Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Есть расхожая фраза: кадры — основной ресурс компании. Однако на практике hr-процессы автоматизируются далеко не в первую очередь. И на это есть причина — в первую очередь оптимизируют основной бизнес-процесс компании, который приносит прибыль, далее автоматизируют процессы бухгалтерии, документооборот и процессы hr-службы. HR-процессы в организациях часто ведутся по однажды сложившимся и уже привычным сценариям. Соблюдение порядка поддерживается требованиями к кадровой документации и усилиями самих сотрудников.
По мере того как рынок становится более зрелый, ситуация меняется: все больше компаний осознают потребность в оптимизации работы кадровой службы. В статье выделим основные бизнес-процессы HR-департамента и рассмотрим, какие из них можно автоматизировать.
Краткое содержание
Процессы HR-службы в структуре компании
Рассмотрим HR-процессы в общей структуре бизнес-процессов компании.
Операционная деятельность компании. Структура бизнес-процессов
С точки зрения BPM-подхода к автоматизации бизнес-процессов работа HR-департамента – это группа сервисных бизнес-процессов. Выделяют 3 группы процессов:
- Основные процессы. Автоматизация основного бизнес-процесса позволяет снизить издержки на каждую транзакцию, увеличить скорость и качество их выполнения, а главное — прибыль компании. Цена ошибки при неверной или неотлаженной организации основного процесса велика — потеря заказа, клиента, прибыли. Именно поэтому автоматизацию бизнес-процессов, как правило, начинают с основного процесса.
- Процессы управления.Отвечают за маневренность компании, чуткость к изменениям условий рынка и развитию бизнеса.
- Сервисные процессы.Обеспечивают основной процесс и процессы управления компанией необходимыми ресурсами.
Что касается автоматизации hr-службы и других обеспечивающих бизнес-процессов, например, АХО или IT — это всегда накладной расход. Может показаться, что цена ошибки здесь невелика. Ресурсы, которые требуются, например, на закрытие вакантной должности, тоже.
Но в реальности самих обеспечивающих процессов и транзакций по каждому из них в компании много. В итоге небольшие потери в процессе при большом количестве транзакций приводят уже к значительным рискам. Выстроенная и автоматизированная система hr процессов исключает эти потери, что сказывается на эффективности всей компании.
Инструменты автоматизации HR-процессов
Компании по-разному подходят к организации работы с кадрами, и самый популярный инструмент автоматизации для малого или среднего бизнеса — его отсутствие. Часто кадровые процессы не формализованы или слабо формализованы. Существуют должностные инструкции. Для управления кадрами используют Excel, формируют реестры, издают приказы, служебные записки, пользуются электронной почтой, мессенджерами, онлайн-документами.
Инструменты автоматизации HR
Какие инструменты для автоматизации HR бывают
Среди IT-решений для автоматизации HR можно выделить:
Встроенные инструменты 1С и сервисы ЭДО, для решения отдельных кадровых задач;
HRM-модули для ERP (расширяют функционал ERP, которая, как правило, уже есть, если компания достаточно крупная);
Полноценные HRM-системы — мощные и дорогие решения;
SaaS-решения, закрывающие частые задачи по управлению кадрами;
BPM-системы для автоматизации бизнес-процессов, в том числе процессов HR-департамента;
Системы КЭДО для автоматизации кадрового электронного документооборота.
| Инструмент | Назначение | Особенности |
|---|---|---|
| 1С и сервисы ЭДО | Решение отдельных кадровых задач | Ограниченный функционал |
| HRM-модули для ERP | Расширяют функционал ERP-систем | Подходят крупным компаниям, интегрированы в общий контур |
| Полноценные HRM-системы | Управление полным циклом HR | Мощные решения, высокая стоимость |
| SaaS-решения | Закрывают типовые HR-задачи | Быстро внедряются, гибкая оплата по подписке |
| BPM-системы | Автоматизация HR и других бизнес-процессов | Гибкость, возможность моделировать процессы под компанию |
| Системы КЭДО | Автоматизация кадрового ЭДО | Упрощают документооборот, есть интеграции с другими системами |
Таблица 1. Инструменты автоматизации HR-процессов
Таким образом инструментов много и единого мнения по функционалу HRM-решений не существует. Например, одни инструменты включают расчет зарплаты, другие считают это функционалом ERP. Все инструменты класса HRM подходят к автоматизации кадровой работы и выбор решения будет определяться задачами и бюджетом заказчика.
Подходит ли BPM для автоматизации HR-процессов
BPM-система не является решением, специализированным для автоматизации HR, однако используется для HR-службы, поскольку за счет своих возможностей имеет несколько преимуществ. Во-первых, BPM позволяет выстраивать автоматизированные процессы кадровой работы так, как необходимо каждой конкретной компании. Моделировать процессы различного уровня детализации, логики построения. При этом гибкость системы позволяет оперативно изменять составляющие этапы и настройки процессов. В итоге информационная система решает конкретные, нужные компании задачи.
