Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Проекты редко идут строго по плану — внешние обстоятельства, ошибки в оценке сроков, ресурсов, или просто человеческий фактор могут повлиять на результат. Поэтому важно как минимум иметь план на случай возникновения проблем, а при системном подходе — стратегию управления рисками проекта. Так можно избежать потенциальных проблем, снизить степень их влияния на результат и облегчить ведение проекта для всех его участников.
Содержание:
- Что такое управление рисками проекта
- Как разработать стратегию управления рисками проекта
- Методы управления рисками проекта
- Как ПО помогает в управлении рисками
- Итоги и лучшие практики управления рисками проекта
- FAQ: управление рисками проекта
Что такое управление рисками проекта
Управление рисками проекта — это системный процесс выявления, анализа и контроля факторов, которые могут повлиять на цели проекта. Это могут быть технические сбои, изменение требований, ошибки в расчётах или внешние события. Цель — заранее распознать угрозы, провести оценку рисков проекта и выработать меры по их минимизации.
Без своевременной оценки рисков проекта даже незначительные отклонения способны перерасти в серьёзные проблемы: срывы сроков, перерасход бюджета, потерю качества или репутационные потери. Эффективное управление проектными рисками позволяет заранее предусмотреть такие ситуации, разработать превентивные меры и гибко отреагировать на изменения. Эффективное управление рисками в проекте снижает неопределенность, обеспечивает предсказуемый результат и защищает инвестиции компании.
Управление рисками проекта — пример. При переносе сайта с одного домена на другой диджитал-команда провела оценку рисков проекта, выбрала стратегию смягчения (резерв по срокам и бэкапы), оформила план управления рисками проекта и настроила оповещения в ELMA365.
Виды рисков
На практике выделяют разные группы рисков, которые могут лечь в основу стратегии управления рисками и помочь в анализе рисков проекта.
| Виды рисков | Описание |
|---|---|
| Технические | Связанные с производительностью, технологиями, проблемами интеграции или техническими сбоями. |
| Операционные | Относящиеся к процессам выполнения проекта, включая проблемы в цепи поставок, неэффективность процессов или ограничения ресурсов. |
| Финансовые | Связанные с превышением бюджета, изменениями на финансовых рынках или проблемами с финансированием. |
| Юридические и риски комплаенса | Относящиеся к правовым нормам, контрактам или лицензионным требованиям. |
| Экологические | Касаются природных катастроф, экологических нормативов или проблем устойчивого развития. |
| Социальные и политические | Возникают из-за политической нестабильности, социальных беспорядков или изменений в публичной политике. |
| Стратегические | Несоответствие результатов проекта целям, которые компания ставит перед собой. |
Таблица 1. Виды рисков на проекте
Этапы управления проектными рисками
- Планирование управления рисками проекта — определение целей, ролей, методов и критериев оценки.
- Идентификация рисков — выявление всех потенциальных угроз и их классификация.
- Анализ рисков проекта — оценка вероятности и влияния рисков, выбор методов анализа.
- Планирование реагирования на риски — разработка стратегий: избежание, смягчение, передача или принятие.
- Осуществление реагирования на риски — внедрение мер, контроль исполнения.
- Мониторинг и контроль рисков — отслеживание выявленных и новых рисков, оценка эффективности мер, корректировка планов.
Как разработать стратегию управления рисками проекта
Стратегии и методы управления рисками проекта определяют, как команда реагирует на угрозы и возможности. От правильного выбора зависит, насколько быстро организация адаптируется к изменениям.
На ранних этапах проекта менеджер проекта определяет категории рисков. Далее нужно назначить ответственных, описать процедуры анализа и подготовить формы регистрации событий. Такое планирование управления рисками и формирует базу для постоянного мониторинга.
Практические рекомендации:
- На этапе реализации регулярно пересматривайте реестр рисков, оценивайте актуальность угроз и обновляйте план реагирования
- По завершении проекта проводите анализ того, какие меры сработали, а какие требуют корректировки.
