Автоматизация процесса закупок

Автоматизация процесса закупок в полном объеме — это актуальная задача для любой компании. Каждая организация для полноценного функционирования и осуществления своей деятельности должна снабжать сотрудников необходимыми ресурсами — товарами, услугами, материалами. При этом данный бизнес-процесс должен быть эффективным и оперативным. Мы предлагаем новое решение по автоматизации процесса закупок на предприятии ELMA365 Управление закупками, которое позволит не только грамотно построить взаимодействие с поставщиками, сократить время сотрудников на выполнение рутинных задач, но и обеспечить повышение прибыли за счет сокращения стоимости процессов. 

Ниже мы разберём, как можно автоматизировать на предприятии бизнес-процесс закупок с помощью решения ELMA365 Управление закупками. 

Итак, для кого же необходима автоматизация процесса закупок? В первую очередь для сотрудников непосредственно отдела закупок, а в целом для всех работников предприятия, у которых может возникнуть какая-либо потребность, и экспертов. В ходе работы каждый из них получает ряд определенных выгод. Например, благодаря автоматизации процесса закупок сотрудники закупочного отдела добиваются соблюдения KPI, регламентных форм и сроков. Все документы, которые формируются при проведении закупок, заранее настраиваются и формируются по шаблону. В случае необходимости получить информацию о той или иной закупке или о ее статусе — сотрудники отдела закупок могут в любое время посмотреть в системе, на каком этапе находится закупка. Помимо этого, с помощью автоматизации процесса закупок сотрудники компании (пользователи системы) закрывают свои потребности. Во-первых, они используют в работе единый интерфейс. Во-вторых, получают необходимые товары и услуги точно в срок.

Автоматизация процесса закупок состоит из нескольких этапов: 
1. Появление потребности. 
2. Работа с планом закупок
3. Организация закупки
4. Сбор предложений и итоги
Рассмотрим каждый из этих этапов подробнее.

Появление потребности

Данный этап начинается с формирования заявки на закупку. Любой сотрудник компании может оформить заявку на закупку и включить в нее необходимое количество потребностей. При этом для каждой потребности заполняется информация о юр.лице, выбирается необходимая номенклатура из справочника. Направление закупки и единица измерения проставляются автоматически. За каждым направлением закупки заранее закрепляется ответственный, который получит задачу на проверку сформированных потребностей. Далее заполняется информация — причина в потребности, количество закупаемого товара, максимальная цена потребности и требуемая дата поставки. Затем заполняются минимальные требования и, если необходимо, то прикрепляется файл. В заявку можно внести несколько потребностей по такому же алгоритму, а затем отправить ее на согласование.

Как проходит процесс согласования заявки? 
Первый этап согласования: заявку согласовывает ответственный за направление закупок. Он получает на рассмотрение потребности по своему направлению закупок, может просмотреть всю необходимую информацию и принять решение — согласовать все потребности и направить их на следующий этап, или согласовать частично и отправить на доработку инициатору, или направить на корректировку все потребности. 

Второй этап согласования:согласующие второго этапа настраиваются в матрице согласования в зависимости от суммы заявки. 

Таким образом, мы получаем сформированные потребности от сотрудников компании в едином разделе. А бизнес-процесс помогает пользователям системы не ошибиться в дальнейших действиях для успешного проведения закупки.

Работа с планом закупок 

После того, как все потребности согласованы, запускается процесс распределения потребностей. Категорийные менеджеры, сотрудники отдела закупок, занимающиеся планированием, распределяют потребности в зависимости от способа их приобретения. Для потребностей, подлежащих включению в план закупок, запускается процесс создания закупок.

Первой задачей при формировании плана закупок является распределение потребностей. Есть два варианта: можно выбрать существующий план закупок (и включить эти потребности) или создать новый. Далее заполняются обязательные параметры позиции плана закупок — потребности, способ закупки (конкурс, аукцион, запрос предложений, котировок, закупка у единственного поставщика), тип закупочной процедуры (открытые/закрытые закупки), с предварительным отбором и в электронной форме или нет. Если закупка в электронной форме, то необходимо заполнить информацию об используемой электронной торговой площадке. Далее потребности комбинируются в позиции плана закупок, где необходимо заполнить сроки проведения всех этапов. При этом в решении настраивается автоматический расчет сроков проведения закупочных процедур, таких как время подготовки к закупке, время проведения закупки, время заключения договора и срок поставки. Средние сроки задаются в соответствующем справочнике для различных типов и направлений закупки. После того, как все согласованные потребности распределены, сформированный план закупок отправляется на согласование.

Печатная версия плана закупок генерируется по шаблону в Excel и прикрепляется к карточке плана закупок. Согласующие лица плана закупок принимают решение о согласовании или частичном согласовании. Если необходимо, то вносят корректировки в конкретную позицию и отправляют на доработку ответственному по направлению закупок. 

