Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Электронный архив — это не просто цифровое хранилище файлов, а часть системы электронного документооборота, которая помогает компаниям ускорить процессы, обеспечить безопасность данных и соответствовать законодательству. В отличие от обычных папок или сетевых дисков, такой архив поддерживает классификацию, контроль версий, разграничение доступа и автоматизацию рутинных задач. В статье мы разберёмся, как он работает, какие документы можно хранить, где размещать архив, в чём его отличие от скан-копий и как организовать хранение с умом — от малого бизнеса до крупных проектов.
Краткое содержание:
- Что такое электронный архив документов
- Электронный архив не равно скан-копии: в чём отличие
- Правила хранения электронных документов
- Сроки хранения: как не нарушить закон
- Где можно хранить электронный архив: 4 подхода
- Виды документов для хранения в архиве
- Типовые сценарии организации электронного архива
- Почему бизнесу стоит перейти на электронный архив
- FAQ об электронном архиве
Что такое электронный архив документов
Электронный архив документов — это цифровая система, предназначенная для централизованного хранения, упорядочивания и управления корпоративной документацией. В отличие от обычных папок с файлами, архив структурирован по типам документов, содержит метаданные, поддерживает разграничение доступа, ведёт историю изменений и часто интегрируется с другими ИТ-системами компании.
Такой архив позволяет быстро находить нужные файлы, исключать дублирование, контролировать актуальность версий и соблюдать требования законодательства к хранению. Электронный архив может включать договоры, счета, проектную документацию, кадровые приказы, переписку и любые другие виды документов, значимых для бизнеса. Он становится ключевым элементом цифровой трансформации компании, упрощая документооборот и повышая прозрачность процессов.
Отличия электронного архива от обычного хранения документов
| Параметр | Обычное цифровое хранилище (папки, диски) | Электронный архив документов |
| Структура хранения | Файлы разбросаны по папкам | Централизованная система с классификацией |
| Поиск документов | По названию файла | По метаданным: дате, типу, контрагенту и др. |
| Контроль версий | Отсутствует или вручную | Автоматическое ведение версий и изменений |
| Безопасность | Доступ по правам к папкам или дискам | Тонкая настройка прав, логирование действий |
| Юридическая значимость | Часто отсутствует | Поддержка ЭЦП и соответствие законодательству |
| Интеграции с системами | Нет | Есть (1С, CRM, ЭДО и т.д.) |
| Автоматизация процессов | Отсутствует | Напоминания, маршруты согласования, отчётность |
Электронный архив не равно скан-копии: в чём отличие
Многие компании начинают путь к цифровизации с банального — сканируют бумажные документы и складывают их в сетевые папки. Но это нельзя назвать полноценным электронным архивом. Такой подход не решает ключевых задач хранения, безопасности, поиска и правового значения документов.
Электронный архив — это не просто цифровая копия бумаги, а управляемая система, в которой документы имеют статус, жизненный цикл и юридическую силу. Он помогает не только хранить, но и работать с документами эффективно и безопасно.
Главные отличия электронного архива от хранения скан-копий:
| Скан-копии в папках | Электронный архив |
| Документы просто загружаются в папки | Документы проходят регистрацию, индексируются и классифицируются |
| Нет единой структуры и стандартов | Настроена четкая структура хранения и номенклатура дел |
| Ручной поиск по названиям файлов | Поиск по атрибутам: дате, контрагенту, номеру, типу документа |
| Отсутствие контроля доступа и версионности | Настроенные права доступа, история изменений и версий |
| Нет юридической значимости | Документы имеют ЭЦП, защищенные форматы и признаются легитимными |
| Невозможно автоматизировать процессы | Автоматизация согласований, уведомлений, напоминаний |
Правила хранения электронных документов
Хранение электронных документов в бизнесе регулируется как внутренними стандартами компании, так и требованиями законодательства. В отличие от бумажного архива, здесь важно не только обеспечить сохранность, но и доказуемость юридической значимости. Вот основные правила, которые необходимо соблюдать:
Форматы хранения
Электронные документы должны сохраняться в неизменяемом виде, часто в форматах PDF/A, XML, TIFF и других, которые поддерживают долговременное хранение.Подтверждение подлинности
Документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которая обеспечивает юридическую силу.- Метаданные
Вместе с документами хранятся атрибуты (дата, автор, контрагент, номер, тип и т.д.), что упрощает поиск и контроль. - Системы хранения
Используются специализированные электронные архивы, которые ведут автоматический контроль версий, прав доступа и сроков хранения. - Резервное копирование
Обязательное условие — регулярное создание резервных копий и их хранение на независимых носителях или в облаке. - Доступ и контроль
Необходимо разграничение прав: кто может просматривать, изменять, подписывать или удалять документ. Все действия должны логироваться.
