Плюсы и минусы ЭДО

Современный бизнес стоит на пути непрерывной автоматизации и цифровой трансформации. В текущих реалиях компании сложно удержаться на рынке, если она закрыта для инноваций и набирающих популярность тенденций. В этой статье мы рассмотрим один из ведущих информационных бизнес-трендов — электронный документооборот (ЭДО), расскажем как он работает, какие плюсы и минусы прячет под капотом, что нужно учитывать при работе с системой.   

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — цифровой способ обмена документами по защищённым каналам связи через специальную программу. Он предназначен для автоматизации внутреннего и внешнего документооборота в компании. 

Система электронного документооборота (СЭД) — программное обеспечение, автоматизирующее работу с документами на всех этапах их жизненного цикла. Она позволяет упростить обмен документами и ускорить взаимодействие с контрагентами или между сотрудниками организации.  

Компания создаёт в корпоративной системе электронный документ и подписывает его цифровой подписью, после чего отправляет подписанный документ контрагенту через оператора ЭДО. Контрагент получает документ в считанные секунды и подписывает его своей цифровой подписью при необходимости. При этом компания-отправитель получает уведомление о факте подписания. 

Юридическую силу электронный документ имеет только если он подписан цифровой подписью и направлен контрагенту через официального оператора ЭДО. Если просто отсканировать документ и отправить его в таком виде по e-mail, то он не будет считаться действительным. Иными словами отсутствие электронной подписи при работе с электронным документооборотом не допускается. 

Плюсы ЭДО

Что нужно предпринять, чтобы осуществить переход на электронный документооборот? Сначала нужно определить для себя обоснования такого решения. Начнём с самого приятного — с преимуществ. Приоткрыв завесу тайны, скажем, что плюсов у ЭДО больше, чем минусов, и они занимают приоритетные позиции. 

Финансовая экономия

Один из самых волнительных моментов практически для любого бизнеса — финансовые затраты. Здесь ЭДО определённо имеет определённое преимущество и может вас порадовать, ведь он экономит денежные средства на таких позициях, как: бумага, печать, оргтехника, логистика, разные виды расходных материалов и организация архива. Сначала вам может показаться, что это мелочь, но в разрезе года по этим пунктам набирается внушительная сумма. 

Безусловно, в самом начале вам придётся потратиться на внедрение системы для работы с электронными документами, но эти расходы обязательно окупятся в процессе пользования. А поскольку вы приобретаете ПО на многие годы, в долгосрочной перспективе вы обеспечиваете себе железную экономию бюджета. 

Минимизация рисков и ошибок

Система электронного обмена документами забирает на себя часть операционных процессов и иной рутинной работы, а значит количество ошибок человеческого фактора заметно уменьшается. Это позволит не только освободить время специалистов для выполнения других задач и повысить производительность персонала, но и избежать неприятных ситуаций, подвергающих риску репутацию вашей организации. 

Кроме того, перед отправкой система проверит срок действия электронной подписи и соответствие документов установленному законодательством формату. Таким образом, она не только помогает избежать случайных операционных ошибок в работе специалистов, но и отслеживает документы на юридическую значимость. 

Скорость

Бумажный документооборот требует немалых временных затрат. Документ необходимо составить, распечатать на бумаге, самостоятельно зарегистрировать, пройтись по всем согласующим и собрать подписи, отправить его, заархивировать. Сотрудник больше времени тратит на какие-то физические манипуляции с документом, чем на непосредственную работу с ним. 

Электронный обмен документами исключает лишние действия, впустую отнимающие время и прочие трудовые ресурсы сотрудника, в том числе хождение по кабинетам, печать, нумерацию и другие процессы, заставляющие работать впустую. Все операции выполняются в единой информационной среде, что существенно упрощает процесс работы и сэкономит затраченное время. К тому же, передача документов осуществляется по цифровым каналам связи, благодаря чему это происходит в считанные секунды. 

