Единый сквозной процесс ведения сделки на ELMA365 в ООО «КОТ»
О компании
ООО "КОТ" (Котельное оборудования и трубопроводы) — производитель соединительных деталей трубопровода, опорно-подвесных систем, трубных узлов и металлоконструкций. Продукцию компании используют на таких крупных проектах, как Прегольская ТЭС, Иркутский завод полимеров, Амурский ГПЗ, Ямал СПГ, Арктик СПГ 2. Продукция соответствует требованиям технического регламента Таможенного союза и сертифицирована в соответствии со стандартами ISO 9001-2015.
Ещё в 2019 году компания внедрила систему управления бизнес-процессами ELMA365, где в ходе того проекта оцифровала 42 рабочих процесса. В прошлом году была поставлена задача разработать группы процессов, от которых напрямую зависит прибыль компании: раздел «Обработка заявок» и раздел «Управление сделкой».
Цели проекта:
Увеличение скорости обработки входящих заявок от клиентов с правильно соотнесенной эталонной базой номенклатуры.
Автоматизированная обработка тендерных заявок и единое окно ведения тендерных процедур.
Уменьшение срока проверки и согласования договоров с привязкой к заявке.
Создание центрального процесса, в контексте которого хранится вся информация, используемая в процессе сделки.
Главная задача — создать удобный и интуитивно понятный интерфейс по управлению заявками и сделками.
Процесс заключения сделки до старта проекта представлял собой ряд слабо связанных этапов, особые требования часто терялись или передавались некорректно. Из-за этого возникали критические недочеты, а рост объема работ приводил к увеличению убытков. Это стало причиной необходимости глубокой переработки данных процессов. Ситуация усложнялась из-за территориальной раздробленности рабочих площадок, разнообразие используемого программного обеспечения без синхронизации, передачи информации между отделами через неформализованные каналы и неэффективность в стандартизации номенклатуры для клиентов и поставщиков.
В обновление бизнес-процессов были вовлечены сотрудники разных уровней компании: менеджеры, операционные руководители, логисты, кладовщики, отдел кадров и другие отделы. К окончанию проекта был разработан четкий и удобный интерфейс для управления заявками и сделками, который обеспечивает поддержку всех стадий от расчета до доставки для всех подразделений.
В начале проекта отсутствовал единый центр регистрации заявок. Компания же хотела добиться максимально быстрой обработки входящих заявок от клиентов с правильно соотнесенной эталонной базой номенклатуры.
Был разработан центральный процесс, в контексте которого хранится вся информация, создаваемая в процессе обработки заявки. Из него запускаются все подпроцессы, задействованные при обработке и возвращение в корень заявки всех статусов из выполненных процессов. Компании удалось создать единое окно управления и базу поступающих заявок, формализовать коммуникацию между смежными отделами, задействованными в обработке и настроить фильтрацию дубль заявок.
Итог: увеличение посчитанных заявок на 70%.
На старте проекта компания использовала разное ПО для отслеживания сделки. Соответственно, информация передавалась по неформализованным каналам, отсутствовало понимание различных служб о статусе отгрузки.
Был создан удобный и понятный интерфейс с центральным процессов, в контексте которого хранится вся информация, используемая в процессе сделки. В систему интегрировали микросервис для работы с таблицами и добавили отслеживание статусов, тем самым сократив время на ненужную работу.
Итог: объем реализованной продукции вырос на 38% по сравнению с 2022 годом и превысил 2 млрд. рублей с учетом НДС.
Коммуникация между отделом продаж и производством имела неформализованный характер, поэтому менеджеры не обладали информацией о потенциальной загрузке производства. Чтобы сотрудники отдела продаж могли дать ответ по стоимости и сроки изготовления продукции из обработанной заявки, было необходимо изменить бизнес-процессы.
Разработан процесс по просчету заявок на производство в рамках обработки заявок с последующим изготовлением в случае успешной продажи. Теперь сотрудникам доступна актуальная статистика по текущей и потенциальной загрузке производства.
Итог: время обработки заявок сократилось на 20%.
Результаты
— Объем реализованной продукции вырос на 38% по сравнению с 2022 годом и превысил 2 млрд рублей с учетом НДС.
— Количество отгрузок в срок, по сравнению с 2022 годом увеличилось на 54% за счет рефакторинга групп процессов.
— Исполнительская дисциплина достигла 97%.
— Количество неэффективной работы сотрудников снизилось за счет единой базы поступающих заявок от клиентов и автоматического поиска дублей (из 100 заявок только 1 по статистике — дубль).
Успех и инновационность проекта отметили и коллеги по цеху. На конкурсе «BPM-проект года» ассоциации ABPMP Russian Chapter проект забрал приз за настойчивость в достижении процессного совершенства.
Комплексное внедрение BPM-системы и перестройка ключевых процессов позволили нашей компании значительно повысить производственные показатели, сократить время и издержки выполнения операций, а также улучшить управляемость и конкурентоспособность организации.
Алексей Петров
Финансовый директор, ООО «КОТ»
Завод КОТ — наш ключевой заказчик. Уже более пяти лет мы работаем в тесном партнёрстве, вместе совершенствуя процессы и повышая их эффективность с каждым днём.