Во-вторых, в случае BPM компания использует одну систему для автоматизации и кадровых, и других бизнес-процессов. Ей не нужно расширять ИТ-парк новыми инструментами, что очень удобно для сотрудников. Например, в случае ELMA365 сотрудники могут запускать любые автоматизированные процессы с помощью одного интерфейса системы.
Интерфейс ELMA365 КЭДО: сотрудник может запустить в работу бизнес-процесс
По опыту ELMA, BPM-систему редко внедряют с целью автоматизировать исключительно кадровые процессы. При этом большинство компаний постепенно включают HR в работу системы. Если идет автоматизация финансовой части, подтягиваются подотчетные расходы на командировки. Если это документооборот, появляются кадровые документы, которые также удобно генерировать и отправлять по маршрутам согласования с помощью одной информационной системы. Есть проекты, когда BPM-система интегрируется с имеющимися у компании HR-решениями, например, с 1С. В целом любой проект внедрения так или иначе включает HR-процессы в контур автоматизации.
Система HR-процессов и примеры автоматизации в BPM
Рассматривая бизнес-процессы HR-департамента, мы не затрагиваем творческую часть работы кадровой службы, которую сложно формализовать как процесс (например, развитие корпоративной культуры, решение конфликтных ситуаций). Мы сконцентрируемся на повторяющихся, довольно рутинных процессах кадровой службы, таких как подбор, прием и увольнение сотрудников, формирование графика отпусков, организация командировок и т.д. Такие процессы очень удобно моделировать и автоматизировать с помощью BPM.
Бизнес-процессы HR-департамента
Автоматизированные HR-процессы
В целом HR-департамент любой компании решает три основные задачи – найм персонала, сопровождение работы и увольнение сотрудников. В более крупных компаниях сюда добавляются процессы планирования кадровой политики – сколько людей необходимо предприятию, и когда они потребуются с учетом роста компании. В зону ответственности кадровой службы также входит группа задач по учету кадров/вакансий и кадровому делопроизводству.
Найм персонала
Бизнес-процесс найма персонала можно разбить на несколько составляющих. Это подбор соискателей, который включает формирование заявки на поиск сотрудника, поиск и испытание кандидатов. К процедурам найма относят оформление утвержденного кандидата в штат и последующие процедуры по адаптации и обучению нового сотрудника. Разумеется, автоматизация предполагает возможность мониторинга за текущей работой по процессу.
Совокупность процессов найма персонала
BPM позволяет моделировать собственный маршрут найма персонала, включать в него те этапы, которые необходимы. Например, компания может автоматизировать только подачу и согласование заявки на поиск сотрудников по новой вакансии – когда менеджер формирует заявку в веб-интерфейсе системы, затем она автоматически отправляется на согласование руководителю и поступает в кадровую службу.
Подбор кандидатов и процесс собеседования
Процесс включает:
- Проведение собеседований
- Подбор кандидатов по заявке на вакансию
Если включить в процесс процедуры приема кандидата в штат – сотрудники будут параллельно получать задачи по оформлению документов соискателя, организации рабочего места, выдаче доступов в корпоративные ИТ-системы. В каждой компании один и тот же процесс может иметь значительные различия.
Пример процесса проведения собеседований
Пример процесса подбора кандидатов по заявке на вакансию
Работая в системе, сотрудники могут отслеживать, на каком этапе ведется работа по каждому запущенному экземпляру процесса. Например, автор заявки на поиск сотрудника видит, что HR-департамент уже отобрал несколько кандидатов на эту должность, и в данный момент они проходят собеседования.
BPM-система позволяет внести дату и время собеседований в календари специалистов (предварительно им будет отправлена задача подтвердить указанное время встречи), отправить тестовое задание на рассмотрение ответственным сотрудникам. По итогам испытаний руководители оценивают кандидатуру – это позволяет быстро собрать мнения о соискателе и принять объективное решение по трудоустройству.
Собеседование с кандидатом на вакансию вносится в календарь руководителя
Для самого HR-специалиста система также становится удобным инструментом, помогающим в работе. В одном информационном окне сотрудник видит все открытые вакансии и их приоритетность. Подобная статистика доступна руководителю HR-отдела и руководству предприятия.
Информационное окно для сотрудника HR cо списком актуальных вакансий
Система исключит повторную обработку соискателей из «черного списка», позволит быстро формировать и просматривать банк отложенных ранее кандидатов. Это исключает повторное рассмотрение резюме. Если подходящий специалист уже есть в банке кандидатов, искать человека не потребуется вовсе.
Формирование списка кандидатов на вакансию / банка резюме
Создание карточки нового соискателя
Процесс согласования графика отпусков, отгулы и больничные
Жизнь любого трудового коллектива предусматривает ежегодные оплачиваемые отпуска. Иногда сотрудники вынуждены отсутствовать на рабочем месте вне запланированного периода. Специалист может заболеть, задержаться в пробке – непредвиденные обстоятельства, которые могут случиться в каждым, не должны влиять на рабочий процесс.