Удобный контроль

Когда вы ведёте документооборот в бумажном виде, вы лишаетесь полноценной возможности отслеживать движение документа на протяжении всего цикла. Где сейчас курьер? У кого сейчас находится документ? Когда ждать ответ? Что нужно сделать, чтобы ускорить процесс обработки?  Все эти вопросы мелькают в голове и вызывают беспокойство. 

Система ЭДО благодаря прозрачным процессам позволяет контролировать статусы обрабатываемого документа и всегда быть в курсе текущего этапа. Вы в любой момент можете посмотреть где находится документ, кто ответственный на данном шаге, какие сроки установлены для подписания, что нужно будет сделать дальше и т.д.  Можно спокойно работать, не отвлекаясь на волнение и мысли о судьбе отправленного файла. 

А ещё исключается вероятность забыть о документе и затерять его в бумажных стопках. Система будет напоминать каждому ответственному сотруднику о том, что нужно провести работу с документом. Для этого автоматически ставится задача с установленным сроком выполнения. 

Безопасность

Если вы думаете, что самый безопасный способ хранения документов — это запереть их под ключ за толстыми бронированными стенами, то это уже давно так не работает. Помимо того, что это не самый надёжный вид защиты, так он ещё и довольно дорогой. Вы тратите немалые деньги на покупку сложных замков, сейфов или даже специальных комнат, плюс тратитесь на аренду или покупку площади, где всё это будет располагаться. 

ЭДО исключает подобные траты, а главное — обеспечивает действительно безопасное хранение документов. Это происходит за счёт шифрования данных, использования средств криптографии, ограниченного и контролируемого доступа, резервного копирования данных. В комплексе всё это выстраивает вокруг документов цифровую неприступную крепость. 

Рост трудовой дисциплины

В системе ЭДО настроена точная маршрутизация документов, благодаря которой они будут передаваться между ответственными лицами в чёткой последовательности. Это позволяет исключить “перекидывания” документа между сотрудниками и перекладывания ответственности на плечи коллег. Можно в любой момент зайти в систему и посмотреть на ком сейчас висит задача по обработке документа. 

Кроме того, в системе задаются сроки выполнения задачи по документу  для каждого этапа маршрутизации. Сотрудники всегда видят что нужно сделать и сколько времени у них есть на ту или иную манипуляцию, руководитель также всегда в курсе происходящего. Таким образом, не нарушаются сроки работы с документом и все бизнес-задачи выполняются вовремя.

Доступ из любой точки

В наше время очень важно постоянно находиться на связи и иметь возможность в любой момент и из любого места работать с файлами. Если говорить о бумажных документах, то тут ничего не получится: придётся ехать в офис либо к контрагенту, потратить на это кучу времени и сорвать свои планы. Электронный документооборот даёт возможность создавать, согласовывать и передавать документы из любой точки, где есть доступ к интернету. 

Сейчас популяризируется удалённый формат работы с сотрудниками, и тут максимально важно выстроить с ними чёткое и оперативное взаимодействие (особенно если они находятся в другом городе). Электронный документооборот — единственный способ наладить слаженные коммуникации с удалёнщиками, исключая какие-либо неудобства как для бизнеса, так и для сотрудников. 

Это не все плюсы электронного документооборота, но они имеют самое важное и определяющее значение, потому что напрямую влияют на качество и скорость работы всей организации. Для многих компаний, собирающихся переходить на систему ЭДО, вышеописанные преимущества станут весомыми аргументами в вопросе выбора вида документационного обмена. 

Минусы ЭДО

К сожалению, в мире нет абсолютного совершенства, и у всего есть свои плюсы и минусы. Электронный документооборот помимо преимуществ также обладает некоторыми недостатками. Но мы постараемся показать вам, что эти минусы не так страшны и имеют место быть лишь на первоначальных этапах автоматизации работы с документами. К тому же, есть простые способы, позволяющие их минимизировать и быстрее свести к нулю. Ниже дадим рекомендации по тому, что нужно для этого сделать.

