Как управлять стоимостью и бюджетом проекта

Финансовый менеджмент — важнейшая составляющая проектной деятельности. Чем отличается бюджет и стоимость проекта? Рассмотрим типы, способы оценки и методы управления бюджетом проекта — анализ сценариев, чувствительности и метод освоенного объема. 

Краткое содержание

1. Отличие бюджета от стоимости проекта
2. Управление бюджетом проекта
3. Типы бюджета проекта
4. Управление стоимостью проекта по стандартам PMI
5. Как составить бюджет проекта
6. Инструменты для управления стоимостью и контроля бюджета

 

Бюджет и стоимость проекта: в чем отличия?

Бюджет проекта — документ, который описывает планируемые расходы в рамках проекта и помогает вести операционную деятельность, то есть контролирует соблюдение установленных финансовых рамок и не допускает излишних трат. В бюджете проекта указываются предполагаемые издержки на ресурсы, персонал, оборудование, материалы и другие необходимые проекту затраты. Вместе с тем, в документе отражают статью доходов и, как правило, составляют его с разбивкой по месяцам, кварталам, иногда годам. 

Под стоимостью проекта мы понимаем все затраты, которые потребуются для осуществления проектной деятельности. Расчет стоимости на старте позволяет определить рентабельность и принять решение о его запуске. 

Управление бюджетом проекта

Бюджет доходов и расходов (БДР или Profit and Loss) по сути является экономическим обоснованием проекта и отвечает на вопрос, выгоден ли проект. Его задача не просто суммировать статьи, а также учесть риски и факторы среды. На бюджет проекта могут повлиять как внешние факторы, например, рост цен на материалы, инфляция и курс валют, так и внутренние факторы — изменение требований заказчика, технические проблемы на проекте, поэтому бюджет корректируется в течение всего проекта.

В основе бюджета лежат ожидаемые поступления от клиентов или заказчика и расходы. К расходам относятся операционные расходы, накладные, управленческие и резерв. Статьи доходов включают, например, оплату определенных этапов работ, поступления от продаж услуг.

При наложении бюджета доходов и расходов на шкалу времени получается Бюджет движения денежных средств (БДДС или Cash Flow). Его задача ответить на вопросы — какая сумма денег будет в кассе на начало и конец периода, когда и от кого поступят средства. 

Мониторинг доходов и расходов позволяет оценивать финансовое здоровье проекта. Анализ эффективности исполнения бюджета позволяет контролировать рентабельность, маржинальность и себестоимость, важные показатели для заказчиков проектов, собственников и инвесторов. Задача проджект-менеджера — распределить ресурсы таким образом, чтобы не превысить бюджет и минимизировать дополнительные расходы. При превышении бюджета используются резервы на непредвиденные расходы и риски, которые закладываются в процессе планирования.

Анализ бюджетной эффективности

Важный документ, который составляется при формировании бюджета — смета проекта.

Смета — документ, который включает статьи расходов и доходов и показывает, сколько денег требуется на каждую операцию. Чтобы составить бюджет проекта, смету накладывают на ось времени и распределяют затраты.  

Затраты — денежные ресурсы, необходимые для выполнения целей проекта, производства товаров и услуг. Выделяют прямые и косвенные затраты.

Прямые затраты — это расходы, напрямую относящиеся к производственному процессу товара или услуги, например, стоимость материалов, зарплата сотрудников, работавших над конкретным продуктом, например почасовая оплата разработчиков.

Косвенные затраты не связаны с производством конкретного продукта и не включаются в себестоимость. К ним могут относиться расходы на маркетинг и рекламу, оплата услуг бухгалтера.

Для анализа эффективности использования бюджета используются различные методики. В качестве примера можно привести CBA-анализ и расчет ROI.

Анализ затрат и выгод (Cost-Benefit analysis, CBA) — это метод количественной оценки, который используется для определения экономической целесообразности решений. Его суть состоит в том, чтобы сопоставить выгоды и затраты, выраженные в измеримых показателях. Метод используется как на этапе планирования для выбора оптимального решения, так и на этапе контроля, когда известны фактические затраты.

Анализ рентабельности инвестиций. Рентабельность инвестиций (Return on Investment, ROI) — это отношение прибыли к вложенным средствам. С помощью ROI оценивается отдача от инвестиций и сравнивается эффективность различных проектов с точки зрения инвестора.

Методы управления бюджетом проекта

Контроль исполнения бюджета осуществляется на разных этапах проекта. Инструменты современных информационных систем позволяют использовать для этой задачи разные техники. Например, метод освоенного объема (Earned Value Technique) обычно используют для контроля выполнения проектов с точки зрения затрат и объема работ. Он применяется, когда в проекте присутствует риск роста себестоимости, например, если сумма договора фиксирована и выплачивается только после сдачи объекта.  Для реализации нужен временной график осуществления затрат по проекту, причем оценке поддаются только прямые затраты. Суть этого метода состоит в расчете ряда показателей, которые показывают ход проекта — выполнение объема работ и затраты. Выделяются метрики для мониторинга, например, отклонение по стоимости или срокам.

