Что такое жизненный цикл проекта

Процесс от инициации проекта до его завершения, разделенный на фазы, называется жизненным циклом проекта или ЖЦП. Фазы могут быть последовательными, параллельными или накладываться друг на друга. Жизненный цикл задает рамки управления проектом и дает верхнеуровневый взгляд.

Концепция жизненного цикла может относиться не только к проекту, но и к продукту. В жизненный цикл проекта входит набор фаз, связанных с разработкой продукта или услуги. PMBOK называет его жизненным циклом развития. Отдельно выделяют жизненный цикл продукта, который представляет собой набор фаз от замысла через рост и зрелость до изъятия из обращения. 

Краткое содержание:

• Типы жизненных циклов проекта
• Для чего управлять жизненным циклом проекта
• Фазы ЖЦП
• Автоматизация жизненного цикла проекта
• Как выбрать программу для автоматизации ЖЦП
• Вызовы и риски в автоматизации жизненного цикла проекта
• Заключение

 

Модели жизненного цикла проекта

Жизненные циклы проекта бывают трех типов: предиктивные, адаптивные и смешанные.

Предиктивный жизненный цикл. Такой тип еще называют водопад или каскад. Объем работ, сроки и стоимость задаются на этапе планирования. Если вносятся изменения, то отслеживается их влияние на все этапы.

Адаптивный жизненный цикл. Содержание каждого этапа работ формируется и согласуется непосредственно перед его началом. Это позволяет гибко реагировать на внешние и внутренние изменения. Например, учитывать изменяющиеся требования или перестроиться под новые бюджетные ограничения.

Смешанный жизненный цикл. Сочетает элементы предиктивного и адаптивного жизненного цикла. Понятные, хорошо проработанные этапы работ с описанными требованиями осуществляются по предиктивному походу, а элементы проекта, которые имеют размытые требования и много неизвестных — по адаптивному жизненному циклу. Другое название смешанного цикла — гибридный.

Адаптивные жизненные циклы делятся на итеративные, инкрементные и гибкие. 

Итеративный жизненный цикл. Итерация происходит от латинского слова iteratio и обозначает повторение. При итеративном подходе разработка продукта включает в себя набор повторяющихся циклов. 

Инкрементный жизненный цикл. Инкремент (от англ. increment) — это увеличение. Функциональность продукта наращивается последовательно, с помощью несколький итераций. После заключительной итерации продукт считается готовым.

Гибкий жизненный цикл. Результат создается постепенно, как инкрементном цикли, однако отличие заключается в получении обратной связи после каждого этапа работ. Гибкий (agile) подход дал старт к развитию многих методик управления продуктовой разработкой.

Чем полезна концепция жизненного цикла?

Управлять жизненным циклом проекта нужно, чтобы:

1. получить прозрачную коммуникацию между проектным офисом и заказчиками, а также непосредственно внутри команды;
2. сформировать единый четкий план реализации, понятный и доступный всем участникам процесса;
3. идентифицировать риски, управлять ими и по возможности их минимизировать;
4. соблюсти интересы заинтересованных сторон;
5. снизить затраты и сэкономить время участников проекта;
6. эффективно планировать ресурсы, сокращать их и управлять ими;
7. контролировать качество работы на каждой стадии проекта;
8. управлять изменениями и принимать быстрые и эффективные решения;
9. оценивать результаты проекта.

Определение оптимального набора фаз повышает управляемость проектом. Фазой может быть не только общая формулировка этапа, например, завершение проекта, а конкретный вид работ. Примеры таких фаз — разработка дизайна, пусконаладочные работы, испытания образцов продукции, ввод в эксплуатацию или анализ извлеченных уроков. 

Избежать спорных ситуаций с заказчиками и спонсорами проекта поможет определение критериев перехода между фазами. Проверка, достигли ли мы желаемых результатов и можем ли переходить к следующему этапу в PMI называется анализ ворот фазы и обозначается на схемах ромбом. Окончание фазы может быть связано с выполнением обязательств по договору и приемкой работ или к достижению заданных целевых показателей. 

Фазы жизненного цикла проекта

ЖЦП состоит из набора этапов, которые формулируются на этапе планирования. Конечно, в каждом конкретном случае они индивидуальны, однако часто проектный офис опирается на разработку Project Management Institute (PMI), который предлагает 5 фаз, из них всегда применяются три — старт, реализация и закрытие. Они могут дополняться промежуточными фазами — планирование и мониторинг. Разберем все пять.