- Используйте специализированного ПО. Например, ELMA365 позволяет автоматизировать этот цикл: от планирования до отчетности, обеспечивая контроль, прозрачность и накопление опыта для следующих проектов.
Планирование и работа с рисками проекта
Планирование управления рисками — это начальный этап, своего рода фундамент для того, как будет осуществляться риск менеджмент на протяжении всего проекта. На этом шаге определяется стратегия управления – она должна соответствовать целям проекта, включать методологию, инструменты и техники, роли и обязанности, а также классификацию рисков. В результате вы получаете документ — план управления рисками проекта.
Основные компоненты планирования управления рисками:
Стратегия выявления — определяет общий подход к управлению рисками, включая принципы и практики, которые будут использоваться. Основываясь на целях проекта, стратегия задает тон - насколько осторожным или рискованным будет проект.
Роли и обязанности — четкое определение сотрудников, ответственных за выявление, анализ, реагирование и мониторинг. На этом шаге назначается менеджер или команды по управлению рисками, а также определяются роли участников проектной команды и всех заинтересованных сторон.
Методы выявления рисков — методы, средства и инструменты, которые будут использоваться для выявления рисков, такие как SWOT-анализ и экспертные интервью. На этом шаге также можно определить, насколько часто будут проводиться сессии для выявления рисков и как они будут документироваться.
Подходы к анализу рисков — принятие решений о методах качественного и количественного анализа рисков, определение способов расстановки приоритетов, установка критериев для оценки рисков с точки зрения их воздействия и вероятности.
Стратегии реагирования на риски — на этапе планирования определяются предпочтительные стратегии реагирования на выявленные риски, такие как избежание, смягчение, передача или принятие.
Мониторинг и отчетность — определение процедур мониторинга рисков на протяжении всего проекта, включая обработку изменений или появление новых рисков. В плане управления также должно быть указано, как и кому будет предоставляться информация о рисках.
Бюджетирование — выделение ресурсов для деятельности по управлению рисками. Сюда могут включаться выделение резерва на случай экстренных ситуаций, рассчитанного на общем профиле риска проекта.
План управления рисками проекта
План управления рисками проекта — документ, описывающий, как организация выявляет, анализирует и контролирует риски. Он задаёт единые правила, методы управления рисками проекта и обеспечивает согласованность действий.
В стандартный план управления рисками входят:
- Цели и принципы управления рисками. Определяются подход и степень готовности компании к рискам.
- Роли и ответственность. Указывается, кто выявляет, оценивает и контролирует риски.
- Методы и инструменты. Описываются способы идентификации и анализа рисков, формы отчетности, шаблоны журналов и матриц.
- Процедуры реагирования. Расписываются действия при наступлении событий риска, способы эскалации и контроль сроков реагирования.
- Коммуникации и мониторинг. Регламентируется обмен информацией о рисках, частота пересмотра и обновления плана.
Примеры и шаблоны плана управления рисками проекта
В качестве примера можно использовать электронные формы в BPM-системах: карточки риска, матрицы вероятности и влияния, журналы инцидентов. Такие шаблоны можно настроить под специфику компании — например, в ELMA365 формы создаются с помощью визуального Low-code-дизайнера, без участия разработчиков. Это облегчает ведение реестра рисков и позволяет оперативно обновлять данные по каждому проекту.
Методы управления рисками проекта
Идентификация рисков
Крайне важно точно определять потенциальные риски до того, как они станут реальными проблемами. Этот процесс является непрерывным и включает применение различных техник, таких как мозговой штурм, метод Дельфи, SWOT- анализ и чеклисты. Суть в том, чтобы создать всесторонний список рисков на основе исторических данных, экспертного мнения и прогнозирования.
Этот этап критичен, так как не выявленными рисками невозможно управлять. Важно вовлечь всю проектную команду и заинтересованные стороны для проведения всестороннего анализа.
Способы идентификации рисков:
Мозговой штурм — один из наиболее распространенных и эффективных методов. Сессии с проектной командой могут выявить широкий спектр рисков, от очевидных до скрытых. Вовлекая всех участников проекта в регулярные обсуждения, вы гарантируете актуальность профиля рисков своего проекта.
