Показатели бизнес-процессов

Показатели процессов —  это инструменты, позволяющие оценить, как эффективно работает бизнес-процесс. Они помогают понять, достигаются ли поставленные цели, где есть проблемы и как можно улучшить процесс. Благодаря показателям можно делать обоснованные выводы и принимать решения для оптимизации. 

В показателях процессов выделяют разные категории, например, время, стоимость, количество, качество. Понимание и использование правильных показателей процессов имеют решающее значение для повышения результативности и управления бизнесом. Управление бизнес-процессами на основе анализа показателей используется в BPM-системах.

Что такое показатели процессов?

Показатели бизнес-процессов — это ключевые метрики, которые позволяют измерять и оценивать параметры выполнения процессов. Они позволяют:

• отслеживать состояние процессов,
• проводить регулярный мониторинг,
• оценивать достижения целевых значений,
• анализировать эффективность работы.

Для того чтобы показатели процессов были действительно полезными, необходимо разработать их, установить базовые значения и назначить ответственных за них. Это позволяет понять текущее состояние процесса и задать ориентиры для дальнейших улучшений.

Показатели процессов служат основой для анализа и принятия решений. Они помогают выявлять слабо развитые области и направлять усилия на их улучшение. Регулярный мониторинг помогает не только видеть текущую ситуацию, но и предсказывать возможные проблемы, позволяя оперативно реагировать на них.

Показатели бизнес-процессов в ELMA365

Системы управления бизнес-процессами позволяют не только описывать текущее состояние бизнес-процессов и улучшать их, но и проводить автоматизацию. Когда речь идет об исполняемых процессах часто обращают внимание на временные показатели. Например,Low-code BPM-платформа ELMA365 позволяет измерять такие величины как минимальное, максимальное, среднее время прохождения процесса в целом или одного из его этапов. Вместе с тем, BPM-системы  дают возможность анализировать изменение показателей от месяца к месяцу, что позволяет наглядно оценить динамику от внесенных изменений.

Показатели в ELMA365 создаются на уровне приложения, раздела, модуля или компании. Данные можно визуализировать на графике для анализа и оптимизации процесса. Подробнее о показателях эффективности бизнес-процесса в ELMA365 читайте в Справке ELMA365.

Временные и технические параметры бизнес-процессов

Выделим две важные группы показателей для бизнес-процессов:

• Временные показатели
• Технические показатели

Временные показатели измеряют время выполнения процесса в целом или одного из его отрезков, это может быть действие, либо цепочка действий. С помощью временного показателя можно измерять среднее, максимальное или минимальное время выполнения процесса или его этапа. Скорость бизнес-процессов имеет важное значение при оценке качества работы компании.

Персональные временные показатели процесса учитывают исполнителя процесса на данном участке. Например, допустим, что Иванов проходит этот путь за 4 дня, а Сидоров за 2 дня. В среднем путь проходится за 3 дня. И вот если «3 дня» нас не устраивает, персональные временные показатели позволяют провалиться в суть вопроса.

Технические показатели измеряют все прочие значения, которые не являются временными. Самый простой технический показатель - это количество процессов, которое было запущено за определенный период (допустим за месяц). Имея данные за несколько периодов, можно увидеть растет у нас использование данного процесса в компании или падает. 

Персональные технические показатели — это технические показатели в разрезе пользователей. С их помощью, допустим, можно посчитать кто чаще других запускает процесс, или является исполнителем какой-либо задачи.

Как выбрать метрики и показатели бизнес-процесса?

Система показателей бизнес-процесса должна быть компактной и полной, а ответственные лица должны понимать ее логику и иметь возможность повлиять на показатели. Рассмотрим данные характеристики подробнее:

Система показателей должна быть компактной. Если она безгранично разрастается, то ее становится тяжело администрировать. Чем больше показателей, тем меньше внимания будет уделяться каждому показателю в отдельности. Облегчать модель важно, поскольку никто не любит работать с громоздкими инструментами. Польза отслеживания показателей должна оправдывать усилия на администрирование показателей.

