Роли в процессном управлении

В статье рассмотрим основные роли в управлении бизнес-процессами: владелец процесса, администратор процесса, аналитик и процессный методолог, их обязанности и зоны ответственности.

Владелец процесса — кто это?

В BPM-подходе владелец процесса занимает ключевую роль в эффективном управлении процессами. Владелец процесса — это отдельный сотрудник, отвечающий за определенный бизнес-процесс в организации. Владельцу процесса подчиняется сам процесс.

Среди основных обязанностей владельца процесса можно отметить следующие:

1. Определение целей процесса. Владелец процесса устанавливает четкие цели и задачи, которые должны быть достигнуты в рамках процесса. Эти цели должны соответствовать общим стратегическим целям организации и потребностям клиентов.
2. Проектирование и разработка процесса. Владелец отвечает за разработку структуры процесса, включая его этапы, ресурсы и необходимые технологии. Это включает в себя создание схемы процесса и описание его последовательности.
3. Мониторинг и контроль. Важно отслеживать выполнение процесса и измерять его эффективность. Владелец должен регулярно анализировать показатели производительности, чтобы выявлять узкие места и находить возможности для улучшения.
4. Управление рисками. Ключевая задача владельца процесса — предвидеть возможные риски и проблемы, которые могут возникнуть в ходе выполнения процесса. Он должен разработать стратегии для их минимизации или предотвращения.
5. Координация взаимодействия: Владелец процесса играет роль посредника между различными отделами и командами, вовлеченными в процесс. Он обеспечивает их взаимодействие и сотрудничество, что способствует более эффективной работе.
6. Обучение и развитие команды: Владелец процесса отвечает за обучение сотрудников, участвующих в процессе, и поддерживает их профессиональное развитие. Это необходимо для повышения квалификации и улучшения выполнения задач.

Зона ответственности владельца процесса определяется уровнем зрелости бизнес-процесса и уровнем зрелости всей компании. Хороший владелец бизнес-процесса двигает процесс перед, а вместе с ним и всю компанию. Четкое понимание их обязанностей и ответственности помогает организациям достигать высоких результатов и оставаться конкурентоспособными в непростых условиях современного бизнеса. 

Как выбрать владельца процесса

Выбор владельца процесса — это важный шаг в управлении бизнес-процессами. В этой статье мы рассмотрим, какие критерии следует учитывать при выборе владельца процесса, а также на что обратить внимание в процессе отбора.

Критерии выбора владельца процесса:

1. Знания о процессе: Владелец процесса должен иметь глубокое понимание бизнес-задач и мыслить категориями ценности для бизнеса.
2. Владелец процесса должен быть клиентоориентированным сотрудником. Искренний сервис - приоритет, поскольку предоставление пользы - основная функция бизнес-процесса.
3. Лидерские качества: Владельцу процесса необходимо быть хорошим лидером, который может вдохновлять и мотивировать команду. Он должен уметь принимать решения и брать на себя ответственность за результаты.
4. Должность владельца процесса требует вовлечения и времени. Задаче необходимо уделять внимание, распределять “власть” между участниками бизнес-процесса.
5. Приказной тон при назначении на эту должность не работает. Сотрудник должен сам хотеть быть участником изменений и руководить не “номинально”.
6. Компетенции в управлении изменениями и интеграционными способностями: Изменения — это естественная часть бизнес-процессов. Владелец процесса должен успешно управлять изменениями, адаптироваться к ним и вести свою команду через трансформации.
7. Коммуникационные навыки: Владелец процесса должен уметь донести информацию, организовать обсуждения и уметь слушать мнения других людей.

Выбор владельца процесса — это не только подбор подходящего кандидата, но и создание условий для успешной работы. Рассмотрим несколько возможных вариантов:

1. Владелец тот, у которого больше полномочий, руководитель более высокого порядка. Один человек может стать владельцем десятка процессов, а сам сотрудник окажется перегруженным.
2. Владелец процесса выполняет большое количество операций в процессе, знает процесс лучше других участников. Однако подход “максимальная загрузка” для одного сотрудника может быть воспринята отрицательно.
3. Владелец процесса задействован в самых узких местах бизнес-процесса - имеет смысл с точки зрения эффективности процесса при уверенности в сотруднике, занимающем эту должность.
4. Владелец процесса - сотрудник, который находится ближе всего к внешнему или внутреннему клиенту. Сотрудник знает, что нужно изменить в процессе, чтобы обеспечить максимально качественный выход процесса.
5. Владелец процесса - инициативный сотрудник с большим опытом и хорошими идеями, который приведет компанию к процветанию.