Чеклисты, составленные на основе опыта предыдущих проектов или стандартов отрасли могут помочь выявить общие риски. Однако для выявления специфичных для проекта рисков следует использовать и другие техники.
Интервью с членами команды, заинтересованными сторонами или экспертами, имеющими опыт работы с подобными проектами.
SWOT-анализ — поможет выявить внутренние и внешние риски, так как рассматривает проект с четырех сторон, затрагивая сильные и слабые стороны, возможности и угрозы.
Метод Дельфи включает анонимный сбор мнений экспертов. Обратная связь обсуждается в группе до достижения общего мнения по потенциальным рискам, благодаря чему рассматривается множество точек зрения.
Диаграммы причинно-следственных связей — также известные как диаграммы рыбной кости или диаграммы Исикавы. Эти визуальные схемы помогают выявить коренные причины потенциальных рисков и возможных проблем.
Анализ сценариев — предполагает составление различных будущих сценариев для выявления потенциальных рисков.
Анализ рисков проекта
Анализ рисков — это ключевой процесс, связующее звено между выявлением потенциальных рисков и принятием стратегий по их смягчению.
На этом этапе производится оценка выявленных рисков для определения их потенциального влияния на цели проекта и вероятности их возникновения. Понимая качественные и количественные аспекты рисков, руководители могут определить приоритеты и принять обоснованные решения о том, куда направить ресурсы для смягчения рисков.
Качественный анализ рисков
Качественный анализ оценивает риски на основе их тяжести и вероятности и помогает определить, какие риски требуют немедленного внимания, а какие можно отслеживать в течение времени. Используя такие инструменты, как матрицы вероятности, команда может составить список рисков с четким приоритетом, что поможет сосредоточить усилия именно там, где они нужнее всего.
Количественный анализ рисков
В количественном анализе рисков используются данные и статистические методы для прогнозирования потенциальных последствий рисков на цели проекта. Количественный анализ особенно ценен для рисков с высокой степенью воздействия. Он дает представление о том, как вариации в переменных проекта могут повлиять на общие результаты.
На основе такого анализа разрабатываются стратегии управления рисками — избежание, смягчение риска, перенос или принятие. Выбор зависит от характера риска и его потенциального влияния на проект.
Способы реагирования на риски
Планирование реагирования на риски является критическим этапом в общем процессе управления. На этом шаге разрабатываются меры по реагированию на выявленные риски. Эффективное планирование гарантирует, что для каждого значимого риска есть четкая и действенная стратегия, которая может быть реализована для защиты проекта.
Общий план реагирования разрабатывается следующим образом:
1. Выявление реакций. Для каждого значимого риска проведите мозговой штурм, чтобы выработать потенциальные стратегии реагирования, соответствующие общим целям проекта и ожиданиям заинтересованных сторон.
2. Оценка вариантов. Оцените осуществимость, затраты, выгоды и последствия каждой выявленной стратегии реагирования.
3. Выбор предпочтительных действий. Выберите наиболее подходящую стратегию для каждого риска, учитывая приоритеты и ограничения проекта.
4. Назначение ответственных лиц. Четко определите, кто будет ответственен за выполнение действий по реагированию на риски.
5. Разработка планов действий. Для каждого выбранного действия разработайте детальные планы, которые будут включать сроки, необходимые ресурсы и конкретные шаги.
6. Интеграция в план проекта. Убедитесь, что планы реагирования на риски полностью интегрированы в общий план проекта, с соответствующими корректировками графиков, бюджетов и распределения ресурсов.
7. Установка метрик. Определите, как будет измеряться и отслеживаться эффективность мер по реагированию на риски в течение времени.
| Стратегия | Описание |
|---|---|
| Избежание | Изменение плана проекта с целью устранить источник риска. |
| Смягчение | Снижение вероятности возникновения или влияния риска за счет превентивных мер. |
| Передача последствий | Передача последствий риска третьей стороне (например, страховой компании или подрядчику). |
| Принятие | Осознанное согласие на риск при условии, что его влияние контролируемо. |
Таблица 2. Базовые стратегии реагирования на угрозы
Для проектов в сфере IT смягчение рисков может включать резервирование серверных мощностей, использование бэкапов и автоматическое восстановление данных. В производственных компаниях — внедрение системы контроля качества и плановых проверок оборудования. В BPM-платформах, таких как ELMA365, можно задать автоматические триггеры и оповещения при изменении статуса риска — это позволяет действовать на опережение и вовремя запускать корректирующие меры.
