Оптимизация бизнес-процессов

Главная задача бизнеса — увеличение прибыли, и оптимизация бизнес-процессов на предприятии один из способов достижения этой цели. Процессный подход, который лежит в основе Low-code платформы ELMA365, рассматривает оптимизацию бизнес-процессов, как инструмент развития компании и сохранения лидирующих позиций в конкурентной среде.

Оптимизация — это всегда поиск наилучшего решения, которое дает максимальный эффект для бизнеса с минимальными затратами. Невозможно предусмотреть все риски и изменения на рынке, поэтому внесение корректировок в существующие операции вполне обосновано. Оптимизация бизнес-процессов компании позволяет максимально эффективно настроить процессы, минимизировать время выполнения операций, финансовые затраты и рационально использовать рабочее время сотрудников.

Цели и задачи оптимизации

1. Повысить качественные показатели товара или услуги.
2. Сократить влияние человеческого фактора (например, потерю документов из-за невнимательности исполнителя).
3. Улучшить показатели управляемости компании.
4. Сформировать понятную систему контроля результатов отдельных сотрудников и отделов.
5. Сократить издержки производства.
6. Выстроить четкую систему ответственности.
7. Исключить повторение функций между работниками и подразделениями.
8. Сократить время на выполнение ключевых задач.
9. Регламентировать все основные операции в компании.
10. Выявить пошаговый план организации и структуру.
11. Автоматизировать рутинные операции.
12. Улучшить коммуникации между сотрудниками.

Это неполный список тех целей и задач, которые могут решить услуги по оптимизации бизнес-процессов. Для компании важно расставить приоритеты и определить первостепенные цели. Это поможет грамотно выстроить работу и достичь поставленного результата.

Пример оптимизации бизнес-процесса

Когда надо оптимизировать бизнес-процессы

Даже когда у компании дела идут неплохо, важно искать и находить возможности повысить качество услуг: сократить время обслуживания клиента, охватить больший объем потребителей, внести корректировки в сопутствующие услуги. Оптимизация процессов предприятия требуется в нескольких ситуациях:

• Когда необходимо расширение предприятия.
• Если требуется повышение качественных характеристик обслуживания клиентов.
• Если в занимаемой отрасли существует высокая конкуренция.
• Перед руководством стоит цель повышения прибыльности предприятия.
• При необходимости сокращения штата сотрудников и сохранения производительности.
• Когда требуется повысить производительность или наоборот сократить.
• Когда в компании намечены плановые преобразования с целью увеличения прибыли.
• При изменении требований к тем или иным задачам.

Основа оптимизации бизнес-процессов компании

Главная задача преобразования бизнес-процессов — повысить эффективность управления, а значит необходимо изменить операции так, чтобы они были более продуктивными. Для этого требуется произвести предварительную работу — обозначить все ключевые операции предприятия и их характеристики, например:

• Продолжительность.
• Результативность.
• Элементы задачи.
• Количество задействованных сотрудников.

Эти данные затем лягут в основу моделирования на начальном этапе работы с системой автоматизации. Кроме того, все действия по операциям становятся прозрачными для руководства компании: можно взглянуть со стороны, провести анализ системы и узнать все необходимые характеристики можно в кратчайшие сроки.

Правила эффективной оптимизации

Цели оптимизации бизнес-процессов — рост прибыли, повышение эффективности работы, снижение издержек и устранение проблемных мест.  Для того, чтобы результаты проведенных изменений максимально соответствовали ожиданиям, нужно провести ряд изменений. 

При этом описание и оптимизация бизнес-процессов могут производится по разным методам, которых существует огромное множество. Их отличают по принципу деятельности, длительности и эффективности. Существуют основные правила, которые позволят произвести преобразования с целью повышения прибыли предприятия наиболее эффективно вне зависимости от выбранного метода.  Рассмотрим несколько практических подходов, которые могут в этом помочь.

Цикл Деминга. 4 стадии PDCA

Цикл Деминга (цикл PDCA) - это подход к управлению и непрерывному улучшению процессов, он является основополагающим инструментом в управлении качеством и оптимизации работы организаций. Цикл PDCA содержит 4 стадии: планирование, выполнение, проверка и улучшение.

