.png?&quality=65&format=webp)
Внедряем СЭД без потерь: программа автоматизации документооборота в организации
О преимуществах СЭД, кейсах использования и о функциональности топовых систем для автоматизации документооборота читайте в этой статье.
Начнём с того, что Теневые процессы не имеют никакого отношения к понятиям и способам ведения бизнеса 90-х. В них нет ничего криминального, попадающего под какую-либо статью УК РФ. Просто при автоматизации бизнес-процессов в компании так сложилось, что они остались как бы в тени ключевых бизнес-процессов. Это своего рода протоптанные «коровьи тропы», которыми сотрудники могут значительно сократить путь до конечного результата в обход системе. Зачастую «правильный» ход процесса с точки зрения руководства и бизнес-аналитика прост и логичен, но для простого исполнителя он кажется излишне ресурс затратным. И участник процесса ищет способы обойти или даже проскочить сложные для него этапы процесса.
В теневых процессах огромную роль играет человеческий фактор, многое завязано на личных отношениях. Причём это касается как процессов верхнего, так и нижнего уровней. Топ-менеджмент при достаточном количестве авторитета и связей может перескочить через описанные этапы процесса одним телефонным звонком. Принятие важных стратегических решений не редко происходит не по согласованному регламенту, на выполнение которого может уйти несколько дней, а в неформальной обстановке за несколько часов или даже минут.
Точно также и рядовой сотрудник, обладающий достаточной харизмой и проницательностью, может значительно упростить свою работу, повысить эффективность, зная слабые места процесса и умело используя эти знания для придания собственной значимости. Конечно, он ни за что ни с кем не поделится этой ценной информацией по вполне понятной причине – если он раскроет все секреты своей эффективной работы, он потеряет ценность в глазах руководства и перестанет быть «не заменимым».
В этом и есть основной минус «теневых процессов». Если вы, как владелец бизнеса, о них не подозреваете, со временем возрастает опасность того, что теневой процесс из вспомогательного станет основным. В этом случае система может выйти из-под контроля в самый не подходящий момент. Как правило, руководители узнают о теневых процессах в ходе кадровых перестановок. Знакомая ситуация: сотрудник прекрасно справляется со всеми обязанностями, показывает отличные результаты и высокую эффективность. По каким-то причинам он переходит на другую должность и его место занимает новый сотрудник. Казалось бы: вот инструкции, регламенты и зарекомендовавшие себя процессы, но у нового сотрудника процесс не работает так гладко. «Коровьих троп» он не знает, а регламенты и процессы по факту оказываются не такими уж и эффективными.
В итоге компания может понести значительные потери. Во-первых, деньги, потраченные на оптимизацию, оказываются потраченными зря. И появляется необходимость ещё раз всё анализировать и описывать. Во-вторых, могут тормозиться другие, зависящие от этого псевдо-эффективного эффективного процесса. Крайне не приятная для бизнеса ситуация, в которой ни кто не хотел бы оказаться. Поэтому крайне важно понимать, что в «теневых процессах» есть не только очевидные плюсы, но и серьёзные минусы.
Возникает закономерный вопрос: можно заставить теневые процессы «выйти из сумрака» и нужно ли тратить ресурсы, что бы «описать неописуемое».
Есть несколько способов выявить теневые процессы в компании.
Так стоит ли опасаться теневых процессов компании, стоит ли выявлять и описывать их. Для начала надо признать тот факт, что в любой компании, не зависимо от размера и отрасли они в той или иной мере присутствуют. С системой работают люди, а людям свойственно находить слабые места, обходить острые угла и выстраивать личные отношения с другими участниками процесса. Необходимо оценить, какую долю занимают в вашей компании теневые процессы, нет ли за общей картиной эффективной работы и оптимизированных процессов её тёмной стороны. А если есть, то, как сильно она влияет на основные процессы компании.
Необходимость выявления и описания теневых процессов является одной из актуальных тем для обсуждения в бизнес сообществе. С одной стороны, существует подход, при котором строят дорогу, исходя из протоптанных людьми тропинок. В этом случае вы получите удобную для пешеходов, но узкую, извилистую и не пригодную для массового использования дорогу. С другой стороны вы можете проектировать прямые и широкие магистрали, но пользователи всё равно протопчут свои тропинки. Главное держать ситуацию под контролем и своевременно принимать корректирующие мероприятия.
Больше о бизнес-процессах и их классификации — APQC PCF — структура бизнес‑процессов организации.
Комментарии
Оставьте e-mail, и мы будем оперативно присылать вам свежие новости и статьи
О преимуществах СЭД, кейсах использования и о функциональности топовых систем для автоматизации документооборота читайте в этой статье.
Чем low-code отличается от классической разработки, в чем особенности таких проектов и какая команда нужна для их реализации
Статья рассказывает, с какими сложностями могут на практике столкнуться лоукодеры и команды внедрения и как их можно преодолеть.