Отгулы и больничные
BPM-система позволяет автоматизировать процесс согласования не только плановых, но и непредвиденных отсутствий сотрудников на рабочем месте. Понимая, что не сможет прибыть вовремя, сотрудник со смартфона или ПК запускает процесс согласования отсутствия – система автоматически уведомит руководителя и перестроит срочные бизнес-процессы, отправляя задачи не отсутствующему сотруднику, а замещающему его исполнителю.
Сотрудник получит задачу распечатать заявление на фактический период отсутствия (заявление уже сгенерировано и прикреплено к задаче), подписать и занести оригинал в отдел кадров. Чтобы обеспечить соблюдение этого требования, срок выполнение задачи ограничен. Как правило компании устанавливают период в три рабочих дня.
Пример процесса оформления отсутствия
Плановые отпуска
Что касается плановых отпусков, достаточно сложной задачей HR-департамента является формирование ежегодного графика. Особенно трудно это дается крупным предприятиям. С помощью BPM составить график отпусков, согласовать его и, более того, корректировать в течение года становится проще.
Пример процесса формирования графика отпусков
Система отправляет сотрудникам задачи о необходимости спланировать даты отпусков. Она автоматически рассчитывает лимиты имеющихся дней отпуска, работникам не нужно запрашивать эти сведения в кадровом отделе. Когда штат компании исчисляется сотнями и тысячами специалистов, только эта функция уже значительно упрощает процесс.
Задача выбрать время отпуска в ELMA365 КЭДО
Система аккумулирует данные по всем сотрудникам компании, проверяет запланированные даты на возможность пересечений с «замещающими» специалистами. В случае совпадения дат, отправляет задачу с просьбой скорректировать даты отпуска. Сведения по отпускам утверждаются на уровне руководителей отделов, поступают в кадровую службу для формирования сводного графика отпусков.
График отпусков и дней отсутствия, сформированный в BPM-системе
Система автоматически проверяет график отпусков и выявляет сотрудников, которые выходят в отпуск в ближайшие две недели. Они получают соответствующие уведомления с просьбой оформить и передать заявление на отпуск в кадровую службу, либо скорректировать даты отпуска.
В небольших компаниях, которые не составляют ежегодный график отпусков, для эффективного управления отсутствиями бывает достаточно автоматизировать процесс подачи и согласования заявления на отгул или отпуск, с последующей передачей в кадровую службу.
Отправка заявки на отпуск по маршруту согласования
Для удобства руководителей отделов, менеджеров проектов система предоставляет сводный отчет – кто из сотрудников отсутствует на рабочих местах, в какое время и по каким причинам. Это удобно для планирования работы, быстрого распределения задач.
Сведения о периодах отсутствия сотрудников
Итоги
Автоматизация HR-процессов позволяет компаниям сократить издержки, повысить прозрачность работы и улучшить качество управления персоналом. Современные инструменты, в том числе BPM-системы дают возможность создавать гибкую систему HR-процессов, в которой рутинные задачи выполняются автоматически, а сотрудники HR-службы сосредотачиваются на стратегических задачах развития. Внедрение автоматизированных HR-процессов помогает организациям быстрее адаптироваться к изменениям рынка и строить эффективную кадровую политику.
Больше примеров процессов — в видеозаписи трансляции, посвященной автоматизации процессов HR-департамента. Эксперты ELMA разбирают описанный нами материал, более детально рассказывают о процессах найма персонала, управления отсутствиями, увольнения сотрудников, организации командировок, кадрового делопроизводства.
FAQ: автоматизация HR-процессов
Что такое HR-процессы в организации?
HR-процессы — это система кадровых задач: найм сотрудников, оформление отпусков, учет кадровых данных и делопроизводство.
Зачем нужна автоматизация HR-процессов?
Она снижает затраты времени на рутинные операции, сокращает ошибки и делает управление персоналом более прозрачным и эффективным.
Какие инструменты используют для автоматизации HR?
Чаще всего применяют BPM-системы, HRM-модули для ERP, SaaS-решения и системы КЭДО для кадрового ЭДО.
Какие HR-процессы можно автоматизировать?
Чаще всего автоматизируют подбор персонала, согласование отпусков и отгулов, кадровое делопроизводство и процессы адаптации новых сотрудников.
В чем отличие HRM-системы от BPM при работе с кадрами?
HRM-системы ориентированы только на кадровые задачи, а BPM позволяет автоматизировать HR-процессы вместе с другими бизнес-процессами компании.
Как внедрение автоматизированных HR-процессов влияет на бизнес?
Это ускоряет закрытие вакансий, упрощает контроль графиков отпусков, снижает количество ошибок. В результате бизнес получает систему HR-процессов, экономию времени, сокращение затрат и более устойчивое развитие.
