Автоматизация бизнес-процессов в холдинге «ДИНА»

Как компании с более чем 20 юридическими лицами удалось создать единое рабочее место с сохранением уникальности бизнес-процессов каждой компании

Цели бизнеса

Холдинговая компания «ДИНА» — многопрофильная компания, основанная в 1992 году в Тюмени. Компания специализируется на оказании широкого спектра услуг — как для корпоративных клиентов, так и для частных лиц. В ее составе четыре дилерских центра, расположенных в Тюмени: Volkswagen, Skoda, Mazda, Volkswagen Gross.

Помимо дилерских центров у компании также имеется два крупнейших продовольственных рынка города Тюмень, центр автомобильного разбора «АВТОритет», музей «Ретро-техники им. В.В. Михайлова», реализованный бизнес-центр, компания «Автопартнер-Тюмень», предоставляющая услуги страхования и кредитования в автобизнесе, компания «Рестарт», которая занимается продажей, выкупом и обменом автомобилей с пробегом.

Партнером проекта внедрения ELMA365 выступила ООО «РК-Системс», специализирующаяся на автоматизации бизнес-процессов и внедрении электронного документооборота.

В проекте участвовали специалисты ИТ-отдела, руководство и административно-управленческий персонал холдинга.

Цели внедрения

Организация единого информационного пространства

Создание общего рабочего места

Переход на электронный документооборот

Гибкая и оперативная настройка системы в соответствии
с потребностями бизнеса

Какие проблемы решает
ELMA365

Разрозненность каналов связи

Взаимодействия сотрудников холдинга велись в различных мессенджерах. Не было единого информационного канала и средства связи. Договоренности и дедлайны фиксировались лишь условно, также это влияло на скорость согласования и выполнения задач.

Единое инфопространство

ELMA365 стала централизованным информационным пространством с базой электронных документов и разграниченным регулируемым доступом к ним. Помимо вопроса коммуникации, с помощью Web-доступа и мобильного приложения также решили вопрос удаленной работы, позволяющий сотрудникам работать вне офиса.

Отсутствие системного документооборота

Совместная работа над документами была невозможной. Работа с документами более чем в 20 юридических лицах холдинга была не упорядочена и происходила достаточно медленно.

Организация электронного документооборота

Внедрение СЭД помогло оптимизировать и повысить эффективность процессов организации, значительно упростить совместную работу над документами и повысить скорость обработки документов. Также благодаря аккумулированию в СЭД полной истории всех событий, так или иначе связанных документов, появилась возможность быстрого восстановления истории работы с документом.

Отсутствие отлаженной системы контроля

Более 20 юридических лиц с различными бизнес-процессами, структурами компаний. У каждого своя система, не было единого места сбора информации по всем компаниям.

Система контроля

В результате внедрения системы ELMA365 получили инструмент стратегического управления компанией, объединивший процессы в едином ИТ-пространстве, сохранив уникальность бизнес-процессов юридических лиц.

Как работают процессы ELMA365
в холдинговой компании «Дина»?

Для создания приказа ответственный сотрудник в ELMA365 выбирает нужное юридическое лицо-раздел, заполняет дату, тему, содержание приказа и другие поля, прикладывает приложения к приказу при их наличии и выбирает значение генерации файла – генерировать ли приказ автоматически или приложить уже подписанный руководителем скан-образ приказа. После этого система либо автоматически генерирует приказ по шаблону, либо сохраняет добавленный файл в виде скан-образа. Затем приказ регистрируется, распечатывается, подписывается директором/генеральным директором и добавляется в систему. Далее документ проходит по маршруту ознакомления - процесс запускается нажатием на одноименную кнопку «Ознакомить сотрудников» по скрипту. Приказы хранятся в соответствии с номенклатурой дел по годам в разрезе папок юридических лиц. Любой приказ можно быстро найти по ключевым полям и наименованию/регистрационным данным.

Заключение нового договора с контрагентом/создание приложения к заключенному рамочному договору начинается с создания служебной записки (СЗ).

Инициатор при создании карточки СЗ заполняет поля: тип будущего договора (рамочный (суммы не определены)/не рамочный (суммы определены), добавляет или создает контрагента, указывает период, цель, цену, направление деятельности, содержание действий, прикладывает приложения при их наличии, указывает рекламный бюджет, если СЗ создается в соответствии с ним.

После сохранения карточки запускается бизнес-процесс, первая задача которого ставится инициатору, в которой он проверяет обязательные поля и определяет, отправлять ли контрагента на проверку, либо пропустить этап проверки при наличии проверки, удовлетворяющей регламентным срокам или возобновить процедуру проверки (новые контрагенты обязательно проходят проверку) службой безопасности Холдинга и Зам. ГД по правовым вопросам. После проверки контрагента система генерирует файл СЗ, регистрирует ее, инициатор проверяет и при отсутствии замечаний отправляет на согласование руководителю. После согласования руководителем зам. ГД принимает решение, будет ли это новый договор/ приложение к заключенному договору и назначает ответственного юриста для составления нового документа. После того, как документ подписан руководителем, юрист закрывает задачу.

Рекламный бюджет (РБ) – это документ, создающийся маркетологами холдинга, в котором определена сумма, которую выделяет компания на продвижение своего бренда за месяц.

Маркетолог создает карточку бюджета, добавляет файл, указывает сумму и промежуток времени, на который бюджет создан. При сохранении карточки запускается процесс согласования бюджета несколькими должностными лицами. При успешном согласовании бюджета ставится задача ознакомления закрепленному за юридическим лицом юристу. При первом же отказе инициатору назначается задача корректировки РБ, где он может либо завершить процесс при наличии критичных замечаний, либо внести новую версию рекламного бюджета и снова отправить РБ на согласование. При любом исходе согласования инициатор получает в ленту оповещение о результатах согласования.

Для того, чтобы в системе отображалась связь рекламного бюджета и договора, маркетолог открывает карточку договора и добавляет информацию о бюджете в договор.

С помощью связок создает новое приложение к договору, указывает вид приложения из раскрывающегося списка (заявка/спецификация/дополнительное соглашение), сумму заявки, дату приложения, бюджет и пункт бюджета, наименование работ/наименование услуг. Добавляет файл приложения – в зависимости от того, какой файл прикреплен, движение по веткам процесса будет отличаться, указывает закрепленного за компанией юриста.

После сохранения карточки документ регистрируется и запускается подпроцесс обработки этого вида документа. В итоге юрист при отсутствии замечаний ставит задачу инициатору передать документ на подпись руководителю и добавить скан-образ в систему.