Внедряем СЭД без потерь

Хаос в документах, потерянные файлы, просроченные задачи, упущенная прибыль — проблемы, которые легко решит автоматизация документооборота в организации. В этом материале расскажем о преимуществах СЭД и рассмотрим функциональность топовых систем.

Ежедневно компании сталкиваются с огромным количеством документов: договоры, счета, акты, внутренние отчёты. Кажется, что цифровизация должна упростить эту задачу, но на деле она часто добавляет сложностей. Электронные письма теряются в папке со входящей почтой, версии файлов теряются, согласование затягивается на дни.

В условиях высокой конкуренции такие сбои стоят дорого. Затянутые сроки, ошибки в документах, потерянные договоры — всё это сказывается на эффективности компании, её репутации и прибыли.

Чтобы навести порядок, нужны не просто разрозненные приложения, а работающие инструменты. Один из важнейших инструментов — система электронного документооборота (СЭД). 

СЭД — как личный помощник, который знает всё о ваших документах. Он упрощает создание, маршрутизацию, согласование и хранение. Не нужно звонить коллегам, чтобы уточнить статус договора. Не надо искать, где лежит отчёт за прошлый квартал. СЭД возьмет заботы на себя: напомнит, проверит, отправит по нужному маршруту. 

В этой статье мы разберём, как работают системы управления документооборотом, какие программы популярны в России и чем они полезны. Также на примерах рассмотрим, как автоматизация документооборота помогает экономить время, деньги и нервы.

Что такое система электронного документооборота и зачем она нужна

От небольших предприятий до крупных корпораций — все сталкиваются с договорами, накладными, внутренними распоряжениями, процессами делопроизводства. Без грамотной организации ЭДО этот процесс превращается в хаос: одни документы теряются, другие бесконечно пересылаются по электронной почте, третьи остаются без подписи или согласования.

СЭД наводит порядок в этом хаосе. Система автоматизирует весь цикл работы с документами:

• Создание. Стандартизированные шаблоны упрощают подготовку документов.

• Согласование. Выстроенные маршруты обеспечивают прозрачный процесс согласования.

• Хранение. Все документы аккуратно хранятся в едином реестре, защищённом от потери.

• Поиск. Быстро найти нужный файл можно по названию, дате или ответственному сотруднику.

Создание приказа по шаблону в ELMA365

СЭД также значительно улучшает делопроизводство в организации, обеспечивая четкое соблюдение всех процедур и регламентов при обработке документов. Все этапы — от регистрации документа до его архивирования — фиксируются в системе, что помогает соблюдать требования законодательства и внутренние корпоративные стандарты.

Но главное — СЭД помогает компаниям экономить ресурсы и получать прибыль. Например, вместо нескольких дней на ручное согласование контракта уходит несколько часов. Чем быстрее контакт согласован, тем быстрее будет совершена сделка.

Где используется СЭД

СЭД применяются в самых разных отраслях:

• Финансовые организации и банки используют СЭД для оперативной обработки кредитных заявок, согласования договоров. Так, банк может улучшить процесс обработки кредитной документации за счет унифицированных шаблонов и контроля сроков.

• Производственные компании — для управления заказами, логистикой и внутренними распоряжениями. СЭД также подойдет для хранения и согласования технической документации на объектах. Это особенно важно для сложных проектов, где требуется синхронизация между проектировщиками, производством и административным персоналом. Полезен ЭДО и для обеспечения стандартов ISO. Система поможет вести учёт нормативных документов, регламентов и внутренних проверок, что упростит подготовку к сертификациям и внутренним аудитам.

• Государственные структуры. Для процессов делопроизводства, обработки обращений граждан, ведения архивов и проведения закупок. СЭД помогает управлять заявками, следить за сроками выполнения обязательств и фиксировать изменения в режиме реального времени.

• IT-компании. Для оформления проектов, управления лицензиями и согласования внутренних регламентов. Как и в любой другой сфере, система электронного документооборота поможет компаниям в управлении кадровыми документами: трудовыми договорами, заявлениями на отпуск и табелями учёта рабочего времени. Удаленные сотрудники могут подписывать документы электронной подписью, а HR-отделы таким образом снижают объём ручной работы.

Каждая компания использует СЭД по-своему, адаптируя программу под собственные бизнес-процессы. Это делает её универсальным инструментом для повышения эффективности работы.