Саботаж сотрудников

Многие люди часто сопротивляются нововведениям и изменениям, поскольку не хотят переучиваться и менять привычный им рабочий процесс. Если вы собрались внедрять электронный документооборот в организации, то будьте готовы столкнуться с недовольством и сопротивлением штатных работников. Однако, надо понимать, что это скоротечное явление и сотрудникам просто нужно время, чтобы привыкнуть к новому порядку. Как только они освоятся в электронной системе, все возражения уйдут в сторону, останется лишь удовольствие от быстрой и качественной работы с документами. 

Вы можете помочь своим сотрудникам проще воспринять переход на ЭДО и адаптироваться к новому режиму быстрее и легче. Что нужно для этого сделать? На первоначальном этапе проведите понятное и полноценное обучение,  в котором разъясните все правила и особенности работы с системой, покажите последовательность выполняемых действий и т.д. Далее обеспечьте постоянную поддержку пользователей, чтобы они оперативно могли решать возникающие вопросы. Это поможет вашим специалистам оперативно перестроиться и войти в новый рабочий ритм. 

Финансовые затраты на внедрение

Действительно, чтобы перевести работу с документами в электронный формат, сначала нужно вложиться в проект внедрения как финансово, так и трудозатратно. Но будьте уверены, потом вы сэкономите и получите больше выгоды от работы с системой ЭДО, нежели продолжите вести делопроизводство на бумаге и будете по мелочи наскребать ежегодно приличную сумму в статье расходов.

Да, вам придётся потратиться на внедрение системы в компании, а возможно ещё и на её разработку или доработку, если вы хотите, чтобы она полностью соответствовала индивидуальным особенностям вашей организации и специфике локальных регламентов. Однако, большинство операторов программного обеспечения могут предложить вам разные способы оплаты, исходя из выбранных параметров. Так например, вы можете установить систему на локальный сервер или разместить её в облаке, а от того что нужно именно вам — будет зависеть итоговая сумма и способ оплаты. 

В дальнейшем из этого минуса последует плюс. Внедрив систему для электронной работы с документами, вы больше не будете тратить деньги на бумагу, смену картриджей, логистику, организацию мест хранения и другие нескончаемые расходы по обслуживанию бумажных документов. 

Отсутствие ЭДО у контрагентов 

Если кто-то из ваших контрагентов ещё не перешёл на электронный документооборот, то тогда между организациями придётся продолжить вести обмен документами на бумаге. В таком случае, вы будете работать параллельно в двух видах взаимодействия: электронном и бумажном. На первый взгляд это кажется неудобным, но на самом деле даже если частично переходить на ЭДО, то производительность организации заметно улучшиться. 

Практически любой минус можно сгладить или даже преобразовать в плюс, если грамотно спланировать проект внедрения и продуманно переходить на ЭДО. Что нужно сделать для этого? Необходимо чётко поставить все задачи, собрать профессиональную команду, обеспечить бесперебойную работу ИТ-ландшафта, обсудить все нюансы с контрагентами, обучить персонал и т.д. Если вы подойдёте к вопросу автоматизации ответственно, то проект будет успешным, и вы сможете полноценно работать в системе без каких-либо трудностей. В противном случае начнут появляться ошибки, траты будут расти, время затягиваться, а система так и не начнёт нормально работать. Планирование проекта внедрения — залог успеха.

А вообще электронный документооборот набирает популярность с такой скоростью, что в ближайшем будущем не останется компаний, у которых не была бы внедрена СЭД. Большая часть бизнеса уже отказалась от бумажных документов, перевела их в цифровой вид и активно использует ЭДО в своей работе. 

Что входит в классический функционал СЭД

Систему ЭДО можно настраивать полностью под свою компанию, вводя дополнительные возможности, но каждый софт обладает базовым функционалом, которые должны закрывать стандартные бизнес-задачи и подходить для работы любой компании. Что входит в классический набор инструментов СЭД? Рассмотрим далее.

Электронный архив 

Представляет собой систему хранения электронных документов, структурирует и консолидирует их в одном месте, упрощая тем самым работу с поиском и выгрузкой необходимых файлов. Файлы хранятся в привычных для любого пользователя папках, по которым легко и быстро можно осуществить отбор необходимых данных.