Старт (инициация). Это период, когда принимается задача на создание проекта, формируется концепция и идет подготовка к планированию. Набирается команда, для которой ставится задача, проводятся созвоны по первичным исследованиям. Кроме того, определяются партнеры и создается устав проекта, который, в дальнейшем, станет основным документом проекта;

Планирование. На этой стадии может быть разработана дорожная карта — документ, который отражает цели, роли и ожидаемые итоги проекта. Именно благодаря дорожной карте все процессы визуально удобно дробить на отдельные итерации.

Основным артефактом является календарный план. Он помогает в создании полного перечня работ и определения сроков. Также с его помощью формируется картина этапности задач и их взаимосвязи. Еще один значимый момент — разработка сметы и распределение бюджета, рисков и ресурсов. Ну и наконец это хороший инструмент для того, чтобы добиться слаженности в работе команды и минимума конфликтов.

Еще один значимый момент — согласование плана со всеми заинтересованными сторонами проекта и получение от них обратной связи. И здесь речь не только о команде, но и о заказчиках, партнерах, инвесторах.

Реализация. Это основной блок, именно на этой фазе разрабатывается продукт. Кроме того, привлекаются и интегрируются дополнительные ресурсы и исполнители, оцениваются промежуточные итоги, вносятся изменения в план и сам проект. Оценка потребности изменений, управление всеми заинтересованными сторонами, планом-графиком и рисками также закрепляется на этой стадии. 

Блок самый длительный по времени, поскольку он наиболее значимый. На него также приходятся самые объемные траты. Именно поэтому чем лучше выстроена работа на первых двух этапах, тем комфортнее для компании период реализации.

Мониторинг.  Здесь цель — проверка работоспособности решения и внесенных продуктом изменений. Например, после модернизации цеха и установки оборудования потребовалось обучить персонал. И в течение трех месяцев на стадии мониторинга снимаются показатели эффективности всех этих процессов. 

Закрытие. Здесь проходит финальное тестирование, сверка плана-графика и всей документации, закрытие сделки с заказчиком, согласование закрывающих документов. Также в этом периоде оценивается эффективность труда всех заинтересованных сторон и формируются показатели, которые в дальнейшем помогут реализовать другие проекты. 

При этом стандарт PMI подразумевает управление проектов через группы процессов и подчеркивает разницу между этапами жизненного цикла проекта, процессами управления и областями знаний.

Автоматизация на различных стадиях жизненного цикла проекта

Автоматизация жизненного цикла проекта дает множество преимуществ. Самое главное — высокая управляемость данными, их централизация и распределение в зависимости от функций, ответственности и задач сотрудников. Хранить и передавать информацию становится проще, при этом практически исключается такой риск, как человеческий фактор. С сотрудников также снимаются рутинные задачи, это позволяет эффективнее перераспределять ресурсы. В перспективе все это позволяет значительно сократить затраты, стандартизировать процессы и задачи, повысить эффективность операций.

Разберемся, что можно автоматизировать на разных фазах жизненного цикла проекта.

Начальный этап. В программу заносится информация о целях и задачах проекта, финансовые показатели (ожидаемая выгода, риски), ресурсы (материальные, человеческие), назначаются ответственные и формируется группа исполнителей. Сюда же в программу загружается устав проекта с общим доступом для всех заинтересованных сторон. Также загружается перечень заинтересованных сторон.

Планирование. Вот здесь задачи распределяются между ответственными с помощью плана-графика и заводится нагрузка по сотрудникам. Чаще всего для этого используется матрица RACI. Также уже подробно расписывается смета и разрабатывается дорожная карта, в числах и метриках появляются критерии успешности проекта, пошагово распределяется нагрузка над каждым из этапов и рассчитывается запас ресурсов. 

Реализация. С помощью диаграммы Ганта, планировщика задач, канбан-досок это время самое насыщенное в части использования программного обеспечения. На этом этапе крайне значимы коммуникации — например, оперативный и корректный обмен файлами и мессенджерами, а также созвоны. Огромное значение приобретает база знаний, к которой можно регулярно обращаться. Также проводятся закупки и заводятся в сервис.