Планирование
На первом этапе, Планировании, необходимо определить проблемы, которые требуют решения, и установить цели для улучшения. Здесь создаются модели бизнес-процесса, формируются бизнес правила, проектируется вовлечение инструментов IT. На этапе важно определить ролевое проектирование, потребителей процесса, входы и выходы, показатели процесса. Планирование — это основа всего цикла, и от качества составленного плана зависит, насколько успешно будут реализованы следующие стадии.

Исполнение
На втором этапе, Исполнении, реализуется план, разработанный на предыдущем шаге, проверяются гипотезы в реальных условиях. Здесь важно внимательно следить за процессом и собирать данные для дальнейшего анализа. Действия могут вестись по разработанным регламентам или в автоматизированной системе.

Проверка
На третьей стадии, Проверки, осуществляется контроль и мониторинг результатов, полученных на этапе “Исполнение”. Основная задача — определить, достигли ли мы поставленных целей и каковы результаты изменений. На этапе проходит сравнение результатов с ожидаемыми по времени, продукции, трудозатратам, дефектам, стоимости. На этом этапе важно быть объективным и критично оценивать результаты, чтобы понять, стоит ли продолжать в том направлении, которое было выбрано.

Улучшение
На четвёртой и последней стадии, Улучшение, на основе анализа принимаются решения о том, что делать дальше. Если изменения оказались успешными, их следует стандартизировать и внедрить в повседневную практику. Этот этап завершает цикл PDCA, но фактически запускает его заново, так как каждое улучшение открывает новые возможности для дальнейших изменений.

Цикл Деминга (PDCA) — это планомерная работа по проверке гипотез и претворению лучших из них в жизнь. Его применение помогает не только решать текущие проблемы, но и системно подходить к управлению качеством и оптимизации всех бизнес-процессов. Применение цикла PDCA может стать важным шагом на пути к достижению стратегических целей и конкурентоспособности организации.

Цикл Деминга

Модель уровней процессной зрелости

Для оценки зрелости процессов многие организации используют модель уровней процессной зрелости. Процессная зрелость — это степень, до которой организация может формализовать, управлять и оптимизировать свои бизнес-процессы. Чем выше уровень зрелости, тем более эффективными и предсказуемыми становятся процессы, а это, в свою очередь, приводит к повышению общей производительности организации

Модель уровней процессной зрелости — это мощный инструмент, помогающий организациям оценить свои процессы и определить пути их улучшения. Продвижение по уровням зрелости в компании возможно с помощью циклов Деминга.

Выделяют 5 уровней процессной зрелости, которые помогают оценить текущее состояние процессов в организации:

1. Хаотичный уровень. Процессы не формализованы, а контролируются функции. Нет стандартов, документации или четкой структуры. Результаты зависят от усилий отдельных сотрудников.

2. Уровень повторяемости. Начинается появление стандартов и процедур. Процессы становятся более предсказуемыми, а результаты легче повторить.  Однако успех все еще зависит от индивидуальных усилий сотрудников.

3. Уровень определения. Процессы формализованы и документированы. Внедрены стандарты и процедуры, что позволяет обеспечить более высокое качество и стабильность. Процессы становятся более управляемыми и прозрачными.

4. Уровень управления. Процессы активно контролируются и оптимизируются. Используются метрики для оценки и улучшения производительности. Процесс становится гибким, а также начинает изменятся под требования бизнеса.

5. Уровень проактивного улучшения. Процессы постоянно улучшаются под влиянием стратегии компании. Внедряются инновации и изменяются практики для повышения эффективности. Организация стремится к совершенствованию и адаптации к изменениям внешней среды.

Оптимизация бизнес-процессов от частного к общему

Данный подход заключается в том, что в ходе преобразований внимание уделяется отдельным упущениям в продуктивности. Это не обязательно могут быть внутренние элементы операции, влияние могут оказывать и внешние факторы. Например, это могут следующие моменты:

• Продолжительность операции.
• Количество задействованных сотрудников.
• Конкуренция на рынке.
• Специфика рынка.
• Ценовая политика компании.
• Качество реализуемого товара или услуги.

