Описание бизнес-процессов помогает систематизировать работу компании и управлять ею на основе данных, а не интуиции. Под этим понимают фиксацию последовательности шагов и задач, которые выполняют сотрудники и системы для достижения результата. Одно описание бизнес процесса показывает, кто отвечает за выполнение, какие ресурсы используются и какой итог должен быть получен.
Краткое содержание:
Бизнес-процесс — это последовательность взаимосвязанных действий, выполняемых сотрудниками или системами ради создания ценности для клиента. Каждый процесс имеет начало (событие-триггер), набор шагов, ответственных участников и завершение, в котором формируется полезный результат для внутреннего или внешнего заказчика. В отдельной статье мы разобрали подробнее о том, что такое бизнес-процесс.
Согласно BPM CBOK 3.0, бизнес-процессы рассматриваются как ключевой актив организации, который должен постоянно адаптироваться к изменениям. Для их описания используется международный стандарт BPMN (Business Process Model and Notation). Он обеспечивает единый язык моделирования: процессы фиксируются в унифицированном виде, что упрощает их анализ, регламентацию и последующую автоматизацию.
Описание бизнес процессов помогает увидеть, как связаны подразделения и где формируется ценность. Руководителю важно понимать, как описать бизнес процессы в компании — от закупки материалов и управления персоналом до продаж и обслуживания клиентов.
Часто используют описание бизнес процесса как пример в виде эталонной модели. Такое решение показывает, «как должно быть», и становится базой для анализа, оптимизации и автоматизации.
Описание бизнес-процессов — это фиксация последовательности действий, выполняемых в компании для достижения конкретного результата. Оно включает в себя шаги процесса, ответственных исполнителей, входы и выходы, используемые ресурсы и точки контроля.
Чтобы зафиксировать работу организации, необходимо правильно выбрать подход. На практике, чтобы составить бизнес-процесс, используют пошаговый алгоритм:
Описать бизнес-процесс можно в виде списка, чек-листа или схемы. Наиболее удобный вариант — блок-схема бизнес-процесса, где визуально показаны шаги, ветвления и условия.
Рассмотрим пример бизнес-процесса «Прием нового сотрудника» в системе ELMA365:
Структурная схема бизнес-процесса: прием нового сотрудника
Такое описание бизнес-процесса демонстрирует «как должно быть»: без задержек и лишних согласований.
Каждое предприятие имеет уникальную архитектуру процессов. Ниже приведены примеры бизнес-процессов на предприятии и их оформление в ELMA365.
Обработка входящего договора — бизнес-процесс от регистрации документа до согласования с юристом и контрагентом.
Бизнес-процесс обработка входящего договора
Схема бизнес-процесса продажи
Схема бизнес-процесса продажи позволяет наглядно отразить весь путь клиента — от первого контакта до оформления сделки и послепродажного обслуживания. Когда речь заходит о типовой схеме бизнес-процесса продажи, важно отразить не только работу менеджера, но и внутренние процессы: согласование условий, выставление счетов, контроль оплаты и передачу на доставку.
Оформление командировки — заявка, утверждение, выдача аванса, отчет сотрудника.
Бизнес-процесс оформление командировки
Работа службы поддержки — регистрация обращения, назначение ответственного, решение и уведомление клиента.
В модели бизнес-процесса «Служба поддержки» запрос регистрируется из различных источников. С целью рационального использования рабочего времени сотрудников запросы типизируются. К примеру, в IT-компании адресатом может выступить как тестировщик, так и разработчик. Пример моделирования бизнес-процесса работы службы поддержки в системе ELMA365:
Бизнес-процесс работа службы поддержки
Согласование бюджета — параллельная работа подразделений, проверка бухгалтерии и финансового отдела.
Пример описания бизнес-процесса «Согласование бюджета», подразумевает реализацию параллельных шлюзов, между различными департаментами и бухгалтерией/отделом планирования. Локальные подразделения в контексте должны независимо друг от друга огласить свои потребности на ближайший год (квартал).
Бизнес-процесс согласование бюджета
Поиск нового сотрудника — анализ резюме, собеседование, оформление в штат.
Пример описания бизнес-процесса «Поиск нового сотрудника отделом кадров» есть в каждом предприятии. Модель описывает полную последовательность шагов по работе со входящим резюме, учитывая действия соискателя с помощью событий ожидания сообщения. На каждом этапе рассмотрения резюме процесс может быть завершён по решению об отказе.
Бизнес-процесс поиск нового сотрудника в штат
Заказ билетов через туроператора — формирование заказа, оплата, подтверждение авиакомпанией.
Модель «Заказ билетов через туроператора» демонстрирует сервис для путешественника, который предоставляет туроператор и сервис для туроператора, предоставляемый авиакомпанией. Путешественнику достаточно инициировать процесс и сформировать заказ, а затем оплатить его. Остальные действия будут совершены по стандартному сценарию туроператором и авиакомпанией.
Бизнес-процесс заказ билетов через туроператора
Проверка оборудования — заявка на проверку, инспекция, решение о ремонте.