Чтобы модель показателей работала в полную мощь, она не должна быть набором разрозненных технических показателей, нужна система показателей. Такая модель позволит управлять организацией не забывая о клиентах, сотрудниках, эффективности производства и будущем. Нужно стараться сделать сбалансированную систему, обеспечивающую гармоничное развитие компании.

Каждый показатель стоит обязательно проанализировать на связь с мотивацией сотрудников. Важно, чтобы модель показателей была понятна ответственным лицам. Необходимо выделять время для донесения идей по показателям до сотрудников.

Показателей не является корректным, если на него не может повлиять ответственный сотрудник. Демотивирующие показатели, над которыми сотрудники не имеют власти является частой ошибкой в компаниях.

Соблюдение характеристик по составлению системы оценки показателей позволяет создавать систему, способствующую достижению бизнес-целей. А использование корректных показателей поможет не только оптимизировать рабочие процессы, но и повысить общую эффективность организации.

Показатели процессов и ошибки в практике управления

Какие ошибки часто встречаются в практике управления и могут подорвать эффективность процессов и привести к неэффективным решениям?

1. Не учитывание мнения клиентов при установке значений плановых показателей. 
2. Установка для всех плановых значений большего запаса.
3. Завышение значений плановых показателей.
4. Концентрация исключительно на объемах и позитиве.
5. Сужение кругозора сотрудников.
6. Не измерять показатели удовлетворенности клиентов.
7. Избегание бинарных показателей.
8. Измерение показателей только перед отчетным периодом.
9. Измерение показателей, которые легче измерить.
10. Добавление показателей для хорошего настроения.
11. Не измерять показатели совсем.
12. Копирование системы показателей у других компаний.
13. Усложнение системы показателей.
14. Диверсификация ответственности.
15. Постоянно «докручивать» модель.
16. Не слушать мнение сотрудников.
17. Не тратить время на объяснения.
18. Разработка системы показателей узкой группой специалистов.
19. Подразделения единолично определяют свои показатели.
20. Составление системы только из легко измеримых показателей.
21. Учитывание исключительно текущего состояния компании.
22. Невозможность рассчитать показатели сотруднику до конца отчетного периода.

Избегание данных ошибок поможет компаниям эффективно управлять своими показателями и добиваться намеченных целей. Применяя осознанный и сбалансированный подход, организации могут не только повысить свою эффективность, но и обеспечить устойчивое развитие в долгосрочной перспективе.

Бизнес-показатели процессов: мотивация и цели компании

Мотивация сотрудников —  важный фактор, который влияет на успех бизнеса и достижения его целей. Если сотрудники понимают, как их работа влияет на общие успехи компании, это может значительно повысить их продуктивность и вовлеченность. Показатели процессов становятся инструментом, который позволяет каждый день видеть результаты своей работы и отслеживать, как они способствуют достижениям компании. 

Рассмотрим ключевые аспекты мотивации сотрудников и целей компании, а также их связь с показателями процессов:

1. Взаимосвязь между показателями и целями компании. Показатели процессов должны непосредственно соответствовать целям компании. Каждая метрика должна помогать в достижении ключевых бизнес-целей.

2. Вовлечение сотрудников в процесс, благодаря чему они чувствуют себя частью команды и понимают свои роли. Это позволяет создать более мотивированную и результативную рабочую среду.

3. Использование показателей не только как инструменты анализа, но и как индикаторов мотивации. Регулярная оценка прогресса по установленным показателям помогает выявить области, требующие улучшения.

Четкое понимание взаимодействий показателей, целей компании и мотивацией сотрудников позволяет организациям создавать более продуктивные и мотивированные рабочие команды, что, в свою очередь, ведет к достижению высоких результатов и успеха на рынке.

Итоги 

Для того чтобы показатели процессов действительно помогали бизнесу, необходимо уделить внимание их разработке и назначить ответственных. Важно понять текущее состояние процесса и задать ориентиры для дальнейших улучшений. Показатели процессов служат основой для анализа и принятия решений.

При разработке показателей важно:

• рассматривать каждый процесс комплексно,
• использовать метрики, относящиеся к разным группам, например, время и количество процессов,
• установить целевые значения,
• регулярно проводить анализ показателей,

Грамотное использование показателей позволяет оптимизировать бизнес-процессы, повышать эффективность работы и удовлетворенность клиентов.