После того, как планы реагирования составлены и согласованы, их нужно привести в действие. Здесь менеджеру проекта потребуются навыки влияния, так как люди, ответственные за выполнение тех или иных мероприятий, могут и вовсе не входить в команду проекта. На этом шаге очень полезными оказываются современные инструменты для планирования и внутренних коммуникаций: корпоративные системы с функционалом задач, календарей, оповещений и эскалаций.
Мониторинг и контроль рисков
Мониторинг и контроль рисков — это отслеживание выявленных и остаточных рисков, выявление новых и оценка эффективности мер по реагированию.
Какими инструментами можно пользоваться на данном этапе:
Регулярные обзоры рисков — встречи, на которых команда рассматривает существующие риски, оценивает статус мер по реагированию и выявлению новых. В эти встречи должны быть вовлечены все члены команды проекта и заинтересованные стороны – это поможет обеспечить всестороннее понимание текущей ситуации.
Отслеживание триггеров — выявление и контроль триггеров для каждого риска. Триггеры — это условия или события, указывающими на то, что риск становится актуальным. Следя за этими триггерами, команды проекта могут действовать на опережение, до того, как риски окажут значительное влияние на проект.
Измерение производительности — это механизм использования KPI и метрик для оценки эффективности мер по реагированию. Сюда может входить отслеживание реального влияния рисков по сравнению с их предполагаемым влиянием, а также оценка производительности по затратам.
Переоценка рисков — по мере продвижения проекта может измениться степень серьезности и вероятности у ранее выявленные рисков, а также могут возникнуть новые риски. Регулярная переоценка ситуации необходима для того, чтобы план сохранял актуальность.
Проверка процессов управления — периодически полезно проводить аудит процесса управления рисками, чтобы убедиться в его эффективности и последовательности применения.
Как ПО помогает в управлении рисками
Современные low-code платформы и BPM-системы играют ключевую роль в управлении рисками проекта. Они позволяют вести реестры рисков, фиксировать статус, хранить документы и получать отчёты. Рассмотрим полезный функционал, который предлагают системы для управления проектами в компании.
Централизованные реестры рисков.ПО позволяет командам вести централизованные хранилища идентифицированных рисков. Риски удобно регистрировать по мере выявления и хранить в одном месте, чтобы ничего не потерялось. Можно указать масштаб воздействия риска, отметить проект, к которому он относится, указать его статус.
Настроенные формы.Технология Low-code позволяет создавать и редактировать формы – это значит, кто команда сможет вносить специфические детали о каждом риске, например, категорию, вероятность, воздействие и связанные триггеры. К примеру, Low-code конструктор форм в ELMA365 позволяет создавать формы даже людям без технического опыта за счет механизма drag-and-drop.
Интеграция с инструментами коммуникации, такими как электронная почта и мессенджеры, позволяет членам команды быстро и эффективно сообщать друг другу о рисках.
Визуализация данных. Программное обеспечение для управления проектами часто включает инструменты визуализации данных, такие как диаграммы и графики, что упрощает анализ и выявление тенденций.
Оценка вероятности и воздействия. Ряд платформ предоставляет встроенные инструменты для оценки вероятности и воздействия рисков, упрощая процесс оценки рисков на основе их серьезности.
Документооборот. Интегрированные функции управления документами позволяют командам хранить и обмениваться планами реагирования в режиме реального времени, вести контроль версий, оставлять комментарии к документам и т.д.
Оповещения. Многие платформы предлагают автоматизированные оповещения, которые сообщают членам команды о изменении статуса риска или обнаружении новых рисков.
