Электронный архив: как организовать его в компании и почему пора это сделать
Если сравнить положение электронного документооборота 3 года назад и сегодня, можно сильно удивиться. Раньше организации относились к ЭДО по принципу «нам не надо». Сейчас так рассуждать уже сложнее — пандемия изменила мир.
Пандемия изменила мир, в том числе и мир документооборота: в условиях карантина участникам бизнеса пришлось менять процессы согласования, подписания и передачи документов.
Государство стало стремительно развивать электронный документооборот между организациями и надзорными органами.
В конце 2020 года утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности;
В конце 2021 года принят Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс», который позволил перевести часть кадровых документов в электронный формат с использованием электронной подписи;
С 1 января 2022 года полноценно работает государственная информационная система электронных перевозочных документов. Автомобильные грузоперевозчики вольны выбирать, оформлять ли первичные документы на бумаге или полностью перейти на ЭДО;
ФНС утвердила формы ряда электронных документов;
Изменились правила подписания электронных документов. Появилось понятие машиночитаемой доверенности — электронная доверенность в формате XML на подписание электронных документов.
У организаций нет выбора — приходится погружаться в мир электронного документооборота с контрагентами, контролирующими и другими организациями. Предприниматели пересматривают свои бизнес-процессы и задумываются об управлении документами, потому что ни один бизнес-процесс не обходится без обмена документами — все чаще электронными. Даже те компании, которые считали, что управление документами их не касается, задаются вопросами, как правильно внедрить систему электронного документооборота и как следовать новым законам, не разрушая существующие процессы.
Что такое электронный архив?
На первый взгляд, все кажется просто: электронный архив — это собрание скан-копий документов организации, к которым есть постоянный доступ, то есть хранилище электронных документов.
На деле все гораздо сложнее. Электронный архив — это не просто сборник файлов, это система хранения архивных электронных документов.
Бумажный документ проходит разные этапы своего жизненного цикла: создание, согласование, оформление, подписание, регистрация, направление исполнителям, исполнение, формирование в дело, оперативное хранение дела, затем финальная точка — передача дела в архив организации. Финальная же точка движения электронного документа — электронный архив.
К сожалению, даже провайдеры вводят в заблуждение пользователей и называют «электронным архивом» обычные файловые хранилища.
Скан-копии документов и электронный архив — не одно и то же
В архив организации передаются завершенные дела, причем по нормативным документам — только подлинники. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 подлинник — это первый или единственный экземпляр документа. Скан-копия бумажного оригинала не является подлинником — это дубликат, а значит, она не может быть передана в архив (поэтому ни в коем случае не уничтожайте подлинники бумажных документов, даже если вы их отсканировали и сохранили на компьютере).
Подлинник электронного документа — документ, информация которого создавалась в электронном виде, и передавать в электронный архив можно только такие электронные документы (а не скан-копии). Например, приказ, созданный в системе электронного документооборота и подписанный квалифицированной электронной подписью.
В Госдуму уже внесен законопроект об электронном дубликате — это документ, переведенный из бумажного вида в электронный с сохранением юридической значимости. Но пока скан-копия считается именно копией.
При этом никто не запрещает создавать файловое хранилище в своей системе и хранить скан-копии. Это упрощает работу с документами, увеличивает производительность, сокращает сроки поиска документов и позволяет передать оригиналы документов на внеофисное хранение.
Правила хранения электронных документов
К формированию и хранению архивных электронных документов законодательство предъявляет ряд требований:
архивный электронный документ должен содержать определенный набор атрибутов и метаданных, файлы электронных подписей, сам файл в формате PDF/A;
хранение резервной копии в другом месте (на другом сервере) на случай непредвиденной порчи или утери одного экземпляра;
обеспечение юридической значимости документов на протяжении срока хранения;
соблюдение правил безопасности в течение срока хранения (исключение утраты, несанкционированного доступа, внесения изменений или уничтожения);
прочие требования, обозначенные в нормативных документах.
Сроки хранения электронных документов
Нормативные требования к срокам хранения электронных документов — те же, что и для бумажной документации.
Сроки хранения архивных документов, независимо от места, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Виды электронных архивов
В зависимости от места хранения разделяют виды архива электронных документов.
Архив на съемном носителе
Например, на флешках в помещении архива организации.
Локальный архив
Это хранение документов на сервере компании (например, в папках на компьютере). Локальный архив — наименее удобный вариант: сложно искать документы, высокие риски нарушения конфиденциальности, низкий уровень контроля за использованием документов.
Облачный архив
Это файловое хранилище на стороннем сервере — провайдер предоставляет место в облачном хранилище, где вы можете структурировано хранить документацию и иметь к ней доступ через интернет на заранее согласованных условиях.