После процесса согласования мы получаем согласованную карточку плана закупок. Статус плана закупок виден в самой карточке, где также содержится кликабельная информация о позициях плана закупок. Благодаря этому сотрудники компании в соответствии с назначенными правами доступа в любой момент времени могут посмотреть и отследить текущий статус по своей потребности.

Организация закупки

Когда подходит плановый срок формирования закупки, назначенному сотруднику отдела закупок система направляет напоминание о том, что необходимо провести закупку. Ответственный отбирает позиции плана закупок, по которым необходимо провести закупку, и запускает процесс формирования закупки. 

Первый этап:необходимо заполнить информацию о предмете закупки и сформировать позиции плана закупок, распределить их по лотам. После распределения позиций сумма закупки рассчитывается в системе автоматически. Создается карточка самой закупки. 

Второй этап: подготовка исходной документации, которая назначается на группу пользователей. Выполнить задачу должен один из участников данной группы. На форме задачи специалисту доступна вся текущая информация по данной закупке: предмет, тип, список лотов. Задача специалиста состоит в том, чтобы приложить исходную документацию к закупке. При этом основной документ исходной документации генерируется по заранее настроенному шаблону. Исходя из типа и направления закупки, автоматически формируется список согласующих исходной документации. Согласующие принимают соответствующее решение — согласовать/отказать/отправить на доработку. 

Третий этап:система направляет данную закупку на подготовку закупочной документации, которая содержит в себе извещение о закупке. Помимо самого извещения, прикрепляются другие формы — такие, как типовой договор, указывается критерий определения победителя. Для каждого критерия задается определенный вес. Согласующие закупочной документации и участники конкурсной комиссии определяются автоматически, исходя из типа и направления закупки. Затем закупочная документация с сформированным извещением по шаблону направляется на согласование. Когда вся документация согласована, ответственному специалисту за закупку необходимо объявить о старте закупочной процедуры. Если закупка проводится в электронном виде, то необходимо указать параметры процедуры на электронной торговой площадке. Итак, завершен первый этап проведения закупки. Впереди прием заявок участников.

Сбор предложений и подведение итогов

Это завершающий этап автоматизации процесса закупок. Закупка выложена на торговую площадку, а ответственный сотрудник осуществляет сбор заявок по данной закупке. Как это происходит? Выполняется ввод данных о заявках участников. Что немаловажно, одну заявку можно зарегистрировать как на один, так и на несколько лотов.
Доступные следующие действия: сохранить — данные о принятых заявках будут сохранены. Задача сформируется снова для заполнения данных о последующих заявках. Завершить прием заявок — данные о принятых заявках будут сохранены. Добавление новых заявок будет недоступно. Изменить срок приема заявок — изменение срока приема заявок с указанием причины. 
Приняв все заявки участников, необходимо провести процедуру вскрытия заявок (генерация протокола, в который заносится информация о всех поданных заявках, участниках, а также дата и время заявки). Этот документ также настраивается заранее по шаблону. Далее заполняется информация по сумме заявки для каждого лота и каждого участника. 

Следующий этап — оценка принятых заявок членами экспертной комиссии. По каждому критерию, исходя из 100-балльной шкалы, член экспертной комиссии проставляет оценку. В конце ответственному за закупку остается только подвести итоги. 

Система автоматически посчитает итоговый балл и сформирует протокол победителя. Таким образом, мы получаем сформированную нами ранее карточку закупки, в которой видна вся история прохождения этой закупки: кто, в какой момент, какую задачу выполнил. В завершение остается подписать протокол определения победителя Председателем конкурсной комиссии. Подписание можно организовать с использованием электронной подписи. Итак, процесс проведения закупок завершен. 

Подведем итоги

Автоматизация процесса закупок необходима, поскольку позволяет выстроить закупочный процесс в компании таким образом, чтобы все работало бесперебойно, эффективно и регламентировано по времени. Сотрудники идут поэтапно и не теряют информацию. Система позволяет добиться прозрачности движения потребности — от создания заявки до проведения закупки и контроля результата. Кроме того, в планах на 2022 год дальнейшее совершенствование и развитие нового решения, исходя из потребностей современного рынка. Например: 

1. Для исключения ручных действий по размещению информации о старте закупке, заведении в систему заявок участников, данных о результатах торгов, а также иной сопутствующей информации на электронных торговых площадках (ЭТП), к реализации запланирован коннектор к ЭТП, который будет встраиваться в данное решение.
2. Функциональность заказов внутри рамочных контрактов, так как после подведения итогов закупочной процедуры остается большой пласт работ по приемке товаров, работ и услуг.  
3. Проверка контрагентов на благонадежность при приеме заявок участников и перед заключением договора.
4. Расширение процедур работы с планом закупок и подведением итогов, таких как плановая корректировка планов закупок, многоэтапная закупка, предварительный квалификационный отбор, переторжка и т.д.

Получите тестовый доступ к ELMA365 Управление закупками и оцените возможности решения!