Отчетность в реальном времени. Актуальные отчеты о рисках позволяют менеджерам компании принимать своевременные решения. Их также удобно использовать для информирования всех участников проекта, руководителей и других заинтересованных лиц.
Управление задачами. Интеграция с инструментами для управления задачами внутри компании позволяет командам связывать задачи по реагированию на риски непосредственно с задачами проекта. Таким образом меры по смягчению рисков безболезненно встраиваются в рабочий процесс.
Таким образом, программное обеспечение оптимизирует весь процесс управления рисками, сокращая время и усилия, необходимые для идентификации, анализа и реагирования на риски. Общие рабочие пространства, мессенджеры и возможности комментирования, позволяет членам команды более эффективно сотрудничать в рамках мероприятий по управлению рисками.
Доступ к данным о рисках в реальном времени и наглядные отчеты позволяют руководителям принимать информированные решения о приоритетах рисков и стратегиях реагирования. Тем самым, информационные системы облегчают работу, снижают риск ошибок и помогают укрепить экономику проекта.
Итоги и лучшие практики управления рисками проекта
Управление рисками проекта — процесс, включающий анализ рисков проекта, планирование, реагирование и мониторинг. Важно учитывать, что это не разовое действие, а постоянная практика, встроенная в систему управления проектами. Компании, внедряющие системный риск-менеджмент, делают свои проекты предсказуемыми и защищёнными.
Для эффективной работы рекомендуется использовать специализированное ПО, например ELMA365 Проекты, где можно настраивать формы, процессы и шаблоны под конкретные задачи компании. Решение «Управление рисками» из ELMA Store автоматизирует планирование, оценку и контроль рисков, помогая держать под контролем все этапы проекта.
Лучшие практики:
- Интеграция риск-менеджмента в проектное планирование. Риски оцениваются не отдельно, а в контексте целей и ресурсов проекта. Важна системная работа с рисками проекта.
- Применение цифровых инструментов. Современные BPM- и low-code-платформы, такие как ELMA365, помогают автоматизировать регистрацию, оценку и контроль рисков, обеспечивая прозрачность и своевременную отчетность.
- Регулярная коммуникация. Команды и заинтересованные стороны должны обмениваться информацией о новых рисках и корректировать действия в реальном времени.
- Непрерывное совершенствование. После завершения проекта проводится анализ эффективности принятых мер — этот опыт используется для улучшения будущих проектов.
Следуя этим принципам, бизнес выстраивает зрелую систему управления рисками проекта, где каждая угроза превращается в управляемый процесс, а каждый проект — в устойчивый результат.
FAQ: управление рисками проекта
Что такое управление рисками проекта и зачем оно нужно?
Управление рисками проекта — это системный процесс выявления, анализа и контроля факторов, которые могут повлиять на цели проекта. Оно помогает заранее распознать угрозы, оперативно отреагировать и снизить их влияние на результат
Какие этапы управления рисками проекта существуют?
Этапы управления рисками включают планирование, идентификацию рисков, их анализ, разработку мер реагирования, осуществление действий и мониторинг.
Какие виды рисков встречаются на проектах?
Существуют технические, операционные, финансовые, юридические и комплаенс, экологические, социально-политические и стратегические риски.
Какие стратегии управления рисками проекта наиболее эффективны?
Выделяют 4 базовые стратегии: избежание, смягчение, передача последствий и принятие рисков. Выбор зависит от целей проекта и типа угрозы.
Как ПО помогает управлять рисками проекта?
Современные ИТ-системы, такие как Low-code платформа ELMA365, позволяют вести реестр рисков, отслеживать статус, хранить документы, получать отчёты и автоматизировать оповещения.
Когда нужно проводить анализ рисков проекта?
Анализ рисков проекта проводится на всех ключевых этапах: на старте проекта, при изменениях требований и при появлении новых угроз, чтобы своевременно корректировать стратегию управления рисками.
Что делать, если риск реализовался?
Следует применять заранее разработанный план реагирования и стратегии из него, например, смягчение, перенос или принятие риска, контролируя влияние на проект и вовремя уведомляя команду.
