Как быстро окупился проект? Каких результатов достигли?
Р.У.: Проект окупается быстро, если в систему
ЭДО перенесено как можно больше автоматизированных процессов.
Использование электронного документооборота ускоряет множество
процессов, особенно если участники географически удалены.
Также ELMA позволяет полностью перейти на безбумажное
производство, так как имеется возможность использования
электронной цифровой подписи (ЭЦП) практически любого
легитимного удостоверяющего центра.
В итоге повышается эффективность не только процессов, но и
сотрудников компании, так как исключаются действия, которые не
приносят ценности: движение, транспортировка, ожидание и т.д.
Наша ключевой драйвер — это наш внешний клиент. Выпуск
качественных продуктов и сервисов возможен только за счет
оптимизации внутренних процессов.
Эффективность процессов выросла в разных пропорциях, также как
и экономия трудозатрат и повышение эффективности сотрудников.
Например, с использованием ЭЦП внутренние документы (запрос,
заявка, заявления и т.д.) были полностью переведены в
электронный формат и более не распечатывались и не хранились в
физическом виде.
Это позволило нам сэкономить количество используемой бумаги,
чернил и мест для хранения физического подлинника. За полгода
только на одном процессе экономия бумаги достигла порядка 100
тыс. листов.
Благодаря функциям и возможностям платформы мы создаем
процессы, в которых ручные действия сотрудника заменяются на
автоматизированные. Так мы экономим время специалиста и
упрощаем процесс.
Как работает ELMA в вашей компании?
Р.У.: ММы интегрировали ELMA с различными
системами, синергия которых позволила автоматизировать работу,
ранее выполняемую в ручном режиме, а значит связанную с
рисками человеческого фактора. ELMA помогает экономить время
на ожидании и переделывании, исключает ручной труд,
минимизирует расходы, связанные с человеческими ошибками,
ускоряет процессы.
При актуальном сейчас режиме удаленной работы ELMA показала
себя с лучшей стороны, так как количество одновременных
пользователей и запускаемых процессов выросло втрое. Благодаря
продуманной и отказоустойчивой архитектуре за время работы
система ни разу не подводила и была доступна 24/7.
Во время пандемии мы смогли быстро перейти в формат DIGITAL,
так как ELMA позволила без каких-либо усилий
масштабировать пользование системой и ее инструментами
(особенно в руководящем составе). Руководители увидели
возможности мобильной версии, а также оценили и признали
удобство и пользу системы. В этом огромная заслуга
председателя и его заместителей, так как они были
амбассадорами внедрения мобильных технологий.
Какие уроки вы извлекли из опыта проекта, какие можете дать
советы организациям, внедряющим BPM, от каких ошибок
предостеречь?
Р.У.: Я рад, что вхожу в состав сильной и
продвинутой команды, которая строит одну из лучших финансовых
компаний в мире, создающей качественные и высокотехнологичные
продукты и сервисы.
Уроки, которые мы извлекли:
- 1
Не жалей времени на анализ, и тогда проект в результате
будет лучше, чем ожидалось.
- 2
Лучшего результата можно добиться, только работая в
команде.
Сегодня мы можем строить амбициозные планы. Наша цель: создать
безбумажное производство несмотря на то, что мы очень большой
финансовый институт. ELMA позволяет нам улучшать процессы для
того, чтобы наши клиенты всегда были первыми во всем.