Рынок требовал новизны и технологичности

О проекте

Bereke Bank в Казахстане входит в международную группу Сбербанка. На сегодняшний день имеет филиальную сеть, состоящую из 110 структурных подразделений, 17 из которых являются филиалами. Проект внедрения ELMA затронул головной офис, находящийся в Алматы, и всю филиальную сеть.

С ELMA Bereke Bank поставил перед собой амбициозные цели: создать безбумажное производство, оптимизировать и автоматизировать процессы и повысить эффективность сотрудников в компании. Что из этого получилось узнали у руководителя направления банковских технологий Рашида Ушурбакиева.

Bereke Bank

Банковские услуги, Казахстан
berekebank.kz

• 110

  структурных подразделений

• 17

  филиалов

С какими вызовами столкнулась организация? Почему было решено внедрить ELMA в Банке?

Р.У.: Причиной для перехода на ELMA стало то, что предыдущая система исчерпала возможности для развития. Нам были необходимы современные технологии для развития процессов и бизнеса.

Так как технологии совершенствуются ежедневно, а рынок требовал новизны и технологичности, было решено переходить на более современную платформу. Мы поставили перед собой цель создать безбумажное производство, а также оптимизировать и автоматизировать процессы и повысить эффективность сотрудников в компании.

На стадии анализа мы изучили более 10 платформ, которые на тот момент имели успех среди различных крупных компаний. Все они по сути были схожи между собой, в связи с этим мы установили для себя несколько критериев, которым должна соответствовать система, а также рассматривали потенциал и перспективу не только в продукте, но и в вендоре и дистрибьюторской сети. Выбор пал на ELMA.

И у руководства, и у сотрудников компании было понимание, что улучшение процессов необходимо, поэтому проект не вызвал внутренних ограничений. В нем приняли участие как руководство, так и все заинтересованные сотрудники.

По каким этапам проходило внедрение ELMA? Сколько времени занял проект?

Р.У.: К исследованию задачи по переходу на новую систему электронного документооборота мы приступили в апреле 2017, сам проект стартовал в июле того же года. Так как у нас уже был немалый опыт и экспертиза в том, что такое система ЭДО, и что такое процессы, мы разработали детальное БТ, план по переходу с одной системы на другую, а также план миграции необходимых для нас данных.

Сам проект с учетом анализа и внутренней подготовки длился 14 месяцев, этап по переходу с одной на другую систему (с учетом разработки и миграции данных) длился 9 месяцев. Благодаря слаженной команде и гибкому подходу, проект уложился в амбициозный срок.

Как быстро окупился проект? Каких результатов достигли?

Р.У.: Проект окупается быстро, если в систему ЭДО перенесено как можно больше автоматизированных процессов. Использование электронного документооборота ускоряет множество процессов, особенно если участники географически удалены.

Также ELMA позволяет полностью перейти на безбумажное производство, так как имеется возможность использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) практически любого легитимного удостоверяющего центра.

В итоге повышается эффективность не только процессов, но и сотрудников компании, так как исключаются действия, которые не приносят ценности: движение, транспортировка, ожидание и т.д. Наша ключевой драйвер — это наш внешний клиент. Выпуск качественных продуктов и сервисов возможен только за счет оптимизации внутренних процессов.

Эффективность процессов выросла в разных пропорциях, также как и экономия трудозатрат и повышение эффективности сотрудников.

Например, с использованием ЭЦП внутренние документы (запрос, заявка, заявления и т.д.) были полностью переведены в электронный формат и более не распечатывались и не хранились в физическом виде.

Это позволило нам сэкономить количество используемой бумаги, чернил и мест для хранения физического подлинника. За полгода только на одном процессе экономия бумаги достигла порядка 100 тыс. листов.

Благодаря функциям и возможностям платформы мы создаем процессы, в которых ручные действия сотрудника заменяются на автоматизированные. Так мы экономим время специалиста и упрощаем процесс.

Как работает ELMA в вашей компании?

Р.У.: ММы интегрировали ELMA с различными системами, синергия которых позволила автоматизировать работу, ранее выполняемую в ручном режиме, а значит связанную с рисками человеческого фактора. ELMA помогает экономить время на ожидании и переделывании, исключает ручной труд, минимизирует расходы, связанные с человеческими ошибками, ускоряет процессы.

При актуальном сейчас режиме удаленной работы ELMA показала себя с лучшей стороны, так как количество одновременных пользователей и запускаемых процессов выросло втрое. Благодаря продуманной и отказоустойчивой архитектуре за время работы система ни разу не подводила и была доступна 24/7.

Во время пандемии мы смогли быстро перейти в формат DIGITAL, так как ELMA позволила без каких-либо усилий масштабировать пользование системой и ее инструментами (особенно в руководящем составе). Руководители увидели возможности мобильной версии, а также оценили и признали удобство и пользу системы. В этом огромная заслуга председателя и его заместителей, так как они были амбассадорами внедрения мобильных технологий.

Какие уроки вы извлекли из опыта проекта, какие можете дать советы организациям, внедряющим BPM, от каких ошибок предостеречь?

Р.У.: Я рад, что вхожу в состав сильной и продвинутой команды, которая строит одну из лучших финансовых компаний в мире, создающей качественные и высокотехнологичные продукты и сервисы.

Уроки, которые мы извлекли:

• 1

  Не жалей времени на анализ, и тогда проект в результате будет лучше, чем ожидалось.

• 2

  Лучшего результата можно добиться, только работая в команде.

Сегодня мы можем строить амбициозные планы. Наша цель: создать безбумажное производство несмотря на то, что мы очень большой финансовый институт. ELMA позволяет нам улучшать процессы для того, чтобы наши клиенты всегда были первыми во всем.