Анализ чувствительности инвестиционного проекта (Sensitivity Analysis) показывает, как изменения исходных параметров инвестиционного проекта влияет на его итоговые показатели, такие как норма доходности, операционные расходы или приток денежных средств. 

Анализ сценариев (What-If Analysis)— прием, который относится к анализу рисков, показывает вероятности возникновения разных событий в будущем и значимость их последствий.  Сценарный анализ используется, чтобы оценить, как изменения могут повлиять на успех проекта и какие факторы могут сформировать альтернативное развитие ситуаций. Самый простой способ сформировать сценарий — задать вопрос «а что, если», поэтому другое название этого метода «Что, если» или What-If Analysis. В самом простом варианте рассматриваются базовый, пессимистический и оптимистический сценарии и затраты под каждый из них.

Финансовая отчетность проекта

Один из самых эффективных способов получить фундамент для принятия решений во многих областях, включая управление бюджетом — это план-факт анализ. В зависимости от сложности проекта инструменты для его проведения будут значительно отличаться. В случае с крупными компаниями построение системы отчетности, где данные собираются, структурируются и выводятся в виде дашбордов может быть отдельным ИТ-проектом, и включать интеграции учетных, финансово-управленческих и BI-систем.

Прогноз по завершению бюджета (Estimate at Completion, EAC) показывает стоимость проекта к моменту окончания всех этапов работ. Такой отчет учитывает факт исполнения бюджета на текущий момент и прогноз до момента окончания проекта. Строится на основании прошлых периодов или экспертных оценок. Метод позволяет видеть расход средств и вносить корректировки, обнаруживать ситуации отставания от графика работ при перерасходе бюджета.

На завершающей стадии проекта или важного этапа работ составляется отчет об исполнении бюджета, который включает детализированные данные по фактическим доходам и расходам за период.

Типы бюджета проекта

В зависимости от вероятности изменения запланированных расходов выделяют 3 основных типа бюджета: фиксированный, гибкий и комбинированный.

Фиксированный бюджет

Не меняется после окочательного согласования и не предусматривает возможности корректировки. Такой подход часто используется в государственных организациях, где четко определены суммы на конкретные задачи и строго запрещены траты по незапланированным статьям. Ответственность за нарушение фиксированного бюджета обычно возлагается на руководителя проекта.

Гибкий бюджет

Позволяет корректировать расходы в зависимости от изменяющихся условий, например, смены поставщика или роста цен на материалы. Возможность адаптации помогает эффективно и своевременно реагировать на изменения и оптимизировать использование ресурсов.

Комбинированный бюджет 

Представляет собой гибрид и используется, когда у компании есть строго фиксированная сумма на проект. Выйти за установленные рамки невозможно, однако сохраняется возможность перераспределять финансы внутри в соответствии с приоритетами и потребностями.

На случай неожиданных затрат рекомендуется создавать резервный фонд, Его называют бюджетом изменений или дополнительным бюджетом проекта. Он распределяется и осваивается при возникновении непредвиденных или заранее просчитанных, но очень маловероятных перемен.

Управление стоимостью проекта по стандартам PMI

Лучшие практики проектного управления собраны в своде знаний PMBoK (Project Management Body of Knowledge). По-другому, его называют энциклопедией по управлению проектами, так как в нем содержатся все существующие управленческие принципы, подробно описаны подходы и разъяснены все этапы проекта. PMBoK был разработан американским Институтом управления проектами (PMI), и содержит 47 управленческих процессов, объединенных по временным группам: инициирование проекта, планирование, реализация, контроль и окончание.

Так, PMBoK разделяет процесс управления стоимостью проекта на четыре части:

• Планирование управления стоимостью. Определяет, как стоимость проекта будет оцениваться, включаться в бюджет, управляться, отслеживаться и контролироваться.
• Оценка стоимости. Его задача — определить, сколько денежных ресурсов, необходимо для выполнения проекта.
• Определение бюджета. Консолидация оценочных стоимостей отдельных задач или операций для создания базового плана по стоимости.
• Контроль стоимости. Мониторинг проекта для актуализации его стоимости и управления изменениями базового плана по стоимости.

Базовый план по стоимости — это распределенный во времени суммарный исходящий денежный поток проекта, который используется для измерения и мониторинга исполнения стоимости. Для его создания суммируются все расходы. Чаще всего календарный план и бюджет формируют совместно — так команда видит и расходы, и срок, когда они должны возникнуть. 