Процесс «Проверка работы оборудования» начинается в зоне ответственности Продавца, который вносит заявку на проверку, а далее, после проверки Инспектором и Начальником ТО, заявка отправляется как задача на ремонт. Продавец оповещается о результатах проверки и ремонта.
Бизнес-процесс проверка оборудования
Эти примеры бизнес-процессов в организации показывают, что даже стандартные задачи выглядят по-разному в зависимости от отрасли. Больше примеров описания бизнес-процессов компаний можно найти и скачать бесплатно в магазине готовых решений ELMA365 Store.
Ориентированы на создание ценности для клиента:
Обеспечивают работу компании, но напрямую не приносят прибыль:
Связаны с ростом и стратегическими изменениями:
Эта категория отвечает за стратегию и координацию:
Важно понимать, что архитектура процессов зависит от сферы деятельности и отраслевой специфики. Например, банки используют кредитный конвейер, которого нет в ритейле. Универсального «процесса продажи» тоже не существует: последовательность и блоки будут разными для каждой отрасли.
Схема бизнес-процесса — главный инструмент моделирования. Она наглядно показывает последовательность шагов, участников и точки контроля.
| Вид схемы | Для чего используется | Пример применения | Уровень детализации |
|---|---|---|---|
| Пример схемы бизнес-процесса | Иллюстрация конкретного процесса | Оформление командировки | Средний |
| Блок-схема бизнес-процесса | Визуализация шагов и условий | Заявка в службу поддержки | Высокий |
| Схема бизнес-процесса продажи | Путь клиента от контакта до сделки | Продажи B2B | Средний |
| Схема бизнес-процессов организации | Архитектура компании | Основные и вспомогательные процессы | Низкий |
| Схема бизнес-процессов предприятия | Полная картина операций | Производство, финансы, логистика | Низкий |
| Схема описания бизнес-процессов | Упрощённая модель | Регламент отдела | Средний |
| Схема основных бизнес-процессов | Цепочки создания ценности | Производство, сбыт | Средний |
| Структурная схема бизнес-процесса | Взаимосвязь подпроцессов | Закупки и склад | Высокий |
| Составить схему бизнес-процесса онлайн | Быстрое моделирование | Онлайн-редактор BPMN | Разный |
Описание и моделирование — это основа управляемости компании. Пока процесс существует только «в головах сотрудников», им невозможно управлять.
Причины, по которым компании фиксируют процессы:
Чем шире границы процесса, тем выше создаваемая ценность. Подобные различия напрямую влияют на конкурентоспособность компании.
Таким образом, описание и моделирование — это стратегический инструмент, позволяющий работать гибко, эффективно и с высоким качеством.
Бизнес-процессы — это практическая основа управления компанией.
Главные выводы:
Рекомендации:
В результате вы получите не просто «набор документов», а живую систему управления, которая помогает компании расти и адаптироваться.
К ним относят процессы, напрямую создающие ценность: производство, продажи, закупки, логистика.
Основные создают прибыль, вспомогательные поддерживают их работу, управленческие отвечают за стратегию, процессы развития связаны с будущим ростом.
Используйте специализированные редакторы (например, BPMN-редакторы) или BPM-системы, которые дают готовые шаблоны и возможность совместной работы.
Наиболее распространены BPMN, UML и блок-схемы. Выбор зависит от целей моделирования.
На старте подойдут простые инструменты: Excel, Lucidchart, Draw.io. Для масштабных проектов лучше использовать BPM-системы (например, ELMA365, Bizagi, ARIS).
Все зависит от масштаба. Описание ключевых процессов среднего предприятия может занять от 3 месяцев до года.
Не только аналитики. Важно вовлечение руководителей подразделений, так как они знают реальные последовательности действий и узкие места.
Сначала фиксируют текущую модель («как есть»), затем разрабатывают улучшенный вариант («как должно быть»). На его основе процесс переводят в BPM-систему для автоматизации.
Чаще всего начинают с повторяющихся операций: согласование договоров, заявки на командировки, закупки, работа службы поддержки. Это быстрый способ показать эффект.
Определяются KPI: скорость выполнения, стоимость процесса, количество ошибок, удовлетворенность клиента. Метрики помогают понять, насколько результат соответствует ожиданиям.
Можно брать за основу типовые схемы (например, из банков или ритейла), но важно адаптировать их под специфику своей компании. Универсального процесса продажи или закупки не существует.
Поделиться:
Комментарии
В этой статье разбираем какие первичные бухгалтерские документы встречаются в работе чаще всего, как правильно оформлять первичку на практике и как грамотно организовать связанные с ней рабочие процессы.
Узнайте, что такое воронка продаж и как она выглядит. Подробный гид по этапам: от квалификации до сделки. Разбираем, как построить и автоматизировать воронку в современной системе.
В этой статье рассмотрим преимущества CRM-системы на заказ с адаптацией под задачи компании. Цены, этапы внедрения, сравнение с коробкой и чек-лист выбора подрядчика.