Сроки хранения: как не нарушить закон
Сроки хранения электронных документов регулируются законодательством РФ, а также внутренними политиками компании. Важно учитывать не только вид документа, но и его юридическую значимость, чтобы избежать штрафов и потерь данных.
Основные принципы:
- Соответствие нормативам
Сроки определяются по законодательству — например, налоговые и бухгалтерские документы хранятся не менее 5 лет (ФЗ №402), а кадровые — до 75 лет (включая архивные требования). - Равенство бумажного и электронного хранения
Если документ имеет юридическую силу (подписан УКЭП и оформлен по ГОСТ), то срок его хранения соответствует бумажному аналогу. - Тип документа = срок хранения
Тип документа Срок хранения Счета, акты, накладные 5 лет Договоры с юридической значимостью от 5 лет Кадровые приказы до 75 лет Электронная переписка от 3 лет (по политике) Протоколы, решения бессрочно
- Автоматизация контроля
Электронный архив может отслеживать сроки хранения автоматически — система уведомляет ответственных сотрудников о сроках и необходимости продления или удаления. - Уничтожение по регламенту
По завершении срока документы могут быть удалены (с актом об уничтожении) или переданы в архивный фонд.
Где можно хранить электронный архив: 4 подхода
Электронный архив можно хранить разными способами — в зависимости от потребностей компании, ее размера и требований к безопасности. Вот четыре распространенных подхода.
Архив на съемном носителе
Один из самых простых и устаревающих способов — хранение документов на внешних носителях, таких как флешки, внешние диски или DVD. Обычно они хранятся в помещении архива организации и обновляются вручную.
Минусы:низкий уровень автоматизации, риск потери данных или носителя, отсутствие удаленного доступа.
Плюсы: не требует подключения к интернету, может использоваться как резервный способ хранения.
Локальный архив (внутри компании)
Документы размещаются на сервере или рабочем компьютере внутри организации. Такой архив изолирован от внешних сетей и используется через внутреннюю сеть компании.
Плюсы: полный контроль над данными и их физическим расположением.
Минусы: высокая нагрузка на ИТ-службу, сложность масштабирования, слабая защита от сбоев и ограниченный доступ для сотрудников вне офиса.
Облачный архив
Файлы хранятся на серверах провайдера облачных решений. Сотрудники получают доступ к документам через интернет по защищённым каналам и в рамках заданных прав.
Плюсы:быстрый запуск, экономия ресурсов, доступ из любой точки, централизованное управление.
Минусы:потенциальная зависимость от внешнего провайдера и требования к защите персональных данных.
Архив в составе СЭД или ECM-системы
Самый продвинутый способ — организовать архив в рамках системы электронного документооборота (СЭД) или платформы ECM. Это решение объединяет хранение с автоматизацией процессов, контролем доступа и юридической значимостью документов.
Преимущества:
- Контроль версий, изменений и доступов по ролям;
- Быстрый поиск по метаданным, типам и статусам документов;
- Интеграция с другими системами: 1С, CRM, ЭДО и др.;
- Автоматическое соблюдение сроков хранения и регламентов;
- Поддержка юридически значимого документооборота с контрагентами;
- Удобство для сотрудников — вся информация доступна в одном интерфейсе.
Сравнение способов хранения электронного архива
| Подход | Описание | Подходит для |
|---|---|---|
| 1. Архив на съёмном носителе | Документы записываются на внешние диски, флешки или DVD. Требует ручного обновления и физической защиты. | Малый бизнес, архивы без частого доступа |
| 2. Локальный сервер (on-premise) | Архив размещён на сервере внутри компании. Доступ возможен только внутри сети. Обеспечивает полный контроль, но требует поддержки. | Компании с IT-отделом и высокими требованиями к безопасности |
| 3. Облачное хранилище (SaaS) | Архив размещается в облаке (например, в системе ELMA365). Доступ из любой точки, автоматические обновления и защита. | Средний и крупный бизнес, гибридные команды |
| 4. Хранение внутри СЭД или ECM-системы | Архив встроен в систему электронного документооборота — работает вместе с согласованиями, подписями и процессами. | Компании с высокой зрелостью процессов |
Виды документов для хранения в архиве
Электронный архив может использоваться для хранения практически любых типов документов — как обязательных с точки зрения законодательства, так и внутренних корпоративных файлов. Важно не только определить перечень таких документов, но и задать для них корректные правила хранения, форматы и доступ.