Базовый план по стоимости появляется после того как бюджет проекта согласовывают с заинтересованными лицами. Для непредсказуемых ситуаций дополнительно создают резервы, которые в базовый план не включается. 

Как составить бюджет проекта

Составлением бюджета обычно занимаются при инициировании проекта, то есть, при формулировке основных целей и определении объема работ. Параллельно с определением финансовой составляющей ведется расчет сроков 

В проектном мире это называется треугольником управления проекта. Эта модель наглядно отображает взаимосвязь трех составляющих и демонстрирует принцип баланса сторон: если одна из граней будет недостаточной, то равносторонняя фигура покосится в сторону.

Ни один из компонентов проектного треугольника не может быть изменен независимо от других, он будет воздействовать на остальные элементы. Искусство руководства проектом состоит в том, чтобы грамотно сбалансировать все три аспекта так, чтобы выполнить проект в рамках установленного бюджета и сроков, сохраняя при этом заданный объем работ и качество результата.

Важно понимать, что бюджетирование — не просто механический расчет цифр, за ним скрываются ответы на многие важные вопросы. Составление бюджета — это многоэтапный процесс, который включает сбор данных от разных сотрудников, подразделений или компаний с последующими уточнениями и процедурой согласования. 

Сбор первичной информации

Работа над бюджетом проекта начинается со сбора информации. На этом этапе важно узнать все необходимое о заказчике и его ожиданиях:

1. Собрать данные о клиенте или заказчике, его потребностях и сроках.
2. Сформулировать критерии результата и сроки его достижения, подкрепленные планом работ.
3. Определить ресурсы в наличии и обозначить недостающие.
4. Составить список потенциальных рисков проекта.
5. Определить тип бюджета: гибкий, фиксированный или комбинированный.

 

Бюджетирование

Здесь производится непосредственные расчеты, определяются плановые финансовые показатели:

1. Оценить затраты и ресурсы в денежном эквиваленте.
2. Уточнить или дополнительно вычислить показатели верхнего уровня, например, уровень доходности для внутренних проектов или маржинальность для внешних.
3. Учесть резервы. Они понадобятся в случае непредвиденных расходов. Для оценки рисков можно использовать метод сценарного анализа.
4. Задокументировать суммы оценок в бюджетном документе как планируемые значения.
5. Утвердить документ и начать проект в соответствии с утвержденным бюджетом.

 

Методы оценки бюджета

Существуют различные методики оценки бюджета. Рассмотрим некоторые из них.

Параметрическая оценка 

Это количественная оценка, которая основывается на основе прошлого опыта или доступных исторических данных — каждой задаче присваивается определенная стоимость в зависимости от набора параметров или нормативов. Таким образом, в зависимости от количества ресурсов, например, времени или количества материала, рассчитываются статьи расходов при строительстве.

Метод «По аналогии»

Опирается на опыт предыдущих схожих проектов, бюджет которых и становится отправной точкой для оценки нового. При таком методе в старой смете пересчитывают показатели, зависимые от изменений ресурсов и привязанные к валютному рынку.

Экспертная оценка

Применяется в сложных и нестандартных проектах, например, в медицине. Такую оценку проводят профессионалы из той области, где будет реализован проект на основании накопленных знаний и опыта.

Метод «Снизу вверх»

Предполагает проработку детального плана работ и оценку каждой отдельной задачи. После просчета все статьи суммируются для получения общей стоимости проекта. Таким образом, бюджет формируется от частного к общему.

Метод «Сверху вниз»

Это оценка бюджета исходя из общих параметров проекта, без детализации по задачам, от общего к частному. Вы сможете скорректировать оценки можно будет по мере получения новой информации по ходу проекта.

Инструменты для управления стоимостью и контроля бюджета

Инструментами управления бюджетом и стоимостью в первую очередь является программное обеспечение от ERP-систем до онлайн-таблиц. Для управления бюджетом проекта могут использоваться специализированные программы. Часто между системами настраиваются интеграции для обмена данными. Например, часть информации подгружается из системы бухгалтерского учета, а построение диаграмм и дашбордов выводится с помощью BI-систем.

На рынке существует большое количество комплексных решений для ведения и автоматизации проектной работы. Современные системы управления проектами содержат функционал для ведения постатейного контроля поступлений и платежей, анализа финансовых показателей и построения разного типа отчетов. 

Примером такого продукта является ELMA365 Проекты, который помогает осуществлять мониторинг финансового здоровья проекта на всех этапах от планирования до завершения. Решение легко интегрируется с внутренними модулями и внешними системами, позволяет формировать и запускать процесс согласования финансовых документов.

Закажите индивидуальный вебинар по ELMA365 Проекты и узнайте больше об управлении стоимостью и бюджетом проекта.