Электронная канцелярия 

Отвечает за налаживание цикла делопроизводства: регистрирует документы, создаёт реестры, пролонгирует договоры. 

Финансовые документы

Закрепляются за ответственным сотрудником с регламентированными сроками согласования. Стадии оплаты полностью контролируются, исключается возможность потери документов и риски несвоевременной оплаты.

Маршрутизация документов 

Маршруты движения документов определяются системой автоматически, благодаря чему сотрудникам не надо бегать по офису в поисках следующего ответственного лица. Плюс это снижает риски ошибок и задержек при работе с  документами.

Работа с ЭЦП 

Электронная цифровая подпись предусмотрена в каждой СЭД, так как является неотъемлемой частью работы с электронными документами. Подписание документов с помощью ЭЦП придаёт им юридическую значимость и позволяет идентифицировать подписанта. 

Постановка задач 

Все задачи собираются в одном месте для наиболее удобного контроля. В системе можно видеть их приоритетность, сроки выполнения, соотносить их с загрузкой сотрудников, и за счёт этого грамотно распределять и оценивать эффективность работы.   

ЭДО с контрагентами 

Обеспечивается путём интеграции с операторами ЮЗДО. Таким образом ускоряется процесс обмена документами и исключаются риски потерь и ошибок. 

Ещё одной составляющей, как правило, выступает мобильное приложение. В современном мире важно всегда быть на связи и иметь возможность зайти в систему из любой точки и в любое время. Вам могут встретиться системы, у которых нет мобильного приложения, но это единичные случаи. Большинство современных разработчиков понимают важность быстрого удалённого подключения и сразу создают такую возможность для пользователей. 

Масштабирование СЭД

Любой бизнес желает расти и развиваться, а вместе с этим увеличивается количество документов, объём задач и штат сотрудников. Что нужно, чтобы корпоративная система могла свободно расширяться и надстраивать новые бизнес-процессы для сохранения качественной работы с документами? 

С такой задачей отлично справляются системы, разработанные на базе инструментов Low-code. Они гарантируют гибкость процессов и лёгкое масштабирование, сохраняя при этом скорость обработки документов. Low-code инструменты позволяют добавлять функционал без знаний в области программирования. Настройка осуществляется в визуальном редакторе с помощью способа Drag-and-Drop, т.е. путём перетягивания графических элементов. Также в системе есть большой набор стандартных виджетов, который позволяет закрывать большую часть задач по визуализации данных. К тому же из этих виджетов можно создавать собственные компоненты и использовать их в дальнейшей работе. Такой вид инструментов позволяет не тратить денежные средства на привлечение дорогостоящих программистов. Все настройки начинают функционировать сразу, для этого не требуется останавливать работу системы и перезагружать её. Это позволяет реализовывать все идеи по дополнению системных возможностей не только легко, но и быстро. 

Многие другие системы тоже могут масштабироваться, но что нужно сделать для этого? Ответ один — привлечь на проект программистов. При таком виде систем настройка осуществляется через создание новых скриптов, иными словами через прописывание кода. С такой работой не справиться без наличия необходимого уровня знаний. Плюс на расширение функционала потребуется больше времени и финансовых затрат. 

Операторы ЭДО

Кто такие операторы ЭДО, что нужно о них знать и какова их роль в организации электронного обмена документами? Рассмотрим чуть подробнее, чтобы внести ясность. 

Операторы ЭДО — коммерческие организации, которые обладают всеми необходимыми технологическими и правовыми возможностями для обеспечения безопасности и юридической значимости обрабатываемых документов. Они гарантируют конфиденциальность передаваемых данных и осуществляют проверку контрагентов. 

Деятельность операторов ЭДО регулируется положениями Приказа ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@. Поэтому такое взаимодействие полностью легитимно и поддерживается официальным указом государства.

Что нужно, чтобы наладить взаимодействие с оператором ЭДО? В первую очередь необходимо подключить его к вашей корпоративной системе, через которую вы проводите обмен документами. Операторы ЭДО обязательно должны соответствовать всем установленным законодательством требованиям и иметь лицензию на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами. Также они должны обеспечить техническую составляющую реализации электронной обработки документов.