Мониторинг. Здесь наблюдается работа сотрудников на соответствие плановых показателей, приходит и анализируется обратная связь. По сути это профилактическая работа по оценочной экспертизе: ведется общий мониторинг изменений, качества, сверка официальных данных.

Завершение. Здесь программные продукты помогают с функциями отчетов, согласованием финансовой оценки проекта, оценкой удовлетворенности заказчика и соответствием итога планам.

Пример автоматизации для работы с жизненным циклом проекта — настройка маршрута движения документов между стадиями проекта. Если вы настроите автоматические процессы, привязанные к задачам и этапам работ, то вы всегда будете знать на каком этапе документ. Удобно создать маршруты согласования основных документов, например Устава проекта, а также контролировать его версионность. 

PMBOK включает рекомендации по описанию процессов, в том числе схему фаз жизненного цикла и важных документов проекта.

Как выбрать программу для автоматизации жизненного цикла проекта

К инструментам автоматизации жизненного цикла можно отнести программы для управления проектами, BPM-платформы, программы для продуктовой разработки по гибким методологиям, таск-трекеры и канбан-доски. Для эффективного управления жизненным циклом проекта в сервисе должны быть возможности для контроля, изменения и улучшения всех операций. 

На что стоит обратить внимание при выборе:

• удобные списки задач и чек-листы, таск-трекинг;
• современные инструменты для коммуникации — получение обратной связи от команды помогает увидеть реальную картину продвижения проекта и быстро уточнить нужные данные; 
• инструменты мониторинга, чтобы отслеживать актуальную ситуацию, при этом не уходить в лишние подробности;
• диаграмма Ганта, проверенный инструмент из классических методологий управления, который отражает последовательность задач на шкале времени;
• поддержка гибридных методологий управления проектами;
• электронный документооборот;
• файловое хранилище и цифровой архив;
• возможности для настройки и кастомизации. Например, если вы решите внедрить цикл Деминга или просто сравнить результаты спринтов и оптимизировать новые циклы.

Вызовы и риски в автоматизации жизненного цикла проекта

При внедрении программных продуктов всегда существуют некоторые риски, обсудим некоторые из них.

Стандартная ситуация — при подборе инструмента не учитываются все требования, которые понадобятся при дальнейшей работе. Проведите перекрестную оценку информации от каждого подразделения, собирайте, уточняйте и согласовывайте, вносите изменения. Относитесь к этому как к процессу непрерывных улучшений.

Еще один пример — не продуман обмен данными. Если не настроена интеграция с другими системами, а информация вносится вручную или дублируется, то принимать решения на основе таких данных не получится.  

Пользователи могут пользоваться продуктом некорректно или совершать действия, которые не были предусмотрены при проектировании решения: удаление файлов, или ввод неверной информации. Многие из этих проблем решается разграничением прав доступа.

Важную роль играет коммуникация и сбор обратной связи. Иногда участникам кажется, что проще связаться в стороннем чате или в целом работать привычным образом, избегая овладения новым инструментом.

Важно убедиться в том, что сотрудники знают, как использовать новый программный продукт, поэтому стоит организовать обучение и систему поддержки на первых этапах. 

И обязательно стоит проверить решает ли функционал задачи на этапах ЖЦП для разных групп пользователей — исполнителей, руководителей проектов и подразделений, заказчиков и собственников.

Заключение

Жизненный цикл проекта (ЖЦП) — концепция, эффективность которой проверена практикой проектного менеджера. Самый простой вариант включает в себя 3 фазы проекта — старт, реализация и закрытие. Существуют разные модели циклов: предиктивные (водопадные), адаптивные и смешанные (гибридные). Особое внимание стоит уделить выделению этапов и анализу перехода между фазами, проверке соблюдения критериев завершения этапа работ и перехода на следующий.

Автоматизация жизненного цикла проекта позволяет добиться повышения качества проектов. Это возможность снизить риски, организовать работу и принимать грамотные решения.  Рекомендации по организации процессов на разных стадиях содержатся в PMBOK.

ELMA365 Проекты — программа на базе Low-code платформы, которая позволяет автоматизировать этапы жизненного цикла проекта. Фазы фиксируются в системе помощью статусов и правил перехода. Например, можно, настроить автоматический переход проекта на следующий этап при согласовании нужного пакета документов. На канбан-доске отображаются этапы и текущий цикл проекта.

Узнайте больше о ELMA365 Проекты и возьмите бесплатную демо-версию.