Вот основные группы документов, которые чаще всего хранятся в электронных архивах компаний:
- Бухгалтерские и финансовые документы
Счета-фактуры, акты, накладные, платежные поручения, отчётность — всё, что необходимо для взаимодействия с налоговыми органами и ведения учёта. - Кадровые документы
Трудовые договоры, приказы, заявления, листы согласования, анкеты сотрудников. Важно обеспечить защиту персональных данных и соответствие требованиям трудового законодательства. - Юридические документы
Договоры, контракты, протоколы разногласий, доверенности, судебные решения. Такие документы должны храниться в защищённом виде с возможностью юридически значимого подписания. - Уставные и регистрационные документы
Устав, лицензии, свидетельства о регистрации, выписки из ЕГРЮЛ — документы, подтверждающие статус и деятельность компании. - Проектная и техническая документация
Чертежи, схемы, инструкции, спецификации, стандарты — особенно актуально для производственных и инженерных компаний. - Маркетинговые и медиафайлы
Презентации, макеты, логотипы, видео и изображения. Для них важно организовать удобный поиск, хранение по категориям и версионность. - Внутренние регламенты и инструкции
Политики безопасности, инструкции по технике безопасности, стандарты обслуживания клиентов — всё, что регулирует внутренние процессы.
Также в архиве могут храниться временные документы, такие как переписка, согласования, черновики — с указанием сроков их автоматического удаления или перемещения в архив.
Типовые сценарии организации электронного архива
Электронный архив — это не универсальное решение по шаблону. Его внедрение и использование зависят от задач конкретного подразделения. В бухгалтерии он упрощает контроль за документами и проверками, в производстве — помогает управлять проектной и технической документацией, в HR — защищает персональные данные и ускоряет работу с кадрами, а в маркетинге — структурирует медиафайлы и поддерживает бренд. Ниже — обзор типовых сценариев, где электронный архив становится рабочим инструментом, а не просто хранилищем.
Электронный архив в бухгалтерии: зачем он нужен и как работает
Организация электронного архива в бухгалтерии помогает навести порядок в учёте первичных документов: договоров, актов, счетов-фактур и других финансовых бумаг. За счёт централизованного хранения и автоматизации рутинных процессов снижается нагрузка на сотрудников и исключаются ошибки.
Электронный архив для счетов и актов упрощает:
- контроль сроков хранения бухгалтерских документов;
- автоматическую сортировку и доступ по метаданным (дате, контрагенту, номеру);
- формирование отчётности и проверок без бумажной рутины.
Хранение бухгалтерских документов в электронном архиве также помогает соответствовать требованиям законодательства — документы проходят подписание ЭЦП, имеют защищённые форматы и распределяются по утверждённой номенклатуре дел. Это особенно важно при налоговых и финансовых проверках. Благодаря такому решению, бухгалтерия получает быстрый доступ к истории взаимодействия с контрагентами, а финансовые директора — прозрачность и контроль над документооборотом.
👉 Посмотрите, как внедрить электронный архив: 8 ключевых этапов, необходимых для успешного запуска
Электронный архив в производстве: управление проектной и технической документацией
Производственные компании работают с большим объёмом проектной, нормативной и технической документации — от схем и чертежей до инструкций и спецификаций. Электронный архив технической документации позволяет централизованно хранить эти материалы, исключить дубли и быстро находить нужные версии. Такая система особенно актуальна в многосменной или распределённой работе, где важно обеспечить доступ к проектной документации из разных подразделений и при этом защитить её от несанкционированного редактирования.
Кроме того, архив проектной документации позволяет:
- отслеживать изменения по версиям;
- автоматически подгружать шаблоны и регламенты;
- исключить риски работы по устаревшим данным;
- соблюдать требования ISO и внутренних стандартов.
Электронный архив для производства становится не просто хранилищем, а рабочим инструментом инженера, технолога, аудитора.