Рассмотрим, какие конкретно преимущества ЭДО приносит пользователям:

Единое хранилище для всех документов

СЭД позволяет избавиться от разрозненных папок и файлов, которые могут легко потеряться на компьютерах пользователей. Все документы централизованно хранятся в единой системе с четкой структурой и системой меток. Каждый файл можно найти по ключевым словам, автору, дате создания или типу.

Контроль версий документов

В традиционной работе с файлами часто возникает проблема с версиями: кто-то сохраняет документ с обновлениями, не отметив, какая версия актуальна, а кто-то использует старую версию. В СЭД можно легко отслеживать, какая версия документа является последней, и кто вносил изменения.

Автоматизация документооборота

ЭДО автоматизирует многие процессы, которые обычно занимают у работников много времени: утверждения, согласования, распределение задач. Документы автоматически направляются нужным сотрудникам в зависимости от настроенных маршрутов. При множественном согласовании не нужно писать коллегам в мессенджерах или ходить по кабинетам, чтобы поскорее узнать результат. Достаточно открыть задачу и посмотреть, какой дедлайн установлен, кто уже посмотрел документ и согласовал его.

Удаленный доступ и мобильность

Благодаря СЭД сотрудники могут работать с документами не только из офиса, но и удаленно, из любой точки мира. Это особенно важно, когда команда работает из разных локаций или удаленно. Защищенный доступ обеспечивает надежность и безопасность работы с важными документами.

Снижение риска потери данных

В традиционной работе с документами, когда они хранятся на персональных компьютерах или внешних носителях, всегда существует риск утраты данных из-за поломки оборудования или человеческой ошибки. СЭД решает эту проблему благодаря централизованному хранению данных и регулярному резервному копированию. В случае сбоя система позволяет быстро восстановить данные.

Карточка документа в ELMA365. Ведется контроль изменений при редактировании файла

При выборе системы важно учитывать:

• Размер бизнеса. Для малых компаний подойдут более простые решения, крупным игрокам нужны масштабируемые системы.

• Сложность процессов. Если документооборот требует согласования десятков участников, выбирайте системы с настраиваемыми маршрутами.

• Бюджет. Некоторые решения подходят для бюджетного внедрения, другие требуют значительных инвестиций.

• Интеграции. Убедитесь, что СЭД может работать с уже существующими в вашей компании инструментами.

Дальше мы рассмотрим, какие системы автоматизации документооборота популярны в России и чем они отличаются друг от друга.

Обзор популярных систем автоматизации документооборота

На российском рынке представлено множество решений для автоматизации документооборота. Каждое из них имеет свои особенности, подходы к настройке и аудиторию. В этом кратком обзоре мы рассмотрим топ популярных СЭД.

1. ELMA365 CSP 

Продукт для комплексной автоматизации бизнес-процессов с широким функционалом для управления контентом и документами.

Кому подойдёт: крупному бизнесу, предприятиям, которым важно автоматизировать не только документооборот, но и комплексные внутренние процессы.

Функционал: встроенные маршруты, цифровая подпись, готовые и кастомные интеграции, управление проектами. Предусмотрены решения для КЭДО, управления договорами, создания сервисного центра. Также проработана персонализация интерфейсов, low-code, возможность работы в облаке или на своих мощностях. Возможность системы легко расширить за счет дополнительных бесплатных решений.

Готовые модули для использования цифровой подписи в ELMA365

2. Электронный архив от СБИС

Система сочетает возможности документооборота и архивного хранения.

Кому подойдёт: организациям, которым нужно не только автоматизировать процесс согласования, но и вести архив документов.

Функционал: электронный обмен документами с контрагентами, управление подписанием и отправкой файлов.

3. 1С:Документооборот

Продукт компании «1С» — логичный выбор для тех, кто уже использует другие решения этой экосистемы.

Кому подойдёт: предприятиям малого и среднего бизнеса.

Функционал:согласование документов, управление задачами и архивом, интеграция с другими модулями «1С». Знакомый интерфейс, лёгкая интеграция с бухгалтерией и кадрами. Однако, по сравнению с более специализированными решениями, функционал ЭДО несколько ограничен.

4. DocsVision

Платформа для создания решений на основе стандартного функционала.

Кому подойдёт: компаниям с нестандартными процессами, которым важно настроить систему под себя.

Функционал:управление документами, интеграция с внешними сервисами, аналитика. Высокая степень кастомизации, подходит для крупных организаций.

У хороших СЭД предусмотрена обучающая платформа, где ваш персонал сможет научиться детально настраивать систему для дальнейшего развития процессов. Также важно обратить внимание на доступность техподдержки, наличие базы знаний и других вспомогательных материалов.