На основе анализа делаются выводы, изначально необходимо иметь цель, затем оценивается модель оптимизации и уже потом проводится ее реализация и внедрение. Важно, чтобы процессы в компании не противоречили бизнес-процессам, используемым в системе автоматизации. Наглядность системы позволяет руководству отследить ход выполнения каждой задачи и выявить слабые места в цепочке действий. Ключевой метод и подход от общего к частному называется реинжиниринг. Когда происходит радикальное преобразование бизнес-процессов на предприятии.

Непрерывные изменения — гибкость оптимизации в BPM-системах

BPM-системы позволяют гибко изменять процессы и сглаживать недочеты, которые могут проявится не сразу, например, через некоторое время после преобразований. Пользователи могут предлагать улучшения, а администраторы вносить правки. Быстрота внесения корректировок и возможность оперативно проверить их эффективность на практике — важно преимущество автоматизации.

Вы можете вносить изменения до достижения желаемого результата. Даже если задача уже эффективно работает некоторое время, в будущем она может потребовать корректировки. При регулярном мониторинге вы заранее увидите негативные предпосылки по каждой операции и  слабые участки. Если какие-то преобразования не сказались положительно, и характеристика процесса ухудшилась, то вы можете вернуться к предыдущей схеме.

Оптимизация бизнес-процессов компании в ELMA365

Оптимизация бизнеса — это логичное звено в развитии компании. Улучшение бизнес-процессов является неотъемлемой составляющей в работе BPM-системы ELMA365, которая включает: моделирование, исполнение, улучшение и контроль.

На первом этапе процессы моделируется в Дизайнере бизнес-процессов, это не требует навыков программирования, а удобный интерфейс позволяет настроить все быстро и с учетом требований рынка. После процессы становятся исполняемыми, и задачи и данные отправляются назначенным исполнителям.

Именно после этого этапа, как правило, и происходит оптимизация и вносятся необходимые корректировки. Преобразования процессов могу происходит и под влиянием изменений рыночных условий или перестановок внутри компании.

Как можно преобразовать процесс, мы подробно разобрали на примере в статье 6 паттернов оптимизации бизнес-процессов. Паттерны, которые мы выделили, помогут грамотно произвести изменения.

Работа с бизнес-процессами  ELMA365 отвечает современным требованиям рынка: Low-code инструменты позволяют гибко подстраиваться под изменяющиеся условия отрасли или трансформации внутри компании. Многие задачи решаются без привлечения программистов. Вы можете улучшать существующие процессы на основе пользовательского опыта сотрудников, внедрять их предложения и создавать рабочие группы, активно вовлеченные в процесс автоматизации своих подразделений.

Для того, чтобы внести изменения в работающую задачу не потребуется специальных навыков или привлечения программистов. Вся информация о задачах, которые выполняет сотрудник, хранится в виде отдельных страниц — карточке задачи. Вы можете переназначать ответственных исполнителей и совершать другие настройки. Бизнес оптимизация при должной доработке операций может принести видимые результаты и положительно сказаться на эффективности и сокращении времени на выполнение той или иной операции.

Эффект от оптимизации бизнес-процессов

Своевременная оптимизация бизнес-процессов в BPM-системе ведет к следующим улучшениям в управлении предприятием:

• Сокращение времени на выполнение задач.
• Улучшение коммуникации между различными отделами организации.
• Повышение лояльности клиентов.
• Сокращение издержек на выполнение одной операции.
• Возможность масштабирования бизнеса.
• Появление дополнительных ресурсов.
• Повышение эффективности управляемости организации.
• Возможность стратегического планирования.

Итоги

Оптимизация бизнес-процессов требует комплексного подхода, активного вовлечения подразделений, знание основ процессного подхода. Современные BPM-системы, как Low-code BPM платформа ELMA365,  отличаются гибкостью настройки и могут оперативно подстраиваться под потребности бизнеса. Использование системы автоматизации бизнес-процессов позволяет структурировать и привести к порядку процессы в организации и сделать их выполнение четким и формализованным. Этот процесс является непрерывным и может описываться циклом Деминга — планирование, выполнение, проверка и улучшение.