Карточка счета в интерфейсе ELMA365
Электронный архив в HR: кадровые документы под контролем
При работе с персоналом важно не просто вести учет трудовых договоров, приказов, заявлений и других кадровых документов, но и быстро находить нужные файлы при проверках или внутреннем аудите.
Электронный архив кадровых документов решает эту задачу: он упорядочивает хранилище, защищает персональные данные и избавляет от бумажной волокиты. Документы легко отслеживать по дате, сотруднику, типу — при этом сохраняется вся история версий и подписей. Например, архив трудовых договоров позволяет контролировать актуальность, сроки действия и автоматизировать уведомления о продлении. А хранение приказов в электронном архиве помогает соблюдать законодательные нормы и внутренние регламенты без ручной сверки. Такой кадровый электронный архив снижает риски потери документов, упрощает взаимодействие с сотрудниками и освобождает время отдела кадров для более важных задач.
Маркетинг и дизайн: как организовать электронный архив медиафайлов
В маркетинговых и креативных отделах накапливается большое количество медиафайлов: логотипы, макеты, презентации, видеоролики, баннеры, рекламные кампании. Без четкой структуры легко потерять нужные материалы или использовать устаревшую версию.
Архив рекламных материалов позволяет централизованно хранить весь медиаконтент, разграничивать доступ к файлам и отслеживать их историю изменений. Такой подход помогает ускорить подготовку маркетинговых активностей и сохранять целостность бренда.
Кроме того, хранение медиафайлов в электронном архиве позволяет:
- быстро находить нужный макет по тегам или дате;
- исключить дублирование и ошибки в версионности;
- предоставлять доступ к нужным материалам подрядчикам без риска утечек.
Для команд, работающих с большим количеством контента, такой архив становится не просто хранилищем, а важной частью процесса планирования и запуска кампаний.
Почему бизнесу стоит перейти на электронный архив
Электронный архив — это не просто тренд, а необходимый инструмент для современной компании. Он помогает упростить документооборот, исключить потери, ускорить поиск и снизить нагрузку на сотрудников. Благодаря централизованному хранению, автоматизации процессов и гибкой настройке доступа, организации получают полный контроль над своими данными. Цифровой архив особенно важен в условиях удалённой работы, усиления регуляторных требований и роста объёмов информации. Он позволяет бизнесу:
- Быстро адаптироваться к изменениям;
- Сократить издержки на бумажный документооборот;
- Повысить прозрачность внутренних процессов;
- Защитить конфиденциальную информацию.
Чем раньше компания внедрит электронный архив, тем быстрее она почувствует эффект — в скорости, безопасности и управляемости своих процессов.
Чтобы оценить преимущества такого подхода, установите бесплатную пробную версию ELMA365 и посмотрите на весь функционал вживую.
FAQ об электронном архиве
Что такое электронный архив простыми словами?
Это цифровое хранилище документов компании, которое заменяет бумажные архивы. Оно упрощает поиск, защиту, обмен и автоматизацию работы с документами.
Чем электронный архив отличается от обычных скан-копий?
Скан-копия — это просто изображение документа. Электронный архив — это система, где документ можно искать, подписывать, отслеживать, хранить с соблюдением законодательства.
Какие документы можно хранить в электронном архиве?
Практически любые: договоры, счета, акты, приказы, техдокументацию, медиафайлы и даже сканы паспортов — если соблюдены требования к формату и защите данных.
Можно ли организовать электронный архив без IT-отдела?
Да, если выбрать платформу с преднастроенными решениями и поддержкой (например, ELMA365). Это снижает порог входа.
Как электронный архив помогает при проверках?
Он обеспечивает быстрый доступ к нужным документам, ведёт историю изменений и хранит всё в соответствии с нормативами — без спешки и бумажной путаницы.
Есть ли разница между электронным архивом для компании и для проекта?
Да. Архив компании охватывает все документы организации, а проектный — сосредоточен на документации, связанной с конкретной задачей или командой.
Нужен ли электронный архив малому бизнесу?
Да. Даже небольшая компания выигрывает за счёт ускоренного поиска, автоматизации и экономии на бумаге и хранении.
Какой способ хранения электронного архива самый безопасный?
Хранение в защищённой СЭД или облачной системе с настройкой прав доступа и резервным копированием — на сегодняшний день оптимальный выбор.
Электронный архив — это только про хранение?
Нет. Он также автоматизирует процессы: напоминания, маршруты согласования, отслеживание версий, удаление по срокам хранения и многое другое.