Что входит в функционал операторов ЭДО?

• Хранение документов согласно требованиям законодательства;
• Проверка каждого абонента на достоверность предоставленной информации;
• Фиксация истории изменений по каждому документу;
• Выгрузка и заполнение документов, подписание и отправка;
• Поддержка пользователей при работе с ЭДО;
• Обеспечение конфиденциальности обмена документами;
• Контроль соблюдения законодательных регламентов;
• Гарантия доставки документа;
• Реализация обмена приглашениями между контрагентами.

Кроме того, операторы ЭДО могут выступать независимой стороной при возникновении споров между контрагентами. Исключением является случай, если предмет спора связан с предоставлением документов в ФНС.

Что нужно учитывать при выборе оператора ЭДО? Каждый бизнес имеет свои индивидуальные особенности, поэтому выбор необходимо осуществлять, исходя из объёма документов и специфики вашей компании. Конечно, не забудьте посмотреть преимущества работы с тем или иным оператором, найдите наиболее привлекательные условия для себя. Определите перечень ваших потребностей и сравнивайте их с функциональными предложениями операторов ЭДО, чтобы переходить на электронный вид обмена документами без сомнений и переживаний. 

Переход на ЭДО

Если вы решились на отказ от бумажного вида работы с документами и решили встать на путь автоматизации, у вас наверняка сразу возникает вопрос: “Что нужно сделать, чтобы осуществить грамотный переход на электронный документооборот?”. Рассмотрим основные шаги:

1. Выбрать корпоративную систему для работы с электронными документами. 
2. Уведомить контрагентов о вашем решении вести работу с документами в электронном виде.
3. Выпустить электронную подпись для каждого сотрудника компании, который будет работать с документами. Сделать это можно только в аккредитованном удостоверяющем центре.
4. Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним соглашение на совместную работу.
5. Интегрируйте систему ЭДО с другими важными для работы бизнеса системами и сервисами. 
6. Подключите к ЭДО контрагентов. 
7. Обучите персонал всем тонкостям работы с системой ЭДО и начинайте эксплуатацию. 

На ЭДО можно переходить полностью, а можно частично. Например, вы можете перевести не все документы в электронный вид, а лишь некоторые из них, если для вас такой вариант удобен. Или даже если вы планируете полноценно переходить на ЭДО, можете делать это постепенно. То есть, сначала вы автоматизируете работу с частью документов, спокойно адаптируетесь к новому формату, а когда освоитесь, можете перевести оставшиеся документы в систему.  

Есть ещё один вариант частичного перевода делопроизводства в цифру, при котором вы переводите не отдельные документы, а отдельные группы персонала. К примеру, вы можете автоматизировать работу только с удалёнными сотрудниками, а со всеми остальными продолжить обмениваться документами в бумажном формате.  

Подведём итоги

Хорошо обдумав и взвесив все «за» и «против», мы приходим к выводу, что электронный документооборот необходим современному бизнесу для сохранения конкурентных позиций и роста показателей производительности. Он помогает организовать обмен документами удобном виде, ускорить их жизненный цикл и снизить нагрузку на сотрудников, при этом увеличивая чёткость и эффективность выполняемой работы. 

Ещё несколько лет назад компании относились к работе с электронными документами, как к чему-то ненужному и сложному. Сейчас же всё наоборот. Многие организации осознали, что нужно переводить документооборот в цифру для поддержания бизнеса на плаву и роста конкурентоспособности на рынке. Отсутствие автоматизации процессов предприятия тормозит развитие бизнеса и становится угрозой для его существования.    

Мы предлагаем вам попробовать систему, которая быстро и качественно автоматизирует документооборот в компании — ELMA365 ECM. Она построена на современном технологическом стеке и обладает всем необходимым функционалом для полноценной работы с документами, а также внушительным потенциалом для расширения. Для вашего удобства предлагается пробный период на 14 дней, чтобы вы могли “потрогать” систему перед внедрением, проверить как она работает и соответствует ли вашим требованиям.