Как внедрить программу автоматизации документооборота без потерь

Чтобы система действительно работала, нужно подготовить бизнес-процессы, людей и подходы.

Шаг 1. Определите задачи, которые решает СЭД

Начните с анализа проблем. Какие процессы тормозят работу? Где сотрудники теряют время или допускают ошибки? Например:

• документы теряются, их невозможно быстро найти;

• согласования затягиваются на недели;

• руководители не понимают, кто отвечает за текущий этап работы;

• архивы захламлены бумагой, восстановить документ невозможно.

Запишите ключевые проблемы. Они станут базой для выбора функционала и построения маршрутов в системе.

Шаг 2. Заручитесь поддержкой команды

Автоматизация не даст бизнесу хороших результатов, если сотрудники воспринимают её как дополнительную нагрузку. Объясните им, почему внедряется система и как это повлияет на их работу: сократится время на рутинные задачи, будет легче отслеживать, у кого находится документ, рабочие процессы станут прозрачнее и понятнее.

Назначьте ответственных за внедрение в каждом отделе. Они помогут коллегам адаптироваться к новому инструменту.

Шаг 3. Адаптируйте СЭД под ваши процессы

Ошибка многих компаний — просто скопировать стандартные шаблоны маршрутов, предлагаемые разработчиками. Это часто приводит к сопротивлению сотрудников: система не учитывает реальных задач.

• Проведите интервью с ключевыми участниками процессов. Узнайте, как сейчас проходят этапы работы.
• Создайте маршрут для каждого типа документа: кто подготавливает, кто согласует, кто подписывает.
• Заранее убедитесь, что выбранная СЭД позволяет настраивать бизнес-процессы, зоны ответственности, роли, оповещения и т.д.

Шаг 4. Не пытайтесь внедрить всё сразу

Если вы загружаете систему всеми процессами сразу, это увеличивает риски ошибок. Начните с самого проблемного направления, например, с согласования договоров.

Дайте сотрудникам время привыкнуть к новой системе. После этого добавляйте остальные процессы.

Шаг 5. Обучите сотрудников и предоставьте поддержку

Никакая система не начнёт работать эффективно, если люди не понимают, как ей пользоваться. Вам помогут:

• обучающие сессии, где вы объясните ключевой функционал;
• инструкции и справочные материалы, короткие и понятные руководства;
• поддержка — пусть сотрудники знают, к кому обратиться за помощью.

Регулярно анализируйте, как сотрудники используют систему. Обратите внимание, все ли маршруты документов действительно используются и нет ли повторяющихся ошибок в бизнес-процессах. Возможно, какие-то задачи занимают слишком много времени.

При необходимости корректируйте настройки системы и маршрутов.

Как мы видим, успех внедрения СЭД не зависит только от самого программного обеспечения. Он зависит от хорошей подготовки команды и готовности компании изменить подходы к работе. Инструмент автоматизации — лишь помощник. Правильно выстроенный процесс обеспечит порядок и эффективность, а значит, инвестиции окупятся быстрее.

Заключение

Внедрение системы автоматизации документооборота — не просто шаг к современным технологиям, это переход бизнеса на качественно новый уровень работы.

После внедрения системы электронного документооборота:

• Документы не теряются. Все файлы хранятся в единой базе, доступны по поиску за считанные секунды. Структура хранения легко подстраивается под требования компании. Забудьте про утерянные договоры и бесконечные запросы «у кого сохранилась копия?».
• Согласование ускоряется. Задачи автоматически передаются от одного сотрудника к другому, исключая пропуски и задержки. Результат — договоры и отчёты готовятся быстрее, а проекты запускаются в срок.
• Ответственность прозрачна. Система фиксирует, кто отвечает за каждый этап. Руководителям проще контролировать работу, а сотрудники всегда знают, какие задачи за ними закреплены.
• Рутина автоматизируется. Вместо ручной рассылки писем, составления отчётов и копирования данных сотрудники могут сосредоточиться на решении более важных задач.
• Эффективность растёт. Минимум ошибок, меньше временных потерь, больше выполненных задач. Компания экономит ресурсы и повышает свою конкурентоспособность.

СЭД — не просто инструмент. Это шаг к упрощению, оптимизации и развитию бизнеса, а также удобство для всех участников процесса. Рабочие дни становятся более структурированы и эффективны: сотрудники больше не тратят время на поиск информации, согласования проходят быстрее, а клиенты получают результаты вовремя.

Оцените сами, как хорошая система может упростить работу и наладить электронный документооборот. Попробуйте Портал СЭД от ELMA365 бесплатно.