Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Краткое содержание:
Коммуникации на проекте не только включают большое количество участников, но и происходят в разных каналах: мессенджеры, созвоны и встречи, CRM, e-mail, обмен документами по ЭДО. В этом многообразии руководителю проекта нужно грамотно выстроить коммуникации. Это поможет избежать информационного хаоса, подобрать оптимальные инструменты для всех групп участников и задать общие правила.
Решением может быть единая корпоративная система, в которой участники решают рабочие вопросы, формируют планы и обмениваются документами. Современные платформы обладают этим функционалом и позволяют отделить внешний информационный шум от рабочих задач. Пример такой системы — ELMA365 Проекты, программа, разработанная на базе Low-code платформы, которая включает в себя решения по документообороту, процессному управлению, CRM и Service Desk.
Руководитель проекта оперативно собирает, анализирует и распространяет информацию между всеми участниками. Это может быть организовано в виде совещаний, созвонов, переписки в мессенджерах или обмена электронными письмами в соответствии с внутренними бизнес-процессами компании.
На качество и процессы коммуникаций в проекте влияют:
К самым распространенным форматам коммуникаций на проекте относятся:
Эти мероприятия могут быть организованы в формате встреч в переговорке, если команда работает из одного офиса. Второй вариант — полный онлайн-формат в случае удаленных проектных команд. После 2020 года сохраняется популярность гибридных и удаленных форматов работы, что требует новых инструментов и подходов для выстраивания коммуникаций и планирования работы.
Есть два типа структур организации — классическая (иерархическая) и матричная, которые значительно влияют на коммуникации в проекте.
Классическая (иерархическая) структура — это структура вертикального типа, когда сотрудник строго подчиняется тому, кто выше него по должности. В этом случае коммуникации ведутся по принципу 1-2 (подчиненный — руководитель) либо 1-2-3 (подчиненный — руководитель — начальник руководителя).
В части функционала это выглядит так:
Матричная (горизонтальная) структура — это структура паутинного типа. На уровне ЛПР и высшего менеджмента она дублирует классическую структуру. На уровне среднего менеджмента появляются отличия в коммуникации по проекту — команды и ее участники подчиняются разным руководителям разных проектов (это не только IT, но и маркетинг, бухгалтерия, логистика). Каждый проект имеет свой бюджет, у каждого свои бизнес-процессы.
Преимущество матричной структуры в коммуникациях участников проекта — открытость в обмене информацией. Это фундамент, позволяющий рационально привлекать одного и того же специалиста на разные проекты без ущерба для реализации этого проекта и без снижения эффективности работы сотрудника.
Именно такие компании в первую очередь показали готовность переходить на новые онлайн-инструменты коммуникаций и продолжают искать новые подходы и экспериментировать.
Все коммуникации замыкает на себе руководитель проекта. Его задача — распределить информационную нагрузку в зависимости от роли участника и его влияния на проект, чтобы все заинтересованные стороны максимально реализовали свои возможности. В связи с этим могут возникнуть разные сложности. Например, часто в коммуникациях проекта задействованы сотрудники разных подразделений, и к каждому нужен свой подход: работники склада и дизайнеры, инженеры-конструкторы и бухгалтеры. Причиной информационных «буферов» в иерархических компаниях может стать разница позиций: люди работают на одном проекте, но никогда не пересекаются, как водитель-экспедитор и коммерческий директор.
Важно, чтобы руководитель проекта следил за распределением информационных потоков. При этом каждый участник проекта получил необходимое, но не избыточное количество данных для выполнения рабочих задач и соблюдения планов.
Пример.Топ-менеджмент компании решает запустить проект по оптимизации системы документооборота: она не соответствует требованиям рынка, тормозит развитие бизнеса и замедляет бизнес-процессы. Директор по цифровой трансформации получает задачу подобрать и внедрить в компании новое решение.
Рассмотрим цепочку коммуникаций:
У каждого участника свои интересы. Поэтому определить индивидуальный подход ко всем этим лицам, а также обозначить общие цели — первостепенная задача руководителей проекта.
В коммуникации проекта включены участники разной степени влияния на него. Возможность влияния на проект бывает:
Например, сотрудник технической поддержки получает обратную связь по продукту, но не может напрямую повлиять на устранение ошибок. Важно, чтобы коммуникация была выстроена так, чтобы критические неполадки быстро дошли до команды разработки и были устранены.
По характеру влияния участники коммуникаций проекта разделяются на внутренних и внешних.
Участники внешних коммуникаций — это:
В некоторых проектах государственные регуляторы могут влиять на результат не меньше чем проектная команда. Например, если проект реализуется в фармацевтике или авиапромышленности.
К участникам внутренних коммуникаций относят:
Для управления коммуникациями проекта между заинтересованными сторонами можно использовать матрицу RACI. Она помогает при работе с большим количеством информации, чтобы визуализировать участников и определить их ответственность.
Роли участников проекта согласно матрице RACI:
Матрицу можно оптимизировать в соответствии с особенностями каждого проекта и планами и углублять по ролям.
Базовые критерии наполнения матрицы для руководителя проекта:
Значимый фактор успешной реализации проекта — грамотное объединение в информационном поле тех, кто вовлечен в проект, тех, кто станет пользователем, и ЛПР. Поэтому руководитель проекта должен уметь донести до каждого участника цель проекта и всегда запрашивать обратную связь.
Сложности в общении на уровне всех заинтересованных сторон — это привычная ситуация, которая связана с человеческим фактором.
Причины проблем взаимодействия на проекте могут быть вызваны информационной недостаточностью, личностной несовместимостью или противоположными точками зрения на рабочий вопрос. Задача руководителя проекта — сохранить в командах профессиональное отношение к работе и проекту, выстроить эффективные коммуникации и найти способ нивелировать возможные конфликты.
Пример.В крупную государственную корпорацию внедрялась новая система учета, которая заменила предыдущую. На этапе сдачи проекта выяснилось, что рядовые пользователи не хотят работать в новой системе. Появилась угроза срыва проекта.
Решение для управления коммуникациями проекта:
При этом обозначилась потребность, чтобы дополнительно обучить сотрудников. Это увеличило бюджет проекта.
Если коммуникации налажены и проектная деятельность автоматизирована, то внесение изменений в проект и добавление дополнительного блока задач не создаст дополнительных сложностей. Обсудить ситуацию можно в закрытом чате, выслать ссылку на обновленный бюджет и календарный план. Вы создаете график обучения, назначаете ответственных и создаете встречи в общем календаре.
Такую возможность предоставляет система управления проектами ELMA65 Проекты. Она включает набор инструментов для эффективного общения команд: чаты, ленты задач, работу с проектной документацией, коммуникация в привязке к задаче или проекту. Часть процессов вы можете передать системе, освободив время сотрудников, например, назначение встреч команды или обратной связи от техподдержки.
Комментарии
Узнайте, как моделирование бизнес процессов помогает компаниям сокращать издержки, оптимизировать задачи и внедрять автоматизацию.
В этой статье мы рассмотрим рейтинг популярных BPM-систем для управления бизнес-процессами по состоянию на 2021 год.
Если вы продаете товары или оказываете услуги для бизнеса, важно знать особенности B2B-продаж. У этого сегмента есть несколько отличий от канала B2C — маркетинг и общение с клиентом здесь важно выстраивать иначе. Как именно и что в этом может помочь — расскажем этой статье.