, ускорять выполнение задач и повышать качество работы.

Кейсы и примеры внедрения

Кейс: Прием нового сотрудника

Процесс найма и адаптации нового специалиста можно подробно описать с помощью BPMN-диаграммы. На примере видно, как каждый шаг фиксируется в системе, а взаимодействие участников становится прозрачным.

Прием нового сотрудника с помощью моделирования бизнес-процессов

Внесение резюме. Сотрудник отдела кадров регистрирует резюме кандидата в системе. Процесс запускается автоматически, и документ уходит на рассмотрение ответственному руководителю.

Рассмотрение резюме. Руководитель получает задачу проверить резюме. Если кандидат подходит, процесс продолжается, если нет — система формирует письмо с отказом, и процесс завершается.

Проведение собеседований. Первое собеседование: руководитель назначает встречу, после чего кандидат получит письмо-приглашение. Если кандидат не проходит этап — система автоматически отправляет письмо с отказом. При положительном решении назначается второе собеседование. Аналогичным образом проходит второе и финальное собеседования. На каждом этапе система фиксирует результат и отправляет кандидату уведомление.

Финальное решение. Если кандидат успешно проходит все этапы, HR формирует письмо с предложением о работе. После этого процесс завершается назначением статуса «Принят на работу».

Завершение процесса. В случае отказа на любом этапе ELMA365 автоматически генерирует письмо с уведомлением, а процесс закрывается.

Польза моделирования бизнес-процесса:

• Исключаются ситуации, когда кандидата «забыли» пригласить или отправить ему ответ.
• Каждый этап фиксируется в системе, а история взаимодействий хранится в карточке процесса.
• Автоматические письма экономят время HR-отдела.
• Руководитель видит, сколько кандидатов находится на каждом этапе и где есть задержки.

Такое моделирование позволяет превратить обычный процесс подбора сотрудников в прозрачный и управляемый механизм, где человеческий фактор сводится к минимуму.

Кейс: Работа службы поддержки

Процесс поддержки клиента также можно представить в виде четкой цепочки моделирования бизнес-процессов. Такой подход позволяет не терять обращения, обрабатывать их быстрее и поддерживать высокий уровень сервиса. Ниже — как это работает на практике, шаг за шагом.

Бизнес-процесс работы службы поддержки

1. Клиент обращается — создается заявка.
   Первый специалист службы поддержки (1-я линия) регистрирует обращение в системе: звонок, письмо, чат — всё попадает в единую форму. Это начало процесса.
2. Пробуем решить вопрос сразу.
   Специалист изучает суть запроса и пытается решить его самостоятельно. Если у него есть ответ — он сразу же пишет клиенту и закрывает обращение.
3. Если решить не удалось — идём дальше.
   Подключаем второго специалиста (эксперта).
4. Если вопрос решить сразу не получилось, 1-я линия передает его на 2-ю линию — более опытным сотрудникам. Они анализируют ситуацию, дают разъяснение и возвращают ответ, который отправляется клиенту.
5. Подключаем разработчиков, если нужно.
   Если сотрудники 2 линии не могут решить проблему (например, это баг или нестандартная ситуация), они отправляют запрос в команду разработчиков. Те анализируют техническую часть, дают ответ или фикс, и передают его обратно — через 2-ю линию — на 1-ю.
6. Ответ клиенту.
   Когда решение готово, специалист 1-й линии отправляет клиенту письмо с объяснением, как действовать дальше. Если всё устраивает — заявка закрывается.
7. Если задача не решена, и обращение клиента все еще актуально, задача запускается повторно — обращение возвращается на доработку.

Польза моделирования бизнес-процесса:

• Все этапы — в одной системе, каждый знает, кто и за что отвечает.
• Письма отправляются автоматически, специалисты не тратят время на рутину.
• Вся история общения с клиентом сохраняется.
• Можно отследить узкие места: где «зависают» заявки и кто тормозит решение.
• Простая логика, понятная даже новичку: если не решил сам — передай тому, кто решит.

Заключение

Моделирование бизнес-процессов — это не просто способ описания операций компании, а мощный инструмент для анализа, оптимизации и цифровой трансформации бизнеса. Благодаря моделям можно понять, как именно работает организация, выявить слабые места и построить чёткую систему, где каждый процесс прозрачен и управляем.

В статье мы разобрали:

• Что такое модель бизнес-процесса и зачем она нужна;
• Какие цели и задачи решает моделирование;
• Как выбрать подходящий способ моделирования — от текстовых описаний до цифровых BPM-систем;
• Какие этапы проходит процесс построения модели;
• Какие инструменты и стандарты применяются;
• Как ELMA365 позволяет не просто строить модели, а превращать их в рабочие процессы;

И, наконец, как моделирование помогает в реальных задачах — на примерах найма сотрудника и работы службы поддержки.

Если вы стремитесь к росту эффективности, снижению издержек, ускорению внутренних процессов — моделирование бизнес-процессов станет первым шагом на пути к системному управлению вашей компанией. Внедрив практику моделирования, вы получите не просто красивые схемы, а реально работающие инструменты, которые улучшают бизнес каждый день.

Часто задаваемые вопросы о моделировании бизнес-процессов

Что такое моделирование бизнес-процессов простыми словами?

Это способ описать, как работает компания: кто что делает, в какой последовательности, с какими результатами. Моделирование помогает наглядно увидеть слабые места и улучшить работу организации.

Зачем нужно моделирование бизнес-процессов?

Оно нужно для повышения эффективности бизнеса: сокращения затрат, оптимизации работы, упрощения обучения сотрудников, подготовки процессов к автоматизации.

В чём разница между схемой и моделью бизнес-процесса?

Схема — это просто визуализация этапов. Модель — это управляемая система: она учитывает роли, документы, правила выполнения задач и может быть запущена в BPM-системе.

Какие есть виды моделирования бизнес-процессов?

Существуют текстовое, графическое и компьютерное моделирование. Также различают функциональное, имитационное и объективное моделирование — каждый вид подходит под разные цели.

Какие стандарты применяются для моделирования бизнес-процесса?

Самый популярный стандарт — BPMN 2.0. Также применяются UML и IDEF0. В системах вроде ELMA365 моделирование основано именно на BPMN.

Как построить модель бизнес-процесса?

Шаги включают: сбор данных, построение модели, проверку, внедрение и постоянную оптимизацию. В ELMA365 все эти этапы доступны в визуальном редакторе без программирования.