Выбор владельца процесса — это важный и ответственный шаг, который требует тщательного анализа и внимания. Правильный кандидат сможет не только эффективно управлять процессами, но и стать связующим звеном в команде.

Как вписать владельца процесса в оргструктуру

Интеграция владельца процесса в организационную структуру компании — это ключевой шаг к эффективному управлению бизнес-процессами. В этой статье мы рассмотрим два способа, которые помогут найти оптимальное место для владельца процесса в оргструктуре

Вариант интеграции через функциональную структуру. В этом подходе владелец процесса помещается в функциональную команду, отвечающую за определенный бизнес-функционал. Владельцы процессов, находясь в функциональных командах, получают возможность глубже понять специфику работы. Непосредственное взаимодействие с членами команды позволяет быстро решать возникающие вопросы и оптимизировать процессы.У владельца процесса будет четкая зона ответственности в рамках своей команды, что уменьшает вероятность возникновения конфликтов. Однако владельцы процессов могут столкнуться с недостатком времени, если их основная роль будет распределена между многими задачами. А также существует меньшая видимость проекта среди остальных задач.

Вариант интеграции через матричную структуру, когда владелец отвечает за процесс, но взаимодействует с несколькими функциональными командами. Владельцы процессов получают возможность влиять сразу на несколько команд, что может привести к более целостному подходу в управлении. Кроме того, матричная структура позволяет быстро адаптироваться к изменяющимся требованиям бизнеса и делает процесс управления более динамичным. Но при этом владельцы процесса могут сталкиваться с конфликтами при определении обязанностей и ролей и сложностями в координации.

Выбор способа интеграции владельца процесса в организационную структуру зависит от специфики и потребностей компании. Оба предложенных подхода имеют свои плюсы и минусы, и успешная реализация зависит от многих факторов, включая корпоративную культуру и внутренние процессы.

А кто есть еще, кроме владельца?

В процессе управления бизнесом часто обсуждается роль владельца процесса, однако это далеко не единственная функция внутри организации, ответственной за эффективность и оптимизацию процессов. Рассмотрим подробно основные роли, которые играют участие в процессном управлении и их значение для компании.

Администратор процесса

Он следит за исполнением уже функционирующего процесса. Основные задачи: работа с персоналом, сбор и отправка откликов по усовершенствованию процесса, организация работы на местах, передача информации владельцу процесса. Обычно это руководители отдела - функциональный менеджмент.

Аналитик бизнес-процессов

Роль аналитика бизнес-процессов заключается в моделировании и анализе существующих процессов, выявлении узких мест и предложении улучшений. Аналитик работает в тесном сотрудничестве с владельцами и заинтересованными сторонами, чтобы понять потребности бизнеса и предложить решения, которые помогут оптимизировать процессы.

Процессный методолог

Часто компании назначают специального специалиста по процессному управлению, который отвечает за развитие методологии управления процессами, разработку стандартов и координацию работы между различными владельцами процессов. Этот специалист также может проводить обучение и развивать культуру процессного управления внутри организации.

Процессное управление – это сложный и многогранный механизм, в котором задействованы различные роли и функции. Успешное управление бизнес-процессами невозможно без участия множества людей, каждый из которых вносит свой вклад в общую цель.

Особенности владельца процесса как руководителя

Владельцы процессов играют ключевую роль в управлении бизнесом, особенно в контексте оптимизации и эффективности работ. Рассмотрим характеристики, необходимые для данной роли, а также их влияние на организацию в целом.

• Владельцы процесса как лидеры. Они должны не только контролировать процесс, но и вдохновлять свою команду. Владельцы процессов должны иметь четкое видение и уметь делиться им с другими.
• Коммуникационные навыки. Владельцы процесса должны быть способны четко донести свои идеи, задачи и требования до команды. Умение слушать и учитывать мнения других также играет важную роль.
• Ответственность и принятие решений. Владельцы процессов должны уметь принимать решения, основываясь на данных и аналитике. Также важно, чтобы они могли признавать свои ошибки и учиться на них.
• Требуется умение устанавливать четкие цели и критерии успеха, отслеживать прогресс, а также адаптироваться к изменениям и корректировать курс на основе полученных результатов.
• Владельцы процессов должны уметь идентифицировать и оценивать возможные риски,  разрабатывать стратегии по их минимизации.
• Способность к обучению и развитию. Владельцы процессов должны следить за новыми тенденциями, методологиями и технологиями, которые могут помочь улучшить их работу.

Владельцы процессов играют критически важную роль в управлении бизнесом и его эффективностью. Владелец процесса – это не только координатор и контролер, но и лидер, коммуникатор, принимающий решения и ориентированный на результат профессионал. Они могут значительно повысить производительность и добиться успеха как в отдельных процессах, так и в организации в целом.