Электронный архив: как организовать его в компании и почему пора это сделать

Если сравнить положение электронного документооборота 3 года назад и сегодня, можно сильно удивиться. Раньше организации относились к ЭДО по принципу «нам не надо». Сейчас так рассуждать уже сложнее — пандемия изменила мир.

Пандемия изменила мир, в том числе и мир документооборота: в условиях карантина участникам бизнеса пришлось менять процессы согласования, подписания и передачи документов.

Государство стало стремительно развивать электронный документооборот между организациями и надзорными органами.

  1. В конце 2020 года утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности;

  2. В конце 2021 года принят Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс», который позволил перевести часть кадровых документов в электронный формат с использованием электронной подписи;

  3. С 1 января 2022 года полноценно работает государственная информационная система электронных перевозочных документов. Автомобильные грузоперевозчики вольны выбирать, оформлять ли первичные документы на бумаге или полностью перейти на ЭДО;

  4. ФНС утвердила формы ряда электронных документов;

  5. Изменились правила подписания электронных документов. Появилось понятие машиночитаемой доверенности — электронная доверенность в формате XML на подписание электронных документов.

У организаций нет выбора — приходится погружаться в мир электронного документооборота с контрагентами, контролирующими и другими организациями. Предприниматели пересматривают свои бизнес-процессы и задумываются об управлении документами, потому что ни один бизнес-процесс не обходится без обмена документами — все чаще электронными. Даже те компании, которые считали, что управление документами их не касается, задаются вопросами, как правильно внедрить систему электронного документооборота и как следовать новым законам, не разрушая существующие процессы.

Что такое электронный архив?

На первый взгляд, все кажется просто: электронный архив — это собрание скан-копий документов организации, к которым есть постоянный доступ, то есть хранилище электронных документов.

На деле все гораздо сложнее. Электронный архив — это не просто сборник файлов, это система хранения архивных электронных документов.

Бумажный документ проходит разные этапы своего жизненного цикла: создание, согласование, оформление, подписание, регистрация, направление исполнителям, исполнение, формирование в дело, оперативное хранение дела, затем финальная точка — передача дела в архив организации. Финальная же точка движения электронного документа — электронный архив.

К сожалению, даже провайдеры вводят в заблуждение пользователей и называют «электронным архивом» обычные файловые хранилища.

Скан-копии документов и электронный архив — не одно и то же

В архив организации передаются завершенные дела, причем по нормативным документам — только подлинники. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 подлинник — это первый или единственный экземпляр документа. Скан-копия бумажного оригинала не является подлинником — это дубликат, а значит, она не может быть передана в архив (поэтому ни в коем случае не уничтожайте подлинники бумажных документов, даже если вы их отсканировали и сохранили на компьютере).

Подлинник электронного документа — документ, информация которого создавалась в электронном виде, и передавать в электронный архив можно только такие электронные документы (а не скан-копии). Например, приказ, созданный в системе электронного документооборота и подписанный квалифицированной электронной подписью.

В Госдуму уже внесен законопроект об электронном дубликате — это документ, переведенный из бумажного вида в электронный с сохранением юридической значимости. Но пока скан-копия считается именно копией.

При этом никто не запрещает создавать файловое хранилище в своей системе и хранить скан-копии. Это упрощает работу с документами, увеличивает производительность, сокращает сроки поиска документов и позволяет передать оригиналы документов на внеофисное хранение.

Правила хранения электронных документов

К формированию и хранению архивных электронных документов законодательство предъявляет ряд требований:

  • архивный электронный документ должен содержать определенный набор атрибутов и метаданных, файлы электронных подписей, сам файл в формате PDF/A;

  • хранение резервной копии в другом месте (на другом сервере) на случай непредвиденной порчи или утери одного экземпляра;

  • обеспечение юридической значимости документов на протяжении срока хранения;

  • соблюдение правил безопасности в течение срока хранения (исключение утраты, несанкционированного доступа, внесения изменений или уничтожения);

  • прочие требования, обозначенные в нормативных документах.

Сроки хранения электронных документов

Нормативные требования к срокам хранения электронных документов — те же, что и для бумажной документации.

Сроки хранения архивных документов, независимо от места, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Виды электронных архивов

В зависимости от места хранения разделяют виды архива электронных документов.

Архив на съемном носителе

Например, на флешках в помещении архива организации.

Локальный архив

Это хранение документов на сервере компании (например, в папках на компьютере). Локальный архив — наименее удобный вариант: сложно искать документы, высокие риски нарушения конфиденциальности, низкий уровень контроля за использованием документов.

Облачный архив

Это файловое хранилище на стороннем сервере — провайдер предоставляет место в облачном хранилище, где вы можете структурировано хранить документацию и иметь к ней доступ через интернет на заранее согласованных условиях.

