Показатели бизнес-процессов

Что такое показатели процессов?

Показатели бизнес-процессов — это ключевые метрики, которые позволяют измерять и оценивать параметры выполнения процессов. Они позволяют:

• отслеживать состояние процессов,
• проводить регулярный мониторинг,
• оценивать достижения целевых значений,
• анализировать эффективность работы.

Для того чтобы показатели процессов были действительно полезными, необходимо разработать их, установить базовые значения и назначить ответственных за них. Это позволяет понять текущее состояние процесса и задать ориентиры для дальнейших улучшений.

Показатели процессов служат основой для анализа и принятия решений. Они помогают выявлять слабо развитые области и направлять усилия на их улучшение. Регулярный мониторинг помогает не только видеть текущую ситуацию, но и предсказывать возможные проблемы, позволяя оперативно реагировать на них.

Временные и технические параметры бизнес-процессов

Выделим две важные группы показателей для бизнес-процессов:

• Временные показатели
• Технические показатели

Временные показатели измеряют время выполнения процесса в целом или одного из его отрезков. Это может быть действие либо цепочка действий. С помощью временного показателя можно измерять среднее, максимальное или минимальное время выполнения процесса или его этапа. Скорость бизнес-процессов имеет важное значение при оценке качества работы компании.

Персональные временные показатели процесса учитывают исполнителя процесса на данном участке. Например, допустим, что Иванов проходит этот путь за 4 дня, а Сидоров за 2 дня. В среднем путь проходится за 3 дня. И вот если «3 дня» нас не устраивает, персональные временные показатели позволяют провалиться в суть вопроса.

Технические показатели измеряют все прочие значения, которые не являются временными. Самый простой технический показатель — это количество процессов, которое было запущено за определённый период (допустим, за месяц). Имея данные за несколько периодов, можно увидеть, растёт у нас использование данного процесса в компании или падает.

Персональные технические показатели — это технические показатели в разрезе пользователей. С их помощью можно посчитать, кто чаще других запускает процесс или является исполнителем какой-либо задачи.

Примеры ключевых показателей эффективности

Ниже приводим таблицу с основными ключевыми показателями эффективности бизнес процессов и примерами их применения

Как выбрать метрики и показатели бизнес-процесса?

Метрики и показатели — связанные, но не идентичные понятия.

Показатели — это количественные значения, которые отражают состояние объекта или процесса и используются для описания его текущего состояния.

Метрики — это измеримые величины, которые позволяют оценить эффективность, производительность или качество объекта или процесса. Они обычно выражаются в числовой форме и используются для сравнения, анализа и оптимизации.

Таким образом, показатели предоставляют информацию о текущем состоянии, а метрики — об эффективности и качестве. Метрики часто основаны на нескольких показателях и помогают принимать решения на основе данных.

Система показателей бизнес-процесса должна быть компактной и полной, а ответственные лица должны понимать её логику и иметь возможность повлиять на показатели.

Соблюдение характеристик по составлению системы оценки показателей позволяет создавать систему, способствующую достижению бизнес-целей. А использование корректных показателей поможет не только оптимизировать рабочие процессы, но и повысить общую эффективность организации.

Показатели процессов и ошибки в практике управления

Какие ошибки часто встречаются в практике управления и могут подорвать эффективность процессов и привести к неэффективным решениям?

1. Не учитывание мнения клиентов при установке значений плановых показателей.
2. Установка для всех плановых значений большего запаса.
3. Завышение значений плановых показателей.
4. Концентрация исключительно на объемах и позитиве.
5. Сужение кругозора сотрудников.
6. Не измерять показатели удовлетворенности клиентов.
7. Избегание бинарных показателей.
8. Измерение показателей только перед отчетным периодом.
9. Измерение показателей, которые легче измерить.
10. Добавление показателей для хорошего настроения.
11. Не измерять показатели совсем.
12. Копирование системы показателей у других компаний.
13. Усложнение системы показателей.
14. Диверсификация ответственности.
15. Постоянно «докручивать» модель.
16. Не слушать мнение сотрудников.
17. Не тратить время на объяснения.
18. Разработка системы показателей узкой группой специалистов.
19. Подразделения единолично определяют свои показатели.
20. Составление системы только из легко измеримых показателей.
21. Учитывание исключительно текущего состояния компании.
22. Невозможность рассчитать показатели сотруднику до конца отчетного периода.

Избегание данных ошибок поможет компаниям эффективно управлять своими показателями и добиваться намеченных целей. Применяя осознанный и сбалансированный подход, организации могут не только повысить свою эффективность, но и обеспечить устойчивое развитие в долгосрочной перспективе.

Показатели бизнес-процессов в ELMA365

Системы управления бизнес-процессами позволяют не только описывать текущее состояние бизнес-процессов и улучшать их, но и проводить автоматизацию. Когда речь идет об исполняемых процессах, часто обращают внимание на временные показатели. Например, low-code BPM-платформа ELMA365 позволяет измерять такие величины, как минимальное, максимальное, среднее время прохождения процесса в целом или одного из его этапов. Вместе с тем BPM-системы дают возможность анализировать изменение показателей от месяца к месяцу, что позволяет наглядно оценить динамику от внесённых изменений.

Показатели бизнес-процессов в ELMA365

Показатели в ELMA365 создаются на уровне приложения, раздела, модуля или компании. Данные можно визуализировать на графике для анализа и оптимизации процесса. Подробнее о показателях эффективности бизнес-процесса в ELMA365 читайте в Справке ELMA365.

Бизнес-показатели процессов: мотивация и цели компании

Мотивация сотрудников — важный фактор, который влияет на успех бизнеса и достижения его целей. Если сотрудники понимают, как их работа влияет на общие успехи компании, это может значительно повысить их продуктивность и вовлечённость.

Показатели процессов становятся инструментом, который позволяет каждый день видеть результаты своей работы и отслеживать, как они способствуют достижениям компании. Вовлечение сотрудников в работу с KPI помогает не только повысить эффективность, но и снизить сопротивление изменениям.

Итоги

Для того чтобы показатели процессов действительно помогали бизнесу, необходимо:

• продумать архитектуру системы,
• назначить ответственных,
• установить целевые значения,
• регулярно проводить анализ,
• использовать метрики из разных категорий.

Грамотное использование показателей позволяет оптимизировать бизнес-процессы, повышать эффективность работы и удовлетворённость клиентов.

FAQ

Ниже привели ответы на самые популярные вопросы о показателях бизнес-процессов.