Плюсы — экономия места на собственных серверах, выше уровень контроля; минус — по-прежнему сложный поиск документов.
Архив в системе электронного документооборота
Организации, работающие в информационных системах, могут использовать функцию электронного архива, если провайдер предоставляет такую услугу. Хранит данные сам провайдер ЭДО.
Архив в системе ЭДО — наиболее подходящий вариант. Его плюсы такие.
Высокий уровень безопасности — гибкая система настройки доступов к документам исключает риски несанкционированного использования документации;
Быстрый поиск по документам — информационная система позволяет производить поиск по всем атрибутам документов в считанные секунды;
Контроль за ходом движения документов и за их использованием сотрудниками организации. Система позволит отслеживать все перемещения документов и внесенные изменения;
Автоматизация процессов — например, формирование номенклатуры дел или автоматическое уничтожение документов по истечении сроков их хранения;
Интеграция с различными сервисами. Электронный документооборот позволяет обмениваться юридически значимой документацией между организациями, предоставлять финансовую отчетность в надзорные органы, направлять данные в налоговые инспекции и так далее;
Простое и эффективное использование. Единая система архива позволяет упорядочить всю документацию, а также сортировать ее по определенным атрибутам — наименованию, дате закрытия дела, срокам хранения.
Внедрение СЭД: подготовка, этапы и возможные сложности
Если вы еще не сталкивались с системами ЭДО, необходимо провести некоторые подготовительные работы:
Провести аудит действующего бумажного архива и документации компании, определить объем документооборота, виды документов, схемы их движения;
Определить, какие виды документов можно полностью перевести в электронный формат, а какие документы оставить на бумаге, но дополнительно оцифровать для удобства в работе (при этом в номенклатуре дел необходима отметка о ведении дела в электронном виде);
Определить необходимость оцифровки действующего архива организации;
Понять, сколько этапов проходит документ и на каких из них есть «зависания», чтобы при переходе на ЭДО от них избавиться;
Подготовить список задействованных сотрудников, чтобы понимать, сколько лицензий понадобится;
Определить необходимую функциональность будущей информационной системы: решить, что должна уметь система электронного архива, как и откуда будут поступать документы и как они будут храниться, какие действия смогут выполнять пользователи, какие нужны ограничения. У вас должен сформироваться образ электронного архива;
Определить порядок принятия документов в электронный архив по утвержденной форме описи и порядок действий при передаче электронных документов в архив;
Подготовить техническую базу для внедрения СЭД и установить программу «КриптоПро», с помощью которой сотрудники будут подписывать документы электронно;
Выбрать провайдера и согласовать с ним набор модулей, элементов, прав доступа и прочее;
Установить и протестировать информационную систему;
Утвердить проект документа, регламентирующего переход на электронный документооборот (обычно это инструкция по делопроизводству);
Обучить сотрудников работе в новой системе — первую очередь тех, кто постоянно взаимодействует с архивными документами;
Начать использовать систему и наполнять ее документами.
Простота использования электронного архива позволяет внедрить его без особых сложностей для сотрудников организации. Но надо учитывать, что к хранению архивных документов предъявляется множество требований федеральных законов и других нормативных актов. Их невыполнение может привести к серьезным последствиям — например, к штрафам для организации.
Поэтому до внедрения электронного архива необходимо изучить нормативную базу и определить, будет ли ваша система электронного архива соответствовать всем техническим требованиям: по уровню безопасности, форматам файлов, форматам электронных подписей и прочим.
Перспективы развития: какие функции СЭД появятся в ближайшие годы?
В ближайшие годы функции систем электронного документооборота будут расширяться и адаптироваться под новые законы и нормативные акты.
К концу 2024 года ряд документов окончательно перейдут в электронный формат — например, кадровые, транспортные, документы по учету НДС. С 1 января 2023 года без машиночитаемой доверенности сотрудник не сможет подписать электронные документы от лица компании, а в 2023 году автомобильные грузоперевозчики уже не смогут оформлять первичные документы на бумаге.
Все это обязывает провайдеров ЭДО менять состав систем — внедрять интеграцию с государственными информационными системами и соответствовать требованиям по обеспечению юридической значимости документов на этапе их создания и на протяжении всего срока хранения. Далее будут появляться модули и системы архивирования электронных документов с формированием описей, актов об уничтожении и других документов, утвержденных федеральными законами в сфере архивного дела.
Не затронутыми пока остаются договорная, проектная, производственно-техническая документация — но в дальнейшем цифровизация коснется всех документов, а не только управленческой, первичной и кадровой документации.
Поделиться:
.png?&quality=65&format=webp)
Комментарии