Плюсы — экономия места на собственных серверах, выше уровень контроля; минус — по-прежнему сложный поиск документов.

Архив в системе электронного документооборота

Организации, работающие в информационных системах, могут использовать функцию электронного архива, если провайдер предоставляет такую услугу. Хранит данные сам провайдер ЭДО.

Архив в системе ЭДО — наиболее подходящий вариант. Его плюсы такие.

  • Высокий уровень безопасности — гибкая система настройки доступов к документам исключает риски несанкционированного использования документации;

  • Быстрый поиск по документам — информационная система позволяет производить поиск по всем атрибутам документов в считанные секунды;

  • Контроль за ходом движения документов и за их использованием сотрудниками организации. Система позволит отслеживать все перемещения документов и внесенные изменения;

  • Автоматизация процессов — например, формирование номенклатуры дел или автоматическое уничтожение документов по истечении сроков их хранения;

  • Интеграция с различными сервисами. Электронный документооборот позволяет обмениваться юридически значимой документацией между организациями, предоставлять финансовую отчетность в надзорные органы, направлять данные в налоговые инспекции и так далее;

  • Простое и эффективное использование. Единая система архива позволяет упорядочить всю документацию, а также сортировать ее по определенным атрибутам — наименованию, дате закрытия дела, срокам хранения.

Внедрение СЭД: подготовка, этапы и возможные сложности

Если вы еще не сталкивались с системами ЭДО, необходимо провести некоторые подготовительные работы:

  • Провести аудит действующего бумажного архива и документации компании, определить объем документооборота, виды документов, схемы их движения;

  • Определить, какие виды документов можно полностью перевести в электронный формат, а какие документы оставить на бумаге, но дополнительно оцифровать для удобства в работе (при этом в номенклатуре дел необходима отметка о ведении дела в электронном виде);

  • Определить необходимость оцифровки действующего архива организации;

  • Понять, сколько этапов проходит документ и на каких из них есть «зависания», чтобы при переходе на ЭДО от них избавиться;

  • Подготовить список задействованных сотрудников, чтобы понимать, сколько лицензий понадобится;

  • Определить необходимую функциональность будущей информационной системы: решить, что должна уметь система электронного архива, как и откуда будут поступать документы и как они будут храниться, какие действия смогут выполнять пользователи, какие нужны ограничения. У вас должен сформироваться образ электронного архива;

  • Определить порядок принятия документов в электронный архив по утвержденной форме описи и порядок действий при передаче электронных документов в архив;

  • Подготовить техническую базу для внедрения СЭД и установить программу «КриптоПро», с помощью которой сотрудники будут подписывать документы электронно;

  • Выбрать провайдера и согласовать с ним набор модулей, элементов, прав доступа и прочее;

  • Установить и протестировать информационную систему;

  • Утвердить проект документа, регламентирующего переход на электронный документооборот (обычно это инструкция по делопроизводству);

  • Обучить сотрудников работе в новой системе — первую очередь тех, кто постоянно взаимодействует с архивными документами;

  • Начать использовать систему и наполнять ее документами.

Простота использования электронного архива позволяет внедрить его без особых сложностей для сотрудников организации. Но надо учитывать, что к хранению архивных документов предъявляется множество требований федеральных законов и других нормативных актов. Их невыполнение может привести к серьезным последствиям — например, к штрафам для организации.

Поэтому до внедрения электронного архива необходимо изучить нормативную базу и определить, будет ли ваша система электронного архива соответствовать всем техническим требованиям: по уровню безопасности, форматам файлов, форматам электронных подписей и прочим.

Перспективы развития: какие функции СЭД появятся в ближайшие годы?

В ближайшие годы функции систем электронного документооборота будут расширяться и адаптироваться под новые законы и нормативные акты.

К концу 2024 года ряд документов окончательно перейдут в электронный формат — например, кадровые, транспортные, документы по учету НДС. С 1 января 2023 года без машиночитаемой доверенности сотрудник не сможет подписать электронные документы от лица компании, а в 2023 году автомобильные грузоперевозчики уже не смогут оформлять первичные документы на бумаге.

Все это обязывает провайдеров ЭДО менять состав систем — внедрять интеграцию с государственными информационными системами и соответствовать требованиям по обеспечению юридической значимости документов на этапе их создания и на протяжении всего срока хранения. Далее будут появляться модули и системы архивирования электронных документов с формированием описей, актов об уничтожении и других документов, утвержденных федеральными законами в сфере архивного дела.

Не затронутыми пока остаются договорная, проектная, производственно-техническая документация — но в дальнейшем цифровизация коснется всех документов, а не только управленческой, первичной и кадровой документации.

 

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/533393/

Рецензент: Андрей Чепакин

Поделиться:

Комментарии

Написать комментарий
0/400